Chuyển tới nội dung

Hướng dẫn cách quản lý người dùng trên Google Workspace

quản lý người dùng trên Google workspace

Bảo mật và quản lý người dùng trên Google Workspace là một trong những lợi thế bậc nhất của bộ ứng dụng này.

Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần có ít nhất một quản trị viên. Hay còn được gọi là Google Workspace Administrator.

Vậy thì, người quản trị viên này quản trị người dùng ra sao và bằng cách nào? Trong bài viết, hãy cùng tìm hiểu chi tiết.

1. Vai trò của quản trị viên Google Workspace

Quản trị viên Google Workspace người hoặc một nhóm người có nhiệm vụ quản lý, cấu hình, thiết lập các dịch vụ và công cụ thuộc bộ ứng dụng Google Workspace.

Nói một cách dễ hiểu, quản trị viên Google Workspace giữ vai trò là người quản lý bộ ứng dụng cho tổ chức.

Các nhiệm vụ chính của Google Workspace Admin gồm có:

  • Quản lý người dùng
  • Quản lý thiết bị
  • Quản lý ứng dụng
  • Bảo mật dữ liệu
  • Báo cáo và theo dõi dữ liệu
  • Quản lý giấy phép và thanh toán
  • Cấu hình và cài đặt chính sách dữ liệu
  • Quản lý bộ nhớ của tổ chức

Trong phần còn lại của bài viết, chúng tôi sẽ đi sâu hướng dẫn quản trị viên cách quản lý người dùng trên Google Workspace. Đây là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhất.

2. Cách thêm người dùng vào tổ chức trên Google Workspace

Khi tổ chức bắt đầu đưa Google Workspace vào sử dụng hoặc khi có thêm nhân sự, nhiệm vụ tiên quyết của admin đó là thêm người dùng. Bước thiết lập này cho phép một hoặc một số nhân sự nhất định được truy cập và sử dụng các công cụ cần thiết.

Bạn có thể thêm một người dùng hoặc thêm nhiều người dùng cùng lúc. Dưới đây là các bước thực hiện.

2.1 Thêm một người dùng

Để sử dụng các ứng dụng trong gói đăng ký Google Workplace, thành viên trong tổ chức cần được quản trị viên cấp tài khoản.

Dưới đây, Mật Mã hướng dẫn quản trị viên thêm người dùng dựa trên giấy phép Google Workspace có sẵn. Nếu tổ chức đã sử dụng hết giấy phép, bạn sẽ cần mua thêm trước khi thực hiện bước này.

Để thêm người dùng vào Google Workspace, hãy:

Bước 1. Đăng nhập bằng tài khoản admin vào bảng điều khiển dành cho quản trị viên tại admin.google.com

Bước 2. Sau đó vào Menu, chọn Directory (Thư mục) > Users (Người dùng)

Bước 3. Tại góc trên bên trái màn hình, chọn tổ chức mà bạn cần thêm người dùng trong mục All organizations (Tất cả tổ chức). Bỏ qua bước này nếu bạn chỉ quản trị một tổ chức

Bước 4. Chọn Invite new user/Add new user (Thêm người dùng mới)

cách quản lý thêm người dùng trên Google Workspace
Cách thêm một người dùng vào Google Workspace

Bước 5. Lần lượt điền vào các trường thông tin người dùng được yêu cầu

Bước 6. Nhấp Add new user để hoàn tất thêm người dùng

Lưu ý rằng có thể mất đến 24 giờ, người dùng mới có thể sử dụng hết tất cả các dịch vụ trong Google Workspace của tổ chức.

2.2 Thêm nhiều người dùng cùng lúc

Trước khi bắt đầu, cần đảm bảo tổ chức có đủ giấy phép. Nếu chưa, bạn cần mua thêm giấy phép. Sau đó mới tiến hành các bước bên dưới.

Bước 1. Tải file template

  • Đăng nhập tài khoản quản trị viên từ Google Admin Console
  • Sau đó vào Menu, chọn Directory (Thư mục) > Users (Người dùng)
  • Ở đầu trang, nhấp vào Bulk update users (Thêm hàng loạt người dùng)
  • Nhấp chuột vào Download blank CSV (Tải xuống tệp CSV trống)
  • Mở tệp có đuôi .csv vừa tải xuống bằng Google Sheets hoặc Microsoft Excel
cách quản lý thêm người dùng trên Google Workspace
Cách thêm nhiều người dùng vào Google Workspace

Bước 2. Nhập vào tệp CSV thông tin của người dùng

  • Nhập vào các thông tin của người dùng mới. Gồm tên, họ, địa chỉ email, mật khẩu tối thiểu 8 ký tự
  • (Tùy chọn) Để yêu cầu người dùng đặt lại mật khẩu của họ ở lần đăng nhập đầu tiên, nhập TRUE. Nếu không, hãy để trống cột
  • (Tùy chọn) Để chỉ định thông tin bổ sung, chẳng hạn như email khôi phục, địa chỉ nhà riêng hoặc giấy phép, hãy nhập thông tin đó vào các cột còn lại

Bước 3. Lưu tệp CSV

Sau khi hoàn tất, hãy lưu dưới dạng tệp theo định dạng .csv. Lưu ý kích thước tệp CSV tối đa là 35 MB.

Bước 4. Tải lên tệp CSV 

  • Ở đầu trang người dùng, nhấp Bulk update users (Cập nhật hàng loạt người dùng)
  • Nhấp vào Attach CSV file (Đính kèm tệp CSV)
  • Tìm và tải lên tệp CSV mà bạn vừa tạo để hoàn tất

Lưu ý rằng nếu bạn sử dụng tệp CSV để tạo tài khoản mới, người dùng sẽ không nhận được email thông tin xác thực. Bạn phải gửi riêng cho họ.

3. Cách quản lý người dùng trên Google Workspace

Việc quản lý người dùng trên Google Workspace càng chặt chẽ càng đảm bảo tính vẹn toàn dữ liệu cho tổ chức. Dưới đây, Mật Mã hướng dẫn ba thao tác cốt lõi. Gồm thay đổi tên người dùng, đổi mật khẩu người dùng và xóa người dùng.

3.1 Chỉnh sửa/thay đổi tên người dùng

Quản trị viên có thể thay đổi tên người hồ sơ của người dùng để dễ dàng quản lý trên Google Workspace. Tên này được hiển thị trong email khi gửi, xuất hiện trong lời mời trong lịch và các dịch vụ khác của Google.

Lưu ý rằng việc thay đổi tên hồ sơ của người dùng không làm thay đổi địa chỉ email của họ.

Để thay đổi họ và tên của người dùng, hãy:

Bước 1. Đăng nhập bằng tài khoản admin tại admin.google.com

Bước 2. Sau đó vào Menu, chọn Directory (Thư mục) > Users (Người dùng)

Bước 3. Trong danh sách người dùng, tìm tên người dùng cần thay đổi

Bước 4. Sau đó, nhấp vào Update user (Cập nhật người dùng)

cách đổi tên người dùng trên Google Workspace
Cách đổi tên người dùng trên Google Workspace

Bước 5. Tiếp tục, chọn Update user (Cập nhật người dùng)

Bước 6. Thay đổi họ hoặc tên trong cửa sổ tiếp theo

Bước 7. Nhấn Done (Xong) để hoàn tất

3.2 Thay đổi mật khẩu của người dùng

Nếu người dùng quên mật khẩu hoặc nếu tổ chức của bạn cho rằng tài khoản người dùng bị xâm phạm, quản trị viên hoàn toàn có quyền thay đổi mật khẩu.

Để thay đổi/đặt lại mật khẩu của người dùng, hãy:

Bước 1. Đăng nhập bằng tài khoản admin tại admin.google.com

Bước 2. Sau đó vào Menu, chọn Directory (Thư mục) > Users (Người dùng)

Bước 3. Trong danh sách người dùng, tìm tên người dùng cần thay đổi mật khẩu

Bước 4. Sau đó, nhấp vào Reset password (Đặt lại mật khẩu)

Cách đổi mật khẩu người dùng bước 4
Cách đổi mật khẩu người dùng bước 4

Bước 5. Kế tiếp, chọn Automatically generate a password (Tạo mật khẩu tự động) hoặc Create password (Tạo mật khẩu) và nhập vào mật khẩu có tối thiểu 8 ký tự

Cách đổi mật khẩu người dùng bước 5
Cách đổi mật khẩu người dùng bước 5

Bước 6. (Tùy chọn) Nhấp Ask for a password change at the next sign-in (Thay đổi mật khẩu ở lần đăng nhập đầu tiên) nếu cần

Bước 7. Nhấn Reset (Đặt lại) để hoàn tất

Cách đổi mật khẩu người dùng bước 8 & 9
Cách đổi mật khẩu người dùng bước 8 & 9

3.3 Xóa người dùng

Khi có nhân viên người việc, tổ chức cần xóa người dùng để đảm bảo bảo mật thông tin. Trước khi xóa, cần lưu ý rằng dữ liệu của người dùng đó sẽ không thể khôi phục sau khi bị xóa.

Vì vậy, quản trị viên cấp cao sẽ cần di chuyển dữ liệu đó sang cho một người dùng khác trước khi xóa người dùng, nếu cần thiết.

Bên dưới, Mật Mã hướng dẫn cách tạm ngưng tài khoản và cách xóa tài khoản vĩnh viễn.

3.3.1 Cách tạm ngưng tài khoản người dùng

Quản trị viên có thể tạm thời chặn quyền truy cập của người dùng. Khi tạm ngưng, dữ liệu của người dùng sẽ không bị xóa. Tùy theo nhu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà tính năng này sẽ được khai thác để quản lý người dùng trên Google Workspace.

Lưu ý rằng các tài khoản bị tạm ngưng vẫn bị tính phí ở mức tương tự như các tài khoản đang hoạt động.

Để xóa tạm thời/tạm ngưng tài khoản người dùng, hãy:

Bước 1. Đăng nhập bằng tài khoản admin tại admin.google.com

Bước 2. Sau đó vào Menu, chọn Directory (Thư mục) > Users (Người dùng)

Bước 3. Trong danh sách người dùng, tìm tên người dùng cần xóa

Bước 4. Sau đó, nhấp vào More options (Tùy chọn khác). Rồi chọn Suspend user (Đình chỉ người dùng)

Bước 5. Nhấn Suspend user (Đình chỉ người dùng) một lần nữa để hoàn tất

Cách tạm ngưng tài khoản người dùng
Cách tạm ngưng tài khoản người dùng

3.3.2 Cách xóa vĩnh viễn tài khoản người dùng

Khi nhân viên nghỉ việc, quản trị viên có thể xóa vĩnh viễn tài khoản theo hướng dẫn này.

Để xóa vĩnh viễn tài khoản người dùng, hãy:

Bước 1. Đăng nhập bằng tài khoản admin tại admin.google.com

Bước 2. Sau đó vào Menu, chọn Directory (Thư mục) > Users (Người dùng)

Bước 3. Trong danh sách người dùng, tìm tên người dùng cần xóa

Bước 4. Sau đó, nhấp vào More options (Tùy chọn khác). Rồi chọn Delete User (Xóa người dùng)

Bước 5. Tùy thuộc vào loại tài khoản Google Workspace Admin của bạn, hãy lựa chọn một trong các tùy chọn bên dưới

  • Delegated admins để xác nhận bạn hiểu tác động của việc xóa tài khoản
  • Super admins để chuyển quyền sở hữu nội dung của người dùng. Nhấp vào Don’t transfer data (Không chuyển dữ liệu) để xóa mọi dữ liệu liên quan đến tài khoản. Hoặc nhấp vào Transfer (Chuyển dữ liệu), sau đó lựa chọn loại dữ liệu và tài khoản chuyển đến

3.4 Khôi phục tài khoản người dùng

Google Workspace chỉ cho phép khôi phục tài khoản bị xóa trong vòng tối đa 20 ngày. Sau thời gian này, dữ liệu sẽ bị vô hiệu hóa hoàn toàn và không có cách nào để khôi phục.

Dưới đây, Mật Mã hướng dẫn cách khôi phục tài khoản bị xóa vĩnh viễn và bị xóa tạm thời.

3.4.1. Khôi phục tài khoản người dùng bị tạm ngừng

Chỉ có thể khôi phục cùng một tài khoản Gmail bị tạm ngừng 5 lần mỗi năm. Nếu tổ chức của bạn có một tài khoản bị tạm ngưng thường xuyên hơn thế, bạn sẽ không thể khôi phục lại tài khoản đó. Thậm chí nhóm hỗ trợ của Google cũng không thể thực hiện điều đó.

Người dùng sẽ phải đợi 24 giờ để tài khoản được kích hoạt trở lại. Sau khi tài khoản được kích hoạt, admin có thể quản lý và thực hiện các thay đổi khác với người dùng trên Google Workspace như bình thường.

Để khôi phục tài khoản người dùng bị tạm ngưng, hãy:

Bước 1. Đăng nhập bằng tài khoản admin tại admin.google.com

Bước 2. Sau đó vào Menu, chọn Directory (Thư mục) > Users (Người dùng)

Bước 3. Trong danh sách người dùng, tìm tên người dùng cần đặt làm quản trị viên

Bước 4. Nhấn Reactivate (Kích hoạt lại) một lần nữa để xác nhận

cách quản lý khôi phục người dùng bị tạm ngưng trên Google Workspace
Cách khôi phục người dùng bị tạm ngưng

3.4.2 Khôi phục tài khoản người dùng bị xóa gần đây

Bạn chỉ có thể khôi phục tài khoản người dùng bị xóa trong vòng 20 ngày. Trước khi khôi phục, cũng cần đảm bảo rằng tổ chức còn giấy phép Google Workspace khả dụng

Thông thường, mất 24 giờ để tài khoản được kích hoạt trở lại. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người dùng có thể phải đợi đến 05 ngày.

Để khôi phục tài khoản người dùng bị xóa, hãy:

Bước 1. Đăng nhập bằng tài khoản admin tại admin.google.com

Bước 2. Sau đó vào Menu, chọn Directory (Thư mục) > Users (Người dùng)

Bước 3. Vào More options (Tùy chọn khác), chọn Recently deleted users (Người dùng bị xóa gần đây)

Bước 4. Nhấp chuột để chọn tài khoản cần khôi phục, sau đó nhấn Recover (Khôi phục)

Bước 5. Nhấn Continue (Tiếp tục) trong cửa sổ thông báo xác nhận

Bước 6. Nhấn Recover (Khôi phục) một lần nữa để hoàn tất

4. Cách thêm quản trị viên vào tổ chức trên Google Workspace

Chuyên gia khuyến khích rằng tổ chức nên có từ 02 quản trị viên. Điều này đảm bảo rằng hệ thống của bạn không bị gián đoạn khi một admin không thể quản trị. Đây cũng là cách để chia sẻ trách nhiệm, đồng thời hạn chế rủi ro trong việc quản lý người dùng trên Google Workspace.

Để thêm quản trị viên Google Workspace, hãy:

Bước 1. Đăng nhập bằng tài khoản admin tại admin.google.com

Bước 2. Sau đó vào Menu, chọn Directory (Thư mục) > Users (Người dùng)

Bước 3. Trong danh sách người dùng, tìm và nhấp vào tên người dùng cần đặt làm quản trị viên

Bước 4. Nhấp chuột vào Admin roles and privileges (Vai trò và đặc quyền của quản trị viên)

Thêm quản trị viên cho tổ chức trong Google Workspace
Thêm quản trị viên vào tổ chức trong Google Workspace

Bước 5. Chọn vai trò admin tương ứng cần gán

admin google workspace
Các vai trò admin chính trong Google Workspace

Bước 6. Nhấn Save (lưu) để hoàn tất thiết lập

5. Một số câu hỏi thường gặp khi quản lý người dùng trên Google Workspace

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về việc quản lý người dùng bằng tài khoản quản trị viên trên Google Workspace.

5.1 Làm gì khi mất tài khoản quản trị viên?

Nếu quên tài khoản, quản trị viên có thể vào trang https://accounts.google.com/signin/recovery và nhập vào các thông tin cá nhân để thử khôi phục lại tài khoản.

Trường hợp đăng ký Google Workspace thông qua Premier Partner của Google tại Việt Nam là Mật Mã, liên hệ với chúng tôi qua hotline 02873.004.009 để được hỗ trợ nhanh nhất.

5.2 Google Workspace có thể có mấy loại quản trị viên?

Google Workspace bao gồm nhiều loại admin. Mục đích của việc phân loại là nhằm cá nhân hóa nhiệm vụ và chuyên môn hóa vai trò. Ba nhóm lớn gồm có Super Admin (Quản trị viên cấp cao), Groups Admin (Quản trị viên nhóm), User Management Admin (Quản trị viên người dùng).

Một tổ chức bắt buộc phải có ít nhất một Super Admin. Tuy nhiên, Mật Mã khuyến khích rằng tốt hơn hết, bạn nên có hai để quản lý người dùng trên Google Workspace chặt chẽ nhất.

5.3 Sẽ ra sao nếu quản trị viên quên mật khẩu của mình?

Quản trị viên có thể tự lấy lại mật khẩu, hoặc yêu cầu một quản trị viên khác trong tổ chức cấp lại mật khẩu cho mình.

Nếu tự lấy lại mật khẩu, hãy truy cập vào trang https://accounts.google.com/signin/recovery.

5.4 Ai có thể trở thành Admin Google Workspace?

Điều này tùy theo sự phân bổ của mỗi tổ chức. Chúng tôi khuyến khích tổ chức nên giao vai trò admin cho kỹ thuật viên, chuyên viên IT hoặc quản trị viên hệ thống CNTT.

Mặt khác, chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý cũng có thể đồng thời giữ một tài khoản Admin.

Kết

Bảng điều khiển trực quan, nơi quản trị viên có thể quản lý người dùng cực kỳ chặt chẽ, là thế mạnh trên Google Workspace. Cho đến nay, hiếm có dịch vụ đám mây “đối thủ” nào làm điều đó tốt như Google.

Trên đây, Mật Mã đã hướng dẫn chi tiết cách quản lý người dùng trên Google Workspace từ tài khoản admin. Hi vọng rằng bài viết đã mang đến cho bạn thông tin hữu ích.

Ha Le
hotline icon