Theo nguồn thông tin đến từ Tổ chức Thương mại Thế giới, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) chiếm hơn 90% dân số doanh nghiệp. Ngoài ra, các doanh nghiệp SME còn được xem như là xương sống của nền kinh tế toàn cầu, thúc đẩy cho sự phát triển bền vững. Các giải pháp Google Workspace cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tích hợp nhiều chức năng hỗ trợ, kết nối và làm việc linh hoạt.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề xuất giải pháp Google Workspace cho hỗ trợ cho bạn trong việc quản lý và vận hành và cộng tác linh hoạt. Cùng tìm hiểu chi tiết!
1. Những vấn đề nhức nhối của doanh nghiệp vừa và nhỏ
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức như sau:
1.1 Chi phí đầu tư công nghệ cao
Đối với các tổ chức doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc đầu tư vào công nghệ có thể là một thách thức lớn. Bởi vì, khi triển khai các thiết bị, phần mềm hoặc thuê các chuyên gia công nghệ đòi hỏi chi phí khá cao.
Ngoài ra, các doanh nghiệp nhỏ thường không có đội ngũ nhân viên kỹ thuật lớn để quản lý và duy trì các hệ thống công nghệ. Việc này có thể gặp khó khăn cho việc bảo trì, sửa chữa cũng như nâng cấp công nghệ.
1.2 Chưa có nền tảng thống nhất trong tổ chức
Nếu không có nền tảng thống nhất trong cho việc kinh doanh và điều hành doanh nghiệp sẽ dẫn đến quy trình làm việc không rõ ràng, thiếu tính quản lý và tương tác giữa các đội ngũ phòng ban…
Việc thiếu nền tảng thống nhất trong tổ chức còn có thể làm giảm khả năng quản lý. Các nhà lãnh đạo khó theo dõi kế hoạch, cũng như đánh giá năng lực và đo lường hiệu suất kinh doanh…
1.3 Giải pháp bảo mật dữ liệu còn hạn chế
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thu thập một lượng lớn dữ liệu quan trọng bao gồm: thông tin khách hàng, tài chính và nhiều loại dữ liệu khác. Nếu càng hoạt động mạnh trên môi trường internet thì doanh nghiệp càng phải tăng cường bảo mật.
Vậy nên, khi không có giải pháp bảo mật dữ liệu hiệu quả, doanh nghiệp có thể đối mặt với các vấn đề sau:
- Rủi ro về an ninh
- Vi phạm quy định pháp lý về việc bảo mật quyền riêng tư, dữ liệu, thông tin cá nhân
- Mất mát các thông tin quan trọng của khách hàng
1.4 Chưa thiết lập quy trình triển khai
Khi không có quy trình triển khai, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của thị trường. Điều này có thể làm mất đi cơ hội kinh doanh và ảnh hưởng đến sự cạnh tranh của doanh nghiệp.
Ngoài ra, khi không thiết lập quy trình triển khai cũng sẽ không có số liệu thống kê thực tế cho việc đánh giá kinh doanh.
2. Cách Google Workspace giải quyết những khó khăn trong doanh nghiệp
Nhìn thấy những thách thức mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang phải đối mặt. Google Workspace cung cấp một loạt các công cụ và tính năng để giải quyết những khó khăn này một cách hiệu quả.
2.1 Tiết kiệm chi phí với mô hình trả phí linh hoạt
Google Workspace cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được triển khai theo mô hình trả phí linh hoạt. Doanh nghiệp có thể mua các gói giải pháp phù hợp và thanh toán theo từng năm.
Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khi triển khai công nghệ, mà đáp ứng nhu cầu cho việc tăng cấp và hạ cấp trong tương lai.
2.2 Kết nối cộng tác trên nền tảng duy nhất
Khi triển khai Google Workspace, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng kết nối cộng tác trên một nền tảng duy nhất. Người dùng có thể truy cập và làm việc trên nhiều ứng dụng như Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides…
Việc này hỗ trợ cho người dùng dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Đồng thời, tăng cường tính bảo mật cho dữ liệu.
2.3 Bảo mật dữ liệu trên điện toán đám mây
Google Workspace được triển khai trên hệ thống đám mây, doanh nghiệp không cần đầu tư chi phí vào phần cứng và phần mềm. Đồng thời, các máy chủ của Google cũng được đặt ở nhiều quốc gia khác nhau. Đảm bảo rằng dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ và sao lưu an toàn mọi lúc, mọi nơi.
Đồng thời, Google luôn có kỹ thuật viên bảo trì liên tục. Hỗ trợ quá trình hoạt động của hệ thống, đảm bảo rằng dịch vụ luôn hoạt động ổn định lên đến 99,9%.
2.4 Tích hợp ứng dụng khác cho việc thiết lập quy trình
Bên cạnh việc sử dụng các ứng dụng có sẵn thì Google Workspace còn hỗ trợ người dùng trong việc tích hợp. Bạn có thể tích hợp nhiều ứng dụng khác từ bên thứ ba để hỗ trợ cho việc thiết lập quy trình.
Google Workspace cung cấp các công cụ và giao diện lập trình ứng dụng (API) cho phép người dùng tích hợp và tương tác với các ứng dụng như CRM, Zoho SalesIQ…
2.5 Tích hợp AI cho các tính năng tự động hóa
Gemini là tính năng trí tuệ nhân tạo được tích hợp trong các phiên bản Google Workspace. Gemini mang đến nhiều công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, tăng cường khả năng sáng tạo và tiết kiệm thời gian cho người dùng.
Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Gemini:
- Viết, soạn nội dung trong Gmail
- Hỗ trợ soạn thảo văn bản trong Google Docs, Sheets, Slides
- Tạo hình nền, cài đặt âm thanh trong Google Meet
- Tìm kiếm thông tin
- Dịch thuật ngôn ngữ
- …
3. Các phiên bản Google Workspace cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Dưới đây sẽ là 2 phiên bản phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với các tính năng nổi bật như sau:
3.1 Google Workspace Business Starter
Giải pháp Google Workspace dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ – phiên bản Business Starter sẽ phù hợp với những đối tượng doanh nghiệp sau:
Công ty Startup
– Có quy mô nhỏ (dưới 10 nhân viên)
– Ngân sách hạn hẹp
– Cần các công cụ cơ bản để cộng tác và làm việc hiệu quả
Doanh nghiệp vừa và nhỏ
– Doanh nghiệp có quy mô từ 10 đến 50 nhân viên
– Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng công cụ cộng tác để làm việc
Phiên bản Google Workspace Business Starter cung cấp các tính năng cơ bản sau:
- Email doanh nghiệp với tên miền riêng
- Dung lượng lưu trữ Drive 30GB/người dùng
- Google Meet với tối đa 100 người tham gia
- Tích hợp Google Docs, Sheets, Slides, Google Chat và Google Calendar
- Tính năng bảo mật cơ bản
Chi phí Google Workspace Business Starter chính thức theo hãng là $6 USD/ người dùng/ tháng.
3.2 Google Workspace Business Standard
Phiên bản Google Workspace Business Standard thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp đang phát triển như:
- Doanh nghiệp có quy mô từ 10 đến 300 nhân viên
- Doanh nghiệp cần các công cụ để cộng tác và làm việc hiệu quả
- Doanh nghiệp cần có dung lượng lưu trữ lớn hơn
Phiên bản Google Workspace Business Standard cung cấp các tính năng sau:
- Email doanh nghiệp với tên miền riêng
- Dung lượng lưu trữ Drive 2TB/người dùng
- Google Meet với tối đa 150 người tham gia
- Khả năng lưu giữ dữ liệu (eDiscovery)
- Tích hợp Google Docs, Sheets, Slides, Google Chat và Google Calendar
- Tính năng bảo mật cơ bản và nâng cao
Chi phí Google Workspace Business Starter chính thức theo hãng là $12 USD/ người dùng/ tháng.
4. Hướng dẫn đăng ký Google Workspace
Để đăng ký Google Workspace bạn có thể đăng ký trực tiếp với hãng hoặc đăng ký thông qua đối tác.
4.1 Đăng ký trực tiếp với hãng
Bước 1: Truy cập vào đường link bảng giá https://workspace.google.com/pricing
Bước 2: Chọn phiên bản bạn muốn sử dụng và nhấn Đăng ký hoặc Dùng thử.
Dùng thử là phiên bản trial cho phép người dùng sử dụng miễn phí trong vòng 14 ngày.
Nếu bạn nhấn Đăng ký, bạn có thể làm theo từng bước hướng dẫn đến từ hãng.
4.2 Đăng ký thông qua đối tác Mật Mã
Ngoài việc đăng ký trực tiếp với hãng thì bạn cũng có thể đăng ký qua đối tác Mật Mã. Với lợi thế là đối tác cấp cao của Google, chúng tôi mang đến cho khách hàng nhiều lợi thế về chi phí, tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ kỹ thuật.
Bước 1: Truy cập vào đường liên kết https://mmgroup.vn/google-workspace/
Bước 2: Nhấn Nhận ưu đãi và điền các thông tin theo form đăng ký.
Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng ký sử dụng phiên bản dùng thử (trial) thông qua đối tác là Mật Mã. Bởi vì, khi đăng ký qua đối tác, bạn sẽ có 30 ngày dùng thử.
5. Câu hỏi thường gặp
Chúng tôi sẽ giải đáp một số câu hỏi thường gặp liên quan đến phiên bản Google Workspace cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như sau:
5.1 Tại sao các công ty khởi nghiệp nên sử dụng Google Workspace?
Google Workspace cung cấp các ứng dụng cốt lõi, giúp doanh nghiệp của bạn tăng cường sự linh hoạt, khả năng tương tác, tùy chỉnh. Đồng thời dễ dàng mở rộng quy mô trong tương lai.
5.2 Sự khác biệt giữa Gmail miễn phí và Google Workspace là gì?
Gmail miễn phí là nền tảng email thường được sử dụng cho cá nhân. Còn Google Workspace là giải pháp sử dụng trong doanh nghiệp, tích hợp email theo tên miền riêng và bộ công cụ cộng tác trên đám mây.
5.3 Làm sao để quản lý các tài khoản Google Workspace trong doanh nghiệp?
Bạn có thể quản lý các tài khoản Google Workspace trong doanh nghiệp bằng tài khoản Admin. Sử dụng tài khoản Admin bạn sẽ có quyền truy cập vào bảng điều khiển quản trị viên và thực hiện các hoạt động thiết lập tài khoản người dùng.
5.4 Các gói Google Workspace có giới hạn số lượng đăng ký không?
Có. Phiên bản Business Starter, Business Standard và Business Plus cho phép bạn đăng ký tối đa 300 người dùng trong tổ chức. Nếu tổ chức có hơn 300 người dùng, bạn có để đăng ký phiên bản Enterprise.
5.5 Email doanh nghiệp của Google có miễn phí không?
Có. Các phiên bản Email doanh nghiệp của Google có phiên bản dùng thử (trial) trong 14 ngày.
Kết luận
Trên đây là các phiên bản Google Workspace cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc chọn lựa các giải pháp nào sẽ còn phụ thuộc vào nhu cầu, chi phí của từng doanh nghiệp.
Bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn về các phiên bản Google Workspace.
