MM Technology đóng vai trò là đơn vị tư vấn và triển khai kỹ thuật, giúp Phytocare chuyển đổi sang nền tảng Google Workspace. Phytocare tập trung vào việc chuẩn hóa cấu trúc lưu trữ trên Google Drive và thiết lập hệ thống quản trị tập trung, giúp phòng khám vận hành ổn định và bảo mật ngay từ giai đoạn đầu.
1. Giới thiệu Phytocare
Phòng khám Da liễu Phytocare (hệ thống phòng khám thuộc Công ty Cổ phần Y dược Quốc tế Phytocare) là địa chỉ chuyên sâu trong điều trị các bệnh lý về da và vấn đề da liễu mạn tính, nổi bật với mô hình vận hành hiện đại và phác đồ cá nhân hóa. Với đội ngũ bác sĩ giàu kinh nghiệm cùng hệ thống trang thiết bị tiên tiến, Phytocare chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình thăm khám, mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp và hiệu quả cho khách hàng.
- Ngành hàng: Phòng khám chuyên khoa thẩm mỹ, da liễu
- Khu vực hoạt động: Vietnam
2. Thách thức Phytocare đang gặp phải
Trong quá trình vận hành, Phòng khám Phytocare gặp phải các vấn đề cụ thể về quản lý dữ liệu:
Lưu trữ phân tán: Hồ sơ bệnh lý và hình ảnh điều trị lưu trữ rời rạc trên các tài khoản, dẫn đến khó khăn khi cần tra cứu lịch sử bệnh án.
Rủi ro mất dữ liệu: Khi nhân sự thay đổi, các dữ liệu lưu trên máy tính cá nhân hoặc Drive cá nhân có nguy cơ bị xóa hoặc không thể thu hồi.
Khó khăn trong phân quyền: Chưa có công cụ để giới hạn quyền truy cập tài liệu nhạy cảm, khó kiểm soát ai đã xem hoặc chỉnh sửa thông tin.
3. Cách MM Technology triển khai giải pháp
MM Technology tập trung vào triển khai hai tính năng cốt lõi của Google Workspace Business Starter theo nhu cầu của Phytocare là Google Drive và khả năng quản trị của Quản trị viên:
Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives): Chuyển toàn bộ dữ liệu từ Drive cá nhân sang Bộ nhớ dùng chung. Tại đây, dữ liệu thuộc sở hữu của công ty, đảm bảo hồ sơ bệnh án không bị mất khi nhân viên nghỉ việc.
Phân quyền truy cập chi tiết: Thiết lập quyền truy cập theo từng bộ phận (Bác sĩ, Trợ lý, Hành chính). Đảm bảo nhân sự chỉ có quyền truy cập đúng phạm vi công việc. Sử dụng bảng điều khiển quản trị để theo dõi hoạt động đăng nhập và thu hồi quyền truy cập từ xa khi cần thiết.
Xác thực 2 lớp (2FA) & Quản lý thiết bị: Kích hoạt bảo mật đa lớp cho toàn hệ thống. Admin Console giúp theo dõi danh sách các thiết bị đang truy cập vào hệ thống dữ liệu phòng khám, ngăn chặn các truy cập bất thường từ bên ngoài.
4. Kết quả đạt được
Chỉ sau hơn 1 tháng áp dụng hệ thống do MM Technology triển khai, Phytocare đã đạt được các kết quả cụ thể:
- Tập trung hóa dữ liệu: 100% hồ sơ bệnh án và tài liệu chuyên môn được quản lý tập trung, giúp việc truy xuất thông tin diễn ra tức thì.
- Kiểm soát tuyệt đối: Ban giám đốc có thể quản lý toàn bộ hệ thống tài khoản và dữ liệu thông qua một bảng điều khiển duy nhất, giảm thiểu tối đa rủi ro rò rỉ thông tin.
- Tối ưu quy trình: Sự đồng bộ giữa Google Drive và các công cụ cộng tác giúp đội ngũ bác sĩ phối hợp lập phác đồ điều trị nhanh chóng và chính xác hơn.
- Chuyên nghiệp hóa giao tiếp: Hệ thống email doanh nghiệp giúp tăng tính xác thực trong các giao dịch và tư vấn với khách hàng.
5. Khách hàng đánh giá
“Với Google Workspace, chúng tôi đã giải quyết được vấn đề lưu trữ và bảo mật dữ liệu y tế một cách triệt để. Khả năng phân quyền chi tiết trong Admin Console và tính năng Shared Drive giúp tôi quản lý hồ sơ bệnh nhân chặt chẽ hơn. Hoạt động của Phytocare đi vào quỹ đạo ổn định chỉ sau một thời gian ngắn triển khai.”
Ông Đinh Quang Huy – Trợ lý Giám đốc Phytocare.
6. Kết luận
Việc triển khai thành công Google Workspace Business Starter đã chứng minh bước đi đúng đắn của Phytocare trong chiến lược số hóa y tế.
Sự kết hợp giữa khả năng lưu trữ tập trung của Shared Drives và hệ thống quản trị bảo mật từ Admin Console, dưới sự đồng hành của MM Technology, không chỉ bảo vệ an toàn tuyệt đối hồ sơ bệnh án nhạy cảm mà còn chuẩn hóa quy trình vận hành, tạo nền tảng vững chắc để phòng khám phát triển bền vững và chuyên nghiệp hơn.
