Shifts Microsoft Teams là một tính năng liên quan đến quản lý lịch trình, theo dõi và phân bổ thời gian cho đội nhóm. Tính năng này chủ yếu được khai thác mạnh bởi các tổ chức, doanh nghiệp.
Nếu được sử dụng đúng cách, nó giúp tiết kiệm đáng kể thời gian cho trưởng nhóm và các cấp quản lý nói chung.
Vậy thì, Shifts Microsoft Teams được sử dụng như thế nào, cơ chế hoạt động ra sao, làm sao để kích hoạt,… tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết này.
1. Lợi ích của Shifts Microsoft Teams
Shifts được thiết kế để hỗ trợ quản lý lịch làm việc cho các nhóm, đặc biệt là trong môi trường có ca làm việc. Tính năng này cho phép nhà quản lý dễ dàng lập kế hoạch, phân bổ ca làm việc, và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.
Những lợi ích nổi bật của Shifts Microsoft Teams:
- Tăng cường quản lý thời gian: Shifts giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên.
- Cải thiện sự linh hoạt: Nhân viên có thể yêu cầu thay đổi ca hoặc trao đổi ca với đồng nghiệp, giúp đáp ứng nhu cầu cá nhân mà không làm gián đoạn công việc.
- Nâng cao khả năng giao tiếp: Tính năng thông báo và nhắc nhở giúp nhân viên luôn cập nhật về lịch làm việc và các thay đổi, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.
2. Các tính năng của Shifts Microsoft Teams
Trong Microsoft Teams, Shifts cung cấp nhiều tính năng liên quan đến ca làm việc. Cụ thể như:
- Schedules/Lịch trình: Tạo, chỉnh sửa và quản lý lịch trình cho đội ngũ của bạn. Lịch trình Shifts hiển thị các ngày ở phía trên, thành viên trong đội ở bên trái, và các ca làm việc được phân công xuất hiện trong lịch.
- Schedule settings/Cài đặt lịch trình: Trong cài đặt Shifts, xác định các tùy chọn lịch trình và chọn các khả năng Shifts mà bạn muốn cung cấp cho đội ngũ của mình.
- Groups/Nhóm: Thêm các nhóm lịch trình để tổ chức thành viên trong đội theo loại công việc hoặc địa điểm.
- Shifts/Ca làm việc: Gán ca làm việc cho các thành viên trong đội. Bạn có thể tạo một ca mới từ đầu hoặc sao chép một ca có sẵn.
- Open shifts/Ca làm việc mở: Mỗi nhóm trong lịch trình có một hàng ca làm việc mở. Thêm các ca làm việc mở vào lịch trình mà bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu.
- Time clock/Đồng hồ: Bật đồng hồ trong cài đặt Shifts để cho phép đội ngũ của bạn ghi lại thời gian vào và ra khỏi ca làm việc.
- Requests/Yêu cầu: Xem xét và phản hồi các yêu cầu nghỉ phép, ca làm việc mở, trao đổi ca, và các đề nghị.
- Tags/Nhãn: Sử dụng nhãn theo ca để giao tiếp nhanh chóng với bất kỳ ai hiện đang làm việc.
- Publish your schedule/Chia sẻ lịch trình: Khi bạn đã hoàn tất việc chỉnh sửa lịch trình, chia sẻ nó với đội ngũ để mọi người luôn được cập nhật.
3. Cách tải ứng dụng Shifts trên Microsoft Teams
Shifts được bao gồm trong Teams. Nếu bạn có ứng dụng Teams, bạn có thể sử dụng tính năng ca làm việc ngay mà không cần tải. Hiện tại, Shifts khả dụng trên Microsoft Teams phiên bản desktop, web và di động.
Trên Desktop và Web, Shift được tối ưu hóa cho việc tạo và quản lý lịch trình. Tức là dành do người quản lý. Chẳng hạn lên kế hoạch cho ngày, tuần hoặc tháng, thay đổi khi có phát sinh.
Trên di động, Shifts trên di động được thiết kế cho nhân viên. Tức là dành cho người được quản lý. Chẳng hạn thực hiện các yêu cầu, đề nghị thay đổi ca làm việc, lên lịch nghỉ phép,…
4. Cách tạo Shifts trong Microsoft Teams
Để tạo lịch làm việc mới trong ứng dụng Shifts của Microsoft Teams, bạn có thể làm theo các bước sau.
Bước 1. Mở ứng dụng Shifts
- Sử dụng tài khoản của bạn để truy cập
- Tìm và nhấp vào biểu tượng Shifts trong thanh bên trái của Teams
Bước 2. Chọn nhóm
- Nhấp vào nhóm mà bạn muốn tạo lịch làm việc cho
- Nếu chưa có nhóm, bạn có thể tạo một nhóm mới
Bước 3. Tạo ca làm việc mới
- Tìm nút + để thêm ca mới
- Nhập tên cho ca làm việc
- Chọn thời gian cụ thể cho ca làm việc
Bước 4. Lưu ca làm việc
Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấp vào nút Save để lưu ca làm việc.
Bước 5. Phân bổ ca cho nhân viên
Sau khi tạo ca, bạn có thể phân bổ ca cho các nhân viên bằng cách nhấp vào ca đó và chọn nhân viên cần phân bổ.
Bước 6. Xem và điều chỉnh lịch
Nhân viên và quản lý có thể xem lịch làm việc trên giao diện chính của Shifts. Bạn có thể điều chỉnh các ca làm việc nếu cần.
5. Cách quản lý Shifts trong Microsoft Teams
Một số thao tác thường được thực hiện gồm xem lịch, thay đổi lịch, quản lý yêu cầu, chia sẻ lịch, v.v.
5.1 Xem lịch
Bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa các chế độ xem lịch khác nhau. Để thực hiện, hãy nhấp vào chế độ xem và chọn Day, Week hoặc Month.
5.2 Quản lý yêu cầu
Để xem và quản lý yêu cầu, hãy:
- Nhấn vào mục Request, chọn yêu cầu đang chờ
- Sau đó phê duyệt, từ chối hoặc thêm ghi chú nếu có
5.3 Chia sẻ lịch
Dù bạn đang tạo một lịch trình mới hay cập nhật một lịch trình hiện có, hãy chia sẻ khi bạn sẵn sàng để làm cho những thay đổi của mình trở nên rõ ràng với các thành viên trong đội.
Để thực hiện hãy:
- Nhấp vào lịch, chọn Share with team
- Lựa chọn khoảng thời gian muốn chia sẻ
- Nhấn Share để hoàn tất
6. Cách xem báo cáo Shifts Microsoft Teams
Báo cáo Shift Microsoft Teams là tính năng dành cho người quản lý. Để xuất báo cáo hãy:
- Trong lịch trình, chọn mũi tên cạnh Clock in, sau đó chọn Export time sheet
- Trong hộp thoại Export time report, chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho báo cáo mà bạn muốn xuất
- Chọn Export
Báo cáo của bạn sẽ được xuất sang một workbook Excel. Theo mặc định, tệp sẽ được lưu vào thư mục Tải xuống trên máy tính của bạn với tên sau: TimeSheetExport_-TO-_.xlsx.
7. Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi về Shifts Microsoft Teams.
7.1 Shifts có sẵn trong Teams không?
Có. Shifts là tính năng có sẵn trong Microsoft Teams.
7.2 Tôi có thể sử dụng Shifts trên di động không?
Có, bạn có thể tải ứng dụng Microsoft Teams trên di động và dùng tính năng này.
7.3 Có giới hạn số lượng ca làm việc trong Shifts không?
Không. Có thể tạo tùy theo nhu cầu của tổ chức.
7.4 Làm thế nào để quản lý ca làm việc cho nhiều nhóm?
Bạn có thể tạo các nhóm khác nhau trong Shifts và quản lý lịch làm việc cho từng nhóm riêng biệt.
8. Kết luận
Nhìn chung, tính năng Shifts trong Microsoft Teams là một công cụ mạnh mẽ giúp cải thiện việc quản lý thời gian và lịch làm việc cho các tổ chức. Với khả năng lập lịch linh hoạt, theo dõi thời gian chính xác và tích hợp chặt chẽ với Teams, Shifts không chỉ mang lại lợi ích cho người quản lý mà còn giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
