Microsoft Bookings là công cụ trực tuyến hỗ trợ lập kế hoạch và tự động hóa việc đặt lịch hẹn, rất thích hợp cho các doanh nghiệp và tổ chức. Nền tảng này mang lại nhiều lợi ích thiết thực khi giúp các công ty dễ dàng kết nối, làm việc với khách hàng một cách nhanh chóng. Điều này không chỉ mang lại ấn tượng tốt về một đơn vị chuyên nghiệp, mà còn thúc đẩy công ty vận hành, giao dịch thuận lợi và đem lại doanh thu.
Nội Dung Chính
Microsoft Bookings là gì?
Microsoft Booking là ứng dụng sắp xếp kế hoạch và đặt lịch làm việc đều gián tiếp ảnh hưởng tới sự phát triển mạnh hay yếu của một doanh nghiệp. Trước đây, các thông tin đặt lịch được thực hiện thủ công trên bảng trắng hoặc trên excel, thì nay công cụ Microsoft Bookings sẽ tự động hóa sắp xếp mọi thứ một cách khoa học, dễ nhìn.
Microsoft Bookings hiện có thể sử dụng cả trên máy tính và các thiết bị smartphone, máy tính bảng. Nền tảng này phù hợp cho mọi cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, từ cửa hàng dịch vụ, công ty tư vấn, cho tới công ty kế toán,…
Microsoft Booking đơn giản hóa quy trình đặt lịch và sắp xếp công việc
Các tính năng của Microsoft Bookings
Microsoft Bookings có thể hoạt động ở nhiều giao diện.
Trang Đặt lịch
Giúp đối tác lựa chọn ngày giờ để đặt lịch làm việc với doanh nghiệp, hoặc hỗ trợ khách hàng đặt hẹn sử dụng các loại dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Bookings có thể hoạt động như một trang độc lập; hoặc liên kết hiển thị như một giao diện Đặt Chỗ ngay trên trang web công ty hay trang facebook để khách hàng dễ dàng sử dụng. Khách chỉ cần nhấn vào nút “Đặt ngay” và lựa chọn thời gian phù hợp.
Trang trình duyệt web
Doanh nghiệp có thể phân tích cơ sở dữ liệu khách hàng, quản lý danh sách nhân viên, giới thiệu các dịch vụ và báo giá dịch vụ mà công ty cung cấp, thiết lập sẵn các ngày có thể nhận lịch hẹn,…
Ứng dụng dành cho thiết bị di động
Hỗ trợ xem toàn bộ thông tin đặt lịch một cách nhanh chóng, truy cập danh sách khách hàng và xem thông tin liên hệ, thực hiện đặt lịch thủ công khi cần thiết…
Microsoft Bookings có thể sử dụng trên cả thiết bị di động
Với những tính năng này, Microsoft Bookings mang lại rất nhiều lợi ích cho người sử dụng như:
- Đặt lịch, hủy hoặc thay đổi thông tin cuộc hẹn.
- Cung cấp đầy đủ các thông tin về lịch hẹn làm việc, lịch họp, tính chất cuộc hẹn… Tự động nhắc lịch hẹn cho người dùng.
- Giới hạn số khách đến thăm văn phòng trong một khoảng thời gian cụ thể
- Có thể tích hợp sâu với Outlook và Microsoft Team – hệ thống làm việc nội bộ, từ đó tối ưu hóa lịch làm việc của các nhân viên, giúp các phòng ban linh hoạt hơn khi có nhu cầu làm việc, cộng tác với nhau, tiết kiệm nhiều thời gian giao việc và cải thiện năng suất…
- Các dịch vụ đi kèm khác: Cung cấp cơ sở dữ liệu khách hàng, Ứng dụng di động, đặt phòng trực tuyến, lập lịch hẹn định kỳ…
- Thiết kế trang đặt lịch theo phong cách tùy thích, tùy chỉnh chi tiết cuộc hẹn, làm nổi bật các yêu cầu đặt lịch…
Ai có thể sử dụng Microsoft Bookings?
Công cụ Đặt lịch hiện đã có sẵn trong gói đăng ký Office 365 (E3, E5), Microsoft 365 Business. Người dùng gói này tự động có quyền truy cập vào ứng dụng Bookings của Microsoft.
Đối với người người không đăng ký các gói trên thì vẫn có thể mua Bookings như một công cụ bổ sung. Hiện tại, Đặt lịch của Microsoft có giá $12,5/tháng, riêng gói cao cấp đi kèm nhiều dịch vụ hơn thì chi phí là $20/người dùng/tháng.
>>Xem ngay: Google Workspace tính năng và chi phí chi tiết.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Bookings
Trước khi sử dụng Bookings, bạn kích hoạt ứng dụng trên thiết bị của mình.
Hướng dẫn kích hoạt Microsoft Bookings
Bước 1: Truy cập trung tâm quản trị Microsoft Online. Chọn “Setting”, sau đó chọn “Org Setting” -> chọn “Bookings”
Bước 2: Kích hoạt công cụ Bookings bằng cách tích vào “Allow your organization to use bookings”.
Bước 3: Thiết lập chế độ sử dụng Bookings
- Block the social sharing options: Không hiển thị trên các trang mạng xã hội
- Require staff approval: Phải có sự đồng ý của nhân viên thì bạn mới có thể thêm họ vào ứng dụng đặt lịch.
Sau khi hoàn tất kích hoạt, Bookings sẽ luôn có sẵn trên thiết bị, từ bây giờ bạn có thể tự do khám phá và khai thác lợi ích của công cụ tuyệt vời này.
Ứng dụng Bookings có sẵn trên App Launch của Microsoft
Lưu ý: Nếu bạn muốn quản lý lịch hẹn trên smartphone thì hãy tải Bookings từ cửa hàng ứng dụng của Microsoft.
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Bookings
Bước 1: Mở ứng dụng Bookings. Lúc này một giao diện chào mừng sẽ hiện ra -> nhấn chọn “Get It Now”. Tiếp đó, bạn cần thêm lịch hẹn đầu tiên bằng cách chọn “Add a booking calendar” và nhập tên loại lịch hẹn vào ô trống.
Giao diện chào mừng của Bookings
Bước 2: Nhập tên doanh nghiệp và loại hình của doanh nghiệp, sau đó chọn “Continue”. Màn hình sẽ chuyển tiếp tới giao diện cơ bản của MS Bookings. Đồng thời, bạn cũng sẽ nhận được một email thông báo đã tạo lịch thành công cho doanh nghiệp.
Nhập thông tin cơ bản của tổ chức
Bước 3: Sau khi hoàn thành hai bước trên, bạn có thể tùy chỉnh giao diện Bookings sao cho phù hợp với phong cách và văn hóa doanh nghiệp.
Trang thông tin cơ bản của doanh nghiệp trong Microsoft Bookings
Các tùy chỉnh cơ bản trong giao diện Microsoft Bookings
Một số tùy chỉnh cơ bản bao gồm:
👉 Add logo: Thêm ảnh đại diện doanh nghiệp
👉 Business Information: Thiết lập thông tin doanh nghiệp, chỉ định giờ làm việc/giờ có thể đặt lịch hẹn
👉 Services: Thiết lập các dịch vụ mà khách hàng có thể lựa chọn trên trang Đặt chỗ cùng nhiều cài đặt khác
- Thêm một cuộc hẹn bất kỳ theo dạng cuộc họp trực tuyến
- Tùy chỉnh hiển thị hoặc không hiển thị báo giá dịch vụ.
- Cài đặt thời lượng mỗi cuộc hẹn, thời gian hẹn tối thiểu hoặc tối đa, chỉ định giờ hoạt động riêng cho mỗi loại dịch vụ.
- Cung cấp các thông tin liên quan đến cuộc hẹn sắp tới
👉 Staff: Quản lý và giao việc cho nhân viên, chỉ định nhân viên thực hiện một dịch vụ nhất định.
👉 Calendar: Lịch chung, hiển thị cho người dùng thấy toàn bộ các cuộc hẹn đã đặt. Lịch này có thể tích hợp vào Outlook cá nhân của các nhân viên.
👉 Customers: Cơ sở dữ liệu khách hàng, sử dụng để lưu thông tin, số điện thoại và ghi chú riêng về từng khách hàng hoặc đối tác.
👉 Booking Page: Tùy chỉnh giao diện trang mà những người khác sẽ dùng để đặt lịch hẹn, quy định các chính sách lên lịch hẹn.
- Giới hạn đối tượng có thể tìm kiếm trang đặt lịch
- Xuất URL để chia sẻ trang ở các địa điểm khác.
- Thông báo chính sách tới khách hàng, đề nghị khách hàng xác nhận đồng ý sử dụng dịch vụ.
- Tùy chỉnh giao diện, màu sắc, phong cách của trang đặt lịch phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
- Thiết lập quy định, chính sách đặt lịch. Bạn có thể tham khảo một số cài đặt chính sách quan trọng trong bảng dưới đây:
| “Time increments” | – Cài đặt thời gian “nghỉ” giữa các cuộc hẹn từ 5 phút lên tới 4 tiếng.
– Tùy chỉnh thời gian nghỉ tùy vào tính chất cuộc hẹn. |
| “Lead time in hours” | – Quy định thời gian khách hàng có thể đặt hoặc hủy hẹn.
– Hỗ trợ xây dựng kế hoạch sử dụng nhân sự trước dựa trên các cuộc hẹn đã được đặt lịch. |
| “Maximum days in advance” | Quy định khoảng thời gian khách hàng có thể bắt đầu đặt lịch hẹn trước, tối đa tới hơn 365 ngày. |
| “Notify when a booking is created or changed” | Tùy chọn nhận email khi khách hàng đặt lịch hoặc thay đổi lịch hẹn. Email sẽ chuyển về hòm thư theo thông tin đã điền trên trang “Business Information” |
Tùy chỉnh trang Bookings dựa theo hoạt động riêng của doanh nghiệp
Microsoft Bookings có thể sử dụng nhanh chóng, đơn giản, phù hợp với mọi ngành nghề và mọi đối tượng. Công cụ đặc biệt hữu ích trong việc hỗ trợ lập kế hoạch chỉn chu và đẩy mạnh năng suất làm việc. Hiện nay, Bookings đặt lịch không chỉ sử dụng gói gọn trong doanh nghiệp, mà nhiều trường học cũng áp dụng để giảng viên và sinh viên liên lạc với nhau nhằm phục vụ học tập. Đây sẽ là một sự lựa chọn rất hữu ích mà bạn không thể bỏ qua nếu muốn có một “trợ lý ảo” giúp bạn sắp xếp lịch trình hiệu quả.
