1. Giới thiệu Zoho Workplace

Zoho Workplace là bộ ứng dụng văn phòng dành cho các doanh nghiệp bao gồm email theo tên miền, các công cụ cộng tác và giải pháp bảo mật dữ liệu đi kèm.

Zoho Workplace cũng được thiết kế như một hệ sinh thái đám mây hoàn chỉnh để hợp nhất các công cụ cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu số hóa không gian làm việc.

Các ứng dụng quan trọng của Workplace bao gồm email, quản lý tệp, bảng tính, chat, bản trình bày, mạng nội bộ, đào tạo trực tuyến, họp trực tuyến,…

2. Ưu nhược điểm của Zoho Workplace

Về ưu điểm:

– Không giới hạn số lượng người dùng

Zoho Workplace không giới hạn số lượng người đăng ký tối đa 300 người dùng như Google Workspace và Microsoft 365.

Bạn có thể đăng ký tối đa 1 người dùng đến không giới hạn nếu chọn Zoho Workplace. Trong khi đó, nếu bạn muốn đăng ký Google Workspace và Microsoft 365 trên 300 tài khoản, bạn bắt buộc phải chuyển qua các gói Enterprise với chi phí rất cao.

– Cho phép đăng ký hỗn hợp các gói

Zoho cho rằng “chỉ có bạn mới hiểu rõ doanh nghiệp của bạn“. Chỉ có bạn mới biết từng nhân sự trong doanh nghiệp hoặc từng đội nhóm cần được trang bị hoặc sử dụng tính năng nào.

Thế nên Zoho cho phép bạn ghép các gói trong Zoho Workplace để tối ưu chi phí và chuyên môn hóa nhiệm vụ cho người dùng.

Ví dụ: so sánh về 2 trường hợp bạn được trộn gói và không được trộn gói cho 50 người dùng mua trong 1 năm:

Trường hợp 1: đăng ký 40 tài khoản Zoho Mail Lite 5GB + 10 tài khoản Zoho Workplace Standards =  40 x 360.000 + 10 x 960.000 = 24.000.000 VND/ năm

Trường hợp 2: đăng ký 50 tài khoản Zoho Workplace Standards = 50 x 960.000 = 48.000.000 VND/năm

Số tiền bạn có thể tiết kiệm được khi đăng ký gói hỗn hợp lên đến 50%.

– Có gói email tên miền riêng

Đây được xem là lợi ích rất lớn mà Zoho có thể đáp ứng tốt cho hàng triệu doanh nghiệp.

Với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp nhỏ, khi nhu cầu cơ bản của họ chỉ là email để gửi và nhận thư, Zoho Mail đáp ứng rất tốt nhu cầu này. 

Mặc dù Google Workspace và Microsoft 365 cũng là lựa chọn lý tưởng nhưng 2 dịch vụ này có nhược điểm là không có giải pháp email tách biệt. Điều này có thể gây lãng phí vì các công cụ không sử dụng và dẫn đến “phải trả tiền cho những gì không sử dụng”.

Zoho còn có gói Zoho Mail Free – vẫn là email theo tên miền nhưng giới hạn tối đa 5 người dùng. Đây cũng là giải pháp đang rất được yêu thích. Zoho Mail Free giúp doanh nghiệp định danh chủ thể theo tên miền mà vẫn tiết kiệm chi phí.

>> Tạo email tên miền doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail Free trong 10 bước

– Dung lượng cá nhân + dung lượng nhóm dùng chung cao

Không giống Gmail dùng chung dung lượng với Drive, Zoho cung cấp bộ nhớ Mail và bộ nhớ Workdrive riêng.

Zoho Mail có từ 5GB – 100GB mỗi người dùng. WorkDrive có từ 10GB đến không giới hạn! Zoho WorkDrive còn cho phép chia sẻ không gian lưu trữ giữa các người dùng,

Lưu ý: Zoho WorkDrive chỉ có trên Workplace Standard và Workplace Professional.

Zoho cũng cung cấp gói bổ sung dung lượng Zoho Mail và Zoho Workplace trong trường hợp cần nâng cấp dung lượng nhưng không cần nâng cấp gói dịch vụ. Xem chi phí tại đây.

Về nhược điểm:

• Zoho không phổ biến ở thị trường Việt Nam như Google Workspace và Microsoft 365 nên người dùng còn nghi ngại về độ tin thương hiệu.
• Các tính năng chỉnh sửa văn bản và bảng tính của Zoho có giao diện mới, người dùng cần phải làm quen.

3. Các tính năng của Zoho Workplace

Zoho Workplace cung cấp hàng loạt các giải pháp từ đám mây được chia thành 4 nhóm giải pháp chính như sau:

3.1 Nhóm 1: Bộ công cụ giao tiếp

Nhắn tin, chia sẻ và gọi điện với mọi người dễ dàng ngay trong Zoho Workplace. Zoho Mail và Zoho Cliq được tích hợp nhiều tác vụ thông minh, giúp bạn kết nối nhanh chóng ngay cả khi đang soạn mail.

3.1.1 Zoho Mail

Không chỉ là một hộp thư, Zoho Mail giúp bạn “say goodbye” với những chuỗi email vô tận; chỉ cần bấm @tên để chia sẻ email với họ. Sử dụng ngay các ứng dụng được tích hợp sẵn như Lịch, Tác vụ, Ghi chú, Dấu trang và Danh bạ — tất cả đều có thể truy cập được từ hộp thư của bạn.

3.1.2 Zoho Cliq

Gửi tin nhắn, gọi thoại hoặc video và nhận cập nhật tức thì về các kế hoạch bằng cách sử dụng các công cụ giao tiếp hợp của Zoho Cliq.

3.1.3 Zoho Connect

Xây dựng mạng xã hội cho các thành viên trong tổ chức của bạn bằng Zoho Connect. Tạo kênh nội bộ cho các nhóm nhỏ hơn, truy cập các tệp được chia sẻ trong các nhóm cụ thể và đưa ra các thông báo quan trọng trên diễn đàn.

3.2 Nhóm 2: Bộ công cụ cộng tác

Tổ chức các cuộc họp, hội nghị và hội thảo trên web, lưu trữ, chia sẻ và cộng tác cùng lúc bất kể bạn đang ở đâu – tất cả đều có sẵn trên Email doanh nghiệp Zoho của bạn.

3.2.1 Zoho WorkDrive

Với Zoho WorkDrive, bạn có thể lưu trữ tài liệu, bảng tính, hình ảnh, video và tệp âm thanh để chia sẻ với cả nhóm và cá nhân. Bộ nhớ lên đến 100GB/người dùng và được phép chia sẻ.

3.2.2 Zoho Meeting

Zoho Meeting cho phép tổ chức mở các cuộc họp trực tuyến hàng trăm người tham gia ở mọi nơi trên thế giới dễ dàng. Bạn thậm chí có thể chia sẻ màn hình và tải xuống các báo cáo phân tích sau đó.

3.3 Nhóm 3: Bộ công cụ văn phòng

“Bỏ túi” bộ công cụ văn phòng với Writer, Sheet, Show để mang theo mọi lúc mọi nơi. Chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp và chỉnh sửa nhanh chóng.

3.3.1 Zoho Writer

Một công cụ soạn thảo văn bản giàu tính năng, chia sẻ tài liệu với nhóm của bạn và cho phép nhiều người cùng đóng góp ý kiến bằng cách sử dụng nhiều tác vụ phong phú có sẵn trong Zoho Writer.

3.3.2 Zoho Sheet

Phân tích chính xác dữ liệu bảng tính của bạn với nhiều chức năng của Zoho Sheet. Sử dụng biểu đồ và đồ thị để tạo hình ảnh trực quan rõ ràng, đồng thời cắt giảm các tính toán lặp lại với sự trợ giúp của quy trình làm việc tự động.

3.3.3 Zoho Show

Tạo bản trình bày ấn tượng bằng cách kết hợp các chủ đề và mẫu có sẵn với các định dạng yếu thích bằng cách tùy chỉnh các trang trình bày của bạn với các phông chữ, kiểu, biểu đồ, hình ảnh và đồ họa thông tin đa dạng có sẵn trong Zoho Show.

3.4 Nhóm 4: Giải pháp bảo mật

Các tích hợp bảo mật có sẵn khi bạn đăng ký Zoho Workplace:

3.4.1 Bảo mật vật lý

Với mục đích cung cấp cho khách hàng sự bảo mật dữ liệu cấp cao nhất, các trung tâm dữ liệu và phần cứng của Zoho Mail đều được trang bị các dịch vụ hiện đại nhất để chống lại các cuộc tấn công mạng.

Trung tâm dữ liệu của Zoho được phân phối khắp Hoa Kỳ, Châu Âu, Trung Quốc và Ấn Độ. Máy chủ dữ liệu được đặt ở các vị trí không được tiết lộ, được giám sát 24/7 và niêm phong bằng xác thực sinh trắc học để ngăn truy cập trái phép.

3.4.2 Bảo vệ dữ liệu

Zoho Mail chứng minh năng lực như một nhà cung cấp email an toàn bằng bộ công cụ bảo vệ dữ liệu tiên tiến với DMARC, Phát hiện phần mềm độc hại, Lọc thư rác,…

• Bảo vệ tên miền không bị giả mạo hoặc spam bằng cách thiết lập chính sách DMARC trong Zoho Mail.
• Email có tệp đính kèm gửi đến Zoho Mail sẽ được quét cho trong tiện ích mở rộng cụ thể và bị trả lại nếu phát hiện phần mềm độc hại.
• Zoho Mail sàng lọc hộp thư đến của bạn khỏi các email không mong muốn đồng thời bảo mật và mã hóa các email.

3.4.3 Mã hóa email

Zoho Mail cung cấp một lớp bảo vệ bổ sung chống lại truy cập trái phép thông qua các email được mã hóa. Dữ liệu được mã hóa trong suốt quá trình truyền tải và chỉ địa chỉ người nhận email cuối cùng mới đọc được.

3.4.4 Truy cập an toàn

Email của bạn chỉ dành cho chính bạn. Để bảo mật, Zoho Mail đã đảm bảo quyền truy cập an toàn vào tài khoản của bạn trên nhiều thiết bị thông qua quá trình xác thực đa lớp được thiết kế để tránh những người không được ủy quyền như TFA | Single Sign-On (SSO) | Báo cáo hoạt động bất thường | OAuth 2.0.

4. Chi phí Zoho Workplace cập nhật mới nhất

Zoho Workplace bao gồm 4 gói với chi phí như sau (đơn giá cho 1 người dùng/năm):

• Zoho Mail Lite: 388.000 VND/5GB và 484.000 VND/10GB
• Zoho Mail Premium: 1.347.000 VND
• Zoho Workplace Standard: 1.010.000 VND
• Zoho Workplace Professional: 2.020.000 VND

5. So sánh tính năng và chi phí Zoho Workplace | Google Workspace | Microsoft 365

Bảng tóm tắt tính năng cơ bản của Zoho Workplace | Google Workspace | Microsoft 365 (dựa trên các gói cơ bản)

Tính năng	Microsoft 365	Google Workspace	Zoho Workplace
Chi phí gói thấp nhất (VND/user/năm)	2.020.000 1.010.000 (giá giảm)	2.020.000 1.010.000 (giá giảm)	1.010.000
Email tên miền	+	+	+
Chia sẻ email	+	–	+
Gửi lai email	+	–	+
Chia sẻ thư mục	+	+	+
Lịch	+	+	+
Ghi chú nhóm	+	–	+
Nhiệm vụ nhóm	+	–	+
Group Notes	+	–	+
Group Tasks	+	–	+
Lưu trữ trực tuyến	+	+	+
Bộ ứng dụng trực tuyến	+	+	+
Phiên bản cho PC	+	+	+
Ứng dụng di động	+	+	+
Trình xử lý văn bản	Microsoft Word	Google Docs	Zoho Writer
Bảng tính	Microsoft Excel	Google Sheet	Zoho Sheet
Bảng trình bày	Microsoft PowerPoint	Google Slide	Zoho Show
Gọi thoại và video	Microsoft Teams	Google Meet	Zoho Cliq
Mạng nội bộ nhóm	Microsoft SharePoint	Google Site	Zoho Connect
Giới hạn tệp đính kèm	150MB	25MB	1GB

Xem toàn bộ tính năng và chi phí của 3 hãng: https://mmgroup.vn/so-sanh-google-workspace-microsoft-365-zoho-workplace/

Về chi phí, có thể nói, Zoho Workplace đang là email đám mây có chi phí tốt nhất hiện nay. Một số phân tích của MMGROUP dưới đây sẽ làm rõ nhận định này.

Bảng so sánh chi phí trong 3 năm tính theo giá giảm và đã bao gồm thuế như sau:

Quy mô doanh nghiệp (số người dùng)	20 người dùng trong 3 năm	50 người dùng trong 3 năm	150 người dùng trong 3 năm
Zoho Workplace Standard	60.600.000 VND	151.500.000 VND	454.500.000 VND
Microsoft 365 Business Basic	101.000.000 VND	252.500.000 VND	757.500.000 VND
Google Workspace Business Starter	109.080.000 VND	290.880.000 VND	896.880.000 VND

Ghi chú:

• Zoho Workplace Standard: Phí 1.010.000 VND/người dùng trong 3 năm
• Microsoft 365 Business Basic: Phí 1.010.000 VND/người dùng trong năm đầu tiên và 2.020.000 VND/người dùng trong 2 năm gia hạn tiếp theo.
• Google Workspace Business Starter: Phí 1.010.000 VND cho 20 người dùng trong năm đầu tiên và 2.020.000 VND cho những người dùng còn lại và 2 năm gia hạn tiếp theo.

 

Có thể thấy, chi phí sử dụng Zoho Workplace chỉ bằng khoảng 60% Microsoft 365 và 55% của Google Workspace. Các tính năng sử dụng của cả 3 hãng đều tương đương nhau.

Kết

Chúng tôi biết sự lo ngại lớn nhất của bạn chính là Zoho chưa được phổ biến và chưa được biết đến nhiều tại Việt Nam. Nhưng bạn hoàn toàn có thể yên tâm rằng, Zoho là một công ty công nghệ đang có sự phát triển vượt bậc và đã có hàng loạt giải pháp công nghệ ấn tượng như Zoho CRM, Zoho MarketingHub,…

Hiện tại, Mật Mã cũng đang ứng dụng nhiều dịch vụ công nghệ của Zoho vào kinh doanh – nay chúng tôi giới thiệu đến bạn một trong các giải pháp đó: Zoho Workplace. 

Chúng tôi tin rằng, Workplace sẽ giúp bạn hoàn thiện quy trình hoạt động và thúc đẩy kinh doanh hiệu quả hơn!

Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn chi tiết.