Phê duyệt trong Microsoft Teams là một tính năng khá thú vị, rất phù hợp với các tổ chức và doanh nghiệp. Nó không chỉ cho phép người dùng dễ dàng tạo ra, theo dõi, quản lý các yêu cầu phê duyệt mà còn giúp nâng cao hiệu quả hợp tác.
Cùng tìm hiểu chi tiết về tính năng phê duyệt của Microsoft Teams trong bài viết này!
1. Tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams là gì?
Tính năng phê duyệt (Microsoft Approvals) cho phép người dùng quản lý các yêu cầu phê duyệt một cách dễ dàng và hiệu quả. Thay vì phải qua các quy trình phức tạp như email hay tài liệu giấy, Teams cung cấp một nền tảng tích hợp giúp theo dõi, xử lý yêu cầu một cách nhanh chóng.
Cụ thể gồm:
- Tạo phê duyệt mới: Thiết lập yêu cầu phê duyệt với tiêu đề, mô tả, người phê duyệt và tài liệu đính kèm.
- Theo dõi phê duyệt: Dễ dàng kiểm tra trạng thái của các yêu cầu đã gửi, bao gồm chấp nhận, chờ xử lý hoặc từ chối.
- Hub phê duyệt: Tập trung tất cả yêu cầu phê duyệt, bao gồm cả những yêu cầu đã hoàn thành.
- Phê duyệt trong cuộc trò chuyện: Gửi yêu cầu phê duyệt trực tiếp từ các cuộc hội thoại, nhanh chóng và linh hoạt.
- Mẫu phê duyệt: Sử dụng các mẫu có sẵn cho tình huống phổ biến, tiết kiệm thời gian.
- Tích hợp hệ thống: Kết nối với Power Automate, SharePoint và Microsoft Dynamics 365, tạo quy trình phê duyệt liền mạch.
Tính năng phê duyệt (Microsoft Approvals) giúp:
- Tăng cường hiệu quả: Tự động hóa quy trình giúp giảm thiểu thời gian và tăng năng suất.
- Theo dõi dễ dàng: Người dùng có thể theo dõi trạng thái yêu cầu phê duyệt theo thời gian thực.
- Giảm thiểu lỗi: Quy trình rõ ràng giúp giảm thiểu sai sót do quản lý thủ công.
- Cải thiện giao tiếp: Tạo điều kiện giao tiếp giữa các bên liên quan, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật.
2. Cập nhật mới về tính năng phê duyệt (Microsoft Approvals)
Trong phiên bản cập nhật gần đây, tính năng phê duyệt trong Microsoft Teams đã được nâng cấp nhằm tăng cường hiệu quả và tính thân thiện với người dùng. Dưới đây là những tính năng mới nhất.
2.1 Tạo mẫu phê duyệt
Một trong những điểm mới nổi bật là khả năng sử dụng các mẫu phê duyệt có sẵn. Những mẫu này được thiết kế cho các tình huống thường gặp như báo cáo chi phí hay yêu cầu làm thêm giờ, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Đặc biệt, quản trị viên còn có quyền tùy chỉnh các mẫu hiện có. Thậm chí, ứng dụng còn cho phép tạo ra những mẫu mới phù hợp với đặc thù công việc của tổ chức.
2.2 Tính năng đính kèm
Trong phiên bản cập nhật gần đây của hub phê duyệt, người dùng đã có thể dễ dàng đính kèm tệp từ OneDrive và SharePoint.
Tính năng này không chỉ giúp cải thiện quy trình phê duyệt mà còn đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được liên kết với phiên bản mới nhất của tài liệu.
Nhờ đó, mọi thay đổi trong tệp sẽ được phản ánh ngay lập tức. Tức là, nó giúp người phê duyệt nắm bắt thông tin chính xác và kịp thời.
2.3 Hỗ trợ Markdown
Tính năng Markdown cho phép người dùng định dạng chính xác các yêu cầu phê duyệt, đảm bảo rằng chúng phù hợp và dễ đọc trong mọi quy trình phê duyệt.
Việc sử dụng Markdown giúp nâng cao tính linh hoạt và khả năng trình bày, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người dùng khi làm việc với các phê duyệt.
2.4 Phản hồi nhanh trong kênh
Cập nhật mới cho phép người dùng phản hồi yêu cầu phê duyệt ngay trong cuộc trò chuyện hoặc kênh Teams mà không cần phải truy cập vào chế độ xem chi tiết.
Nếu người dùng không có quyền phản hồi yêu cầu, các nút Phê duyệt hoặc Từ chối sẽ không hiển thị trên thẻ, đảm bảo rằng chỉ những người có thẩm quyền mới có thể thực hiện hành động cần thiết.
>>Xem thêm: Các cập nhật mới trong Microsoft Teams trải nghiệm ngay tính năng mới.
3. Cách tạo phê duyệt trong Microsoft Teams
Người dùng có ba cách để tạo các phê duyệt mới trong Teams. Bao gồm tạo phê duyệt từ hub, từ mẫu có sẵn và thông qua chữ ký điện tử.
3.1 Tạo phê duyệt từ hub
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để khởi tạo yêu cầu phê duyệt qua hub Phê duyệt:
- Mở hub phê duyệt trong Microsoft Teams
- Nhấp vào Yêu cầu phê duyệt mới ở góc trên bên phải giao diện
- Nhập các thông tin cần thiết như tên yêu cầu, người phê duyệt và thứ tự phê duyệt
- Cung cấp thêm chi tiết và đính kèm tệp tin nếu cần
- Nhấn nút Gửi để hoàn tất quá trình
3.2 Tạo phê duyệt với mẫu
Dưới đây là hướng dẫn từng bước tạo phê duyệt với mẫu có sẵn.
- Truy cập vào hub phê duyệt
- Nhấn vào Yêu cầu phê duyệt mới để mở hộp thoại
- Chọn mẫu phù hợp với yêu cầu của bạn trong kho mẫu
- Nhập các thông tin cần thiết cho yêu cầu phê duyệt
- Chọn người nhận phù hợp
- Nhấn nút Gửi để hoàn tất quá trình
3.3 Yêu cầu phê duyệt bằng eSign
Microsoft Teams hiện đã tích hợp các đối tác như Adobe Sign và DocuSign, cho phép người dùng thực hiện phê duyệt trực tiếp trong hub Phê duyệt. Sau khi phê duyệt hoàn tất, tất cả thông tin liên quan sẽ được lưu trữ trong Teams.
Dưới dây là các bước yêu cầu bằng chữ ký điện tử.
- Truy cập vào hub phê duyệt của Microsoft Teams
- Chọn loại yêu cầu chữ ký điện tử
- Chọn từ các nhà cung cấp như Adobe Sign hoặc DocuSign
- Nhập thông tin cho yêu cầu và chọn tệp tin cần yêu cầu ký điện tử
- Sau đó nhấn Gửi để hoàn tất
Sau khi gửi, bạn có thể theo dõi tình trạng phê duyệt ngay trong Teams, cho biết ai đã ký và khi nào yêu cầu được hoàn thành.
4. Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về phê duyệt trong Microsoft Teams.
4.1 Tôi có thể tạo phê duyệt cho các loại yêu cầu nào?
Bạn có thể tạo phê duyệt cho nhiều loại yêu cầu như tài liệu, ngân sách, đề xuất dự án,…
4.2 Có thể theo dõi trạng thái yêu cầu phê duyệt không?
Có. Bạn có thể theo dõi ngay trong mục phê duyệt của Microsoft Teams.
4.3 Tôi có thể sửa đổi yêu cầu phê duyệt sau khi đã gửi không?
Không. Bạn chỉ có thể tạo một yêu cầu mới.
4.4 Tính năng phê duyệt có hỗ trợ trên các thiết bị di động không?
Có. Hỗ trợ cả trên di động và máy tính.
5. Kết luận
Nhìn chung, tính năng phê duyệt không chỉ giúp tăng cường hiệu quả công việc mà còn cải thiện sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết đã giúp bạn khai thác hiệu quả tính năng này!
