Google Drive được xem là ứng dụng lưu trữ đám mây phổ biến nhất trên thế giới. Bởi vì, trên thực tế, bất kỳ ai có tài khoản Google đều sẽ được sử dụng Drive để lưu trữ các dữ liệu, hình ảnh trên đám mây.
Hơn thế nữa, trong thời đại kỹ thuật số kết hợp với sự phát triển của công nghệ đám mây thì việc lưu trữ và quản lý dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ mang đến bạn các thông tin chi tiết về Google Drive là gì? Hướng dẫn sử dụng Google Drive mới nhất.
1. Google Drive là gì?
Cùng tìm hiểu về Google Drive là gì, thông qua các khái niệm cơ bản, cách thức hoạt động cũng như ưu điểm nhược điểm.
1.1 Khái niệm cơ bản
Google Drive là ứng dụng thuộc hệ sinh thái của Google – công ty phần mềm của Hoa Kỳ, thuộc sở hữu của Alphabet Inc. Google Drive tích hợp các công nghệ trong lĩnh vực khoa học máy tính để hỗ trợ cho người dùng lưu trữ và quản lý dữ liệu hiệu quả.
Với Google Drive, bạn có thể:
- Lưu trữ tệp tin, thư mục
- Truy cập ngoại tuyến
- Chia sẻ tệp và thư mục
- Cộng tác và làm việc trên các tệp
- Đồng bộ hóa dữ liệu ở mọi thiết bị
Nhiều công ty tiếp thị kỹ thuật số của Hoa Kỳ cũng dùng Google Drive trong việc lưu trữ quản lý các dữ liệu trong doanh nghiệp.
1.2 Cách thức hoạt động của Google Drive
Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây và chức năng chính là để giảm tải cho ổ cứng của bạn. Google Drive hoạt động bằng cách tải các tệp dữ liệu lên máy chủ từ xa hay còn gọi là “đám mây”.
Ngoài ra, Google Drive tăng cường khả năng truyền thông kỹ thuật số bằng cách cung cấp nền tảng linh hoạt để lưu trữ, chia sẻ và truy cập các tài liệu, hình ảnh. Ngay trong giao diện Google Drive, người dùng có thể tạo các tệp Docs, Sheets, Slides hay Google Forms và các ứng dụng khác như Google Site, Google My Map…
Khi chia sẻ dữ liệu trên Google Drive, bạn có thể thiết lập quyền cho từng người dùng. Nếu bạn cho phép, những người dùng khác sẽ có quyền xem, chỉnh sửa và cộng tác cùng nhau trong tệp.
Nhìn chung, Google Drive hoạt động như một dịch vụ lưu trữ đám mây, cho phép bạn lưu trữ, truy cập, chia sẻ và làm việc trên bất kỳ thiết bị nào khi có kết nối internet. Với các tính năng đồng bộ hóa dữ liệu, chia sẻ và cộng tác trên đám mây, giúp đảm bảo tính bảo mật và quyền truy cập.
2. Ưu và nhược điểm của Google Drive
Chúng tôi sẽ phân tích sâu hơn về những ưu điểm và nhược điểm của Google Drive dựa trên những trải nghiệm của người dùng.
2.1 Ưu điểm Google Drive
Một số các ưu điểm của Google Drive như sau:
2.1.1 Giao diện trực quan, đơn giản
Google Drive được thiết kế với giao diện trực quan, đơn giản giúp người dùng dễ dàng sử dụng và truy cập. Các tệp tin và thư mục được hiển thị dưới dạng danh sách hoặc các biểu đồ lưới hỗ trợ người dùng có thể mở rộng và thu gọn các thư mục.
Ngoài ra, giao diện Google Drive cũng cho phép người dùng có thể sắp xếp các tệp dữ liệu theo thứ tự abc, ngày tạo, ngày sửa đổi hoặc theo kích thước. Việc này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm cũng như quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
2.1.2 Chỉnh sửa tệp tin dễ dàng
Google Drive hỗ trợ người dùng có thể chỉnh sửa nhanh chóng các tệp như tài liệu, trang tính, trang trình chiếu… Ngoài ra, bạn cũng có thể tải lên các tệp thuộc bộ Office (Microsoft 365) và đồng chỉnh sửa, cộng tác cùng nhau.
Có thể nói, việc kết nối công nghệ truyền thông đại chúng với Google Drive cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu, hình ảnh.
2.1.3 Sử dụng linh hoạt nhiều thiết bị
Google Drive có thể được tích hợp và kết nối với kiến trúc máy tính, cung cấp khả năng lưu trữ và quản lý dữ liệu trong môi trường đám mây. Người dùng có thể truy cập vào Drive bằng trình duyệt web trên máy tính hoặc laptop. Đối với các thiết bị di động, bạn có thể tải Google Drive trên các Android (hệ điều hành) hoặc IOS.
Nhìn chung Google Drive tương thích trên nhiều các ứng dụng và thiết bị, hoạt động trên mạng toàn cầu, mang đến cho người dùng khả năng lưu trữ, truy xuất thông tin dễ dàng.
2.1.4 Lưu trữ đa dạng nhiều tệp tin
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, Google Drive hỗ trợ người dùng có thể lưu trữ dữ liệu và chuyển đổi nhiều loại tệp tin khác nhau. Một số định dạng tệp tin học phổ biến được Google Drive hỗ trợ như: .doc, .xls, .txt, .psd, PDF, .rar…
Ngoài ra, người dùng cũng có thể tải các tệp dữ liệu của Microsoft 365. Với ưu điểm này, bạn hoàn toàn có thể lưu trữ bất kỳ các dữ liệu ở mọi định dạng.
Vì vậy, bạn có thể tích hợp Drive vào quy trình quản lý công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.
2.1.5 Sắp xếp và quản lý dữ liệu hiệu quả
Trong Google Drive, bạn có thể sắp xếp và quản lý dữ liệu bằng cách sử dụng bộ nhớ dùng chung (Share Drives). Tuy nhiên, tính năng này chỉ được tích hợp trong Google Drive dành cho doanh nghiệp.
Còn đối với cá nhân, bạn có thể sắp xếp và quản lý dữ liệu bằng các thư mục và cài đặt màu sắc. Hơn thế nữa, bạn có thể dễ dàng di chuyển toàn bộ thư mục này sang thư mục khác chỉ với vài thao tác kéo và thả.
2.1.6 Mã hóa tăng tính bảo mật
Công nghệ kỹ thuật số giúp Google Drive quản lý các tệp tin và dữ liệu của người dùng một cách bảo mật tuyệt đối. Tất cả các tệp được tải lên Drive hoặc được tạo trong Google Docs, Sheets, Slides… đều được mã hóa trong quá trình truyền và lưu trữ bằng AES256 bit. Nhờ vậy, các tệp được lưu trữ và chia sẻ an toàn trên không gian mạng.
2.1.7 Tương thích với ứng dụng Microsoft 365
Một trong những ưu điểm nổi bật của Google Drive là tương thích với phần mềm ứng dụng Microsoft 365. Bạn có thể dễ dàng tải các tệp thuộc Microsoft 365 và tiếp tục chỉnh sửa trực tuyến trên Google Drive.
Bởi vì, Drive có thể xử lý nhanh các tệp như Word, Excel và Powerpoint. Người dùng không cần mất thời gian chuyển đổi mà có thể cộng tác nhanh chóng ngay trên Drive.
2.2 Nhược điểm Google Drive
Bất kỳ ứng dụng, công cụ nào cũng có giới hạn. Bên cạnh những ưu điểm, thì Google Drive cũng có một vài nhược điểm như:
2.2.1 Phụ thuộc vào kết nối Internet
Phần mềm Google Drive cho phép bạn có thể sử dụng ngoại tuyến để chỉnh sửa tài liệu. Tuy nhiên, những khi cần đồng bộ hóa dữ liệu, tải các tệp thì bạn cần phải có kết nối mạng. Đây có lẽ là nhược điểm chung của tất cả dịch vụ lưu trữ trên đám mây.
2.2.2 Giới hạn tải lên trong ngày và kích thước tệp
Có một giới hạn là, người dùng cá nhân chỉ có thể tải lên 750GB mỗi ngày giữa Drive của tôi và bộ nhớ dùng chung. Nếu người dùng đạt đến 750 GB, bạn sẽ không thể tải lên các tệp vào ngày hôm đó. Vì vậy, bạn cần cân nhắc thật kỹ trước khi tải các tệp có dung lượng cao.
Đối với kích thước tệp, Google Drive có một số giới hạn. Nếu bạn chuyển đổi tài liệu văn bản sang định dạng Google Docs, có thể lưu trữ dung lượng lên tới 50 MB.
2.2.3 Hạn chế dung lượng lưu trữ
Mỗi tài khoản Google sẽ có 15 GB bộ nhớ để dùng chung cho Gmail, Google Drive và Google Photos. Đối với người dùng miễn phí, dung lượng này khá hạn chế. Vậy nên, để có nhiều chỗ trống để lưu trữ các tệp dữ liệu thì người dùng cần phải nâng cấp lên các phiên bản có phí.
3. Những lưu ý khi sử dụng các tính năng của Google Drive
Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng các tính năng của Google Drive:
3.1 Có thể nâng cấp dung lượng lưu trữ
Về cơ bản, tài khoản Google sẽ có 15GB dung lượng lưu trữ dùng chung cho cả Google Drive, Gmail, Google Photos. Tuy nhiên, người dùng hoàn toàn có thể nâng cấp tài khoản Google Drive bằng cách đăng ký các phiên bản có phí như:
- Google One với dung lượng lưu trữ là 100GB.
- Google Workspace dành cho doanh nghiệp và tổ chức giáo dục có dung lượng từ 30GB đến 5TB.
- Google Workspace Individual, đi kèm bộ nhớ 1TB.
3.2 Các tệp tài liệu không bị giới hạn về dung lượng
Đa số các tệp tài liệu như Google Docs, Google Sheets, Google Slides sẽ không bị giới hạn về dung lượng. Vậy nên, người dùng hoàn toàn có thể yên tâm lưu trữ các tệp tài liệu có dung lượng lớn trong Drive mà không sợ bị giới hạn.
3.3 Hình ảnh trong Google Photos không bị giới hạn
Trong ứng dụng Google Photos, khi bạn lưu trữ hình ảnh nhỏ hơn 2048 x 2048 pixel và video dưới 15 phút đều sẽ không bị hạn chế. Bạn có thể chọn lưu ảnh hoặc video ở các chế độ như tiết kiệm dung lượng,chất lượng gốc hoặc sao lưu nhanh. Tất cả các hình ảnh sẽ đều được tính vào 15 GB bộ nhớ trên đám mây dành cho tài khoản Google.
3.4 Có thể thay đổi định dạng các tệp Microsoft Office
Khi người dùng tải các tệp Microsoft Office lên Google Drive, bạn hoàn toàn có thể thay đổi định dạng các tệp của Google. Các tệp tin sẽ có định dạng mở, giúp người dùng có thể làm chỉnh sửa, cộng tác dễ dàng.
3.5 Scan trực tiếp tài liệu vào Drive
Trong Google Drive người dùng không chỉ có thể tải các tệp dữ liệu mà còn dùng tính năng Scan. Để sử dụng tính năng này, bạn cần truy cập Drive trên thiết bị di động. Sau đó, chọn tính năng Scan các tài liệu cần lưu trữ. Các tài liệu đã được scan sẽ được lưu trữ dưới dạng PDF, để người dùng dễ dàng truy cập.
4. Các tính năng lưu trữ và quản lý dung lượng trên Google Drive
Lưu trữ và quản lý dung lượng là tính năng nổi bật nhất của Google Drive. Dưới đây sẽ là chi tiết từng tính năng như sau:
4.1 Lưu trữ và sao lưu trên Google Drive
Dịch vụ trực tuyến Google Drive cho phép người dùng lưu trữ đa dạng nhiều loại tập tin máy tính như:
Tập tin chung
- Lưu trữ tệp (.ZIP, .RAR, tar, gzip)
- Các định dạng âm thanh (MP3, MPEG, WAV, .ogg, .opus)
- Tệp hình ảnh (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP, .TIFF, .SVG)
- Đánh dấu/Mã (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS, .java, .py)
- Tệp văn bản (.TXT)
- Các tệp video (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV, .ogg)
Tập tin Adobe
- Autodesk AutoCad (.DXF)
- Illustrator (.AI)
- Photoshop (.PSD)
- Định dạng tài liệu di động (.PDF)
- PostScript (.EPS, .PS)
- Đồ họa vectơ có thể mở rộng (.SVG)
- Định dạng tệp hình ảnh được gắn thẻ (.TIFF) – tốt nhất với hình ảnh RGB .TIFF
- TrueType (.TTF)
- Tệp thuộc Microsoft
- Excel (.XLS and .XLSX)
- PowerPoint (.PPT and .PPTX)
- Word (.DOC and .DOCX)
- XML Paper Specification (.XPS)
- Các tệp Microsoft Office được bảo vệ bằng mật khẩu
Tệp tin Apple
- Tệp soạn thảo (.key, .numbers)
Sao lưu là quá trình sao chép và lưu trữ các tập tin và thư mục từ thiết bị của bạn vào Google Drive. Người dùng có thể cài đặt sao lưu tự động từ các tệp của thiết bị vào Drive.
Việc thiết lập tính năng sao lưu giúp người dùng có thể “giải phóng” nhanh các dung lượng trong ổ cứng. Khi sao lưu dữ liệu trên máy tính hay điện thoại thì bạn đều phải cần có kết nối mạng. Nếu kết nối mạng không ổn định, việc sao lưu có thể sẽ bị ngắt quãng, cần phải có thời gian lâu hơn.
4.2 Xem tệp với nhiều định dạng khác nhau
Google Drive hỗ trợ người dùng xem tệp với nhiều định dạng khác nhau mà không cần phải chuyển đổi. Bạn có thể xem các định dạng như tệp văn bản, bảng tính, bảng trình bày hay âm thanh và video ngay trong trình duyệt máy tính hoặc thiết bị di động. Nếu định dạng được hỗ trợ, bạn có thể nhấn đúp vào tệp tin để xem.
4.3 Liên kết với bộ ứng dụng của Google
Dung lượng Google Drive có liên kết chặt chẽ với các ứng dụng của Google là Gmail và Google Photos. Bởi vì, đây là dung lượng dùng chung cho cả 3 ứng dụng.
Vì thế, khi bạn lưu trữ các email trên Gmail hay hình ảnh, video trong Google Photos thì sẽ đều ảnh hưởng đến dung lượng trên Google Drive. Chính vì thế, bạn cần phân bổ các dữ liệu sao lưu sao cho hợp lý để không bị “ngốn” nhiều dung lượng.
5. Tính năng hợp tác và chia sẻ dữ liệu của Google Drive
Dưới đây sẽ là các tính năng hợp tác và chia sẻ dữ liệu trong Google Drive:
5.1 Chia sẻ tài liệu trên Google Drive
Trong Google Drive, bạn có thể chia sẻ tệp cho bất kỳ ai, ngay cả những người ở bên ngoài tổ chức. Ngoài ra, bạn còn có thể cài đặt quyền cho mọi người có thể chỉnh sửa, nhận xét hay chỉ mở tệp.
Để chia sẻ bất kỳ tài liệu nào, bạn có thể thực hiện các thao tác như sau:
- Chọn file dữ liệu mà bạn muốn chia sẻ
- Nhấp vào biểu tượng chia sẻ ở góc phải các tệp
- Chọn chia sẻ hoặc sao chép liên kết. Sau đó thiết lập quyền cho từng người dùng.
Ngoài ra, Google Drive còn cho phép bạn chia sẻ nhiều tệp và nhiều thư mục cùng lúc bằng cách:
- Chọn các tập tin hoặc thư mục bằng cách giữ phím Shift
- Nhấp vào biểu tượng chia sẻ dữ liệu trên thanh công cụ
- Thêm email người nhận, cài đặt quyền hoặc có thể để lại vài dòng tin nhắn và bấm Gửi.
Người dùng cũng có thể chia sẻ tệp bằng Google Drive trên giao diện điện thoại di động. Các thao tác chia sẻ tương tự như trên máy tính.
5.2 Tính năng cộng tác thời gian thực
Với Google Drive, bạn có thể cộng tác cùng nhau trong thời gian thực bằng các tính năng như:
5.2.1 Bộ nhớ dùng chung
Google Drive có 2 không gian khác nhau để lưu trữ tệp. My Drive – Drive của tôi là nơi lưu trữ các tệp cá nhân do bạn sở hữu và Shared Drive – bộ nhớ dùng chung dành cho các tệp và thư mục mà nhóm bạn đang cộng tác. Với bộ nhớ dùng chung, mọi người trong nhóm đều có thể truy cập và kiểm soát các tệp một cách dễ dàng. Việc thiết lập bộ nhớ dùng chung sẽ hữu ích, giúp đội nhóm có một không gian lưu trữ chung, liền mạch, dễ dàng quản lý.
5.2.2 Cộng tác cùng nhau qua từng tài liệu
Trong giao diện Drive, bạn có thể cộng tác ở bất kỳ tài liệu nào như: PDF, Docs, Sheets, Slides, hình ảnh… Drive cho phép bạn viết nhận xét cho trên từng dữ liệu hoặc hình ảnh và gắn tên thành viên. Sau đó, Drive sẽ tóm tắt các hoạt động và gửi email. Hỗ trợ bạn trả lời và xem trực tiếp trên email mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.
5.2.3 Làm việc dễ dàng với các tệp Microsoft 365 (Microsoft Office)
Drive hỗ trợ hơn 100 loại tệp khác nhau, trong đó có Microsoft 365. Với tính năng này, bạn có thể lưu trữ, chỉnh sửa hoặc nhận xét về các tệp trực tiếp ngay trong Drive mà không cần phải đổi định dạng. Ngoài ra, Drive còn có tính năng hiện diện theo thời gian thực cho các tệp Microsoft 365. Tính năng này cho phép người dùng làm việc trên cùng một tệp mà không cần lo về việc kiểm soát phiên bản.
5.2.4 Kiểm soát mọi phiên bản chỉnh sửa
Trong giao diện của Google Drive, mỗi tệp đều sẽ có lịch sử phiên bản chi tiết. Các thay đổi sẽ đều được lưu lại và mã hóa màu theo từng người dùng. Bạn có thể xem lại chi tiết các phiên bản hoặc có thể khôi phục hoàn toàn các tệp dữ liệu cũ.
5.3 Tính năng làm việc nhóm
Tính năng làm việc nhóm trong Google Drive là một công cụ mạnh mẽ để tăng cường sự hợp tác và hiệu suất. Dưới đây là một số tính năng quan trọng hỗ trợ làm việc nhóm:
5.3.1 Tạo và sắp xếp các thư mục
Một trong những bước đầu tiên để sử dụng Google Drive là bạn cần phải tạo và sắp xếp các thư mục cho từng dự án.
Các bước tạo thư mục đơn giản như sau:
Nhấp vào biểu tượng tạo thư mục mới. Bạn có thể đặt tên thư mục theo tên dự án, chủ đề hoặc mục tiêu.
Bên trong thư mục lớn, bạn cũng có thể tạo các thư mục con để phân loại từng tệp theo ngày, theo loại hoặc trạng thái
Việc tạo và sắp xếp các thư mục sẽ giúp bạn và các thành viên dễ dàng truy cập và tìm kiếm các tệp một cách nhanh chóng.
Google Drive thuộc hệ sinh thái của Google – công cụ tìm kiếm trên Internet. Do đó, khả năng tìm kiếm dữ liệu và hình ảnh trên Google Drive được đánh giá là mạnh mẽ và hiệu quả.
5.3.2 Chia sẻ và quản lý quyền
Chia sẻ và quản lý quyền là một tính năng nổi bật không kém của Google Drive. Với tính năng này, bạn có thể chia sẻ tệp hay thư mục đến người dùng cụ thể hoặc đến một nhóm người. Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ với các người dùng ngoài tổ chức. Sau đó, cài đặt quyền “Chỉ xem” để bảo mật dữ liệu.
5.3.3 Đồng bộ hóa và truy cập ngoại tuyến
Đồng bộ hóa là quá trình đồng bộ dữ liệu ở mọi nền tảng khác nhau.
Một ví dụ dễ hiểu, khi bật tính năng đồng bộ, mọi dữ liệu bạn tạo bằng điện thoại đều sẽ được cập nhật tự động lên Drive, mà bạn không cần cập nhật thủ công. Vậy nên, khi làm việc nhóm, bạn có thể thiết lập tính năng này để các tệp, hình ảnh đều được cập nhật tự động trong khi cộng tác cùng nhau.
Ngoài ra, tính năng truy cập ngoại tuyến cũng hỗ trợ cho bạn rất nhiều trong khi làm việc nhóm, đặc biệt là khi bạn không thể kết nối mạng. Bạn có thể chọn một tệp hoặc một thư mục và bật tính năng ngoại tuyến. Khi bạn không có kết nối mạng, bạn hoàn toàn có thể mở thư mục và làm việc như bình thường. Khi có kết nối internet, các thay đổi sẽ đều được cập nhật tự động.
6. Tính năng bảo mật trên Google Drive
Google Drive cung cấp một số tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu của bạn. Dưới đây là một số tính năng bảo mật chính như sau:
6.1 Bật xác thực hai yếu tố
Đây là một tính năng bảo mật nâng cao mà bạn rất thường hay nghe đến. Tính năng này giúp bạn có thêm một lớp bảo mật bổ sung để xác nhận danh tính khi đăng nhập.
Hai yếu tố này thường được phân loại như sau:
Yếu tố thứ nhất là mật khẩu, một chuỗi ký tự bí mật mà bạn dùng để đăng nhập vào tài khoản. Yếu tố thứ hai là các bước xác minh, thông qua Google Authenticator hoặc mã xác minh từ tin nhắn SMS, cuộc gọi
Để bật xác thực hai yếu tố cho Google Drive, bạn cần cài đặt ngay từ tài khoản Google:
- Mở tài khoản Google, trong bảng điều hướng chọn Bảo mật
- Ở mục “Cách bạn đăng nhập vào Google”, chọn Xác minh 2 bước
- Tiếp tục thực hiện chi tiết theo từng bước hướng dẫn
6.2 Thiết lập mã hóa tệp tin
Tất cả các tệp khi được tải lên Google Drive hoặc được tạo từ Google Docs, Google Sheet, Google Slides đều sẽ được lưu trữ bằng mã hóa AES256 bit. Quá trình mã hóa tệp tin được Google triển khai ngay trong quá trình chuyển tiếp, nghĩa là sẽ áp dụng tự động ngay khi bạn tải hoặc tạo một tệp trong Google.Có thể thấy, việc thiết lập mã hóa tệp tin được Google cài đặt tự động mà người dùng không cần phải cài đặt thêm.
Ở các phiên bản Google Workspace, quản trị viên có thể sử dụng tính năng mã hóa ở phía máy khách (CSE). Đối với Google Drive chỉ bật CSE cho người dùng cần tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày… được mã hóa phía máy khách hoặc tải tệp được mã hóa phía máy khách lên Drive.
Với tính năng mã hóa phía máy khách (CSE) của Google Workspace, quá trình mã hóa nội dung sẽ được xử lý trong trình duyệt của máy khách trước khi truyền hoặc lưu trữ bất kỳ dữ liệu nào trên bộ nhớ trên đám mây của Google.
6.3 Chia sẻ an toàn
Trong Google Drive, có 2 phương thức chia sẻ trên Google Drive. Tùy chọn đầu tiên là chia sẻ dựa trên liên kết, tùy chọn thứ hai là chia sẻ dựa trên lời mời.
Chia sẻ dựa trên liên kết là cách nhanh nhất để chia sẻ tệp trên Google Drive, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Bởi vì, khi bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập và chỉnh sửa.
Còn với phương pháp chia sẻ dựa trên lời mời, người dùng cần phải tự xác thực thông tin đăng nhập của Google để truy cập vào tệp. Vậy nên, chỉ có địa chỉ email được chia sẻ mới có thể truy cập.
Các bước chia sẻ tệp dựa trên lời mời như sau:
- Chọn tệp mà bạn muốn chia sẻ, điền email của người nhận
- Thiết lập quyền cho người nhận như: người xem, người chỉnh sửa, người nhận xét
- Người nhận sẽ nhận được email tệp được chia sẻ kèm theo đường liên kết để truy cập
7. Khả năng tương thích và mở rộng của Google Drive
Google Drive hỗ trợ người dùng dễ dàng truy cập ở mọi thiết bị, bởi vì khả năng tương thích và mở rộng của Google hoạt động rất mạnh mẽ.
7.1 Tương thích đa nền tảng
Google Drive có thể truy cập trên nhiều nền tảng khác nhau như Windows, macOS, Android, iOS. Việc này đảm bảo rằng người dùng có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu ở mọi thiết bị.
Đối với hệ điều hành Windows, macOS, bạn có thể truy cập Google Drive trên trình duyệt web hoặc tải ứng dụng về máy tính hoặc laptop. Còn với hệ điều hành Android, iOS bạn có thể tải ứng dụng từ Google Play hoặc App Store để dễ sử dụng hơn, thay vì đăng nhập bằng trình duyệt.
7.2 Truy cập trên web, app và ngoại tuyến
Tính năng ngoại tuyến của Google Drive cho phép bạn có thể truy cập tệp từ máy tính hoặc điện thoại thông minh. Bạn chỉ cần chọn tệp và thiết lập tính năng ngoại tuyến.
Sau đó, bạn có thể truy cập tệp đó trên máy tính, điện thoại di động khi không có kết nối internet. Tất cả mọi chỉnh sửa sẽ đều được cập nhật ngay khi bạn có kết nối mạng.
7.3 Tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba
Google Drive còn tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng của bên thứ ba. Hỗ trợ người dùng chia sẻ và cập nhật tài liệu từ các nền tảng khác nhau. Ở phiên bản Google Workspace, quản trị viên có nhiều tùy chọn hơn khi kết hợp với các ứng dụng khác.
Google Drive cũng hỗ trợ tích hợp Slack, cho phép người dùng có thể:
- Tạo các tệp Google Docs, Google Sheets, Google Slides trực tiếp từ giao diện Slack.
- Sao chép hoặc dán tệp trong giao diện tin nhắn Slack.
- Tìm kiếm tệp trên giao diện Slack. Ngoài ra, Slack sẽ tự động lập chỉ mục nội dung của bất kỳ tệp Google Drive nào bạn chia sẻ.
Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng các phiên bản Google Workspace, bạn có thể tích hợp Drive với các nền tảng mà doanh nghiệp đang sử dụng. Tại Mật Mã, chúng tôi tích hợp thêm Zoho, cụ thể trong Drive chúng tôi tích hợp Zoho Sign. Hỗ trợ cho việc ký các văn bản bằng chữ ký số.
8. Cách sử dụng Google Drive cơ bản
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn sử dụng Google Drive một cách cơ bản nhất từ cách tạo tài khoản và hướng dẫn dùng các tính năng cơ bản
8.1 Cách tạo tài khoản trên Google Drive
Tài khoản Google cho phép người dùng truy cập vào nhiều các ứng dụng như Gmail, Google Meet, Google Chat và kể cả Google Drive. Từng bước tạo tài khoản Google Drive như sau:
Bước 1: Truy cập vào đường link https://accounts.google.com/ chọn Tạo tài khoản.
Có 3 tùy chọn khi bạn tạo tài khoản Google:
- Sử dụng cho mục đích cá nhân
- Sử dụng cho trẻ em
- Sử dụng cho mục đích công việc hoặc doanh nghiệp
Bước 2: Nhập họ và tên của bạn.
Bước 3: Nhập một số các thông tin cơ bản như ngày tháng năm sinh và giới tính.
Bước 4: Nhập tên người dùng, bạn có thể sử dụng chữ cái, số và dấu chấm.
Bước 5: Tạo mật khẩu, bạn cần phải tạo một mật khẩu mạnh có kết hợp của các chữ cái, số và ký hiệu.
Bước 6: Thêm email khôi phục.
Đây là địa chỉ email mà Google sẽ liên hệ với bạn nếu có hoạt động bất thường trong tài khoản hoặc khi bạn không thể truy cập.
Bước 7: Thêm số điện thoại
Bước 8: Xem lại thông tin tài khoản của bạn
Bước 9: Quyền riêng tư và Điều khoản
Đây là hàng loạt các Quyền riêng tư và Điều khoản mà Google cung cấp cho người dùng. Nếu bạn đồng ý thì có thể bấm xác nhận.
Như vậy là các bước tạo tài khoản Google đã thành công. Bạn có thể truy cập Google Drive bằng cổng thông tin web và bắt đầu sử dụng.
8.2 Cách sử dụng các tính năng cơ bản trên dịch vụ Google Drive
Trước tiên, để sử dụng các tính năng cơ bản bạn cần đăng nhập Google Drive. Ở thiết bị máy tính hoặc laptop, bạn có thể truy cập đường link: https://drive.google.com. Đối với thiết bị di động, bạn có thể tải ứng dụng và truy cập.
Sau đây là một số các tính năng cơ bản của Google Drive:
8.2.1 Tải tệp và thư mục lên Google Drive
Google Drive cho phép bạn lưu trữ nhiều loại tệp khác nhau như: tài liệu, hình ảnh, âm thanh, video… Ngoài ra, Drive còn cho phép mỗi tài khoản có thể tải lên 750GB/ ngày.
Truy cập vào trang web của https://drive.google.com/, phía bên góc trái nhấp vào mục Mới, sau đó chọn Tải tệp lên hoặc Tải thư mục lên. Tiếp tục chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn tải lên và bấm xác nhận.
8.2.2 Làm việc với các tệp Office
Google Drive cũng hỗ trợ bạn có thể làm việc với các tệp Microsoft 365 (Microsoft Office). Để tải các tệp đó lên Drive bạn chọn nhấp vào mục Mới và tải tệp Office lên.
Nếu bạn muốn tiếp tục chỉnh sửa trên tệp Office, bạn có thể bấm vào biểu tượng ba chấm, tiếp tục chọn Mở bằng và chọn mở với Google Docs, Sheets hoặc Slides. Như thế là bạn có thể hoàn toàn chỉnh sửa, làm việc với các tệp Office mà không cần phải chuyển đổi định dạng.
8.2.3 Tạo, chỉnh sửa và định dạng Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày
Ở giao diện Google Drive, bạn có thể tạo mới các tệp như Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày bằng cách:
Nhấp vào biểu tượng Mới và chọn tạo Google Docs hay tạo Google Sheets hoặc Google Slides.
Có 2 tùy chọn để bạn có thể tải tệp:
- Tải tệp trống: Là một tệp mới hoàn toàn, để bạn có thể thiết kế và làm việc một cách tùy ý, sáng tạo.
- Sử dụng mẫu: Đây là tập hợp các mẫu có sẵn từ Google Docs, Google Sheets hay Google Slides. Người dùng có thể tạo mới bằng cách sử dụng các mẫu có sẵn.
Các định dạng Google Docs, Google Sheets, Google Slides sẽ tự động chuyển đổi thành các tệp Microsoft 365 khi bạn tải xuống. Ví dụ như: Các tệp Google Docs sẽ chuyển thành tệp Word, Google Sheets thì Excel và Google Slides thành PowerPoint. Vì vậy, bạn không cần phải chuyển đổi định dạng theo cách thủ công.
8.2.4 Chia sẻ tệp từ Google Drive
Trong Google Drive, bạn có thể chọn chia sẻ tệp bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm, có 2 tùy chọn để bạn có thể chia sẻ:
- Chia sẻ
Ở mục này, bạn có thể điền email người mà bạn muốn chia sẻ tệp, thiết lập quyền xem, chỉnh sửa, nhận xét. Ngoài ra, bạn cũng có thể viết một vài lời nhắn đến cho người nhận,
- Sao chép bằng đường liên kết
Đây là cách chia sẻ nhanh tệp từ Google Drive. Người nhận sẽ nhấn vào đường liên kết để mở tệp mà bạn chia sẻ.
8.2.5 Chia sẻ thư mục từ Google Drive
Cách chia sẻ thư mục cũng tương tự như chia sẻ tệp. Bạn cũng bấm vào biểu tượng dấu ba chấm, chọn chia sẻ hoặc sao chép đường liên kết.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ nhiều thư mục cùng một lúc bằng cách nhấn giữ phím Shift và chọn chia sẻ như bình thường.
8.2.6 Đặt người khác làm chủ sở hữu của tệp
Google Drive cũng hỗ trợ bạn có thể cài đặt người khác làm chủ sở hữu của tệp. Ở giao diện chia sẻ, bạn điền email người nhận.
Sau khi đã chia sẻ bạn có thể chuyển quyền sở hữu bằng cách nhấp vào dấu mũi tên và chọn Chuyển quyền sở hữu. Chủ sở hữu mới sẽ nhận được thông báo và có thể xóa bạn. Bạn cũng sẽ không còn quyền để chỉnh sửa và cài đặt tệp.
8.3 Các cách khác như chia sẻ Drive, cộng tác Drive
Dưới đây sẽ là một số các khách khác để hỗ trợ bạn có thể chia sẻ và cộng tác trong Google Drive một cách nhanh chóng hơn.
8.3.1 Đặt ngày hết hạn cho các tệp được chia sẻ
Khi bạn cần chia sẻ các tệp Google Drive với những người bên ngoài tổ chức, để an toàn và bảo mật thì có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp.
- Đối với tệp, bạn có thể thêm ngày hết hạn cho người xem, người nhận xét, người chỉnh sửa…
- Đối với thư mục, bạn có thể đặt ngày hết hạn cho người xem và người bình luận. Nếu bạn đặt ngày hết hạn cho người chỉnh sửa, vai trò của họ sẽ thay đổi thành Người xem . Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thay đổi vai trò của họ thành Người bình luận.
Cách cài đặt ngày hết hạn trên Google Drive như sau:
- Mở tệp bạn đã chia sẻ >> chọn Chia sẻ.
- Nhấn vào mũi tên đi xuống phía bên cạnh tên người dùng và chọn Thêm ngày hết hạn.
- Bạn có thể chọn cụ thể ngày hết hạn và thời gian, sau đó bấm Xong và Gửi.
- Nếu muốn xóa ngày hết hạn bạn nhấp vào Xóa ngày hết hạn.
8.3.2 Sắp xếp tệp dựa trên màu sắc và mức độ ưu tiên
Trong Google Drive, bạn có thể thiết lập màu sắc và gắn thẻ cho từng tệp. Theo mặc định, tất cả các thư mục trong Google Drive sẽ có màu xám, tuy nhiên bạn vẫn có thể thay đổi bằng các màu có sẵn trên Google.
Để cài đặt màu sắc bạn nhấp chuột phải vào Thư mục >> Sắp xếp >> Màu thư mục. Nếu bạn muốn gắn sao bạn có thể truy cập tương tự và chọn Gắn dấu sao.
Tính năng này sẽ chỉ hiển thị trên giao diện người dùng cá nhân. Ở các giao diện như bộ nhớ dùng chung, các thành viên khác sẽ không thấy màu sắc mà bạn cài đặt. Chính vì vậy, ở phía người dùng cá nhân việc cài đặt màu sắc hay gắn sao sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi thư mục hơn.
8.3.3 Sử dụng nhận xét và đề xuất
Ở mỗi tệp tài liệu như Google Docs, Google Sheets hay Google Slides được lưu trữ trong Google Drive thì bạn đều có thể sử dụng tính năng nhận xét hay đề xuất. Bạn có thể đưa ra phản hồi bằng cách nhấp vào biểu tượng nhận xét hoặc gắn thẻ bằng ký hiệu @tên người dùng.
Ở tính năng này bạn có thể đưa ra những đề xuất và nhận xét mà không làm ảnh hưởng đến nội dung của phiên bản gốc. Để nhận xét, bạn cần tô đậm đoạn nội dung đó và chọn Thêm nhận xét hoặc Thêm biểu tượng cảm xúc hoặc Đề xuất chỉnh sửa. Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối các đề xuất hoặc thảo luận cùng nhau ở phần bình luận.
8.3.4 Theo dõi và khôi phục các phiên bản Google Drive
Nhật ký phiên bản là tính năng có sẵn trên các tệp tài liệu như Docs, Sheet, Slides. Người dùng hoàn toàn có thể xem lại các nhật ký phiên bản một cách chi tiết nhất.
- Để xem lại nhật ký phiên bản, trên thanh công cụ bạn chọn Tệp >> Nhật ký phiên bản
- Có 2 tùy chọn là Đặt tên cho phiên bản hiện tại hoặc Xem lịch sử phiên bản
Nếu bạn muốn hoàn tác hoặc khôi phục các phiên bản trước đó, bạn chọn Khôi phục phiên bản này.
9. Team Drive và Google Drive
Dưới đây sẽ là những thông tin chi tiết về sự khác biệt của Team Drive và Google Drive:
9.1 Google Team Drive là gì?
Shared Drives là tên gọi mới của Team Drive, tính năng này là bộ nhớ dùng chung trong Google Drive. Các tệp hoặc thư mục trong bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) sẽ phụ thuộc vào quyền truy cập của nhóm thay vì cá nhân.
Lưu ý: Bộ nhớ dùng chung sẽ chỉ khả dụng cho các phiên bản Google Workspace.
- Các tính năng chính của bộ nhớ dùng chung như sau:
- Truy cập và tải các tệp hoặc thư mục dễ dàng
- Các tập tin và thư mục vẫn tồn tại sau khi một ai đó rời khỏi nhóm
- Chia sẻ linh hoạt, nhất quán cho tất cả các thành viên bên trong và bên ngoài nhóm. Đặc biệt, người ở bên ngoài tổ chức có thể cùng làm việc trong bộ nhớ dùng chung.
Ai có thể được thêm vào bộ nhớ dùng chung?
Mọi người trong tổ chức: Bộ nhớ dùng chung cho phép bạn có thể thêm tất cả những người dùng trong tổ chức.
Người ở bên ngoài tổ chức: Bạn cũng có thể thêm người dùng ở bên ngoài tổ chức, miễn là họ có tài khoản Google.
Người dùng khác: Đối với những người dùng phiên bản Google Workspace không có bộ nhớ dùng chung, bạn chỉ có thể thêm bằng quyền truy cập là Người xem.
9.2 Cách tạo Google Drive nhóm
Bộ nhớ dùng chung thường được khả dụng ở các phiên bản dành cho doanh nghiệp hoặc tổ chức giáo dục. Theo mặc định, tất cả người dùng đều có thể tạo bộ nhớ dùng chung (nếu được cấp quyền).
Cách tạo Google Drive nhóm hay còn gọi là bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) như sau:
- Truy cập vào giao diện của Google Drive
- Ở thanh công cụ bên trái, chọn Bộ nhớ dùng chung
- Nhấp chọn Mới và đặt tên cho bộ nhớ dùng chung
- Sau đó, bấm Tạo
10. So sánh My Drive và Shared Drives
Giữa Shared Drives (bộ nhớ dùng chung) và My Drive ( (Drive của tôi) trong Google Drive sẽ có sự khác biệt rõ rệt. Dưới đây sẽ là bảng so sánh chi tiết nhất!
| My Drive ( (Drive của tôi) | Shared Drives (bộ nhớ dùng chung) | |
| Quyền sở hữu tệp tin và thư mục | Chủ sở hữu (người tạo tệp tin hoặc thư mục | Đội/ nhóm |
| Khôi phục tập tin và thư mục | Chủ sở hữu (người tạo tệp tin hoặc thư mục | Người dùng có vai trò là Người quản lý, Người quản lý nội dung hoặc Người đóng góp trong bộ nhớ dùng chung |
| Di chuyển tập tin và thư mục | ✔ | Di chuyển trong bộ nhớ dùng chung: Bạn cần có vai trò Người quản lý hoặc Người quản lý nội dung.Di chuyển từ bộ nhớ dùng chung này đến bộ nhớ dùng chung khác: Cần có vai trò người quản lý ở cả hai bộ nhớ dùng chung. |
| Thời gian lưu trữ tệp tin trong Thùng rác | Xóa vĩnh viễn sau 30 ngày | Những thành viên có vai trò Người quản lý hoặc Người quản lý nội dung mới có thể xóa hoặc khôi phục tệp. Sau 30 ngày, tệp sẽ bị xóa vĩnh viễn. |
| Chia sẻ | Chủ sở hữu có quyền chia sẻ cho tất cả mọi người | Tùy vào quyền cài đặt mà bạn có thể chia sẻ cho người dùng trong tổ chức hoặc người dùng bên ngoài. |
11. So sánh Google Drive với các nền tảng lưu trữ khác
Hiện nay, không chỉ có Google Drive mà còn có thêm các nền tảng lưu trữ khác như: Dropbox, OneDrive, iCloud… Dưới đây sẽ là các so sánh chi tiết về Google Drive với từng nền tảng để giúp bạn có được cái nhìn tổng quan.
11.1 So sánh Google Drive với Dropbox, OneDrive, iCloud
Google Drive, Dropbox, OneDrive và iCloud là những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến, được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu. Mỗi ứng dụng này đều có những đặc điểm riêng. Nhưng nhìn chung, chúng đều giúp người dùng lưu trữ và truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
11.1.1 So sánh Google Drive với Dropbox
Bảng so sánh tổng quan về các tính năng cơ bản của Google Drive với Dropbox:
| Google Drive | Dropbox | |
| Dung lượng lưu trữ (phiên bản miễn phí) | Dung lượng lưu trữ (phiên bản miễn phí) | Tối đa 2GB |
| Phiên bản có phí | Các phiên bản Google Workspace có dung lượng đám mây từ 30GB đến 5TB. | Các phiên bản cá nhân với dung lượng lưu trữ 2TB đến 3TB
Các phiên bản doanh nghiệp dành cho nhiều người dùng, có dung lượng lưu trữ “khủng” từ 9TB đến 15TB. |
| Tính năng chia sẻ file | Với các quyền cơ bản như người chỉnh sửa, người xem, người quản lý… | Có các quyền người dùng cơ bản. Đặc biệt, các liên kết có thể cài đặt bằng mật khẩu và ngày hết hạn. |
| Bảo mật | – Mã hóa 256-bit; – Xác thực 2 bước (2FA) thông quaqua SMS, ứng dụng, cuộc gọi điện thoại, khóa vật lý |
– Mã hóa 256-bit; – Xác thực 2 bước (2FA) thông quaqua SMS, ứng dụng, cuộc gọi điện thoại, khóa vật lý; – Đăng nhập không cần mật khẩu |
| Sao lưu ảnh và video | Hình ảnh và video được sao lưu trong Googe Photos (ứng dụng riêng biệt với Drive) | Sao lưu ảnh và video, xem trong ứng dụng |
| Khôi phục tệp tin | – Có thể khôi phục các tệp trong vòng 30 ngày – Ứng dụng Google Vault cho phép lưu giữ dữ liệu mãi mãi. |
– Có thể khôi phục các dữ liệu trong vòng 30 ngày – Ở phiên bản trả phí có giới hạn khôi phục 10 năm. |
| Giới hạn tải tệp lên hàng ngày | 750 GB | Không giới hạn |
11.1.2 So sánh Google Drive với One Drive
Bảng so sánh tổng quan về các tính năng cơ bản của Google Drive với One Drive:
| One Drive | Google Drive | |
| Phiên bản dành cho cá nhân | Dung lượng 5GB/ người ( phiên bản miễn phí) Một số các phiên bản có phí khác như: Dung lượng 100 GB/ người dùng Dung lượng 1 TB/ người dùng Dung lượng 6 TB/ dành cho tối đa 6 người dùng |
Dung lượng 15GB/ người dùng Một số các phiên bản có phí với dung lượng lưu trữ từ 100GB đến 2TB. |
| Tìm kiếm tệp tin | Với nhiều chế độ như: xem tệp theo hình thu nhỏ hoặc xem tệp theo danh sách | Thư mục có nhiều chế độ xem khác nhau. Đặc biệt tích hợp chức năng tìm kiếm nâng cao. Hỗ trợ tìm kiếm tệp nhanh hơn. |
| Tích hợp | Tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng của Microsoft 365 và các ứng dụng từ các bên thứ ba. | Tích hợp với các ứng dụng của hệ sinh thái Google Workspace và hàng loạt các ứng dụng thông qua Zapier. |
| Đồng bộ hóa | Đồng bộ hóa dữ liệu trên đám mây và trên PC. | Ngoài các tính năng đồng bộ hóa cơ bản thì người dùng có thể cài đặt thêm Google Backup và Sync. |
| Chia sẻ File (Thiết lập mật khẩu, ngày hết hạn |
Có | Không |
| Truy cập ngoại tuyến | Có | Có |
11.1.3 So sánh Google Drive với iCloud
iCloud cũng là một nền tảng lưu trữ đám mây phổ biến mà người chơi hệ Apple hay sử dụng. iCloud được tích hợp chủ yếu trong các giao diện như Iphone, Ipad và Mac. Dưới đây sẽ là bảng so sánh tổng quan các tính năng của iCloud so với Google Drive.
| iCloud | Google Drive | |
| Dung lượng lưu trữ (phiên bản miễn phí) | 5GB | 15GB dùng chung Gmail, Drive, Google Photos |
| Tích hợp ứng dụng cộng tác | Pages, Numbers và Keynote | Google Docs, Google Sheets, Google Slides… |
| Bảo mật | Tính năng mã hóa đầu cuối cho dữ liệu và xác thực hai yếu tố | Xác thực 2 yếu tố Mã hóa dữ liệu Phát hiện cảnh báo |
| Sao lưu và đồng bộ tệp tin | Dữ liệu ứng dụng, ảnh iCloud và thư viện nhạc | Tập trung chủ yêu vào sao lưu tệp và tài liệu |
| Giao diện người dùng | Dễ sử dụng cho người dùng macOS và iOS | Giao diện đơn giản và thân thiện tất cả mọi người dùng. |
11.2 Chọn nền tảng phù hợp với nhu cầu sử dụng
Có thể nói, để quyết định nên chọn nền tảng nào sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như:
Giao diện người dùng: Bạn có thể chọn một nền tảng có giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng. Nhờ đó, bạn có thể thao tác dễ dàng hơn.
Hệ sinh thái: Nếu bạn đã sử dụng các dịch vụ và ứng dụng từ Google, Microsoft hoặc Apple, thì việc chọn nền tảng lưu trữ đám mây tương thích với hệ sinh thái sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn.
Dung lượng lưu trữ: Đây cũng là yếu tố quan trọng không kém, bạn có thể so sánh dung lượng lưu trữ ở nhiều nền tảng khác nhau. Sau đó, lựa chọn sử dụng các công cụ có dung lượng lưu trữ phù hợp cho cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Bảo mật và quyền riêng tư: Đối với các ứng dụng lưu trữ trên đám mây, bạn cũng cần xem xét về các tính năng bảo mật dữ liệu như: mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và quản lý quyền truy cập. Hỗ trợ cho việc truy cập và bảo mật nâng cao hơn.
12. Các gói và giá của Google Drive
Google ở phiên bản miễn phí và có phí sẽ có sự khác biệt như thế nào? Cùng tìm hiểu!
12.1 Tổng quan về các gói có sẵn (miễn phí và trả phí)
Google Drive hiện đang cung cấp các phiên bản sử dụng miễn phí và có phí. Ở phiên bản miễn phí, bạn hoàn toàn có thể tạo tài khoản Google và sử dụng ứng dụng Google Drive như bình thường.
Đối với phiên bản có phí thì Google Drive chia ra thành 2 đối tượng:
Phiên bản có phí dành cho người dùng cá nhân là Google One. Các phiên bản Google One sẽ được phân chia theo từng gói với mức dung lượng khác nhau như: 100 GB – 200 GB – 2TB. Người dùng cá nhân có thể chọn lựa các phiên bản có dung lượng lưu trữ phù hợp.
Phiên bản có phí dành cho người dùng doanh nghiệp hoặc tổ chức giáo dục là Google Workspace và Google Workspace for Education. Cả hai phiên bản này đều chia ra từng gói với chi phí và dung lượng lưu trữ các khác nhau. Bạn có thể tham khảo chi tiết hơn tại đây!
12.2 So sánh các tùy chọn và tính năng lưu trữ
Trong Google Drive, sẽ có một vài tính năng đặc biệt mà ở phiên bản miễn phí sẽ không tích hợp như là bộ nhớ dùng chung. Tính năng này hỗ trợ bạn có thể cộng tác cùng nhau, lưu trữ các dữ liệu chung của nhóm.
Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng giải pháp Google Workspace thì bạn có thể sử dụng tính năng bộ nhớ gộp (Pooled Storage). Tính năng này có nghĩa là, bạn có thể thiết lập dung lượng lưu trữ theo nhu cầu của từng người dùng. Có nghĩa là, ai có nhu cầu sử dụng nhiều hơn sẽ được cài đặt dung lượng lớn hơn.
12.3 Những lưu ý dành cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp
Hết dung lượng lưu trữ có lẽ là tình huống nhức nhối mà cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp đều gặp phải. Đặc biệt là với lĩnh vực công nghệ truyền thông đại chúng thường sử dụng Google Drive để lưu trữ dữ liệu.
Đối với người dùng cá nhân sử dụng Google Drive miễn phí, khi gặp tình trạng hết dung lượng bạn có thể thực hiện các bước để giải phóng dung lượng hoặc nâng cấp lên các Google One.
Còn với người dùng doanh nghiệp, Google Drive đã ngừng cung cấp các gói bổ sung dung lượng. Thay vào đó, người dùng doanh nghiệp cần thêm dung lượng Drive phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Google để được xét duyệt theo yêu cầu. Hoặc một cách khác, người dùng có thể nâng cấp lên các phiên bản Google Workspace có nhiều dung lượng lưu trữ hơn.
13. Phân biệt Google Drive cá nhân và Google Drive doanh nghiệp
Google Drive cá nhân và Google Drive doanh nghiệp có sự khác nhau như thế nào? Cùng xem bảng so sánh tổng quát như sau:
| Tính năng | Google Drive cá nhân | Google Drive doanh nghiệp |
| Phiên bản miễn phí | Có (15GB dung lượng lưu trữ) | Dùng thử miễn phí 14 ngày |
| Nâng cấp dung lượng | Nâng cấp lên các phiên bản Google One | Nâng cấp lên các phiên bản có dung lượng cao hoặc gửi xét duyệt cho Google |
| Kiểm soát của quản trị viên | Không | Có |
| Thiết lập bộ nhớ dùng chung | Không | Có |
| Thiết lập bộ nhớ gộp | Không | Có |
| Tài khoản cần được gia hạn theo từng năm | Có ( Nếu người dùng sử dụng Google One) | Có |
| Tài khoản sử dụng | Tài khoản Google cá nhân | Tài khoản Google doanh nghiệp |
| Tích hợp các ứng dụng bên thứ 3 | Không | Có |
14. Cách sử dụng Google Drive trên điện thoại
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng Google Drive trên điện thoại trên hệ điều hành Android và IOS.
14.1 Android
Dưới đây là từng bước sử dụng Google Drive trên hệ điều hành Android
Bước 1: Tải ứng dụng Google Drive
Truy cập vào Google Play, chọn ứng dụng Google Drive và bấm Tải về máy.
Bước 2: Tải lên hoặc tạo tập tin
Bấm vào biểu tượng dấu cộng (+) chọn tải tệp tin hoặc thư mục.
Bước 3: Chia sẻ và sắp xếp tập tin
Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ
Bấm vào biểu tượng dấu ba chấm >> Chia sẻ
14.2 iOS
Đối với hệ điều hành IOS, các bước sử dụng Google Drive như sau:
Bước 1: Tải ứng dụng Google Drive
Truy cập vào App Store, chọn ứng dụng Google Drive và bấm Tải về máy.
Bước 2: Tải lên hoặc tạo tập tin
Bấm vào biểu tượng dấu (+) ở góc phải màn hình
Chọn tạo thư mục hoặc tải lên tệp hoặc thư mục
Bước 3: Chia sẻ và sắp xếp tập tin
Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ
Bấm vào biểu tượng dấu ba chấm >> Chia sẻ
Các tệp được chia sẻ sẽ hiển thị ở danh mục Đã chia sẻ
15. Các mẹo và thủ thuật sử dụng Google Drive
15.1 Các mẹo về sử dụng, cộng tác và quản lý tệp
Dưới đây là tổng hợp các mẹo giúp bạn cộng tác và quản lý tệp một cách hiệu quả hơn:
15.1.1 Theo dõi cập nhật trong tập tin
Theo dõi cập nhật trong tập tin là tính năng mà bạn có thể theo dõi cụ thể tất cả các thông tin trong thư mục. Ví dụ như:
- Ai đã xóa thư mục?
- Ai đã cập nhật chỉnh sửa?
- Ai đã tạo một thư mục mới?
- …
Tất cả các thông tin về hoạt động đều sẽ được hiển thị chi tiết qua thời gian và ngày tháng.
Đây cũng là một trong các mẹo để bạn có thể cộng tác cùng nhau và quản lý tệp. Bạn có thể xem chi tiết được những thành viên trong nhóm đã đóng góp ý kiến và chỉnh sửa như thế nào.
Cách xem cập nhật trong tập tin:
- Trong Google Drive, bấm chọn Thư mục hoặc Tệp mà bạn muốn xem chi tiết
- Nhấn vào biểu tượng (i) ở góc phải trên màn hình >> chọn Hoạt động
Lưu ý: Tính năng này sẽ khả dụng tùy thuộc vào phiên bản Google Workspace hoặc các quyền do quản trị viên thiết lập.
15.1.2 Gửi cho mọi người bản sao của tệp
Trong giao diện của Google Drive, bạn có thể tạo bản sao cho tất cả các tệp tài liệu. Việc tạo bản sao hỗ trợ bạn có thể cộng tác trên nhiều phiên bản, đồng thời vẫn giữ được bản gốc.
Để tạo bản sao, bạn nhấn tệp và chọn biểu tượng dấu ba chấm chọn Tạo bản sao. Sau khi đã tạo bản sao, bạn có thể gửi đường liên kết đến với mọi người.
Hình
15.1.3 Gửi tệp thông qua email
Một trong những mẹo để cộng tác cùng nhau là bạn có thể gửi tệp tin thông qua Email. Tính năng này giúp bạn có thể chia sẻ tệp tin nhanh hơn.
Mở tệp mà bạn muốn chia sẻ
Trên thanh công cụ chọn Tệp >> chọn Email, có 3 tùy chọn:
- Gửi tệp này qua email: Bạn có thể nhập email người nhận và gửi.
- Gửi tệp email cho cộng tác viên: Nếu bạn đang gửi tệp trong Bộ nhớ dùng chung thì tệp này sẽ được gửi cho tất cả các thành viên. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn chỉ gửi cho một ai đó trong nhóm.
- Thư nháp: Tệp sẽ được lưu trữ trong mục thư nháp của giao diện email.
15.2 Các mẹo về chia sẻ dữ liệu
Dưới đây sẽ là một số mẹo về việc chia sẻ dữ liệu Google Drive mà bạn có thể áp dụng ngay!
15.2.1 Chia sẻ tệp với một nhóm
Thay vì phải nhập từng tên người dùng, bạn có thể sử dụng tính năng này để chia sẻ tệp nhanh với một nhóm người dùng.
Từng bước thực hiện như sau:
- Tạo tệp trong Google Drive hoặc mở tệp hiện có >> nhấp vào Chia sẻ.
- Sau đó bạn có thể nhập email của nhóm.
- Cài đặt quyền cho nhóm như: người chỉnh sửa, người xem hoặc người nhận xét.
15.2.2 Nhận thông báo về tệp được chia sẻ
Google Drive cho phép bạn cài đặt tính năng nhận thông báo ngay trên trình duyệt. Có nghĩa là tất cả các tính năng thông báo sẽ đều được hiển thị thông qua trình duyệt.
Tính năng này được cài đặt như sau:
- Mở giao diện Drive, chọn biểu tượng Cài đặt
- Ở mục thông báo >> chọn Trình duyệt
- Tùy chọn các thông báo mà bạn muốn nhận bấm Xong.
15.2.3 Cài đặt quyền truy cập tệp
Tính năng này cho phép bạn có thể thiết lập các hạn chế tùy chọn chia sẻ quyền truy cập Google Drive hoặc chuyển quyền sở hữu. Nếu bạn đang có tệp tin cần được bảo mật, bạn có thể khóa tính năng chia sẻ, tải xuống, in hoặc sao chép tệp. Từng bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở tệp trong Google Drive
Bước 2: Chọn biểu tượng Cài đặt
Bước 3: Chọn các tùy chọn như:
- Người chỉnh sửa có thể thay đổi các quyền và chia sẻ
- Người xem và người nhận xét có thể thấy cách tải xuống, in và sao chép
- Nếu bạn không muốn người xem có thể tải hoặc sao chép tệp bạn có thể bỏ chọn các tùy chọn và bấm Xong. Thế là bạn đã hoàn tất cài đặt quyền truy cập tệp.
15.3 Các mẹo về sử dụng dung lượng
Hầu hết đa số người dùng Google Drive đều gặp phải tình huống đầy dung lượng lưu trữ. Làm sao để có thể cân bằng được dung lượng dùng chung cho cả 3 ứng dụng như Drive, Gmail và Google Photos?
Dưới đây sẽ là tổng hợp các mẹo để giải phóng dung lượng, mà bạn có thể tham khảo!
15.3.1 Giải phóng dung lượng trong Drive
Bước đầu tiên để giải phóng dung lượng trong Drive là bạn cần phải “giải phóng” một vài các tệp tin lâu ngày không sử dụng. Ngoài ra, bạn cũng cần phải xóa đi một vài các tệp tin có dung lượng lớn.
Bạn có thể truy cập https://drive.google.com/drive/quota, các tệp sẽ được liệt kê theo thứ tự từ lớn đến bé và chọn xóa đi các tệp dung lượng lớn.
Hình
15.3.2 Giải phóng dung lượng trong Gmail
Đối với Gmail, ngoài việc bạn xóa đi các email đã cũ, thì bạn cũng cần xóa các email có dung lượng lớn, chẳng hạn như 15MB.
- Trên thanh tìm kiếm của Gmail, bạn chọn bộ lọc.
- Ở mục kích thước chọn Lớn hơn và chọn 15MB.
- Sau đó, tất cả các email có dung lượng lớn hơn 15MB sẽ hiển thị và bạn chọn Xóa để giảm tải dung lượng lưu trữ.
- Nhấp vào Thùng rác và chọn Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ.
15.3.2 Giải phóng dung lượng trong Google Photos
Tương tự như Drive và Gmail, nếu bạn có quá nhiều hình ảnh lâu ngày không sử dụng thì bạn có thể xóa chung. Nếu bạn đang lưu trữ hình ảnh ở cả 2 ứng dụng như Drive hay Google Photos thì bạn có thể chọn xóa bớt ở 1 ứng dụng.
Trong Google Photos cũng có tính năng là tự động sao lưu. Tất cả các hình ảnh trong thiết bị của bạn sẽ tự động sao lưu vào ứng dụng. Vì vậy, bạn có thể tắt tính năng để hạn chế việc các hình ảnh không cần thiết cũng đều được lưu trữ.
Lưu ý: Bạn cũng cần vào danh mục thùng rác để có thể “dọn sạch” hình ảnh một lần nữa. Khi bạn đã xóa trong thùng rác thì tất cả hình ảnh sẽ không thể khôi phục.
16. Khắc phục các sự cố thường gặp Google Drive
Dưới đây sẽ là một vài sự cố thường gặp trong Google Drive và cách khắc phục nhanh nhất!
16.1 Bộ nhớ Google Drive đã đầy
Khi bộ nhớ Google Drive đã đầy và bạn không thể lưu trữ được nữa thì chúng tôi có các cách khắc phục dành cho bạn như sau:
Giải phóng dung lượng bằng cách xóa bớt các ứng dụng, hình ảnh hoặc tệp có dung lượng lớn… Bạn có thể áp dụng cách này cho các tài khoản cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Một cách khác, bạn có thể chọn mua dung lượng Google Drive hoặc nâng cấp lên các phiên bản có phí như Google One cho tài khoản cá nhân và Google Workspace cho tài khoản doanh nghiệp. Đối với Google Workspace bạn có thể nhận được dung lượng lên đến 5TB (tùy vào phiên bản.
16.2 Google Drive không đồng bộ hóa dữ liệu
Google Drive có tính năng đồng bộ hóa dữ liệu trên tất cả các thiết bị. Tuy nhiên, nhiều người dùng gặp phải tình trạng là các dữ liệu không được đồng bộ. Vậy nên, cách đầu tiên là bạn cần khởi động ứng dụng hoặc trình duyệt Google Drive. Sau đó kiểm tra cài đặt xem tính năng này có bị tắt hay không.
Ngoài ra, để đảm bảo quy trình đồng bộ hóa thì bạn cũng cần kiểm tra lại dung lượng. Nếu dung lượng đã đạt đến giới hạn thì bạn không để đồng bộ dữ liệu được nữa.
16.3 Không mở được tệp đã chia sẻ trong Google Drive
Khi một tệp tin hoặc dữ liệu mà bạn đã chia sẻ trong Google Drive nhưng không truy cập được thì bạn cần xem lại cài đặt quyền. Có thể là bạn đang hạn chế quyền truy cập và chỉnh sửa tệp. Bạn chỉ cần vào mục chia sẻ và thiết lập lại các danh mục và quyền.
16.4 Không tải được tệp trong Drive
Có lúc, người dùng sẽ gặp phải tình huống là không tải được tệp lên Drive. Để khắc phục, bạn cần xem lại các bước như:
Kiểm tra kết nối mạng: Có thể là kết nối mạng của bạn đang không ổn định, nên quá trình tải tệp có thể cần nhiều thời gian.
Tên tệp có các ký hiệu đặc biệt: Nếu tệp của bạn đang có các ký hiệu đặc biệt thì Drive sẽ báo lỗi. Bạn cần sửa tên tệp trước khi tải lên.
Xóa dữ liệu và bộ nhớ cache trên trình duyệt: Đôi khi, có quá nhiều bộ nhớ đệm khiến cho tình trạng bị lỗi khi tải tệp Google Drive. Vì vậy, nếu bạn kiểm tra và có thể xóa bớt khi cần thiết.
17. Câu hỏi thường gặp
- Google Drive dùng để làm gì?
Google Drive là ứng dụng thuộc hệ sinh thái của Google, được dùng để lưu trữ dữ liệu, tệp tin, hình ảnh, lên bộ nhớ đám mây.
- Google Drive có mất phí không? Google Drive được bao nhiêu GB?
Google Drive có nhiều phiên bản, trong đó có phiên bản miễn phí. Người dùng sẽ nhận được 15GB dung lượng lưu trữ cho Gmail, Google Photos và Google Drive.
- Nhược điểm của Google Drive là gì?
Nhược điểm Google Drive ở phiên bản miễn phí là dung lượng lưu trữ bị hạn chế. Nếu người dùng có nhu cầu sử dụng lưu trữ nhiều hơn thì cần phải nâng cấp lên phiên bản có phí.
- Google Drive có riêng tư không?
Google Drive hoàn toàn riêng tư, bạn có thể thiết lập quyền và vai trò cho bất cứ tệp nào mà bạn chia sẻ.
- Google Drive cho phép lưu trữ định dạng file nào?
Google Drive cho phép người dùng lưu trữ đa dạng nhiều loại tệp. Một số các tệp cơ bản thường được lưu trữ như:
Doc, docx, xls, xlsx,…
PDF
JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP và WEBP
MPEG4, 3GPP, MOV, AVI, MPEGPS, WMV, FLV, OGG và WebM
MP3, MPEG, WAV
psd, pdd, psdt
PostScript
Fonts chữ
- Google Drive có dùng được khi ngoại tuyến không?
Google Drive cho phép bạn làm việc và mở tệp khi ngoại tuyến. Tất cả các thay đổi của bạn sẽ đều được cập nhật khi có kết nối mạng trở lại.
Kết luận
Nhìn chung, Google Drive là ứng dụng lưu trữ đám mây khá quen thuộc với mọi người dùng. Đặc biệt với tính năng cộng tác, bảo mật đã giúp Google Drive trở thành công cụ hữu ích cho cá nhân, doanh nghiệp làm việc để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Hy vọng rằng với tất cả các thông tin hữu ích trên này, sẽ giúp bạn sử dụng Google Drive một cách chuyên nghiệp hơn!
Bạn có thể liên hệ với Mật Mã để được tư vấn chi tiết hơn về phiên bản Google Drive dùng trong tổ chức, doanh nghiệp.
