Có rất nhiều cách tạo nhóm trong Microsoft Teams. Hiện tại, các cách phổ biến gồm tạo nhóm Microsoft Teams mới hoàn toàn, tạo từ mẫu có sẵn và tạo từ nhóm hiện tại.
Trong bài viết này, MM Technology sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước một. Đồng thời, chúng tôi cũng sẽ giải đáp các thắc mắc liên quan khác.
Bắt đầu thôi.
1. Tại sao phải tạo nhóm trong Microsoft Teams?
Trong học tập và công việc, thao tác tạo nhóm trong Microsoft Teams mang đến rất nhiều lợi ích. Cụ thể như:
- Tăng cường hợp tác: Nhóm cho phép các thành viên làm việc cùng nhau, chia sẻ tài liệu và thông tin một cách hiệu quả.
- Tổ chức thông tin: Các kênh trong nhóm giúp phân loại các cuộc thảo luận và tài liệu theo chủ đề, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập.
- Giao tiếp nhanh chóng: Teams cung cấp các tính năng chat, gọi video và hội nghị trực tuyến, giúp giao tiếp dễ dàng hơn.
- Quản lý dự án: Các nhóm có thể chia sẻ nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và hợp tác trong các dự án chung.
- Tăng tính linh hoạt: Nhóm có thể được tạo ra cho bất kỳ dự án, bộ phận hoặc sự kiện nào, giúp cải thiện khả năng làm việc nhóm.
2. Cách tạo nhóm trong Microsoft Teams từ đầu
Nếu bạn chưa có nhóm nào trước đây, hãy thực hiện các bước bên dưới để tạo một nhóm mới hoàn toàn.
2.1 Trên máy tính
Dưới đây là các bước tạo nhóm trong Microsoft Teams trên máy tính.
- Nhấp vào biểu tượng Nhóm ở bên trái màn hình
- Click vào tùy chọn Tạo nhóm
- Tiếp theo, hãy lựa chọn loại nhóm là riêng tư hay công khai
- Nhập tên cho nhóm của bạn và thêm mô tả nếu cần thiết
- Cuối cùng nhấn Tạo để hoàn tất
2.2 Trên điện thoại
Dưới đây là các bước tạo nhóm trong Microsoft Teams trên điện thoại.
- Tải và cài đặt ứng dụng từ Google Play Store (Android) hoặc App Store (iOS), sau đó đăng nhập
- Vào phần vào tab Nhóm ở góc dưới màn hình
- Tiếp theo nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc trên bên phải, chọn tạo nhóm
- Lần lượt thêm vào tên nhóm, phần mô tả nhóm nếu có
- Nhập vào tên thành viên và nhấn Tạo để hoàn tất
3. Cách tạo nhóm từ mẫu trong Microsoft Teams
Tạo nhóm bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn là một phương pháp phổ biến trong Microsoft Teams, giúp người dùng dễ dàng tạo nhóm phù hợp với nhu cầu công việc.
3.1 Trên máy tính
Dưới đây là các bước đơn giản để thực hiện tạo nhóm trong Microsoft Teams từ mẫu trên máy tính.
- Mở ứng dụng và nhấn vào mục Nhóm, sau đó chọn Tạo nhóm
- Trong cửa sổ tạo nhóm mới, nhấn vào Xem thêm tùy chọn tạo nhóm
- Lựa chọn mẫu nhóm phù hợp với mục đích của bạn
- Nhập vào các thông tin cần thiết cho nhóm
- Sửa đổi tên kênh để phù hợp với nhu cầu của nhóm
- Nhấn vào Tạo để thiết lập hoàn tất
3.2 Trên điện thoại
Dưới đây là các bước tạo nhóm trong Microsoft Teams từ mẫu có sẵn trên điện thoại.
- Khởi động ứng dụng và đăng nhập vào tài khoản của bạn
- Nhấn vào tab Nhóm ở dưới màn hình
- Sau đó nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc trên bên phải và chọn Tạo nhóm
- Tìm tùy chọn để chọn mẫu nhóm có sẵn và nhấn vào đó
- Nhập tên nhóm, mô tả (tuỳ chọn) và chọn quyền riêng tư cho nhóm
- Nhập tên hoặc email của các thành viên để thêm ngay
- Cuối cùng, nhấn Tạo để hoàn tất việc tạo nhóm
4. Cách tạo nhóm từ nhóm hiện tại trong Microsoft Teams
Nếu bạn muốn tạo một nhóm mới dựa trên một nhóm hiện có để tiếp tục sử dụng dữ liệu, kênh và cài đặt, bạn có thể thực hiện việc sao chép nhóm
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng quyền tạo nhóm có thể bị hạn chế, vì vậy hãy xác nhận với bộ phận IT của tổ chức trước khi tiến hành.
Dưới đây là các bước để tạo nhóm trong Microsoft Teams từ nhóm hiện tại. Bạn nên thực hiện trên giao diện máy tính.
- Nhấn vào biểu tượng Nhóm, sau đó chọn Tham gia hoặc Tạo nhóm
- Click vào Tạo Nhóm
- Tìm và chọn nhóm mà bạn muốn sao chép từ danh sách các nhóm mà bạn là thành viên
- Đặt tên cho nhóm mới, thêm mô tả và thiết lập quyền riêng tư (nếu nhóm cũ chưa có các cài đặt này)
- Xác định các phần mà bạn muốn sao chép. Ví dụ như kênh, tab, ứng dụng, cài đặt hoặc thành viên
- Nhấn Tạo để hoàn tất việc tạo nhóm mới
5. Cách thêm và xóa thành viên trong nhóm
Thêm và xóa thành viên trong nhóm là hai trong số những thao tác mà người dùng thường xuyên thực hiện trên nhóm.
5.1 Thêm thành viên
Để thêm thành viên vào nhóm trong Microsoft Teams, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:
- Khởi động Microsoft Teams và chọn nhóm mà bạn muốn thêm người vào
- Nhấn vào tên nhóm ở phía trên cùng màn hình để truy cập thông tin nhóm
- Trong menu hiện ra, tìm và chọn tùy chọn Thêm thành viên
- Gõ tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn thêm
- Sau khi chọn xong, nhấn nút Thêm để thêm thành viên vào nhóm
5.2 Xóa thành viên
Để xóa một thành viên khỏi nhóm, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Khởi động ứng dụng Microsoft Teams và chọn nhóm mà bạn cần quản lý
- Nhấn vào tên nhóm phía trên cùng để mở thông tin nhóm
- Từ danh sách thành viên, tìm người mà bạn muốn xóa
- Bên cạnh tên thành viên, nhấn vào dấu ba chấm (…) để mở menu tùy chọn
- Trong menu, chọn Xóa thành viên để xóa người đó khỏi nhóm
- Nếu có thông báo yêu cầu xác nhận, hãy xác nhận hành động của bạn
6. Cách quản lý và phân quyền thành viên trong nhóm
Quản lý và phân quyền cho các thành viên trong nhóm là rất quan trọng để đảm bảo quyền truy cập và trách nhiệm phù hợp.
Dưới đây là các bước chi tiết giúp bạn thực hiện điều này trong Microsoft Teams.
- Khởi động Microsoft Teams và chọn nhóm mà bạn muốn quản lý
- Nhấn vào tên nhóm ở phía trên cùng màn hình để vào thông tin nhóm
- Từ menu bên trái, chọn Cài đặt để truy cập vào các tùy chọn quản lý
- Trong phần Quyền thành viên, lựa chọn quyền thành viên. Ví dụ quyền thêm thành viên, xóa thành viên, chỉnh sửa bài viết,…
7. Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi tạo nhóm trong Microsoft Teams.
7.1. Tôi có thể tạo bao nhiêu nhóm trong Microsoft Teams?
Hiện chưa có giới hạn chính thức về số lượng nhóm bạn có thể tạo. Tuy nhiên, hãy tổ chức nhóm một cách hợp lý.
7.2 Có thể thay đổi quyền riêng tư của nhóm sau khi đã tạo không?
Có. Bạn có thể thay đổi quyền riêng tư trong cài đặt nhóm nếu cần.
7.3 Làm thế nào để khôi phục nhóm đã bị xóa?
Nếu nhóm bị xóa gần đây, bạn có thể khôi phục nó từ phần quản lý nhóm trong Teams.
8. Kết
Tạo nhóm trong Microsoft Teams là một quá trình đơn giản nhưng rất quan trọng để tăng cường sự hợp tác và hiệu quả làm việc trong tổ chức. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để tạo và quản lý nhóm một cách hiệu quả.
