Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại mail dành cho cá nhân và doanh nghiệp như Mail Hosting, Mail server, Mail trên nền điện toán đám mây. Như vậy để làm sao phân biệt các hệ thống mail trên.
Và ưu khuyết điểm của từng hệ thống, trong bài viết hôm nay chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
Nội Dung Chính
1. Email Hosting là gì?
Email hosting là dịch vụ thư điện tử được chạy trên hệ thống máy chủ riêng biệt, tùy thuộc vào từng yêu cầu và tính năng của doanh nghiệp mà có những cấu hình riêng biệt cho email hosting.
Không giống các dịch vụ mail miễn phí, email hosting cho phép người dùng tùy chỉnh cấu hình cũng như số lượng tài khoản. Các tổ chức và doanh nghiệp thường dùng dịch vụ này để tăng độ tin cậy và tỉ lệ gửi email thành công.
Các doanh nghiệp khi giao tiếp với khách hàng thường có dạng tennguoidung@tendoanhnghiep.com. Những email dạng này thường được cấu hình dưới dạng email hosting.
Email hosting
Một số lợi ích của email tên miền doanh nghiệp:
- Tạo sự chuyên nghiệp cho thương hiệu – nhìn vào email tên miền doanh nghiệp khác hàng sẽ tin tưởng hơn.
- Kiểm soát hoàn toàn – Kiểm soát quản lý tài nguyên nhân viên dễ hơn, bạn có thể tạo hoặc xóa bất kỳ Mailboxes.
- Marketing cho thương hiệu của bạn – dựa vào đuôi email tên miền khác hàng có thể tìm hiểu doanh nghiệp của bạn.
>>Xem thêm: Email Server là gì? Tại sao lại sử dụng Mail Server cho mình.
2. Lợi ích của Email Hosting
Từ góc nhìn sơ bộ về email hosting chúng ta có thể khái quát một số lợi ích mà email hosting mang lại.
Được cấu hình để sử dụng email tên miền cho doanh nghiệp nên những dịch vụ mail miễn phí không thể đáp ứng được.
Tăng độ tin tưởng và nhận dạng thương hiệu trong mắt khách hàng.
Khi nhìn vào email tên miền doanh tăng tỷ lên mở thư tăng tỷ lệ tương tác của khách hàng với nội dung email.
Lợi ích email
Quản trị viên có thể dễ dạng cấu hình tùy chỉnh email người dùng hoặc áp dụng một số tính năng nào đó đối với nhom người dùng.
Tăng cường tính bảo mật, hạn chế tình trạng spam, blacklist IP, giữ đường truyền email luôn thông suốt.
Tăng cường khả năng quản lý – mọi email gửi đến khách hàng hoặc nội bộ công ty đều được quản lý chặt chẽ.
Những email hosting ở Việt Nam thường có chi phí rất thấp so với các dịch vụ email điện toán đám mây trên thị trường.
>>Xem thêm: Tính năng và chi phí email doanh nghiệp 3 giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu an toàn bảo mật tuyệt đối.
3. Một số vấn đề khi sử dụng email hosting
Email hosting ở Việt Nam do các cá nhân là doanh nghiệp tư xây dựng nên hệ thống mail còn non trẻ nên doanh nghiệp của bạn phải đối mặt với nhiều nguy cơ như bị email giả mạo.
Trên thực tế có nhiều sự việc đáng tiếc xảy ra như bị Hacker giả mạo email để lừa đảo các doanh nghiệp.
Thủ đoạn của Hacker là lợi dụng khả năng bảo mật kém của dịch vụ và sự bất cẩn của người dùng để xâm nhập vào hệ thống email doanh nghiệp nhằm mục đích nắm bắt thông tin trao đổi giữa doanh nghiệp và đối tác/khách hàng.
Sau đó Hacker tạo một địa chỉ email giả mạo hoặc truy cập vào tài khoản nạn nhân để gửi email với nội dung lừa đảo nhằm chiếm đoạt tiền của doanh nghiệp.
Chưa có kinh nghiệm chuyên sâu trong lập trình và bảo mật người dùng nên các hệ thông email hosting thường có rất nhiều lỗi hệ thống dể dàng bị Hacker tấn công.
Là một doanh nghiệp bạn không muốn toàn bộ thôn tin tuyệt mật của nội bộ và khách hàng bị mất hoặc bị rao bán công khai trên mang chứ.
>>Bấm xem ngay: Mailchimp là gì? Sử dụng hệ thống email Marketing cho doanh nghiệp.
3.1 Lỗi trục trặc hệ thống
Khi bạn sử dụng một dịch vụ mới còn non trẻ hệ thống đang trong quá trình hoàn thiện. Nên những lỗi đứng hệ thống không thể sử dụng dịch vụ.
Email là một phần của công việc khi đang giao tiếp với khách hàng đó thực sự là một tổn thất cho doanh nghiệp của bạn.
Trong doanh nghiệp email góp một phần quan trọng trong giao tiếp với khách hàng cũng như giao tiếp với các thành viên trong công ty.
Chỉ cần hệ thống bị lỗi trong một thời gian ngắn hoàn toàn bị tê liệt.
Để khắc phục những lỗi không đáng có các bạn hãy ngưng sử dụng dịch vụ mail giá rẻ nhé.
3.2 Giao diện không thân thiện với người dùng
Với vai trò là doanh nghiệp cần rất nhiều thời gian để xử lý email, giao diện phức tạp hay xấu xí thì cảm thấy cực kì khó chịu.
Ngoài ra giao diện phức tạp cũng làm công việc bị chậm đi.
Thực sự khi sử dụng một môi trường làm việc vơi giao diện thân thiện sẽ mang lại hiệu quả công việc rất nhiều.
Và còn rất nhiều lý do dẫn đến mất dữ liệu của các bạn.
4. Nên sử dụng email hosting hay email trên nền điện toán đám mây
Email đám mây là email hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây nghĩa là tất cả Email được gửi đến và đi sẽ được lưu trữ toàn trên bộ đệm đám mây chứa máy chủ Email server.
Tại đây, bộ lọc đám mây sẽ tiến hành phân loại, đánh giá và thẩm định, quét sạch các loại virus xâm nhập Email và tuân thủ đúng nguyên tắc nội dung trước khi tải về máy tính khách hàng.
Hầu hết các nhà cung cấp email lớn như Google, Microsoft, iCloud Mail, Zoho,… đều cung cấp các gói lưu trữ email trên điện toán đám mây.
4.1 Lưu trữ trên điện toán đám mây so với Email Hosting:
- Năng lực xử lý dữ liệu khủng khiếp cho hàng triệu đến hàng tỷ người cùng sử dụng cùng lúc
- Giao diện, phương thức sử dụng được chuẩn hóa, bất kỳ ai cũng có thể dùng được
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu thế giới, đội ngũ IT chuyên môn cao
- Tự động nâng cấp phần mềm đồng loạt mà không ảnh hưởng đến quá trình sử dụng.
- Phần mềm luôn ở bản tốt nhất và hiện đại nhất.
- Chi phí đăng ký sử dụng cao hơn Email Hosting
Thuê Email Hosting so với điện toán đám mây:
- Không thể cung cấp tài nguyên cho lượng lớn khách hàng
- Không gian lưu trữ dữ liệu thấp, nhanh đầy bộ nhớ nếu số lượng user sử dụng cao
- Khó nâng cấp thiết bị mà không xảy ra lỗi gì
- Chi phí đăng ký rẻ hơn các nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây
5. Lựa chọn nhà cung cấp email hosting uy tín
Lựa chọn nhà cung cấp email hosting uy tín là yếu tố tiên quyết và hàng đầu để chống mất mát thông tin và những lỗi hệ thống, Ở Việt Nam có nhiều sự lựa chọn dịch vụ nhưng một số nhà cung cấp Email Hosting uy tín và chuyên nghiệp thường bao gồm các đặc điểm sau:
- Hỗ trợ khách hàng xuyên suốt 24/7
- Hạn chế tối đa tình trạng thư spam, Blacklist IP
- Bảo mật tối đa bằng hệ thống Mail server chuyên dụng
- Cung cấp giao diện quản lý trực quan, giúp người dùng dễ dàng sử dụng email
- Hỗ trợ chuyển tải thông tin, dữ liệu đến khách hàng thuận lợi
- Có tỷ lệ email hợp lệ vào inbox cao
- Email được gửi có thông báo trực tiếp đến các hộp thư điện tử khác như Google, Webmail, Yahoo…
6. Một số lưu ý sử dụng Email Hosting
6.1 Chọn tên ngắn gọn chưa tên miền doanh nghiệp
Email hosting cho phép doanh nghiệp đặt tên theo tên miền doanh nghiệp của mình. Nếu tên miền doanh nghiệp của bạn ngắn gọn dể nhớ đẹp thì có thể sử dụng cho tên miền email.
Nhưng nếu tên miền quá dai thì có thể viết tắt cho ngắn gọn. Tuy nhiên vẫn phải đảm bải khả năng nhận dạn thương thương hiệu va tránh gây hiểu nhầm trùng lặp với các tổ chức khác.
6.2 Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng
Đối với các doanh nghiệp lớn việc đặt tên email để phân biệt giữa các phòng bạn nhóm là cần thiết tránh gây nhầm lẫn. Ngoài ra email của từng nhân viên nên tuân theo một quy tắc thống nhất.
6.3 Tạo cấu trúc thống nhất email
Ngoài email nên đồng nhất hệ thống website, blog, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác theo cấu trúc thống nhất để tăng tính hiệu quả giữa các kênh trong marketing của doanh nghiệp. Chưa hết, địa chỉ của các kênh này nên sử dụng tên miền của email. Ví dụ như: email của doanh nghiệp có đuôi là @mmgroup.vn thì trang facebook nên có cấu trúc là http://www.facebook.com/mmgroup.vn.
6.4 Đặt tên tránh gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác
Trước khi mua tên miền công ty hay sử dụng tên miền doanh nghiệp cho email của mình các bạn nên tìm hiểu trước để tránh các tên miền đã được đăng ký bản quyền nhằm tránh nhầm lẫn.
Hoặc tổ chức trùng tên không còn hoạt động nhưng có những thôn tin xấu vô tình, chúng cũng sẽ ảnh hưởng đến thương hiệu doanh nghiệp của bạn.
6.5 Chú trọng bảo mật hệ thống
Với nhiều năm cung cấp dịch vụ email cho các doanh nghiệp. Với những hệ thống lớn nhưng mail của Google hay Zoho mail của Zoho khoản 3-4 năm sẽ bảo trì hệ thống 1 lần.
Nhưng những lần bảo trì hệ thống thường được thống báo trước. Chỉ vài giờ thôi mà toàn bộ hệ thống email doanh nghiệp buộc ngừng hoạt động.
Toàn bộ các phòng bạn nội bộ công ty ngưng hoạt động hoàn toàn.
Nên tính an toàn ổn định hệ thống phải được đặt lên hàng đầu. Nhưng một số doanh nghiệp vì chi phí mà sử dụng dịch vụ mail không an toàn dẫn đến mất hết toàn bộ dữ liệu.
6.6 Phổ biến các quy định rõ ràng
Khi sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp cần phổ biến các quy định rõ ràng đối với các cá nhân, tập thể về việc sử dụng tài khoản email như: chỉ sử dụng email cho công việc chung của công ty; các nhóm, phòng ban nên sử dụng email riêng, tránh gây nhầm lẫn để hỗ trợ khách hàng hiệu quả; nên vô hiệu hóa tài khoản đối với nhân viên đã thôi việc tránh các trường hợp xấu xảy ra…
Tận dụng những phần mềm miễn phí
Hiện nay một số người dùng nhầm lẫn mục đích sử dụng của email doanh nghiệp để marketing. Email hosting cho doanh nghiệp giúp giải quyết các vấn đề công việc làm việc nhóm, trao đổi tức thì.
Sử dụng email marketing các bạn có thể sử dụng một số email như Mailchimp hoặc các nền tảng email marketing khác.
Chúc các bạn thành công!
Đăng ký email doanh nghiệp nền tảng điện toán đám mây nổi tiếng từ Google, Microsoft và Zoho:
