eSignature Google Workspace là một trong những tính năng mới vừa được Google bổ sung cho bộ giải pháp đáp mây của hãng vào cuối năm ngoái. Từ năm 2022, hãng đã thử nghiệm tính năng này trong bản beta nhưng chưa chính thức cập nhật diện rộng.
Kể từ khi được cập nhật chính thức, eSignature đã và đang thay đổi cách thức ký và yêu cầu chữ ký của nhiều tổ chức, doanh nghiệp.
eSignature hay còn gọi là chữ ký điện tử được cho ra đời nhằm đơn giản hóa quy trình ký kết tài liệu. Đồng thời, nó cũng gia tăng đáng kể tính bảo mật và độ hợp lệ của các tài liệu được ký kết.
Trong bài viết, MM Technology sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tạo, ký và yêu cầu ký điện tử.
1. eSignature Google Workspace là gì?
Với tính năng eSignature, bạn có thể ký và gửi yêu cầu ký trong Google Docs và Google Drive. Cập nhật mới này cho phép cá nhân, tổ chức có thể thực hiện các giao dịch và ký kết hợp đồng một cách nhanh chóng, hiệu quả mà không cần phải in ấn hay cài thêm các phần mềm bên thứ ba.
2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng eSignature Google Workspace?
Doanh nghiệp nên sử dụng eSignature Google Workspace vì những lý do dưới đây.
2.1 Tiết kiệm thời gian
Việc ký kết tài liệu truyền thống thường tốn nhiều thời gian cho việc in ấn, chuyển phát. eSignature cho phép ký trực tiếp trên tài liệu, rút ngắn quy trình.
2.2 Tăng cường hiệu quả
Sử dụng eSignature giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu dễ dàng hơn. Người dùng có thể theo dõi trạng thái tài liệu. Bao gồm từ khi gửi đi cho đến khi được ký.
2.3 Giảm chi phí
Việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ tài liệu giấy tốn kém nhiều chi phí. eSignature giúp doanh nghiệp tiết kiệm những chi phí này bằng cách chuyển đổi sang môi trường điện tử.
2.4 Tăng cường bảo mật
Chữ ký điện tử trong Google Workspace được bảo vệ bằng các biện pháp bảo mật tiên tiến, đảm bảo rằng tài liệu và thông tin cá nhân của người dùng được an toàn. Bên cạnh đó, chữ ký điện tử cũng đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định hiện hành.
2.5 Tăng tính linh hoạt
Với eSignature, người dùng có thể ký tài liệu từ bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet. Điều này cực kỳ hữu ích cho các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa hoặc thường xuyên di chuyển.
2.6 Cải thiện trải nghiệm
Khách hàng có thể dễ dàng ký các tài liệu mà không cần đến văn phòng, tạo ra trải nghiệm thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.
3. Các gói Google Workspace có eSignature
Người dùng Google Drive và Google Docs có thể tự mình ký và gửi yêu cầu để người khác ký điện tử vào tài liệu của mình.
eSignature không được bật theo mặc định, quản trị viên trong tổ chức cần bật cho người dùng cụ thể.
Các gói Google Workspace khả dụng gồm:
- Google Workspace Business Standard và Plus
- Google Workspace Enterprise Starter, Standard và Plus
- Google Workspace Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus
- Google Workspace Education Plus
4. Cách tạo và gửi tài liệu ký điện tử bằng eSignature Google Workspace
Để ký và gửi yêu cầu ký điện tử trong Google Workspace, xem hướng dẫn chi tiết bên dưới.
Bước 1. Mở tài liệu Google Docs cần ký
Bước 2. Vào Insert, chọn eSignature
Bước 3. Kéo và thả chữ ký của bạn vào vị trí cần ký
Bước 4. Nhấn Request eSignature và nhập vào email người người khác để yêu cầu họ ký vào tài liệu
5. Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về chữ ký điện tử trong Google Workspace.
5.1 Chữ ký điện tử Google Workspace có miễn phí không?
Chữ ký điện tử trong Workspace sẽ được cung cấp miễn phí cho người dùng trong các gói sau: Business Standard và Plus, Enterprise Starter, Standard và Plus, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus, Education Plus.
5.2 Tôi có thể sử dụng eSignature cho nhiều loại tài liệu không?
Có. eSignature có thể được sử dụng cho nhiều loại tài liệu khác nhau. Bao gồm hợp đồng, đơn xin việc và các tài liệu pháp lý.
5.3 Làm thế nào để bảo mật tài liệu ký điện tử?
Google Workspace sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ tài liệu và chữ ký điện tử. Bao gồm mã hóa và xác thực người dùng.
5.4 Có giới hạn về số lượng chữ ký trong một tài liệu không?
Tùy thuộc vào chính sách của tổ chức, nhưng thường thì không có giới hạn.
6. Kết luận
eSignature Google Workspace là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình ký kết tài liệu. Với tính năng dễ sử dụng, bảo mật và hiệu quả, Esignature đang trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho nhiều tổ chức trong việc quản lý tài liệu điện tử.
Hy vọng thông tin được chia sẻ trong bài viết hữu ích với bạn.
