Có rất nhiều thuật ngữ về hệ thống quản lý email như Mail Server, Mail Hosting, Email trên nền điện toán đám mây. Vậy làm sao để phân biệt? Và email nào cung cấp một môi trường làm việc cộng tác nhóm hiệu quả, đảm bảo hiệu suất cao nhất cho doanh nghiệp của bạn?
Cung tìm hiểu sâu hơn về Mail Server là gì về cách quản trị cho doanh nghiệp.
1. Mail Server là gì?
Mail Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng để gởi và nhận thư trên môi trường Internet. Hiểu đơn giản Mail Server giống như một bưu cục trên mạng Internet. Nó là một trung tâm dữ liệu, lưu trữ truy xuất thông tin trên mạng internet. Mail của bạn được gửi trước khi đến hộp thư email của người nhận thì nó đều phải qua mail server.
Mail Server giúp gởi và nhận thư với tốc độ nhanh chóng và ổn định.
Vì vậy Mail Server có vai trò quan trọng trong quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại, đồng thời mail server luôn đảm bảo tính an toàn với khả năng backup cao.
Hệ thống Mail Server sẽ hạn chế và phòng tránh được một số vấn đề như mail bị virus, spam, bị đưa vào danh sách đen hay không check được webmail,…
Mail Server cơ bản vẫn là Dedicated Server (Server riêng lẻ) hay Cloud Server (Server điện toán đám mây) được cấu hình để biến thành một cỗ máy gửi và nhận thư điện tử.
Cloud Server có đầy đủ các thông số như một Server bình thường như Ram, CPU, Storage,… ngoài ra, nó còn có các thông số khác liên quan đến yếu tố Email như số lượng tài khoản Email, Email forward, Mail list,…
Cloud Server dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ an toàn bảo mật tuyệt đối. Tất cả những tính năng trên rất cần cho email doanh nghiệp.
2. Lợi ích khi sử dụng Mail Server
Ngày này tình trạng spam mail, email chứa phần mềm độc hại ảnh hưởng đến an toàn và bảo mật dữ liệu cho các doanh nghiệp. Vì vậy, an toàn dữ liệu là vấn đề các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu.
Mail Server được đánh giá cao hơn các máy chủ khác. Vậy Mail Server có những lợi ích gì:
- Tạo email theo tên miền doanh nghiệp tăng sự uy tín và chuyên nghiệp trong hoạt động trao đổi sử dụng email.
- Độ an toàn bảo mật cao, cung cấp nhiều tính năng mà email doanh nghiệp cần.
- Sử dụng mail cho công việc mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị, đồng bộ hóa dữ liệu nhanh chóng.
- Tùy chỉnh, cấu hình các tính năng cho User.
- Ngăn chặn spam và virus cực kỳ hiệu quả.
- Dữ liệu của bạn được bảo mật an toàn tuyệt đối, không gian lưu trữ riêng rộng lớn.
- Tính bảo mật cao nhờ trang bị giao thức SSL.
- Sử dụng IP riêng nên sẽ chống được việc vô cớ bị vào black list.
- Hỗ trợ tính năng Forwarder Email để cài đặt Email Offline.
>> Xem ngay: 7+ cách nhận diện và chống lừa đảo qua email
3. Cách thức hoạt động của Mail Server và một số thuật ngữ
Cùng tìm hiểu chi tiết về email server.
3.1 Outgoing Mail Server là gì?
Outgoing Mail Server hay Mail Server gửi đi sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Đây là giao thức dịch chuyển mail đơn giản được dùng để liên lạc với server từ xa. Đồng thời cho phép gửi nhiều thư cùng một lúc tới các server khác nhau.
3.2 Incoming Mail Server là gì?
Giao thức này hay còn được biết đến dưới 2 hình thức:
POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3): chuyển email tới lưu ở máy tính chứa Mail Client, thường là nội bộ máy tính của người dùng thông qua một ứng dụng email như Outlook, Mac Mail, Windows Mail…
IMAP (Internet Message Access Protocol) là phương thức phức tạp hơn cho phép nhiều client cùng lúc kết nối tới một Mailbox. Email từ Mailbox sẽ được sao chép tới máy client và bản gốc của Email vẫn sẽ được lưu trên Mail Server.
>> Xem thêm: Tính năng email doanh nghiệp – 3 giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu
3.3 TLS Mail Server là gì?
TLS là bảo mật tầng truyền tải (Transport Layer Security). TLS hoạt động cùng với tầng ổ bảo mật SHL (Secure Sockets Layer). Mục đích chính cung cấp phương thức vận chuyển mã hoá cho đăng nhập được chứng thực của SASL.
3.4 SASL Mail Server là gì?
SASL là lớp xác thực và bảo mật đơn giản (Simple Authentication and Security Layer). Để xác thực người dùng. SASL thực hiện xác thực, sau đó TLS cung cấp vận chuyển mã hoá dữ liệu xác thực.
3.5 Webmail là gì?
Webmail là email trên nền website. Một số Webmail mà các bạn có thường thấy như Hotmail, gmail, yahoo mail. Webmail cho phép người dùng truy cập email bất cứ lúc nào.
3.6 SMTP-IN Queue là gì?
Trước khi phân tán thư đến các Local queue hoặc Remote Queue. Giao thức SMTP sẽ làm một thao tác sao lưu toàn bộ thư điện tử gửi đi từ email server của doanh nghiệp ở SMTP-IN Queue. Nói cách khác, SMTP-IN Queue chính là kho lưu trữ thông tin thư từ trước khi được gửi đi.
3.7 Local Queue là gì?
Sau khi tiếp nhận thông tin thư từ, hệ thống sẽ tự động điều phối phân loại và xếp thư từ theo thứ tự ngay hàng thẳng lối trước khi chuyến vào hộp thư của người nhận. Việc xếp hàng các bức thư chính là Local Queue.
Để tăng cường khả năng bảo mật và giữ an toàn cho hệ thống email server. Trước khi thư được gửi đến người dùng, local queue và remote queue sẽ tiến hành quét virus. Sau đó kiểm tra spam để chắc chắn về chất lượng thư gửi đi. Tránh trường hợp mail server bị các Blacklist liệt vào danh sách IP spam.
3.8 Local Mailboxes là gì?
Local Mailboxes là hộp thư của các Account có đăng kí tài khoản mail server của công ty.
3.9 Email Authentication là gì?
Email Authentication là tính năng xác nhận danh tính của các user khi truy cập vào hộp thư email. Tính năng này giúp bạn bảo mật thông tin thư từ của chính mình. Nói cách khác Alternate Email là một dạng email dự phòng. Khi quên mật khẩu của mail server, bạn có thể sử dụng email này để giúp bạn lấy lại mật khẩu một cách nhanh chóng.
3.10 Mail Exchanger Record (MX) là gì?
MX record có nhiệm vụ là chỉ đường cho email đi đến mail server của bạn. MX Record thường đi kèm theo một A record sẽ trỏ về địa chỉ IP của mail server. Một thông số pref có giá trị số để chỉ ra mức độ ưu tiên của các mail server. Giá trị pref càng nhỏ thì mức độ ưu tiên càng cao.
>> Xem ngay: 11+ nhà cung cấp thư điện tử miễn phí hiện nay.
4. Các dịch vụ mail server hiện nay
Có những dịch vụ cung cấp mail server nào uy tín? Cùng tìm hiểu.
4.1 Mail Server độc lập là gì?
Hệ thống Mail Server độc lập được thiết kế cho các tổ chức riêng biệt nhằm mục đích xử lý khối lượng lớn công việc, xử lý linh hoạt hơn đối với dịch vụ thư và dữ liệu.
Đối với một số doanh nghiệp lớn muốn dữ liệu của mình chỉ bản thân mình quản lý nên sử dụng Mail Server độc lập. Chúng ta chỉ đơn giản thuê dịch vụ đến cấu hình cài đặt, vận hành và duy trì hệ thống.
Các mail server độc lập này có thể đồng bộ hóa Outlook quản trị từ xa và quản trị Web kết nối với cơ sở dự liệu, cung cấp cho bạn sức mạnh và kiểm soát cần thiết cho các hoạt động quy mô lớn.
4.2 Mail server Outlook
Mail Server Outlook là dịch vụ email miễn phí được phát triển và cung cấp bởi Microsoft. Mặc dù thường được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng e-mail, Outlook cũng tích hợp các tính năng khác như lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú….
Ngoài ra Outlook còn có một số tính năng nâng cao cần cho nhiều người dùng trong một tổ chức. Chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.
Mail Outlook được phát triển trên nền điện toán đám mây an toàn và bảo mật tuyệt đối.
4.3 Mail Cloud Google
Mail Cloud Google có tên là Google Workspace là một dịch vụ mail trả phí được Goolge ra mắt 2016. G Suite được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi. Với các công cụ trực tuyến dành cho doanh nghiệp bao gồm Gmail, Drive, Documents và Meet.
Google Workspace mang tham vọng mang đến cho người dùng một không gian làm việc chỉ trong một ứng dụng.
>> Bấm xem ngay: Mailchimp là gì? Sử dụng hệ thống email marketing cho doanh nghiệp.
5. Quy trình đăng ký email doanh nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị tên miền (Domain)
Bạn cần có tên miền riêng (ví dụ: tencongty.com). Nếu chưa có, bạn phải đăng ký mới tại các nhà cung cấp tên miền để làm “hậu tố” cho địa chỉ email.
Bước 2: Chọn dịch vụ lưu trữ (Mail Hosting)
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với quy mô và ngân sách (phổ biến nhất là Google Workspace, Microsoft 365 hoặc Zoho Mail).
Bước 3: Thiết lập địa chỉ email (Username)
Tạo cấu trúc email theo tên nhân viên hoặc phòng ban (ví dụ: nhansu@tencongty.com, sales@tencongty.com). Bạn có toàn quyền tùy chỉnh phần tên đứng trước ký hiệu @.
Bước 4: Thanh toán và Kích hoạt
Hoàn tất thanh toán dựa trên số lượng người dùng. Đội ngũ kỹ thuật sẽ hỗ trợ cấu hình hệ thống, kích hoạt tài khoản và bàn giao để bạn bắt đầu sử dụng.
6. Các câu hỏi thường gặp về Mail Server (FAQ)
Trả lời: Đây là thắc mắc phổ biến nhất. Điểm khác biệt nằm ở 3 yếu tố:
Thương hiệu: Mail Server cho phép bạn dùng đuôi email @ten-cong-ty.com, tạo sự tin tưởng khi giao dịch với đối tác.
Quyền sở hữu: Khi nhân viên nghỉ việc, bạn có thể thu hồi tài khoản và dữ liệu. Với email cá nhân, bạn sẽ mất trắng thông tin khách hàng mà nhân viên đó đang giữ.
Tính ổn định: Email miễn phí rất dễ bị rơi vào mục Spam hoặc bị khóa nếu gửi số lượng lớn.
Có. Bài viết chỉ ra rằng Mail Server sử dụng IP riêng và các bản ghi xác thực như MX Record, TLS. Điều này giúp “định danh” bạn là một người gửi uy tín trong mắt các bộ lọc của Google, Yahoo hay Microsoft, từ đó tăng tỷ lệ thư vào Inbox thay vì Spam.
Không. Với cơ chế SMTP-IN Queue, các email gửi đến sẽ được xếp hàng chờ tại kho lưu trữ tạm thời. Khi hệ thống của bạn hoạt động trở lại, các thư này sẽ tự động được điều phối vào hộp thư cá nhân (Local Mailboxes).
Điều này tùy vào nhu cầu của bạn:
Mail Server độc lập: Phù hợp cho doanh nghiệp lớn, muốn tự kiểm soát 100% dữ liệu và có đội ngũ IT riêng để vận hành.
Mail Cloud (Google/Microsoft): Phù hợp cho đại đa số doanh nghiệp vì không cần vận hành máy chủ, tính bảo mật cực cao và có sẵn các công cụ làm việc nhóm (Drive, Meet, Teams).
Hi vọng bài viết đã giải đáp được các thắc mắc của bạn về email server. Liên hệ với MM Technology nếu bạn cần tư vấn giải pháp email cho doanh nghiệp nhé.
