Zoho Workplace vs Microsoft 365 là những nền tảng cộng tác trực tuyến hàng đầu hiện nay. Giải pháp này tích hợp email doanh nghiệp, các ứng dụng cộng tác và không gian lưu trữ đám mây. Hỗ trợ thúc đẩy năng suất làm việc.
Vậy thì, giữa hai nền tảng có sự khác biệt như thế nào? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh chi tiết các ứng dụng tương đồng. Cùng tìm hiểu!
1. Giới thiệu chung Zoho Workplace và Microsoft 365
Zoho Workplace là giải pháp được cung cấp Zoho Corporation, một công ty phần mềm đa quốc gia có trụ sở tại Ấn Độ. Zoho Workplace mang đến cho doanh nghiệp một bộ công cụ toàn diện như Zoho Mail, Zoho Office Suite, Zoho WorkDrive, Zoho Meeting…
Microsoft 365 là một bộ ứng dụng và dịch vụ được cung cấp bởi Microsoft. Microsoft 365 bao gồm các ứng dụng văn phòng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint và Outlook, OneDrive, Teams…
2. Đánh giá Zoho Workplace vs Microsoft 365
Cả 2 nền tảng này được sử dụng phổ biến ở khắp mọi quốc gia. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ tổng hợp mọi đánh giá dựa trên những ưu điểm và khuyết điểm như sau:
2.1 Ưu điểm và nhược điểm Zoho Workplace
Ưu điểm Zoho Workplace:
- Nền tảng Zoho Mail chuyên nghiệp, an toàn
- Ứng dụng Zoho Cliq hỗ trợ cộng tác nhóm linh hoạt
- Hỗ trợ hơn 40 ngôn ngữ
- Zoho có nền tảng hỗ trợ khách hàng qua nhiều kênh
- Cam kết về quyền riêng tư, dữ liệu của khách hàng
- Các ứng dụng hỗ trợ đa nền tảng, linh hoạt trên mọi thiết bị
- Tích hợp tính năng trí tuệ nhân tạo (AI)
Nhược điểm Zoho Workplace:
- Giao diện khó sử dụng đối với người dùng mới
- Một số tính năng nâng cao có trong phiên bản có phí
2.2 Ưu điểm và nhược điểm Microsoft 365
Ưu điểm Microsoft 365:
- Giao diện quen thuộc, dễ sử dụng
- Các tính năng bảo mật mạnh mẽ
- Tích hợp nhiều ứng dụng năng suất
- Bộ ứng dụng văn phòng mạnh mẽ, giàu tính năng
- Dung lượng lưu trữ đám mây cao
Nhược điểm Microsoft 365:
- So với các giải pháp thay thế, Microsoft 365 có chi phí đắt hơn chút
- Cần có kết nối dựa trên internet
3. So sánh chi tiết Zoho Workplace vs Microsoft 365
Chúng tôi sẽ so sánh chi tiết từng tính năng và ứng dụng của Zoho Workplace và Microsoft 365, cụ thể như sau:
3.1 So sánh bộ ứng dụng văn phòng
Word, Excel, PowerPoint là những ứng dụng quen thuộc khi nói đến bộ ứng dụng văn phòng. Những công cụ này được sử dụng rộng rãi bởi người dùng cá nhân và doanh nghiệp trên toàn thế giới. Trong Microsoft 365, Word, Excel, PowerPoint đều được tích hợp với các tính năng nâng cao như Copilot AI. Hỗ trợ bạn làm việc năng suất và nhanh chóng.
Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show là các công cụ ứng dụng văn phòng tích hợp trong Zoho Workplace. Bạn có thể soạn thảo văn bản với Writer, thiết lập bảng tính trong Sheet, tạo slides thuyết trình bằng Zoho Show. Ngoài ra, các công cụ này còn tích hợp thêm Zia, trợ lý trí tuệ nhân tạo (AI), hỗ trợ người dùng trong nhiều tác vụ khác nhau.
So sánh về giao diện thì Microsoft 365 có phần chiếm ưu thế hơn Zoho Workplace. Bởi vì Word, Excel, PowerPoint đã trở thành tiêu chuẩn cho các ứng dụng văn phòng trong nhiều thập kỷ. Do đó, phần lớn người dùng đã quen thuộc với giao diện và cách sử dụng của các ứng dụng này.
Còn với Zoho Workplace, mặc dù cũng có giao diện người dùng hiện đại và dễ sử dụng. Tuy nhiên, một số người dùng mới sẽ cảm thấy lạ lẫm và cần có thời gian làm quen với giao diện.
3.2 So sánh công cụ giao tiếp và cộng tác
Về giao diện email, người dùng Microsoft 365 sẽ sử dụng Outlook, còn Zoho Workplace sẽ dùng Zoho Mail. Cả 2 nền tảng này đều cung cấp các tính năng như: Email theo tên miền doanh nghiệp, lưu trữ, định tuyến email, thiết lập và tạo tài khoản cho người dùng…
Outlook dung lượng để lưu trữ email là 50GB, còn tệp đính kèm là 150MB. Trong khi đó, Zoho Mail có dung lượng email từ 30GB đến 100GB mỗi người dùng (tùy phiên bản). Đồng thời, giới hạn tệp đính kèm là 30MB, đối với các tệp lớn là 500MB.
Nhìn chung, Zoho Workplace có lợi thế hơn Microsoft 365 về dung lượng email và tệp đính kèm. Zoho Mail cung cấp dung lượng lưu trữ email cao hơn và dung lượng tệp đính kèm lớn hơn, phù hợp cho doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ và chia sẻ dữ liệu lớn.
Tuy nhiên, Microsoft 365 cũng có những ưu điểm khác như giao diện quen thuộc, nhiều tính năng và hỗ trợ đa nền tảng.
3.3 So sánh dung lượng lưu trữ đám mây
Nếu OneDrive là cái tên đại diện cho giải pháp Microsoft 365 thì ở Zoho Workplace sẽ là WorkDrive.
Các phiên bản Microsoft 365 có dung lượng lưu trữ OneDrive là 1TB. Còn Zoho Workplace sẽ là 10GB/ 100GB mỗi người dùng, tùy vào phiên bản. Đặc biệt, Workplace còn có tính năng bộ nhớ dùng chung, cho phép bạn thiết lập dung lượng lưu trữ riêng cho từng người dùng.
Có thể thấy, Microsoft 365 cung cấp dung lượng lưu trữ OneDrive cao hơn Zoho WorkDrive. Cả 2 đều cung cấp các tính năng như tải, chia sẻ và đồng bộ hóa tệp, truy cập ngoại tuyến và bảo mật cấp doanh nghiệp.
3.4 So sánh công cụ họp trực tuyến
Zoho Meeting và Microsoft Teams là công cụ họp trực tuyến được tích hợp trong Zoho Workplace và Microsoft 365.
Zoho Meeting hỗ trợ bạn tạo cuộc họp, hội nghị trực tuyến với số lượng người tham dự từ 10 đến 100 người (tùy phiên bản). Còn với Microsoft Teams, người dùng có thể tạo cuộc họp trực tuyến cho 300 người tham dự trong 30 giờ.
Nhìn chung, Zoho Meeting phù hợp sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần công cụ họp đơn giản. Microsoft Teams sẽ phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, với nhiều tính năng cộng tác.
3.5 So sánh tính năng bảo mật dữ liệu
Zoho Workplace và Microsoft 365 đều cung cấp các tính năng bảo mật dữ liệu mạnh mẽ. Các dữ liệu đều được sử dụng tiêu chuẩn mã hóa nâng cao (AES). Tiêu chuẩn này cung cấp mức độ bảo mật cao nhất cho các ứng dụng cần được bảo mật.
Ngoài ra, cả hai nền tảng đều tuân thủ nhiều tiêu chuẩn và quy định an ninh quốc tế, bao gồm HIPAA, GDPR, SOC 2 và ISO 27001.
Đối với các tính năng quản lý danh tính và truy cập, cả hai nền tảng đều tích hợp xác thực đa yếu tố (MFA) và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC).
3.7 So sánh khả năng tích hợp
So sánh về khả năng tích hợp, Zoho Workplace hỗ trợ hơn 250 ứng dụng của bên thứ ba. Bao gồm Slack, Google Calendar, Dropbox, và WordPress…
Còn Microsoft 365 tích hợp hơn 1500 ứng dụng của bên thứ ba. Bao gồm các ứng dụng phổ biến như Salesforce, Adobe Creative Cloud, và Zendesk…
Nhìn chung, cả hai nền tảng đều cung cấp API mạnh mẽ, tích hợp nhiều ứng dụng và dịch vụ khác nhau.
3.8 So sánh phiên bản dùng thử miễn phí
Zoho Workplace vs Microsoft 365 đều cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí.
Với Zoho Workplace, nếu bạn đăng ký trực tiếp từ hãng bạn có thể sử dụng miễn phí trong vòng 15 ngày. Hoặc bạn cũng có thể đăng ký thông qua Mật Mã để sử dụng trong 30 ngày.
Bạn cũng có thể đăng ký sử dụng phiên bản miễn phí ngay trực tiếp với Microsoft. Bạn sẽ được trải nghiệm các tính năng, ứng dụng của phiên bản Microsoft 365 trong vòng 1 tháng.
4. So sánh chi phí Zoho Workplace vs Microsoft 365
Zoho Workplace vs Microsoft 365 có nhiều phiên bản với mức giá và chi phí khác nhau.
4.1 Chi phí Zoho Workplace
Zoho Workplace có 2 phiên bản như sau:
- Zoho Workplace Standard
- Dung lượng lưu trữ Zoho Mail 30GB/người dùng
- Dung lượng WorkDrive 10GB /người dùng (Bộ nhớ dùng chung)
- Nền tảng email doanh nghiệp Zoho Mail
- Lưu trữ dữ liệu đám mây Zoho WorkDrive
- Zoho Office Suite bộ công cụ văn phòng
- Zoho Cliq ứng dụng chia sẻ trò chuyện
- Zoho Meeting ứng dụng họp trực tuyến cho 10 người tham dự
- Zoho Workplace Professional
- Dung lượng lưu trữ Zoho Mail 100GB/người dùng
- Nền tảng email doanh nghiệp Zoho Mail
- Lưu trữ dữ liệu đám mây Zoho WorkDrive 100GB /người dùng (Bộ nhớ dùng chung)
- Zoho Office Suite bộ công cụ văn phòng
- Zoho Cliq ứng dụng chia sẻ trò chuyện
- Zoho Meeting ứng dụng họp trực tuyến cho 100 người tham dự
- Zoho Connect nền tảng xây dựng mạng nội bộ trong doanh nghiệp
4.2 Chi phí Microsoft 365
Microsoft 365 có 3 phiên bản, cụ thể như sau:
- Microsoft 365 Business Basic
- Nền tảng Email doanh nghiệp tùy chỉnh
- Tích hợp Word, Excel, PowerPoint và Outlook phiên bản web
- Dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive 1 TB
- Tổ chức cuộc họp Microsoft Teams cho 300 người trong 30 giờ
- Tích hợp thêm các ứng dụng khác như: Microsoft Bookings, Planner, Forms…
- Microsoft 365 Business Standard
Tích hợp các tính năng của gói Basic, cộng thêm:
-
- Nền tảng Email doanh nghiệp tùy chỉnh
- Tích hợp Word, Excel, PowerPoint và Outlook phiên bản PC
- Không gian cộng tác với Microsoft Loop
- Công cụ thiết kế và biên tập video Microsoft Clipchamp
- Microsoft 365 Business Premium
Tích hợp các tính năng của gói Standard, cộng thêm:
-
- Tính năng quản lý truy cập và danh tính nâng cao
- Tăng cường bảo vệ dữ liệu nâng cao
- Bảo vệ thiết bị điểm cuối cấp doanh nghiệp
- Phân loại và bảo vệ các thông tin nhạy cảm
5. Bảng so sánh chi tiết
Bảng so sánh tổng quan các ứng dụng của Zoho Workplace và Microsoft 365:
| Zoho Workplace | Microsoft 365 | |
| Soạn thảo văn bản | Zoho Writer | Microsoft Word |
| Thiết lập bảng tính | Zoho Sheet | Microsoft Excel |
| Tạo bài thuyết trình | Zoho Show | Microsoft PowerPoint |
| Họp trực tuyến | Zoho Meeting | Microsoft Teams |
| Lưu trữ đám mây | Zoho WorkDrive | OneDrive |
| Zoho Mail | Outlook | |
| Trò chuyện, cộng tác | Zoho Cliq | Microsoft Teams |
| Lịch | Zoho Calender | Lịch Outlook |
| Thiết lập mạng xã hội nội bộ | Zoho Connect | Microsoft Yammer |
| Dung lượng email | 30GB/ 100GB (tùy phiên bản) | 50GB |
| Dung lượng lưu trữ đám mây | 10GB/ 100GB (tùy phiên bản) | 1TB |
| Số lượng người tham dự họp trực tuyến | 10/ 100 người (tùy phiên bản) | 300 người tham dự |
| Ứng dụng trên PC | ❌ | ✔️ |
| Ứng dụng trên thiết bị di động | ✔️ | ✔️ |
| Bảo mật dữ liệu tiêu chuẩn | ✔️ | ✔️ |
| Phiên bản dùng thử miễn phí | 15 ngày | 1 tháng |
6. Giải đáp các câu hỏi thường gặp
Dưới đây chúng tôi sẽ giải đáp các câu hỏi liên quan đến Zoho Workplace vs Microsoft 365 như sau:
6.1 Có thể di chuyển dữ liệu từ Zoho Workplace sang Microsoft 365 không?
Có. Người dùng có thể di chuyển dữ liệu từ Zoho Workplace sang Microsoft 365 hoặc ngược lại.
6.2 Nền tảng nào phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Zoho Workplace có tính năng và chi phí phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hơn là Microsoft 365.
6.3 Nền tảng nào dễ sử dụng hơn?
Microsoft 365 có giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng. Còn Zoho Workplace có thể khó sử dụng cho người mới bắt đầu.
6.4 Nền tảng nào sử dụng phổ biến hơn?
Microsoft 365 phổ biến hơn Zoho Workplace.
6.5 Nền tảng nào có công cụ họp trực tuyến tốt hơn?
Microsoft Teams được đánh giá công cụ họp trực tuyến tốt hơn Zoho Meeting.
6.6 Có thể sử dụng Zoho Workplace và Microsoft 365 trên nhiều thiết bị không?
Có. Cả 2 nền tảng này đều hỗ trợ người dùng sử dụng trên trình duyệt web và các ứng dụng di động.
Kết
Trên đây là thông tin so sánh Zoho Workplace vs Microsoft 365. Việc chọn lựa sử dụng nền tảng nào sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: công nghệ, chi phí, tính năng…
Bạn có thể đăng ký dùng thử cả 2 nền tảng để đưa ra các đánh giá và hiệu quả sử dụng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Nếu bạn cần tư vấn thêm thông tin, hãy liên hệ với chúng tôi.
