Càng nhiều dữ liệu được số hóa lên Google Workspace, doanh nghiệp càng chú trọng đến khả năng bảo mật. Google, top 3 công ty công nghệ lớn nhất thế giới, “thấu hiểu” điều đó hơn ai hết.
Với mục tiêu mang đến cách thức làm việc an toàn hơn, bảo mật Google được nâng cao nhằm bảo vệ người dùng khỏi các mối đe dọa trên mạng, ngăn chặn mất dữ liệu và đáp ứng các yêu cầu cần tuân thủ.
1. Vì sao Google Workspace được hàng triệu doanh nghiệp sử dụng?
Google Workspace có hơn 3 tỷ người dùng. Con số này cao hơn khoảng 11 lần so với đối thủ cạnh tranh “đáng gờm nhất” là Microsoft Office 365.
Ước tính đến đầu năm nay, Google Workspace đã có hơn 8 triệu người dùng trả phí. Đa phần trong số đó là khách hàng doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động theo mô hình Hybrid Work.
Tại sao Google Workspace nhận được sự “tín nhiệm” đó, dưới đây là 03 lý do chính.
1.1 Google Workspace ngăn chặn các mối đe dọa bảo mật trước khi chúng xuất hiện
Thứ nhất, Google Workspace được tích hợp các biện pháp bảo vệ tự động dựa trên Trí tuệ Nhân Tạo (AI) của chính Google. Các biện pháp này ngăn chặn sớm các mối đe dọa gây gián đoạn công việc.
Thứ hai, Google Workspace chủ động phát hiện, phân loại các mối đe dọa theo thứ tự ứng phó ưu tiên. Đồng thời, nó còn bao gồm những phương pháp tăng cường bảo mật. Các phương pháp có thể tùy chỉnh trong trang quản trị – Google Admin Console.
Thứ ba, Google Workspace nắm chắc ưu thế trước kẻ tấn công nhờ có các trung tâm dữ liệu (Data Center) vật lý. Đến nay, Google có hàng trăm trung tâm dữ liệu trên khắp thế giới. Tất cả đều được bảo mật khắt khe.
1.2 Google Workspace đảm bảo an toàn cho người dùng mọi lúc mọi nơi
Google Workspace đặc biệt quan tâm đến việc đảm bảo an toàn cho người dùng trên mọi thiết bị. Mọi dữ liệu của bạn là của riêng bạn. Bất kể bạn sử dụng trên một hay nhiều thiết bị. Chẳng hạn như Android, ChromeOS, iOS, macOS hoặc Windows.
Bộ ứng dụng dựa trên đám mây này cũng đảm bảo đúng người, đúng quyền truy cập. Điều này giúp ngăn chặn việc truy cập trái phép, bảo vệ tính vẹn toàn dữ liệu của tổ chức.
Mặt khác, người dùng Workspace cũng có toàn quyền quyết định dữ liệu của mình được chia sẻ trong nội bộ, ra bên ngoài hay dừng, giới hạn, khóa tính năng chia sẻ. Ví dụ, sau khi chia sẻ tệp, bạn có thể ngừng chia sẻ bất cứ lúc nào. Bạn cũng có thể kiểm soát xem liệu người được chia sẻ có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tệp.
2. Tổng quan về cấu trúc bảo mật Zero Trust hiện đại trong Google Workspace
Google Workspace được xây dựng trên cấu trúc bảo mật Zero Trust hiện đại với nhiều lớp bảo vệ. Bao gồm cả bảo mật vật lý trong trung tâm dữ liệu, các biện pháp kiểm soát quyền truy cập và giám sát liên tục.
Sử dụng Google Workspace chính là tận dụng kinh nghiệm và chuyên môn của Google vào việc bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn.
Dưới đây là những cách mà Google Workspace đang triển khai để bảo vệ bạn và dữ liệu của bạn.
2.1 Quản lý danh tính và thiết bị đầu cuối
Các biện pháp bảo mật nhằm quản lý danh tính và quản lý thiết bị đầu cuối có trong Google Workspace gồm:
- Xác minh 2 bước và khoá bảo mật
- Đăng nhập một lần (SSO)
- OAuth 2.0 và cơ chế hỗ trợ SAML
- Xác thực lại dựa trên rủi ro theo thời gian thực
- Quản lý thiết bị đầu cuối đối với thiết bị di động, laptop và các thiết bị khác
2.2 Truy cập vào ứng dụng và bảo vệ dữ liệu
Các biện pháp bảo mật nhằm quản lý quyền truy cập ứng dụng và dữ liệu có trong Google Workspace gồm:
- Truy cập dựa trên ngữ cảnh
- Ngăn chặn mất dữ liệu và quản lý các quyền về thông tin
- Quy tắc tin cậy, tính năng phân loại dựa trên AI và chế độ xem nội dung rác dành cho Google Drive
- Các biện pháp bảo vệ tự động chống thư rác, nội dung lừa đảo và phần mềm độc hại
- Mã hoá dữ liệu khi di chuyển và khi lưu trữ
2.3 Giám sát và tuân thủ
Bạn cũng có thể chủ động giám sát, quản lý và tăng cường bảo mật cho tổ chức của mình thông qua:
- Bảng điều khiển bảo mật, cảnh báo và phân tích
- Công cụ điều tra bảo mật (security investigation)
- Nhật ký kiểm tra (Audit logs)
- Khóa mã hóa CSE
3. Sự khác biệt giữa khả năng bảo mật của Google Workspace và đối thủ
Dưới đây là hai trong số những điểm khác biệt quan trọng về bảo mật khiến Google vượt lên nhiều đối thủ. Nổi bật gồm tính năng mã hóa máy khách CSE và các biện pháp bảo mật dựa trên AI.
3.1 Tính năng mã hóa máy khách
Điểm đặc biệt của Google Workspace là tính năng mã hóa máy khách (Client-side encryption). Bạn có thể sử dụng khóa mã hóa của riêng mình để mã hóa dữ liệu của tổ chức, chẳng hạn tệp và email, ngoài việc sử dụng phương thức mã hóa mặc định.
Tức là, dữ liệu của bạn sẽ được mã hóa ngay từ thiết bị của bạn trước khi được lưu trữ trên máy chủ của Google. Hay nói cách khác, dữ liệu của bạn không thể được truy cập mà không có khóa mã hóa, bao gồm cả Google.
3.2 Tích hợp các biện pháp bảo vệ bằng Trí tuệ Nhân tạo AI
Google Workspace tích hợp các biện pháp bảo vệ bằng trí tuệ nhân tạo (AI) để phát hiện và ngăn chặn các mối đe dọa bảo mật.
Chẳng hạn, tận dụng Google AI để phân loại và gắn nhãn dữ liệu DLP trong Google Drive một cách tự động, liên tục. Quá trình này đảm bảo dữ liệu được chia sẻ và bảo vệ một cách an toàn.
Mặt khác, AI trong Google Workspace cũng tự động phân tích và kiểm tra hàng tỷ email để phát hiện các hiểm họ. Ví dụ như thư rác, lừa đảo và phần mềm độc hại.
4. Những chứng chỉ về bảo mật mà Google đã đạt được
Google thường xuyên chịu sự kiểm tra từ các bên thứ ba độc lập để xác minh cơ chế bảo mật, bảo vệ quyền riêng tư và đảm bảo tuân thủ quy định. Quá trình này đảm bảo rằng Google Workspace đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt nhất.
Là một phần của quy trình xác minh độc lập, kiểm toán viên bên thứ ba sẽ kiểm tra các biện pháp bảo mật của Google. Bao gồm trung tâm dữ liệu, cơ sở hạ tầng và hoạt động với tần suất thường xuyên.
Đến nay, Google đã đạt được nhiều chứng nhận bảo mật, nhằm thể hiện cam kết của mình trong việc giữ an toàn cho dữ liệu của người dùng. Gồm:
- ISO/IEC 27001 (Quản lý An ninh Thông tin)
- ISO/IEC 27017 (An ninh Đám mây)
- ISO/IEC 27018 (Quyền riêng tư Đám mây)
- ISO/IEC 27701 (Quyền riêng tư)
- Báo cáo SOC 2 và SOC 3
Google cũng tham gia vào các khung chính sách cụ thể theo ngành và quốc gia. Ví dụ như FedRAMP (chính phủ Mỹ), BSI C5 (Đức), MTCS (Singapore).
5. Những việc quản trị viên cần làm để tăng cường bảo mật cho tổ chức
Với tư cách là quản trị viên Google Workspace, dưới đây là những bước mà bạn có thể áp dụng để tăng cường bảo mật cho tổ chức.
5.1 Tạo và duy trì mật khẩu mạnh
Luôn luôn dùng mật khẩu mạnh trong tổ chức của bạn. Bởi, sử dụng mật khẩu yếu có thể khiến tổ chức trở thành mục tiêu của tội phạm mạng bất cứ lúc nào.
Dưới đây là những nguyên tắc đặt mật khẩu mạnh trong Google Workspace:
- Sử dụng kết hợp chữ hoa và chữ thường, số và ký tự đặc biệt
- Tránh sử dụng các từ, cụm từ hoặc mẫu phổ biến
- Tạo mật khẩu dài (ít nhất 12 ký tự)
- Không sử dụng lại mật khẩu trên nhiều tài khoản
- Thay đổi mật khẩu định kỳ
Ngoài ra, hãy cân nhắc đến việc kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA). Khi kích hoạt 2FA, người dùng phải cung cấp phương thức xác minh bổ sung. Chẳng hạn vân tay, mã xác minh được gửi qua SMS hoặc ứng dụng Authenticator để truy cập vào tài khoản của mình
5.2 Quản lý quyền chia sẻ tài liệu
Google Workspace tăng cường cộng tác trong tổ chức bằng cách cho phép người dùng chia sẻ tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Song, nếu không quản lý quyền chia sẻ đúng cách, dữ liệu của doanh nghiệp có thể đứng trước nguy cơ bị xâm phạm bất kỳ lúc nào.
Dưới đây là cách quản trị viên có thể thực hiện để bảo vệ dữ liệu được chia sẻ:
- Chỉ cấp quyền truy cập cho những người có liên quan
- Sử dụng các quyền dựa trên vai trò (ví dụ “Người xem”, “Người chỉnh sửa” hoặc “Chủ sở hữu”)
- Thường xuyên xem xét và cập nhật quyền chia sẻ
- Mã hóa các tệp cực kỳ quan trọng trước khi chia sẻ
5.3 Thường xuyên theo dõi hoạt động và quyền truy cập
Giám sát hoạt động của người dùng có thể giúp xác định các mối đe dọa bảo mật tiềm ẩn và hoạt động truy cập trái phép vào tài khoản Google Workspace của tổ chức. Việc theo dõi thường xuyên cũng đảm bảo chỉ những cá nhân có nhiệm vụ mới có quyền truy cập vào công cụ và dữ liệu được phân bổ.
Quản trị viên có thể theo dõi hoạt động và quyền truy cập của người dùng thông qua:
- Sử dụng nhật ký kiểm tra tích hợp (Audit logs) của Google Workspace để xem xét hoạt động của người dùng
- Triển khai các biện pháp kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò để hạn chế quyền của người dùng
- Giám sát các lần đăng nhập tài khoản và “lần theo” những hoạt động đáng ngờ
- Tiến hành kiểm tra thường xuyên các tài khoản người dùng đang hoạt động, vô hiệu hóa kịp thời các tài khoản không sử dụng hoặc có dấu hiệu bị xâm phạm
6. Một số câu hỏi thường gặp về bảo mật Google Workspace
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về khả năng bảo mật của Google Workspace.
6.1 Google Workspace có quét phần mềm độc hại không?
Có. Một trong những biện pháp bảo mật của Google là trình quét phần mềm độc hại (malware). Nó có khả năng xử lý hơn 300 tỷ tệp đính kèm mỗi tuần để chặn nội dung có hại.
6.2 Google Workspace có mã hóa dữ liệu ở trạng thái lưu trữ không?
Có. Google Workspace sử dụng các tiêu chuẩn mã hóa mới nhất để mã hóa tất cả dữ liệu. Bao gồm cả dữ liệu đang lưu trữ và truyền tải.
6.3 Google Drive an toàn đến mức nào?
Theo mặc định, dữ liệu Google Drive được mã hóa khi lưu trữ và truyền đi. Phương pháp này bảo vệ các tệp ngay cả khi được truy cập từ bên ngoài Workspace. Quyền truy cập, kiểm soát chia sẻ và quét bảo mật Drive cũng giúp đảm bảo an toàn cho Drive.
Đối với doanh nghiệp, bảo mật Drive còn được gia cường bằng tính năng quản lý điểm cuối và nhật ký truy cập.
6.4 Google Workspace dành cho doanh nghiệp an toàn đến mức nào?
Google Workspace cung cấp khả năng bảo mật cấp doanh nghiệp phù hợp cho doanh nghiệp. Các tính năng gồm mã hóa, chống lừa đảo, kiểm soát quản lý điểm cuối, v.v
Google cũng đã nhận được các chứng chỉ như ISO 27001 để xác thực các biện pháp bảo mật của mình.
Kết
Với tầm ảnh hưởng và “thâm niên” của gã khổng lồ công nghệ Google, chúng ta hoàn toàn có thể yên tâm về khả năng bảo mật của bộ ứng dụng Workspace.
Sử dụng Google Workspace, doanh nghiệp có thể tập trung vào các nhiệm vụ chính mà không phải lo lắng về an ninh và tính vẹn toàn dữ liệu.
