Google Forms là một trình tạo biểu mẫu đơn giản và chuyên nghiệp từ Google. Nếu đang cần tạo biểu mẫu khảo sát online nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, bài viết này là dành cho bạn.
Hiện nay, Forms đã trở thành công cụ phổ biến được dùng để tạo và gửi biểu mẫu. Bao gồm từ những khảo sát cơ bản cho đến các mẫu phức tạp được dùng trong trường học, doanh nghiệp.
Cùng tìm hiểu.
1. Tổng quan về Google Forms
Google Forms cho phép tạo nhanh biểu mẫu khảo sát mà không yêu cầu kiến thức về CSS, JavaScript hay bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào khác.
Google cung cấp bản miễn phí dành cho tất cả mọi người trên không gian mạng. Nếu là người dùng doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng Forms với những tính năng nâng cao hơn trong Google Workspace. Ngày nay, Forms dần trở nên không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực, như giáo dục, y tế, truyền thông kỹ thuật số, khoa học máy tính,…
1.1 Google Forms là gì? Dùng để làm gì?
Google Forms là công cụ cho phép người dùng tạo biểu mẫu để thu thập thông tin, khảo sát, lấy ý kiến của người khác.
Google Forms hay còn được biết với tên gọi là Google Biểu mẫu. Giống với các ứng dụng như Google Docs, Google Sheets và Google Slides, Google Forms cũng là dịch vụ trực tuyến hoạt động trên nền tảng đám mây.
Bạn có thể dùng Forms để tạo và phản hồi các bảng khảo sát, thăm dò, bảng câu hỏi,… ngay trên thiết bị di động hoặc trình duyệt web. Tuy nhiên, để tạo hoặc tùy chỉnh biểu mẫu, sử dụng bản web trên máy tính sẽ tối ưu hơn.
Ngày nay, Google Forms được đánh giá là công cụ tạo biểu mẫu dễ dùng, quen thuộc với đại bộ phận người dùng. Thậm chí, các tổ chức tìm kiếm thông tin cũng đang dùng Forms để thu thập dữ liệu.
1.2 Google Forms ra mắt khi nào?
Trước đây, Google Forms là một tính năng của Sheet. Thời điểm đó, người dùng cần tạo một trang để thêm biểu mẫu, một trang để định dạng và một trang khác để xem phản hồi.
Cuối năm 2016, Google đã tách Forms ra khỏi Sheets, đánh dấu một bước chuyển mình của ứng dụng này. Đến nay, Forms được sử dụng rộng rãi trên mạng toàn cầu, miễn là có kết nối Internet.
Về Google, đây là công ty con thuộc Alphabet Inc, một công ty công nghệ Internet của Hoa Kỳ.
1.3 Google Forms trong Google Workspace là gì?
Google Forms là một phần của Google Workspace. Hay nói cách khác, Google Forms là một ứng dụng được bao gồm trong Google Workspace.
Về cơ bản, Google Forms tích hợp trong Google Workspace giống bản Google Forms miễn phí đến 90%. Lợi thế của Forms trong bộ ứng dụng của Google là dung lượng lưu trữ lớn, khả năng bảo mật nâng cao và khả năng phân quyền truy cập từ tài khoản quản trị viên.
Thỉnh thoảng, có thể bạn cũng sẽ nghe nhắc đến cụm từ Google Biểu mẫu doanh nghiệp hoặc Google Forms doanh nghiệp. Đó là cách gọi khác của Google Forms tính hợp trong Google Workspace.
Nói thêm một chút về Google Workspace, đây là bộ ứng dụng năng suất được Google xây dựng cho các tổ chức và doanh nghiệp. Những ứng dụng được bao gồm trong Workspace là những ứng dụng cốt lõi, giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả nhất. Bao gồm từ phần mềm giao tiếp, cộng tác, lưu trữ dữ liệu cho đến tăng cường bảo mật.
>>Xem thêm: Google Family ứng dụng tuyệt vời dành cho phụ huynh
1.4 Google Forms có những dạng câu hỏi nào?
Đối với các ứng dụng tạo biểu mẫu khảo sát, sự đa dạng của các dạng câu hỏi chính là một lợi thế. Trong Google Forms, Google bao gồm sẵn 11 dạng câu hỏi.
Dạng câu hỏi ở đây có nghĩa là các loại câu hỏi mà bạn có thể sử dụng để thu thập phản hồi từ người khác. Có thể là câu hỏi trắc nghiệm, câu hỏi cần người khác nhập vào câu trả lời, câu hỏi dạng đánh dấu tích chẳng hạn.
Dưới dưới đây là 11 dạng câu hỏi trong Google Forms.
1.4.1 Câu trả lời ngắn (Short answer)
Trường này phù hợp để yêu cầu nhập một đoạn văn bản ngắn như tên, địa chỉ email hoặc số điện thoại. Thông thường, người dùng có một dòng văn bản để trả lời câu hỏi.
1.4.2 Đoạn văn (Paragraph)
Trường này dành cho văn bản dạng dài. Sử dụng khi bạn muốn nhận phản hồi chi tiết, nhận xét, đánh giá, cảm nhận,… của người nhận khảo sát.
1.4.3. Trắc nghiệm (Multiple choice)
Trường này cho phép nhập vào các lựa chọn dạng trắc nghiệm. Người nhận khảo sát chỉ được chọn một. Đây là trường được dùng nhiều nhất trong Forms. Giáo viên cũng có thể sử dụng để thiết kế các bài thi trắc nghiệm.
1.4.4. Hộp kiểm (Checkbox)
Trường này cho phép liệt kê các lựa chọn khác nhau và người dùng có thể chọn nhiều lựa chọn mà họ muốn.
1.4.5. Menu thả xuống (Dropdown)
Trường này cho phép liệt kê câu trả lời dưới dạng menu thả xuống. Nó hữu ích khi bạn có một biểu mẫu dài với nhiều câu hỏi, giúp biểu mẫu trông gọn gàng hơn.
1.4.6. Tải lên tệp (File upload)
Trường này cho phép trả lời câu hỏi bằng tệp đính kèm. Tệp được tải lên sẽ tự động lưu vào Google Drive. Nếu sử dụng tính năng này, hãy đảm bảo chỉ chia sẻ biểu mẫu của bạn với những người bạn tin tưởng.
1.4.7. Thang đo tuyến tính (Linear scale)
Trường này cho phép người trả lời chọn số trong một khoảng. Sử dụng nó khi bạn cần khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng trên thang điểm 10, chẳng hạn.
1.4.8. Lưới trắc nghiệm (Multiple choice grid)
Trường này hiển thị câu hỏi và câu trả lời dưới dạng lưới. Cơ bản, hãy nhập câu hỏi như các hàng và câu trả lời như các cột. Người thực hiện khảo sát chỉ có thể chọn một câu trả lời cho một câu hỏi.
1.4.9. Lưới hộp kiểm (Checkbox grid)
Tương tự như lưới trắc nghiệm, nhưng người thực hiện khảo sát có thể chọn nhiều câu trả lời cho một câu hỏi.
1.4.10. Ngày (Date)
Trường này hữu ích nếu bạn muốn yêu cầu một ngày cụ thể. Mục đích của việc thu thập ngày có thể là để lên lịch một sự kiện hoặc ghi lại một hoạt động. Lưu ý là ngày sẽ hiển thị theo định dạng mặc định của địa điểm. Ví dụ, nếu ngôn ngữ bạn sử dụng là tiếng Anh, ngày sẽ được định dạng là MM/DD/YYYY.
1.4.11. Thời gian (Time)
Trường này cho phép người trả lời nhập thời gian theo giờ và phút.
1.5 Google Forms tích hợp với các ứng dụng khác như thế nào?
Google Form là được tích hợp chặt chẽ và là một phần quan trọng của hệ sinh thái ứng dụng Google.
Trong cửa sổ Google Forms, bạn có thể truy cập nhanh vào Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive. Và ngược lại.
Với những dữ liệu thu thập được, bạn cũng có thể đồng bộ chúng lên Google Sheets để dễ dàng xử lý, phân tích hoặc lưu trữ.
Theo mặc định, các biểu mẫu được tạo từ Forms cũng được lưu trữ và quản lý trên Google Drive.
2. Tầm quan trọng của Google Forms trong học tập, giảng dạy và làm việc
Với lợi thế là ứng dụng đám mây, Google Forms thân thiện với mọi người dùng. Bạn có thể truy cập form từ bất kỳ đâu, bất cứ khi nào, miễn là có kết nối mạng. Do đó, có thể nói đối tượng người dùng Forms là gần như không có giới hạn.
Tùy theo từng nhu cầu cụ thể, mà bạn có thể tạo khảo sát với “quy mô” lớn – nhỏ khác nhau.
2.1 Google Forms phù hợp với đối tượng người dùng nào?
Google Forms phù hợp với mọi đối tượng người dùng. Mỗi nhóm đối tượng sẽ có những cách khác nhau để cá nhân hóa biểu mẫu của mình.
Với doanh nghiệp và tổ chức, Google Forms là một công cụ hữu ích để thu thập thông tin, nhận phản hồi từ khách hàng, khảo sát thị trường, nhận đăng ký tham gia sự kiện, thu thập ý kiến của nhân viên,…
Với giáo viên và học sinh, Google Forms lý tưởng để tạo bài kiểm tra, phiếu bầu, đánh giá của học sinh, ý kiến của phụ huynh,…
Với người dùng cá nhân, Google Forms có thể được sử dụng để hỏi ý kiến, tạo khảo sát hoặc gửi một biểu mẫu mời dự tiệc,…
2.2 Vì sao nên sử dụng Google Forms?
Google Forms là một công cụ mạnh mẽ để tạo và chia sẻ biểu mẫu trực tuyến. Không chỉ vậy, bạn còn có thể nhận phân tích câu trả lời theo thời gian thực. Và hơn thế nữa. Dưới đây là những lý do vì sao bạn nên sử dụng Google Forms để tạo biểu mẫu.
2.2.1 Tạo biểu mẫu nhanh chóng
Giống như những phần mềm ứng dụng Google khác, Forms cũng tuân thủ “ngôn ngữ thiết kế” trực quan. Bạn có thể sử dụng ngay mà không cần mất thời gian nghiên cứu. Mặt khác, công cụ này cũng không đòi hỏi kiến thức tin học, công nghệ hoặc công nghệ thông tin.
Việc tạo biểu mẫu trực tuyến trên Google Forms cũng dễ dàng như khi tạo một tài liệu trên trình chỉnh sửa Google Tài liệu. Người dùng chỉ cần kéo thả các thành phần, tùy chỉnh câu hỏi và câu trả lời theo ý muốn. Thậm chí, Forms còn cho phép thêm hình ảnh và video vào biểu mẫu chỉ với vài thao tác đơn giản.
2.2.3 Kho template đa dạng
Google Forms sở hữu một kho template đa dạng, với nhiều lựa chọn phong phú cho các mục đích sử dụng khác nhau. Bạn có thể chọn một template sẵn có từ thư viện của Google Forms và sử dụng ngay. Hoặc bạn cũng có thể chỉnh sửa theo ý muốn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tạo ra một biểu mẫu chuyên nghiệp mà không cần phải bắt đầu từ đầu.
Mặt khác, ứng dụng còn cho phép tùy chỉnh để hiển thị câu hỏi dựa trên câu trả lời. Nhờ vậy, bạn có thể sắp xếp thứ tự câu hỏi và câu trả lời một cách logic hơn. Mặt khác, bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn xáo trộn câu hỏi để tránh sự thiên vị, khi cần.
2.2.4 Tự động phân tích câu trả lời
Một trong những điểm mạnh của Forms là khả năng tự động phân tích câu trả lời. Bạn có thể xem biểu đồ với dữ liệu về câu trả lời theo thời gian thực.
Ngoài ra, bạn cũng có thể mở dữ liệu thô bằng Google Trang tính để phân tích kết quả rõ hơn. Từ đó, lập thống kê, biểu đồ hay thực hiện các tính toán khác một cách nhanh chóng.
2.2.5 Dễ dàng gửi và nhận phản hồi qua email
Sau khi đã tạo xong biểu mẫu, người dùng có thể nhập vào địa chỉ email và gửi đến người nhận. Hoặc cũng có thể lấy URL để chia sẻ trực tiếp.
Về phía người nhận, họ có thể điền vào biểu mẫu ngay trong email, câu trả lời sẽ tự động được lưu trữ trong Google Forms.
2.2.6 Tương thích đa nền tảng
Google Forms hoạt động trên cả PC Windows, MacOS, tablet và thiết bị di động. Bạn có thể truy cập, tạo và chỉnh sửa biểu mẫu kể cả khi di chuyển, bất kể kích thước màn hình.
Đồng thời, người khác cũng có thể trả lời bản khảo sát của bạn trên mọi thiết bị.
3. Các phiên bản Google Forms
Các ứng dụng của Google thường có sự khác nhau giữa bản miễn phí và có phí. Google Forms cũng không ngoại lệ. Dưới đây, Mật Mã sẽ làm rõ và so sánh nhanh hai phiên bản của ứng dụng tạo biểu mẫu này.
3.1 Hai phiên bản chính của Google Forms
Bản miễn phí của Google Forms có sẵn cho mọi người dùng. Bạn chỉ cần truy cập vào https://docs.google.com/forms/ và đăng nhập vào tài khoản Google để sử dụng.
Bản còn lại là Forms tích hợp trong bộ ứng dụng Google Workspace. Về Google Workspace, đây là bộ ứng dụng dựa trên đám mây từ Google. Bao gồm tất cả các phần mềm cốt lõi nhất dành cho doanh nghiệp, như Gmail, Docs, Sheets, Calendar, Drive,…
3.2 So sánh Google Forms miễn phí và Google Forms trong Google Workspace
Sự khác nhau giữa Google Forms miễn phí và trong Google Workspace chủ yếu ở dung lượng bộ nhớ, khả năng phân quyền và bảo mật. Xem chi tiết trong bảng so sánh bên dưới.
| Tính năng | Google Forms miễn phí | Google Forms trong Google Workspace |
| Chi phí | Miễn phí | Trả phí |
| Tính năng cơ bản | ✔️ | ✔️ |
| Tích hợp với các ứng dụng trong Google Workspace | ✔️ | ✔️ |
| Quản lý quyền truy cập | Giới hạn | Nâng cao |
| Dung lượng lưu trữ đám mây | Hạn chế | Lớn và có thể mở rộng |
| Quản lý và bảo mật | Tiêu chuẩn | Tùy chỉnh nâng cao từ tài khoản admin |
4. Các thành phần chính trên giao diện Google Forms
Giao diện chính của Form chia thành hai phần cơ bản.
Thứ nhất, là các templates có sẵn. Người dùng chỉ cần chọn mẫu phù hợp và bắt đầu khảo sát hay. Hoặc cũng có thể tùy chỉnh theo ý muốn. Các mẫu có sẵn được phân chia theo các nhóm chủ đề. Gồm templates dành cho nơi làm việc, cá nhân, hoặc giáo dục.
Thứ hai, là các biểu mẫu được người dùng tạo hoặc nhấp vào gần đây. Các biểu mẫu này cũng sẽ hiển thị trên phần gần đây của ứng dụng Google Drive.
Khi nhấp vào tạo biểu mẫu mới, các thành phần chính của trang tạo biểu mẫu gồm có:
- Tiêu đề: Nơi nhập tên biểu mẫu
- Mô tả biểu mẫu: Nơi nhập vào thông tin hoặc mô tả thêm về mục đích của biểu mẫu
- Câu hỏi: Nơi chọn định dạng câu hỏi và câu hỏi, câu trả lời cụ thể
- Câu trả lời: Nơi xem kết quả phản hồi theo thời gian thực
- Thanh bên: Nơi thêm câu hỏi, hình ảnh, video hoặc các thiết lập khác
- Tùy chỉnh giao diện: Nơi thay đổi phông chữ, màu sắc và hình ảnh trong biểu mẫu
5. Hướng dẫn sử dụng Google Forms từ cơ bản đến nâng cao
Để sử dụng Google Forms, bạn cần phải có tài khoản Google (@gmail). Trường hợp sử dụng Forms trong Google Workspace, hãy đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp của bạn. Nếu không rõ tài khoản doanh nghiệp của mình có Forms hay không, bạn có thể liên hệ với quản trị viên hoặc kỹ thuật phần mềm của tổ chức để được hỗ trợ.
Dưới đây, Mật Mã sẽ hướng dẫn chi tiết các bước sử dụng. Bao gồm từ tạo một khảo sát cơ bản nhất, cho đến tùy chỉnh và chia sẻ cho người khác.
5.1 Cách tạo khảo sát bằng Google Forms
Để tạo khảo sát bằng Google Forms, hãy thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1. Truy cập vào docs.google.com/forms
Bước 2. Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn nếu chưa đăng nhập
Bước 3. Nhấp vào nút + để bắt đầu tạo một biểu mẫu mới. Hoặc bạn cũng có thể click chuột vào mẫu có sẵn bất kỳ
Bước 4. Nhấp vào ô tiêu đề để đặt tên cho biểu mẫu
Bước 5. Chọn biểu tượng + để thêm một câu hỏi
Bước 6. Nhấn vào ô trắc nghiệm và chọn một trong 11 loại câu hỏi
Bước 7. Nhập vào nội dung câu hỏi. Sau đó chọn biểu tượng hình ảnh để thêm hình ảnh vào câu hỏi nếu có
Bước 8. Chuyển nút bắt buộc chọn bật nếu muốn đặt đó là câu hỏi bắt buộc
Bước 9. Lặp lại các bước tương tự để tạo thêm những câu hỏi khác
5.2 Cách tạo khảo sát bằng Google Drive
Để tạo khảo sát bằng Google Drive, hãy thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1. Truy cập vào drive.google.com hoặc mở ứng dụng Google Drive
Bước 2. Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn nếu chưa đăng nhập
Bước 3. Nhấp vào nút Mới hình dấu cộng, sau đó chọn Google Forms (hoặc Google Biểu mẫu). Sau đó, bạn thực hiện các bước tương tự như hướng dẫn tạo khảo sát bằng Google Forms bên trên
5.3 Cách đóng/khóa link Google Forms
Khi đã nhận đủ yêu cầu trả lời hoặc cần tạm thời không nhận thêm câu trả lời, bạn có thể đóng link theo hướng dẫn sau đây.
Bước 1. Đăng nhập vào Google Forms và chọn biểu mẫu cần đóng link
Bước 2. Nhấp vào tab câu trả lời
Bước 3. Sau đó chuyển nút Chấp nhận phản hồi sang Không chấp nhận câu trả lời để hoàn tất
5.4 Cách rút gọn link Google Forms
Thông thường, link Google Forms không rút gọn sẽ khá dài. Bạn có thể rút gọn link chỉ với vài thao tác trong Forms mà không cần đến phần mềm bên thứ ba. Để thực hiện, hãy làm theo các bước sau đây.
Bước 1. Nhấn vào nút Gửi trên biểu mẫu cần rút gọn link
Bước 2. Tại mục Gửi qua, nhấn vào biểu tượng link như hình bên dưới
Bước 3. Nhấp vào Rút ngắn URL và đợi trong giây lát
Bước 4. Nhấn Sao chép URL đã rút gọn và gửi đi như bình thường
5.5 Cách xóa câu trả lời trên Google Forms
Trường hợp bạn đã tạo thành công biểu mẫu nhưng muốn xóa câu trả lời trong một câu hỏi bất kỳ, hãy thực hiện theo hướng dẫn sau.
Bước 1. Đăng nhập vào Google Forms và chọn biểu mẫu có câu trả lời cần xóa
Bước 2. Chọn câu hỏi có câu trả lời cần xóa
Bước 3. Nhấp vào dấu X bên phải câu trả lời để xóa
5.6 Cách xem đáp án trên Google Forms
Để xem đáp án (hoặc truy xuất thông tin kết quả) trên Google Forms, bạn có thể làm theo các bước sau đây.
Bước 1. Truy cập vào docs.google.com/forms
Bước 2. Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn nếu chưa đăng nhập
Bước 3. Nhấp vào biểu mẫu cần xem đáp án
Bước 4. Chuyển sang tab Câu trả lời như hình bên dưới để xem đáp án
5.7 Cách tạo câu hỏi trên Google Forms
Để tạo câu hỏi, dưới đây là các bước bạn cần thực hiện.
Bước 1. Truy cập vào docs.google.com/forms và đăng nhập vào tài khoản
Bước 2. Nhấp vào nút + để bắt đầu tạo một biểu mẫu mới. Hoặc bạn cũng có thể click chuột vào mẫu có sẵn bất kỳ
Bước 3. Chọn biểu tượng + để thêm một câu hỏi
Bước 4. Nhấn vào ô trắc nghiệm và chọn một trong 11 loại câu hỏi
Bước 5. Nhập vào nội dung câu hỏi và câu trả lời nếu có
Bước 6. Lặp lại các bước tương tự để tạo thêm những câu hỏi khác
5.8 Cách lưu Google Forms
Forms tự động lưu dữ liệu của biểu mẫu trong quá trình tạo và chỉnh sửa lên Google Drive. Vì vậy, mọi thay đổi đều sẽ được tự động cập nhật.
Người dùng có thể lấy link để lưu trữ lại biểu mẫu đã tạo. Hoặc để tìm lại, bạn cũng có thể vào mục gần đây của Google Drive hoặc Google Forms.
5.9 Cách tạo lưới trắc nghiệm trong Google Forms
Để tạo lưới trắc nghiệm, bạn hãy thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1. Truy cập vào docs.google.com/forms
Bước 2. Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn nếu chưa đăng nhập
Bước 3. Nhấp vào nút + để bắt đầu tạo một biểu mẫu mới và nhập tên biểu mẫu
Bước 4. Nhấn vào ô trắc nghiệm và chọn Lưới trắc nghiệm
Bước 5. Nhập vào nội dung câu hỏi và câu trả lời theo hàng và cột
5.10 Cách chia sẻ Google Forms
Để chia sẻ hoặc gửi Forms đến những người tham gia khảo sát, bạn cần thực hiện các bước dưới đây.
Bước 1. Mở biểu mẫu Forms mà bạn muốn chia sẻ
Bước 2. Ở góc trên cùng bên phải của trang, nhấp vào nút Chia sẻ
Bước 3. Chọn một trong ba lựa chọn sau đây
- Email: Nhập vào địa chỉ email của người tham gia khảo sát, tiêu đề email và lời nhắn kèm theo nếu có
- URL: Nhấn Sao chép để lấy link và gửi link qua tin nhắn hoặc các phương thức liên lạc khác
- Nhúng: Nhấn copy để lấy mã HTML và nhúng vào web 2.0
5.11 Cách chỉnh font chữ trong Google Forms
Trong Google Forms, bạn có thể chỉnh font chữ cho các tiêu đề và nội dung câu hỏi bằng các bước sau.
Bước 1. Mở biểu mẫu Google Forms mà bạn muốn chỉnh font chữ
Bước 2. Nhấn vào Tùy chỉnh giao diện ở góc trên phải màn hình
Bước 3. Sau đó, chọn font chữ cho tiêu đề và từng câu hỏi bên dưới mục Kiểu văn bản
5.12 Cách tạo lời cảm ơn trong Google Forms
Để tạo lời cảm ơn trong Forms, bạn có thể làm theo các bước sau.
Bước 1. Mở biểu mẫu mà bạn muốn thêm lời cảm ơn
Bước 2. Nhấn vào thẻ Cài đặt, chọn Bản trình bày
Bước 3. Nhấp vào Chỉnh sửa dưới mục Thư xác nhận
Bước 4. Nhập vào lời cảm ơn của bạn và nhấn Lưu để hoàn tất
5.13 Cách xuất Google Forms sang Excel
Để xuất dữ liệu từ biểu mẫu Forms sang tệp Excel, bạn có thể làm theo các bước sau.
Bước 1. Mở biểu mẫu Google Forms mà bạn muốn xuất dữ liệu
Bước 2. Mở tab Câu trả lời
Bước 3. Chọn Liên kết với trang tính và đặt tên cho tệp Excel mới
Bước 4. Sau đó, Forms sẽ tự động mở kết quả trong tệp Excel vừa được liên kết
5.14 Cách cài đặt thời gian cho Google Forms
Hiện tại, Forms không cung cấp tính năng hạn chế thời gian. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các công cụ add-on để đặt hạn chế thời gian. Tham khảo hướng dẫn dưới đây.
Bước 1. Mở biểu mẫu Google Forms mà bạn muốn cài đặt giới hạn thời gian
Bước 2. Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên bên phải màn hình, chọn Add-ons
Bước 3. Tìm add-ons Email Notification for forms, nhấn Install để tải xuống
Bước 4. Nhấn vào Continue để tiếp tục quá trình cài đặt
Bước 5. Tại hộp thoại liên kết email, chọn tài khoản có biểu mẫu cần đặt thời gian
Bước 6. Nhấn Allow để cho phép sử dụng các quyền cơ bản
Bước 7. Mở lại biểu mẫu cần đặt thời gian, nhấp vào biểu tượng Email Notification for forms ở góc trên bên phải màn hình
Bước 8. Chọn Limit Google Form Responses và đặt thời gian
5.15 Cách chỉnh sửa Google Forms
Forms cho phép bạn chỉnh sửa tiêu đề, câu hỏi, câu trả lời, bố cục, hình ảnh, phông chữ trong biểu mẫu. Để chỉnh sửa, hãy thực hiện theo một trong các cách sau đây.
- Tiêu đề: Nhấp vào tiêu đề của biểu mẫu để chỉnh sửa và thay đổi nội dung tiêu đề
- Câu hỏi: Nhấp vào câu hỏi để thay đổi nội dung hoặc nhấp vào dấu X phía sau câu hỏi để xóa, sau đó tạo mới
- Câu trả lời: Tùy thuộc vào loại câu hỏi, bạn có thể chỉnh sửa các tùy chọn câu trả lời như câu trả lời đúng/sai, văn bản ngắn,…
- Hình ảnh: Xóa hình ảnh, sau đó nhấp vào biểu tượng hình ảnh và tải lên hình ảnh khác
- Phông chữ: Nhấp vào biểu tượng tùy chỉnh giao diện để thay đổi font chữ
5.16 Cách cấp quyền truy cập Google Forms
Tương tự như Google Docs và Google Sheets, người dùng cũng có thể cấp quyền truy cập vào Forms để đồng chỉnh sửa, cộng tác theo thời gian thực. Để cấp quyền truy cập vào Google Forms, hãy thực hiện theo các bước sau.
Bước 1. Đăng nhập vào Google Forms và chọn biểu mẫu cần thêm người cộng tác
Bước 2. Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên bên phải màn hình
Bước 3. Chọn Thêm cộng tác viên, nhập vào địa chỉ email của người cần cấp quyền
Bước 4. Nhấn Xong để hoàn tất
6. Hướng dẫn nhúng biểu mẫu từ Google Forms vào website
Nhúng biểu mẫu vào trang web là cách mà nhiều doanh nghiệp thường làm để thu thập thông tin khách hàng trực tiếp từ trang web.
Để nhúng biểu mẫu từ Forms vào website, bạn cần thực hiện theo các bước sau đây.
Bước 1. Đăng nhập vào form và tạo biểu mẫu như bình thường
Bước 2. Ở góc trên cùng bên phải của trang, nhấp vào nút Chia sẻ
Bước 3. Chọn Nhúng, sau đó nhấn copy để lấy mã HTML
Bước 4. Thay đổi kích thước biểu mẫu tại mục Tùy chỉnh kích thước nếu cần
Bước 5. Đăng nhập vào trang quản trị của website WordPress
Bước 6. Mở phần bài viết mới hoặc chỉnh sửa bài cũ, nhấp dấu ba chấm ở góc phải màn hình chọn Edit as HTML
Bước 7. Dán vào mã code HTML và nhấn xuất bản để hoàn tất
Đôi khi, nhiều người lựa chọn cách này để lấy ý kiến và đánh giá từ khách hàng về chất lượng dịch vụ. Hoặc cũng có thể đưa Forms vào cổng thông tin web để thu thập thông tin từ người dùng. Nhiều phần mềm hệ thống cũng đưa Forms vào sử dụng để thu thập dữ liệu người dùng.
Ngoài ra phần lớn các công ty tiếp thị kỹ thuật số của Hoa Kỳ cũng đánh giá cao khả năng tích hợp dễ dàng vào website của Forms.
7. Hướng dẫn sử dụng Google Forms trên điện thoại
Mật Mã khuyến khích rằng nếu cần tạo các biểu mẫu nhiều câu hỏi và phức tạp, hãy tạo trên máy tính. Trường hợp cần tạo các biểu mẫu đơn giản, bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây.
7.1 Cách tạo khảo sát mới
Để tạo khảo sát mới trên điện thoại Android, iPhone hoặc iPad, hãy thực hiện theo các bước dưới đây.
Bước 1. Mở một trình duyệt web dành cho thiết bị di động như Safari hoặc Chrome
Bước 2. Truy cập forms.google.com
Bước 3. Một biểu mẫu mới sẽ tự động mở ra
7.2 Cách gửi biểu mẫu cho người khác điền
Để gửi Google Forms đến những người tham gia khảo sát, bạn cần thực hiện các bước dưới đây.
Bước 1. Truy cập forms.google.com và mở biểu mẫu mà bạn muốn chia sẻ
Bước 2. Ở góc trên cùng bên phải của trang, nhấp vào nút Chia sẻ
Bước 3. Chọn email và nhập vào email của người làm khảo sát. Hoặc bạn cũng có thể chọn sao chép URL để gửi đến người khác qua tin nhắn hoặc mạng xã hội
8. So sánh Google Forms với các ứng dụng tạo biểu mẫu khác
Google Forms, Microsoft Forms và Zoho Forms là ba công cụ tạo biểu mẫu phổ biến được sử dụng rộng rãi trên thị trường. Cả ba đáp ứng nhu cầu tạo khảo sát từ cơ bản cho đến chuyên nghiệp. Ngày này, rất nhiều doanh nghiệp sử dụng chúng để thu thập thông tin và lấy ý kiến từ khách hàng. Vậy, chúng có điểm chung nào hay không? Và liệu rằng, đâu là điểm tạo nên sự khác biệt? Xem chi tiết trong 02 bảng so sánh bên dưới.
8.1 Google Forms và Microsoft Forms
Cả Google Forms và Microsoft Forms đều là các công cụ tạo biểu mẫu, bài kiểm tra và khảo sát đáng tin cậy. Tuy hai công cụ này cung cấp các tính năng tương tự, việc lựa chọn giữa chúng phụ thuộc vào nhu cầu và hệ sinh thái ứng dụng quen thuộc của mỗi người.
Điểm khác biệt mà chúng tôi cho rằng mang tính quyết định, đó là Forms của Microsoft có QR để chia sẻ nhanh. Trong khi đó, Google Forms đến nay vẫn “nói không” với tính năng này.
Hãy xem chi tiết sự giống khác trong bảng bên dưới.
| Google Forms | Microsoft Forms | |
| Giao diện | Giao diện đơn giản, chủ yếu được dùng bởi cá nhân | Giao diện phức tạp, chủ yếu được dùng trong doanh nghiệp |
| Hệ sinh thái tích hợp | Google Workspace | Microsoft 365 |
| Biểu đồ phân tích kết quả | ✔️ | ✔️ |
| Templates có sẵn | ✔️ | ✔️ |
| Khả năng tùy chỉnh | ✔️ | ✔️ |
| Câu hỏi trắc nghiệm | ✔️ | ✔️ |
| Câu hỏi văn bản | ✔️ | ✔️ |
| Câu hỏi điền vào chỗ trống | ✔️ | ✔️ |
| Câu hỏi đánh giá | ✔️ | ✔️ |
| Lưới trắc nghiệm | ✔️ | ✔️ |
| Câu hỏi checkbox | ✔️ | ✔️ |
| Mã QR chia sẻ | ✔️ | |
| Tùy chỉnh hình nền | ✔️ | ✔️ |
8.2 Google Forms và Zoho Forms
Việc lựa chọn giữa Google Forms và Zoho Forms phụ thuộc chủ yếu vào bộ ứng dụng năng suất mà bạn quen thuộc.
Mật Mã lấy ví dụ, bạn đang dùng Google Workspace hoặc cần tích hợp Forms với Google Classroom, không có lựa chọn nào tốt hơn Google Forms. Trường hợp bạn đang sử dụng Zoho Workplace hoặc cần tích hợp với Zoho CRM, chỉ có Zoho Forms có thể làm được điều đó.
Nếu hệ sinh thái ứng dụng quen thuộc không “thành vấn đề” với bạn, Mật Mã đề xuất nên sử dụng Google Forms vì về cơ bản, nó là nền tảng tạo biểu mẫu có giao diện thân thiện với người dùng nhất.
Hãy xem chi tiết sự giống khác trong bảng bên dưới.
| Google Forms | Zoho Forms | |
| Hệ sinh thái tích hợp | Google Workspace | Zoho Workplace |
| Biểu đồ phân tích kết quả | Cơ bản | Nhiều tùy chọn |
| Templates có sẵn | Tiêu chuẩn | Đa dạng |
| Khả năng tùy chỉnh | Dễ tùy chỉnh | Khó tùy chỉnh |
| Câu hỏi trắc nghiệm | ✔️ | ✔️ |
| Câu hỏi văn bản | ✔️ | ✔️ |
| Câu hỏi điền vào chỗ trống | ✔️ | ✔️ |
| Câu hỏi đánh giá | ✔️ | ✔️ |
| Lưới trắc nghiệm | ✔️ | ✔️ |
| Câu hỏi checkbox | ✔️ | ✔️ |
| Mã QR chia sẻ | ||
| Tùy chỉnh hình nền | ✔️ | ✔️ |
9. Một số thuật ngữ thường gặp khi sử dụng Google Forms
Dưới đây là một số thuật ngữ thường gặp khi sử dụng Forms. Cụ thể
- Multiple Choice Question: Câu hỏi mà người dùng phải chọn một câu trả lời từ một danh sách các lựa chọn có sẵn
- Dropdown Question: Câu hỏi mà người dùng phải chọn một câu trả lời từ một danh sách các lựa chọn thông qua một menu thả xuống
- Text Question: Câu hỏi mà người dùng phải nhập thông tin dưới dạng văn bản
- Required Question: Câu hỏi mà người dùng phải trả lời trước khi gửi biểu mẫu. Nếu không trả lời, họ sẽ không thể tiếp tục
- Share Link: Đây là liên kết URL mà bạn có thể chia sẻ với người khác để cho họ truy cập vào biểu mẫu
- Template: Biểu mẫu sẵn có được thiết kế sẵn với các câu hỏi và cài đặt sẵn, người dùng có thể tùy chỉnh và sử dụng
- Response Analysis: Đưa ra dữ liệu phân tích dựa trên kết quả trả lời
10. Tổng hợp những phím tắt thông dụng trong Google Forms
Dưới đây là danh sách những phím tắt thông dụng. Để dễ phân biệt, Mật Mã phân chia thành phím tắt dành cho Windows và MacOS.
10.1 Phím tắt Windows
| Di chuyển con trỏ lên | Ctrl + k |
| Di chuyển con trỏ xuống | Ctrl + j |
| Hiển thị danh sách phím tắt | Ctrl + / |
| In | Ctrl + p |
| Tìm | Ctrl + f |
| Xem trước | Ctrl + Shift + p |
| Di chuyển mục lên | Ctrl + Shift + k |
| Di chuyển mục xuống | Ctrl + Shift + j |
| Xóa mục | Alt + Shift + d |
10.2 Phím tắt MacOS
| Di chuyển con trỏ lên | ⌘ + k |
| Di chuyển con trỏ xuống | ⌘ + j |
| Hiển thị danh sách phím tắt | ⌘ + / |
| In | ⌘ + p |
| Tìm | ⌘ + f |
| Xem trước | ⌘ + Shift + p |
| Di chuyển mục lên | ⌘ + Shift + k |
| Di chuyển mục xuống | ⌘ + Shift + j |
| Xóa mục | ⌘ + Shift + d |
11. Những vấn đề thường gặp khi sử dụng Google Forms
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi sử dụng Google Forms.
11.1 Tại sao tôi không thể tải tệp lên Google Forms?
Với Google Forms, tùy chọn “Tải lên tệp” không khả dụng cho các biểu mẫu được lưu trữ trong Google Shared Drive.
11.2 Tại sao tôi không thể gửi đi biểu mẫu đã điền trong Google Forms?
Bạn nhận được link khảo sát, điền và gửi đi nhưng không thành công. Nguyên do có thể xuất phát từ kết nối Internet hoặc trình duyệt.
Trước tiên, hãy kiểm tra lại kết nối mạng. Sau đó, hãy thử vô hiệu hoá các tiện ích mở rộng có thể gây xung đột. Đặc biệt là những tiện ích mở rộng liên quan đến điền biểu mẫu hoặc chặn quảng cáo.
11.3 Làm cách nào để cho phép tệp tải lên Google Forms?
Để tải tệp lên, bạn cần mở biểu mẫu mới > nhấp vào “Thêm câu hỏi” > chọn “Tải tệp lên” > nhấn “Tiếp tục” để hoàn tất.
11.4 Làm cách nào để bật tính năng tải tệp lên trong bộ nhớ dùng chung của Google Forms?
Tính năng tải tệp lên trực tiếp trong Google Forms không được hỗ trợ trong Google Shared Drive. Tuy nhiên, bạn có thể thử một trong hai cách sau.
Nếu bạn là chủ sở hữu nội dung, hãy di chuyển hoặc xóa nội dung đó ra khỏi bộ nhớ dùng chung. Nếu bạn là người được chia sẻ tệp, hãy yêu cầu người sở hữu di chuyển hoặc xóa nội dung khỏi bộ nhớ dùng chung.
11.5 Người dùng bên ngoài có thể tải tệp lên Google Forms không?
Người dùng bên ngoài (người không đăng nhập) vào Google Forms không thể tải lên tệp. Bạn sẽ cần đăng nhập để sử dụng tính năng tải tệp lên biểu mẫu.
11.6 Làm cách nào để cho phép tải lên hình ảnh trong Google Forms?
Để tải hình ảnh, bạn cần mở biểu mẫu mới > nhấp vào “Thêm câu hỏi” > nhấp vào biểu tượng hình ảnh > chọn hình ảnh > nhấn “Duyệt qua” để hoàn tất.
11.7 Những loại tệp nào có thể được tải lên trong phần tải lên tệp trong Google Forms?
Người dùng có thể tải trực tiếp các tệp như bảng tính, tài liệu, tệp PDF, video, hình ảnh lên biểu mẫu. Định dạng .jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp, .doc, .docx, .rtf, .txt, .pdf, .xls, .xlsx, .csv, .mp3, .mpeg, .avi, .mov, .wmv,…
11.8 Có thể biết ai đã điền biểu mẫu không?
Để xem ai là người điền vào biểu mẫu thì khi tạo gửi biểu mẫu, bạn cần chọn “Thông tin về người trả lời” trong mục “Thu thập địa chỉ email”.
11.9 Có thể đặt bao nhiêu câu hỏi trên Google Forms?
Google Form không có giới hạn nào về số lượng câu hỏi. Bạn có thể thêm bao nhiêu câu tùy ý.
11.10 Tệp tải lên ở đâu?
Khi tạo biểu mẫu có câu trả lời là tệp, tệp được người tham gia khảo sát tải lên sẽ được tự động lưu vào Google Drive.
Tên tệp được định dạng theo mặc định với phần chú thích là File reponses.
Kết
Trên đây, Mật Mã đã tổng hợp mọi thông tin về Google Forms. Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn hiểu và sử dụng được ứng dụng thú vị này.
Dữ liệu từ những cuộc khảo sát là nguồn thông tin cực có giá trị để hiểu về nhu cầu, ý kiến và đánh giá của khách hàng. Tận dụng sức mạnh đó ngay hôm nay bạn nhé!
