Chuyển tới nội dung

Google Workspace là gì? Có đáng dùng không? Chi tiết từ A đến Z

google workspace là gì

Sở dĩ MAT MA TECHNOLOGY đã và đang sử dụng Google Workspace hàng ngày, hàng giờ. Chúng tôi cũng cung cấp Google Workspace cho hơn 20.000 người dùng, từ lúc nó mới được “khai sinh” với tên Google App for Work, rồi đến G Suite. Thế nên, chúng tôi có niềm tin rằng: Google Workspace là bộ giải pháp rất đáng đầu tư! Workspace sẽ mang lại hàng loạt giá trị cho doanh nghiệp của bạn.

Cùng MAT MA TECHNOLOGY tìm hiểu chi tiết Google Workspace là gì? Những giá trị mang lại cho doanh nghiệp? Và tất cả những thông tin chi tiết nhất, để doanh nghiệp của bạn có thể khai thác Google Workspace hiệu quả.

1. Google Workspace là gì?

google workspace
Google Workspace và bộ icon hoàn toàn mới

Trong hơn một thập kỷ, Google đã dày công xây dựng các sản phẩm để giúp mọi người thay đổi cách họ làm việc.

Google Workspace chính là minh chứng.

Đến hiện tại, Google Workspace có hơn 3 tỷ người dùng.

1.1 Khái niệm

Google Workspace là một bộ ứng dụng dựa trên đám mây, tập hợp tất cả các phần mềm với các chức năng cốt lõi nhất để giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả theo thời gian thực.

Nếu dựa trên các ứng dụng được tích hợp trong Google Workspace, chúng tôi sẽ phân loại như sau:

  • Các ứng dụng để cộng tác và giao tiếp: Gmail, Calendar, Meet, Chat, Docs, Sheets, Slides, Sites, Forms, Keep
  • Quản lý dung lượng và dữ liệu: Google Drive
  • Quản lý tổ chức và bảo mật: Google Workspace Admin, Google Vault, , Endpoint, Work Insights

Có thể nói, Google Workspace là một bộ công cụ làm việc hoàn hảo. Nó tích hợp đủ tất cả những công cụ để làm việc, giao tiếp, cộng tác và quản lý mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần.

1.2 Lịch sử Google Workspace

Cái tên Google Workspace mới tròn 4 tuổi kể từ lần thay đổi từ G Suite. Đây không phải là lần thay đổi tên đầu tiên mà Google – một công ty phần mềm của Hoa Kỳ đã làm với bộ ứng dụng này.

Cùng nhìn lại một chút sự phát triển và trở thành “bá chủ” như hiện tại của Google Workspace:

logo google workspace
Logo qua các thời kỳ của Google Workspace

Google khởi đầu bộ ứng dụng của mình vào ngày 28/08/2006. Tên gọi đầu tiên là Google Apps for Your Domain và hoàn toàn miễn phí cho các doanh nghiệp. Các dịch vụ có trong Google Apps gồm Gmail, Google Calendar, Google Docs và Google Talk.

Đến ngày 22/02/2007, Google Apps Premier Edition phiên bản có phí ra đời với nhiều tính năng nâng cao hơn. Một trong số các doanh nghiệp sử dụng đầu tiên là Salesforce.

Google Drive và Gmail được “hợp nhất” vào ngày 13/05/2013 với dung lượng chung 30GB.

Vào tháng 12/2014, Google đã giới thiệu Chương trình đối tác giáo dục và Google for Work.

Vào ngày 29/09/2016, Google Apps chính thức đổi tên thành G Suite và không ngừng tăng trưởng mạnh cả về người dùng và doanh thu trong giai đoạn này.

Đến ngày 06/10/2020, G Suite tiếp tục làm lại “khai sinh” với tên gọi Google Workspace. Ở thời điểm trước khi đổi tên, G Suite có đến 6 triệu người dùng.

Google nói rằng cái tên “G Suite” mang hàm ý về một môi trường làm việc rất truyền thống. Trong khi đó, Google Workspace mang ý nghĩa của một môi trường làm việc hiện đại và thông minh hơn. Workspace nhấn mạnh khả năng tích hợp và cộng tác mạnh giữa các ứng dụng. Tất cả các ứng dụng hiện hành – từ Gmail, Google Drive, Google Meet – đều có sự lột xác ngoạn mục.

Đến hiện tại, các phiên bản G Suite cũ đã không còn khả dụng. Các doanh nghiệp đều phải chuyển dịch toàn bộ sang Google Workspace từ ngày 01/05/2022.

1.3 Sự khác biệt giữa Google Workspace và các ứng dụng Google miễn phí

Với Google Workspace, bạn sẽ nhận được một số dịch vụ bổ sung cấp doanh nghiệp không có trong các ứng dụng miễn phí dành cho người tiêu dùng của Google.

Các dịch vụ này bao gồm:

  • Email doanh nghiệp tùy chỉnh tennguoidung@tencongty.com
  • Dung lượng lưu trữ đám mây gấp đôi trên Gmail và Drive
  • Hỗ trợ qua điện thoại và email 24/7
  • Thời gian hoạt động được đảm bảo 99,9% đối với email doanh nghiệp
  • Khả năng tương tác với Microsoft Outlook
  • Các tùy chọn bảo mật bổ sung như xác thực hai bước và SSO cũng như các biện pháp kiểm soát quản trị đối với tài khoản người dùng.

Sự khác biệt này cũng chính là các tính năng nổi bật nhất của Google Workspace. Sẽ được chúng tôi phân tích kỹ bên dưới.

2. Các tính năng ấn tượng nhất của Google Workspace

Rất khó để chỉ một nội dung mà “bóc trần” toàn bộ tính năng của Google Workspace. Mỗi lần tham dự các buổi training, đội ngũ nhân sự của MAT MA TECHNOLOGY vẫn không hết bất ngờ với bộ tính năng khủng mà Workspace mang lại cho doanh nghiệp.

Vậy, xin phép được tóm tắt ngắn qua 6 giá trị dưới đây:

2.1 Xây dựng thương hiệu với email tên miền

Ở góc độ hoạt động doanh nghiệp, “chuyên nghiệp” phải là tiêu chí đặt lên hàng đầu khi giao dịch với khách hàng của bạn.

google workspace
Tạo email tên miền với Google Workspace

Email Google cho phép tạo email định dạng tennhanvien@tencongty.com. Bạn cũng có thể tạo các email nhóm chuyên trách các nhiệm vụ khác nhau như sales@tencongty.com; ketoan@tencongty.com…

Thử nghĩ mà xem, một ngày đội ngũ của bạn gửi đi bao nhiêu e-mail? Mỗi email đều gắn với tên miền công ty chứ? Sức mạnh cộng hưởng này là phương pháp tạo dựng niềm tin và sự tín nhiệm với khách hàng rất hiệu quả.

Cũng phải nhấn mạnh rằng, đây không chỉ riêng mặt hình thức. Các hộp thư được phân loại chuyên nghiệp cũng giúp chủ doanh nghiệp quản lý dữ liệu và con người trong từng phòng ban hiệu quả hơn.

2.2 Quản trị doanh nghiệp

Như đã chia sẻ, Google Workspace không chỉ mạnh ở công cụ làm việc, mà còn rất mạnh ở khía cạnh quản lý. Trao sức mạnh và trao công cụ để bạn kiểm soát (cả con người và dữ liệu) của doanh nghiệp một cách tốt nhất.

google workspace quản lý doanh nghiệp
Google Workspace Admin cung cấp ứng dụng riêng cho việc quản lý tổ chức

Trong một vài cú nhấp chuột, quản trị viên có thể thu thập mọi thông tin liên quan đến tổ chức như:

  • Số lượng người dùng và admin của tổ chức
  • Số lượng và loại thiết bị mà người dùng sử dụng để đăng nhập tài khoản Google Workspace
  • Dung lượng dữ liệu đang được sử dụng, thành viên nào đang sử dụng nhiều hơn và ít hơn
  • Các bất thường trong hành vi hoặc truy xuất dữ liệu của người dùng.

Hơn nữa, Quản trị viên có thể thiết lập hàng loạt các chính sách sử dụng để chắc chắn nhân viên của bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt. Ví dụ:

  • Yêu cầu bật xác thực 2 lớp tài khoản, yêu cầu thay đổi và đăng nhập lại tài khoản định kỳ 1 tuần 1 lần
  • Không cho phép gửi dữ liệu công ty ra bên ngoài
  • Khóa quyền sử dụng một số ứng dụng có trong Google Workspace

Với quyền admin, bạn có thể làm được nhiều hơn thế nữa.

Có thể bạn quan tâm:

2.3 Bảo mật dữ liệu doanh nghiệp

Bảo mật là mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp. Google Workspace cũng cam kết tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về quyền riêng tư và bảo mật, tuân thủ các quy định và thông lệ tốt nhất trong ngành như GDPR.

bảo mật google workspace
Bảo vệ tổ chức của bạn bằng các phân tích bảo mật trong Google Workspace Admin

Các tính năng bảo mật đáng chú ý bao gồm xác minh 2 bước; các biện pháp bảo mật vật lý tiên tiến; bảo mật và mã hóa nội dung trước trong và sau khi gửi, giám sát đăng nhập bằng AI, Chương trình Bảo vệ nâng cao, Quản lý thiết bị điểm cuối, Ngăn chặn mất dữ liệu (NCMDL),…

Bên cạnh đó, một trong những lý do chính để sử dụng Google Workspace là sự nỗ lực để giữ an toàn cho thông tin của người dùng. Bảng điều khiển Google Workspace Admin còn cung cấp một cổng tập trung để quản lý ứng dụng và người dùng dữ liệu. Quản trị viên có thể định cấu hình cài đặt bảo mật dữ liệu cho từng người dùng.

2.4 Cộng tác mạnh

Kể từ khi Google tiên phong trong việc chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực cách đây 15 năm, “cộng tác” đã trở thành tôn chỉ cho hầu hết công cụ có trong Google Workspace.

google workspace
Làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu là tính năng do chính Google “khởi xướng”

Ngay cả đối thủ như Microsoft cũng phải “chạy theo” khi bắt đầu ra mắt bộ Office phiên bản web thì vì chỉ có app như thường lệ.

Tính cộng tác mạnh của Google Workspace giúp tổ chức của bạn:

  • Phá bỏ rào cản về thời gian và không gian
  • Không ràng buộc mọi nhân viên đều phải làm việc ở văn phòng
  • Không phụ thuộc vào bất kỳ thiết bị làm việc nào
  • Không phụ thuộc vào bất kỳ một thành viên nào

2.5 Cải tiến và nâng cấp từng ngày

Google Workspace không phải bộ ứng dụng “tĩnh”. Đội ngũ của Google làm việc không ngừng nghỉ để nâng cấp và cải tiến các tính năng từng ngày. Gần đây nhất chính là tích hợp AI vào phần lớn hoạt động của Gmail, Google Drive, Meet, Docs, Sheet…

Nghĩa là, bạn sẽ hoàn toàn được sử dụng các tính năng mới nhất, phiên bản mới nhất, công nghệ mới nhất mà không phải trả thêm bất kỳ khoản phí nào.

Cam kết này từ Google đảm bảo rằng các tổ chức sử dụng Google Workspace có quyền truy cập và khai thác các công cụ mới nhất, phục vụ công việc.

2.6 Khả năng mở rộng cao

Các dịch vụ như Gmail và Google Drive phục vụ hàng tỷ người dùng trên thế giới và toàn cầu.

Google Workspace phục vụ hơn 9 triệu tổ chức trên toàn thế giới, cho thấy khả năng mở rộng đã được chứng minh.

Khả năng mở rộng của Google Workspace cho phép các tổ chức tối đa hóa hoạt động cộng tác, mang lại những cải thiện đáng kể về hiệu quả và năng suất.

Mô hình trả tiền theo nhu cầu sử dụng đảm bảo hiệu quả về mặt chi phí vì các tổ chức chỉ trả tiền cho số lượng người dùng, loại bỏ nhu cầu mở rộng quy mô phần cứng và bộ nhớ máy chủ.

3. Lợi ích vô song của Google Workspace

Google Workspace giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất, quy chuẩn hóa các hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Từ đó, giúp mọi doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh và tăng trưởng doanh thu, thay vì luẩn quẩn trong vòng lặp quản lý, theo dõi và làm việc thủ công như trước đây.

3.1 Lợi ích cho doanh nghiệp

google workspace
Google Workspace – phần mềm làm việc thông minh cho mọi doanh nghiệp

Ở khía cạnh tổ chức, người lãnh đạo hay chủ doanh nghiệp, Google Workspace mang lại một số lợi ích chính như sau:

3.1.1 Tiết kiệm chi phí

Thứ nhất, không phải đầu tư các thiết bị phần cứng hay máy chủ tốn kém. Đầu tư phần mềm, bảo trì và quản lý cơ sở hạ tầng đều do Google đảm nhận. Việc bạn cần làm chỉ là cung cấp thiết bị truy cập cho nhân viên mà thôi.

Thứ hai, Google Workspace là mô hình SaaS – chỉ trả tiền cho những gì sử dụng. Tổ chức có bao nhiêu người thì mua bấy nhiêu tài khoản. Chỉ cần mua thêm khi có kế hoạch tuyển dụng.

Thứ ba, Google Workspace giúp cắt giảm các khoản đầu tư vào các phần mềm hay ứng dụng khác nhau. Dùng quá nhiều công cụ khiến nhân viên của bạn cũng phải tự quản lý tài khoản. Trong khi chúng chưa chắc đã đồng bộ với nhau. Lãng phí sức lao động là lãng phí tiền bạc.

3.1.2 Tiết kiệm thời gian

So với thời điểm còn tên G Suite, các ứng dụng như Gmail, Docs, Sheet, Drive và Meet đã được nâng cấp cực mạnh. Hàng loạt các tác vụ thông minh có sự trợ giúp của AI đã giúp chúng tôi và khách hàng của mình làm việc nhanh hơn. Và làm việc thông minh hơn.

  • Google Workspace có sẵn hàng loạt templates cho Docs, Sheet, Slides. Bạn chỉ cần chọn mẫu phù hợp và chỉnh sửa.
  • Tính năng nhập bằng giọng nói giờ đây đã khá chuẩn xác.
  • Sử dụng các khối thông minh (building block) và các lệnh có sẵn trong Sheet để tạo nội dung cực nhanh.

Ngoài ra, Google Workspace còn giúp mọi người tham gia các cuộc họp từ xa, cộng tác trong thời gian thực,… mà không nhất thiết phải ngồi cùng nhau hay gửi từng file tài liệu có tên “phiên bản thứ 10”.

3.2 Lợi ích cho nhân viên

google workspace
Google Workspace trở thành một phần quan trọng của mọi nhân viên của MAT MA TECHNOLOGY

Google Workspace trở thành một phần tất yếu trong công việc của đội ngũ nhân sự MAT MA TECHNOLOGY. Và cũng là bộ ứng dụng được yêu thích nhất vì nhiều lý do (mặc dù chúng tôi cũng đã cấp cho nhân viên của mình cả bộ Microsoft 365 và Zoho Workplace):

3.2.1 Đăng nhập một lần

Đăng nhập một lần (SSO) và truy cập vào tất cả các ứng dụng có trong Google Workspace giúp nhân viên của bạn giảm nguy cơ xảy ra các vấn đề bảo mật liên quan đến mật khẩu.

Đáng nói hơn, chúng tôi còn tích hợp cả các ứng dụng khác vào Google Workspace và sử dụng để truy cập thẳng vào chúng mà không phải ghi nhớ hàng chục tài khoản + mật khẩu.

3.2.2 Sử dụng trên nhiều thiết bị

Chiến lược web 100% của Google cho phép nhân viên của bạn truy cập vào các ứng dụng Google Workspace từ bất kỳ thiết bị nào miễn là kết nối internet mạng toàn cầu. Lợi ích này giúp mọi người không bị phụ thuộc vào thiết bị hay văn phòng làm việc.

Các ứng dụng của Google Workspace cũng được tối ưu hóa trên phần mềm di động, nâng cao hơn nữa trải nghiệm người dùng trên màn hình nhỏ.

3.2.3 Dễ dàng cộng tác cùng nhau

Đồng chỉnh sửa, họp online, chat nhóm bất cứ khi nào, ngay cả khi có thành viên nghỉ phép. Chúng tôi chat trực tiếp ngay trên Docs, bình luận hay chỉnh sửa ngay khi phát hiện lỗi trên tài liệu. Chúng tôi có thể trở thành các “nhà thiết kế” nhờ vào các mẫu tài liệu đẹp mắt có sẵn.

Dù đề cao tính bảo mật nhưng Google Workspace cũng cho phép tổ chức của bạn cộng tác với người bên ngoài tổ chức mà không có tài khoản Google Workspace.

4. Ưu điểm và nhược điểm của Google Workspace

Dựa trên thực tế sử dụng và áp dụng vào tổ chức của chúng tôi, cũng như các đánh giá và nhận xét từ khách hàng của mình, MAT MA TECHNOLOGY sẽ nêu ra các ưu điểm và nhược điểm của bộ giải pháp này:

google workspace
Tóm tắt ưu và nhược điểm của Google Workspace

4.1 Ưu điểm

Những lợi thế mấu chốt giúp Google Workspace thắng thế trước nhiều đối thủ nặng ký như Microsoft 365 và Zoho Workplace:

4.1.1 Dễ sử dụng

Đây là điểm cộng rất lớn của Google Workspace. Hầu hết nhân viên cũng như khách hàng của chúng tôi có thể sử dụng được ngay mà không mất thời gian đào tạo.

Gmail hay Google Drive, Google Docs… đã “nhẵn mặt” với người dùng. Nhưng cũng không phủ nhận các kỹ sư của Google đã rất giỏi khi biến những thứ phức tạp trở nên vô cùng đơn giản, trực quan và rõ ràng khi đến tay người dùng cuối.

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên cũng dễ điều hướng và sử dụng trực quan.

Và nếu chẳng may nhân viên của bạn chưa từng dùng bất cứ ứng dụng nào của Google, không sao cả, trang Help Center của Google cũng rất rõ ràng và đầy đủ. Chỉ cần làm theo hướng dẫn là có thể sử dụng được ngay!

4.1.2 Giảm thư rác

Với Gmail Google Workspace, email của bạn sạch bóng thư rác hay quảng cáo làm phiền. Bộ lọc thông minh của Gmail ngăn chặn đến 99% email không mong muốn. Hoặc, Gmail sẽ gửi một cảnh báo với các email được gửi bên ngoài tổ chức dù cho đó là email công việc đi nữa.

Với Google Workspace, nhân viên của bạn không còn nỗi ám ảnh mang tên “email spam” nữa.

4.1.3 Dung lượng lưu trữ lớn

Google hào phóng cung cấp từ 30GB đến 5TB bộ nhớ từ đám mây cho mỗi người dùng!

Đặc biệt, Google Workspace còn cung cấp bộ nhớ gộp cho toàn bộ tổ chức. Với tính năng này, mọi người có thể “san sẻ” bộ nhớ đám mây cho nhau. Ai cần lưu trữ nhiều hơn có thể sử dụng nhiều bộ nhớ hơn mà chưa cần mua bổ sung dung lượng.

4.1.4 Tích hợp mạnh

Ngoài hệ sinh thái ứng dụng có sẵn, Google Workspace còn dễ dàng tích hợp với hàng trăm ứng dụng của bên thứ ba, ngay cả ứng dụng của Microsoft 365. Từ phần mềm CRM, email marketing, kế toán tài chính, phần mềm kinh doanh và quản lý, Google Workspace đều có thể tương thích.

Với ưu điểm này, bạn chỉ cần vào một ứng dụng và truy cập vào tất cả các ứng dụng còn lại mà không cần phải ghi nhớ mật khẩu hay đăng nhập thủ công từng bước.

4.1.5 Vũ khí cực mạnh của Nhà quản lý

Ngoài các tính năng làm việc cho nhân viên, Google Workspace có thể xem là công cụ quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ hàng đầu hiện nay. Với vai trò Super Admin, chủ doanh nghiệp có thể quản lý đến từng đơn vị dữ liệu, quản lý chi tiết đến từng hành động của nhân viên mà không phải tốn nhiều công sức và thời gian.

Bạn có thể cho phép hoặc không cho phép nhân viên của mình sử dụng bất kì ứng dụng nào trong Google Workspace, ngay cả Gmail. Bạn có thể bắt buộc nhân viên phải khai báo thiết bị đăng nhập tài khoản công ty.

Và còn nhiều hơn thế nữa khi sử dụng Google Workspace.

4.2 Nhược điểm

Tất nhiên, Google Workspace cũng có một vài hạn chế sau:

4.2.1 Phụ thuộc internet

Google Workspace hoàn toàn dựa trên điện toán đám mây. Nghĩa là hầu hết các ứng dụng đều phải truy cập internet nếu như muốn sử dụng. Mặc dù các ứng dụng như Gmail, Google Drive,… cho phép truy cập ngoại tuyến để xem nội dung nhưng chỉ dừng ở xem mà thôi.

4.2.2 Không có ứng dụng cho máy tính

Tính năng này sẽ được xem là nhược điểm nếu so sánh với đối thủ Microsoft 365 có sẵn bộ Office huyền thoại cài máy.

5. Các ứng dụng cốt lõi của Google Workspace

Hệ sinh thái Google Workspace bao gồm những gì? Vì sao chỉ với bộ ứng dụng này, chúng tôi đã có thể làm việc và vận hành doanh nghiệp mượt mà?

Xin phép được giới thiệu chi tiết các ứng dụng:

5.1 Gmail

google workspace
Hành trình 50 năm từ Email đến Gmail

Gmail là dịch vụ email được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Mỗi tháng, Gmail lại có thêm 1.5 tỷ người dùng. Lượng người dùng hàng tháng nhiều hơn khoảng 3 lần so với Microsoft Outlook (hơn 450 triệu).

Tài khoản Gmail là chìa khóa để đăng nhập vào tất cả các ứng dụng còn lại trong Workspace. Các tính năng mạnh mẽ nhất của Gmail doanh nghiệp phải kể đến:

  • Định dạng email theo tên miền tổ chức
  • Tạo đến 30 bí danh email cho cùng một tài khoản email
  • Tạo email nhóm không giới hạn
  • Email không có quảng cáo, thư rác làm phiền
  • Hộp thư có thể nhận đến 2000 email mỗi ngày
  • Đảm bảo 99,9% thời gian hoạt động, 0% thời gian ngừng hoạt động
  • Tích hợp AI hỗ trợ người dùng trả lời nhanh soạn email, chỉnh ngữ pháp,…

Không giống như Gmail cá nhân, Gmail trong Google Workspace là một đẳng cấp khác, dành riêng cho việc quản lý của doanh nghiệp.

5.2 Google Drive

Google Drive có hơn 2 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng. Để so sánh, Dropbox có hơn 700 triệu người dùng mỗi tháng.

Google Drive là giải pháp lưu trữ hoàn toàn trên đám mây. Đây cũng là một trong các ứng dụng chủ chốt của Google Workspace.

google workspace
Google Drive là không gian lưu trữ dữ liệu của Google Workspace

Như chính CEO Google – Sundar Pichai từng chia sẻ, Google Drive là “nơi bạn có thể tạo, chia sẻ cộng tác và chia sẻ tất cả dữ liệu của mình”. Google Drive trở thành một “nhà kho” dữ liệu đúng nghĩa khi chúng ta có thể lưu trữ bất cứ nội dung gì chúng ta muốn, có thể truy cập từ bất cứ đâu và có thể chia sẻ đi ngay tức thì mà không gặp khó khăn gì.

Là một phần của Google Workspace, Google Drive có các tính năng bổ sung được thiết kế cho doanh nghiệp, bao gồm:

  • 30GB, 2TB, 5TB cho mỗi người dùng hoặc bộ nhớ không giới hạn, tùy thuộc vào gói
  • Kiểm soát quản trị nâng cao, tùy theo gói
  • Kiểm tra và báo cáo thông tin chi tiết về nội dung và chia sẻ trên Drive của người dùng

Giữa Google Drive cá nhân và Google Drive doanh nghiệp sẽ có chút khác biệt.

5.3 Google Sheets

Google Sheets đang có đến 900 triệu người sử dụng mỗi tháng. Trong khi đó đối thủ Microsoft Excel cũng tiệm cận với hơn 700 triệu người dùng.

google workspace
Google Sheets thuộc Google Workspace giàu tính năng hơn cho doanh nghiệp

Google Sheets được thiết kế có tính đến nhu cầu của các tổ chức linh hoạt. Kiến trúc dựa trên đám mây cho phép bạn cộng tác với bất kỳ ai, mọi lúc, mọi nơi.

Khả năng tương thích với các hệ thống bên ngoài, bao gồm Microsoft Office, giúp loại bỏ khó khăn khi làm việc với nhiều nguồn dữ liệu.

5.4 Google Docs

Nếu so với Microsoft Word có khoảng 750 triệu người dùng hàng tháng thì, Google Docs lại có hơn 1 tỷ người dùng hoạt động mỗi tháng.

google workspace
Trình soạn thảo văn bản của Google Workspace

Với Google Docs, bạn có thể tạo và chỉnh sửa văn bản ngay trên trình duyệt web mà không cần tải phần mềm. Hơn thế nữa, nhiều người có thể làm việc cùng lúc, bạn có thể thấy những thay đổi của mọi người khi họ thực hiện và mọi thay đổi đều được lưu tự động.

Google Docs cũng có sẵn nhiều mẫu như mẫu báo cáo, mẫu báo giá, mẫu email, sơ yếu lý lịch, Proposal,…

5.5 Google Slides

Hãy kể những câu chuyện thú vị bằng Google Slides. Tạo, trình bày và cộng tác trên các Slides trong thời gian thực và từ mọi thiết bị của bạn.

google workspace
Google Slides có sẵn các thiết kế ấn tượng

Các khối của Google Slides khá dễ sử dụng. Các mẫu thiết kế cũng đa dạng và ấn tượng. Ở một mức yêu cầu cơ bản, bạn và nhóm của mình hoàn toàn có thể tạo ra các slide thuyết trình, báo cáo, training đẹp mắt và thu hút.

5.6 Google Chat

Tất nhiên, một bộ ứng dụng hoàn hảo không thể thiếu phần mềm chat online.

google workspace
Nền tảng chat của bộ ứng dụng Google Workspace

Google Chat (trước đây là Google Hangout) hiện đang có hơn 100 triệu người dùng mỗi tháng. So với nhiều ứng dụng chat nhóm như hiện nay, người dùng Chat vẫn còn khá khiêm tốn. Cụ thể, chat qua Zoom có đến 700 triệu người dùng mỗi tháng.

Google Chat là ứng dụng nhắn tin nhóm. Chat cho phép tạo nhiều space (phòng) chat cho các nhóm hoặc dự án khác nhau.

Không giống trước đây, Google tích hợp ngày càng nhiều tính năng chat thú vị hơn như sử dụng icon, thả cảm xúc, gửi ảnh gif, gửi meme…

Tính năng trả lời tin nhắn trong tin nhắn như trên Facebook cũng giúp Chat nhìn gọn gàng và hợp lý hơn, thay vì các chuỗi hội thoại dài vô tận.

5.7 Google Meet

Với hơn 300 triệu người dùng hàng tháng, Google Meet có số lượng người dùng gấp đôi Microsoft Teams (hơn 145 triệu).

google workspace
Tổ chức họp online trên Google Meet có thể lên tới 500 người

Google Meet cũng trở thành “con cưng” trong lần lột xác thành Google Workspace từ G Suite bởi Google nhận thấy sức mạnh của công cụ tổ chức họp online từ xa, nhất là khi đại dịch Covid-19 xảy ra.

Việc sử dụng Meet cũng vô cùng đơn giản. Chỉ cần có link là ai cũng có thể tham gia bằng email mà không cần nhập mã pin hay yêu cầu quyền truy cập.

Tùy vào các phiên bản Google Workspace khác nhau, số lượng người tham dự Meet cùng lúc sẽ từ 100 người, 150 người hay 500 người tham gia.

5.8 Google Forms

Đang có khoảng 94.877 trang web sử dụng Google Forms để lấy khảo sát.

google workspace
Tạo khảo sát cực nhanh và hiệu quả chỉ bằng Google Workspace

Form khá dễ để sử dụng. Nó không đòi hỏi bạn phải tùy chỉnh quá nhiều khi đã có sẵn các mẫu. Bạn chỉ cần thay đổi nội dung.

Quản lý đăng ký sự kiện, tạo cuộc thăm dò ý kiến ​​​​nhanh, tạo câu đố và hơn thế nữa. Với Google Forms, bạn có thể tạo khảo sát hoặc câu hỏi ngay trong trình duyệt web 2.0 hoặc thiết bị di động của mình.

Bạn sẽ nhận được kết quả ngay lập tức khi có người điền form. Và bạn có thể tóm tắt nhanh kết quả bằng biểu đồ và đồ thị.

5.9 Google Calendar

Google Calendar cũng ghi nhận 500 triệu người dùng mỗi tháng.

google workspace
Quản lý tổng quan mọi sự kiện, lịch trình của bạn bằng Google Calendar

Google Calendar có giao diện sạch và cũng dễ sử dụng. Bạn có thể lên thời gian biểu các nhiệm vụ quan trọng trên đây để dễ dàng theo dõi tổng thể. Các buổi meeting tạo bằng Google Meet cũng sẽ được đồng bộ trên lịch.

Với doanh nghiệp, các thành viên trong cùng một nhóm có thể nhìn thấy lịch của nhau khi được cho phép. Dựa vào đó, mọi người có thể book lịch họp, tạo cuộc hẹn theo thời gian phù hợp nhất của cả team.

Nhìn chung, Google Calendar khá hữu ích nhưng vẫn chưa được khai thác hết tính năng mà thôi.

6. Các phiên bản Google Workspace cho doanh nghiệp

google workspace
Các phần mềm được tích hợp trong Google Workspace

Google Workspace được phân loại thành nhiều phiên bản khác nhau. Nhằm đáp ứng các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Trong đó, Google Workspace Business là giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và nhỏ tối đa 300 người dùng. Cụ thể:

6.1 Google Workspace Business Starter

Đây là gói cơ bản nhất của Google Workspace cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với gói này, bạn sẽ nhận được:

Bộ ứng dụng cộng tác văn phòng Quyền quản lý của quản trị viên
Gmail – Gửi và nhận thư bằng email theo tên miền định dạng tenban@tencongty.com. Google Admin Console – Quản lý tập trung tài khoản người dùng và cài đặt bảo mật từ Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Google.
Google Meet – Tham gia cuộc họp video từ mọi thiết bị (tối đa 100 người tham gia).Google Quản lý từ xa thiết bị di động
Google Drive – Cộng tác trong thời gian thực trên các tài liệu, bảng tính và bản trình bày online. Nhận báo cáo sử dụng Google Workspace của tổ chức
Bộ nhớ Google Workspace – Lưu trữ và sao lưu dữ liệu trên đám mây với bộ nhớ dùng chung 30GB/người dùng. Nhận hỗ trợ 24/7 từ các chuyên gia Google Workspace.
Google Calendar – Chia sẻ lịch để sắp xếp thời gian cuộc họp hay sự kiện thuận lợi với mọi người.
AppSheet Core – Xây dựng các ứng dụng web và ứng dụng di động mà không cần có kinh nghiệm viết mã.

6.2 Google Workspace Business Standard

Mọi thứ bạn nhận được trong Business Starter, thêm dung lượng bộ nhớ thành 2TB mỗi người dùng cùng các tính năng nâng cao hơn. Cụ thể:

Thêm dung lượng đám mây
  • Mỗi người dùng sẽ có 2TB dung lượng lưu trữ được dùng chung trong tổ chức. Dung lượng dùng cho Gmail, Google Drive và Google Photos.
Bộ nhớ dùng chung
  • Với bộ nhớ dùng chung – Shared Drive, các file được lưu trữ sẽ thuộc về nhóm, thay vì cá nhân. Nếu có thành viên rời Shared Drive, nhóm vẫn có thể truy cập và chỉnh sửa các file do người đó tạo trong nhóm
Cuộc họp nâng cao
  • Lên đến 150 người tham gia cuộc họp
  • Lưu bản ghi cuộc họp vào Drive
  • Tính năng giơ tay để phát biểu
  • Tính năng Breakout rooms
  • Thăm dò ý kiến ​​và hỏi đáp của khán giả
Tính năng chat nâng cao
  • Bật hoặc tắt lịch sử trò chuyện theo mặc định
  • Tự động chấp nhận lời mời chat
  • Hỗ trợ chat với người ngoài tổ chức
Quản lý tài liệu nâng cao
  • Tùy chỉnh thương hiệu tổ chức trên các tài liệu Drive

6.3 Google Workspace Business Plus

Mọi thứ bạn nhận được trong Business Standard, thêm dung lượng bộ nhớ thành 5TB mỗi người dùng cùng các tính năng nâng cao hơn. Cụ thể:

Thêm dung lượng đám mây
  • Mỗi người dùng sẽ có 5TB dung lượng lưu trữ được dùng chung trong tổ chức.
Cuộc họp nâng cao
  • Lên đến 500 người tham gia cuộc họp
  • Theo dõi người tham dự (Attendance tracking)
Quyền quản trị viên nâng cao
  • Quản trị thông tin với Google Vault – Sử dụng Vault để lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu của tổ chức phục vụ cho Lưu trữ khám phá điện tử hoặc các yêu cầu về pháp lý khi cần.
  • Quản lý thiết bị di động nâng cao – Có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với dữ liệu của tổ chức. Bạn có thể yêu cầu mật khẩu mạnh hơn, xóa thiết bị truy cập từ xa, quản lý ứng dụng iOS, sử dụng hồ sơ công việc trên Android,…

7. Cách chọn gói Google Workspace phù hợp

Tùy vào nhu cầu về lưu trữ và email của tổ chức, cũng như số lượng người dùng thực tế mà sẽ có các phương án chọn Google Workspace gói nào. Bạn có thể tham khảo sitemap dưới đây nhé:

google workspace
Cách chọn phiên bản Google Workspace phù hợp

Vẫn chưa biết nên chọn phiên bản nào? Chat trực tiếp hoặc gọi cho chúng tôi qua hotline 02873.004.009 (miễn phí) để được tư vấn và nhận ưu đãi nhé.

8. So sánh Google Workspace với các giải pháp tương tự

Google Workspace không phải là bộ công cụ làm việc duy nhất. Đối thủ chính của Workspace chính là Microsoft 365 và Zoho Workplace.

Microsoft 365 là “gà đẻ trứng vàng” khi mang về hàng tỷ USD mỗi năm cho Microsoft. Tương tự Google Workspace, Microsoft 365 cũng bao gồm email doanh nghiệp dựa trên Outlook và bộ công cụ văn phòng gồm Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint,…

Zoho Workplace cũng gặt hái được nhiều thành tựu ở thị trường phần mềm làm việc cho doanh nghiệp. Workplace chỉ xếp sau Google Workspace và Microsoft 365. Đặc biệt, Zoho Mail là email doanh nghiệp có thể được mua độc lập.

Chúng tôi sẽ so sánh nhanh tính năng của 3 bộ ứng dụng trên qua bảng dưới đây:

Google Workspace Microsoft 365 Zoho Workplace
Email theo tên miền ✔️ ✔️ ✔️
Nền tảng email Gmail Outlook Zoho Mail
Dung lượng email 30GB – 5TB 30GB 5GB – 100GB
Dung lượng đám mây Dùng chung với mail 1TB 10GB – 100GB
Phiên bản web ✔️ ✔️ ✔️
Phiên bản app cho di động ✔️ ✔️ ✔️
Phiên bản app cho máy tính x ✔️ ✔️
Trình soạn thảo văn bản Microsoft Word Google Docs Zoho Writer
Trình tạo bảng tính Microsoft Excel Google Sheet Zoho Sheet
Tạo slide thuyết trình Microsoft PowerPoint Google Slides Zoho Show
Trình họp online từ xa Microsoft Teams Google Meet Zoho Meeting
Mạng nội bộ nhóm Microsoft Sharepoint Google Sites Zoho Cliq

 

9. Google Workspace có miễn phí không?

Về cơ bản, các ứng dụng như Gmail, Google Drive, Google Meet,… đều có thể dùng miễn phí trọn đời.

Tuy nhiên, Google Workspace cho doanh nghiệp chưa có phiên bản miễn phí. Người dùng có thể đăng ký dùng thử miễn phí trong 14 ngày để trải nghiệm dịch vụ. Nếu đăng ký qua đối tác như MAT MA TECHNOLOGY, bạn sẽ có đến 60 ngày dùng thử.

Ngoài ra, theo đúng chính sách từ Google, Google Workspace sẽ không cung cấp gói nhiều tài khoản. Bạn cần thận trọng khi nghe những lời rao bán “Google Workspace giá rẻ, Google Workspace theo gói giá rẻ” nhé. Rủi ro về quản lý và dữ liệu khi sử dụng các phiên bản “lách luật” này là rất cao.

10. Đăng ký Google Workspace với Google hay với đối tác tại Việt Nam?

Sẽ có 2 cách để doanh nghiệp đăng ký sử dụng Google Workspace. Mời bạn xem so sánh nhanh dưới đây trước khi lựa chọn:

Đăng ký với Google Đăng ký với MAT MA TECHNOLOGY
Chi phí Giá niêm yết Theo giá niêm yết hoặc giá cho khu vực Việt Nam của Google
Ưu đãi Theo khu vực Giảm phí lên đến 10% nhờ lợi thế đối tác cấp cao của Google
Khả năng hỗ trợ
  • Hỗ trợ theo giờ hành chính
  • Hỗ trợ bằng tiếng Anh
  • Thời gian từ 2 – 5 ngày làm việc
  • Hỗ trợ mọi lúc
  • Hỗ trợ bằng tiếng Việt
  • Thời gian trong 48h làm việc
Thiết lập tài khoản Doanh nghiệp tự thiết lập theo tài liệu hướng dẫn của Google MAT MA TECHNOLOGY hỗ trợ cài đặt tài khoản cho tới khi tổ chức có thể sử dụng được.
Hóa đơn, thuế
  • Không có 10% thuế nhà thầu
  • Không thể xuất hóa đơn
  • Giá sẽ bao gồm 10% thuế nhà thầu
  • Xuất hóa đơn, chứng từ đầy đủ cho doanh nghiệp

11. Cách đăng ký Google Workspace với Google

Làm theo hướng dẫn dưới đây nếu bạn chọn đăng ký với hãng nhé:

11.1 Chuẩn bị

Trước khi đăng ký, bạn cần chuẩn bị các thông tin sau:

  • Tên miền bạn muốn hiển thị trong email. Ví dụ bạn muốn địa chỉ email của mình là sales@mmgroup.vn thì tên miền cần sở hữu là mmgroup.vn
  • Tài khoản quản lý DNS tên miền. Tài khoản này sẽ giúp bạn có thể xác minh quyền sở hữu tên miền và thiết lập bản ghi MX để dịch vụ email hoạt động.
  • Phiên bản Google Workspace bạn muốn dùng.
  • 1 email dự phòng để nhận tài khoản quản trị viên, khuyến khích là email cá nhân.

11.2 Các bước thực hiện

Bước 1: Truy cập vào trang: https://workspace.google.com/ và click vào nút Get started – bắt đầu đăng ký

google workspace

Bước 2: Điền các thông tin bao gồm Tên doanh nghiệp, Số lượng nhân viên, khu vực. Sau đó chọn Next – Kế tiếp

google workspace

Bước 3: Điền tên, họ và địa chỉ email dự phòng cá nhân của bạn. Click vào Next – Tiếp theo

google workspace

Bước 4: Google sẽ hỏi tên miền của bạn. Hãy chọn Yes, I have one I can use sau đó nhập tên miền của bạn.

google workspace

Bước 5: Nhập thông tin doanh nghiệp của bạn gồm: địa chỉ, thành phố, mã bưu điện và số điện thoại). Sau đó nhấn Next – Tiếp theo.

google workspace

Bước 6: Tạo tên người dùng cho email của bạn. Bạn có thể sửa tên email khi đã cài đặt xong. Nhấn Agree and continue để xác nhận đồng ý nguyên tắc sử dụng của Google Workspace.

google workspace

Bước 7: Tiếp theo, một giao diện thanh toán sẽ hiện ra. Hãy chắc chắn về phiên bản Google Workspace mà bạn chọn cũng như tùy chọn thanh toán hàng tháng hay hàng năm vì giá sẽ có sự chênh lệch đáng kể.

Bước 8: Các bước đăng ký đã gần hoàn tất.

Bạn xác minh TXT theo hướng dẫn sau: https://support.google.com/a/answer/183895?hl=en

Thiết lập MX theo hướng dẫn sau: https://support.google.com/a/answer/174125?hl=en

Bước 9: Vào tạo tài khoản người dùng cho nhân viên của bạn và bắt đầu sử dụng.

12. Cách đăng ký Google Workspace với MAT MA TECHNOLOGY

chứng nhận google sell premier partner
MAT MA TECHNOLOGY hiện đang là đối tác cấp cao của Google

Nếu đăng ký với MAT MA TECHNOLOGY, mọi thứ sẽ đơn giản hơn nhiều. Bạn chỉ cần chuẩn bị:

  • Tên miền (chúng tôi hỗ trợ đăng ký nếu bạn chưa có tên miền)
  • Phiên bản Google Workspace muốn sử dụng
  • Số lượng tài khoản muốn đăng ký

Các bước còn lại sẽ do MAT MA TECHNOLOGY hỗ trợ bạn thiết lập. Gọi vào hotline 02873.004.009 hoặc chat trực tiếp để được chuyên viên tư vấn nhé.

13. Một số câu hỏi thường gặp về Google Workspace

Giải đáp một số thắc mắc chung về Google Workspace của người dùng. Nếu vẫn chưa tìm thấy câu trả lời cho vấn đề của bạn, đừng ngần ngại liên hệ với MAT MA TECHNOLOGY qua hotline 02873.004.009 hoặc chat trực tiếp với chúng tôi nhé.

13.1 Google Workspace và G Suite là gì?

G Suite là tên gọi cũ của Google Workspace.

G Suite trước đây bao gồm Gmail, Google Drive, Calendar, Docs, Sheets, Slides và Site. Google Workspace bao gồm tính năng tương tự cùng Google Meet, Chat và Jamboard. Ngoài ra, Google Workspace còn có nhiều dung lượng lưu trữ hơn và các tính năng bảo mật nâng cao hơn cho doanh nghiệp.

13.2 Sự khác biệt giữa Gmail và Google Workspace là gì?

Gmail là một phần thuộc Google Workspace. Nhưng nếu xét riêng thì ứng dụng thì Gmail phục vụ cho mục đích sử dụng cá nhân Trong khi Google Workspace thiết kế cho doanh nghiệp.

Trái với Gmail, Google Workspace được xây dựng để doanh nghiệp phát triển thương hiệu, công tác và quản lý toàn bộ người dùng của tổ chức chuyên nghiệp hơn.

13.3 Tôi có thể mua từng ứng dụng Google Workspace riêng lẻ không?

Không thể. Khi đăng ký Google Workspace, bạn sẽ có quyền truy cập vào một bộ ứng dụng tích hợp hoạt động liền mạch với nhau. Google không cung cấp các bản có phí riêng lẻ của từng ứng dụng.

13.4 Google Workspace có giống với Microsoft 365 không?

Về cơ bản, 2 bộ ứng dụng này giống nhau. Google Workspace và Microsoft 365 vẫn luôn được xem là kỳ phục địch thủ bao lâu nay. Tuy nhiên, yếu tố khác biệt chính để phân biệt Microsoft 365 với Google Workspace chính là Microsoft 365 có ứng dụng Office tải về máy để dùng offline.

13.5 Tôi có thể sử dụng Google Workspace cho mục đích cá nhân không?

Có thể. Google Workspace không yêu cầu bạn phải thể hiện giấy phép kinh doanh hay thông tin sở hữu doanh nghiệp nào đó khi đăng ký.

13.6 Google Workspace có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Google Workspace rất thích hợp với các nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp Startup. Workspace giúp nhóm doanh nghiệp này tiết kiệm rất nhiều chi phí cho các phần mềm, giải pháp công nghệ khác nhau. Ngoài ra, Google Workspace khá dễ để sử dụng, không phải mất nhiều thời gian để tìm tòi nghiên cứu.

13.7 Có giải pháp thay thế nào rẻ hơn cho Google Workspace không?

Đối trọng chính của Google Workspace là Microsoft 365 và Zoho Workplace. 3 giải pháp này đều tương đồng ở tính năng. Giá cũng tương đương nhau.

Tại thời điểm này, Google Workspace đang có giá khá tốt. MAT MA TECHNOLOGY đang ưu đãi đến 60% cho khách hàng mới nhờ lợi thế đối tác cấp cao của Google mà MAT MA TECHNOLOGY vừa nhận được.

14. Kết

Việc duy trì và vận hành hệ thống dữ liệu khổng lồ từ đám mây là cả một quá trình cực kỳ phức tạp. Nếu không phải là những ông lớn công nghệ như Google, hầu hết các doanh nghiệp đều không thể tự vận hành được.

Phải nói thêm, sự nỗ lực đưa một công nghệ vô cùng phức tạp và khó bảo mật trở nên đơn giản khi đến tay người dùng cuối là một sự thành công rất lớn của Google nói chung và Google Workspace nói riêng.

Google Workspace xứng đáng là bộ ứng dụng làm việc hiệu quả mà bạn nên sở hữu, để giúp doanh nghiệp bứt phá hơn!


 

Uyên Vũ

"Tôi thích cái cách công nghệ làm thay đổi cuộc sống và cách làm việc của chúng ta. Điện toán đám mây, AI, Big Data, IoT là một trong những thứ kích thích tôi khám phá mỗi ngày."

hotline icon