Cách sử dụng Google Drive cơ bản dành cho người mới sẽ được hướng dẫn chi tiết trong bài viết này. Một số thao tác phổ biến gồm đăng ký tài khoản, đăng nhập vào ứng dụng, tải lên tài liệu, chia sẻ tài liệu, v.v.
Là Google Premier Partner, MM Technology cũng thường xuyên nhận được nhiều câu hỏi liên quan đến việc quản lý và nâng cấp tài khoản Google Drive. Vì vậy, chúng tôi cũng sẽ tổng hợp và giải đáp những thắc mắc thường gặp nhất trong phần cuối cùng của hướng dẫn.
Hy vọng những thông tin được chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng.
Cùng tìm hiểu.
1. Tổng quan về Google Drive
Google Drive, ra mắt vào năm 2012, là một dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tệp trực tuyến được phát triển bởi Google. Nó cho phép người dùng lưu trữ tệp trên máy chủ của Google.
Tuy nhiên, Google Drive không chỉ dừng lại ở chức năng lưu trữ đơn thuần. Nó còn tích hợp sâu sắc với hệ sinh thái rộng lớn của Google. Bao gồm Gmail, Google Docs, Sheets, Slides và nhiều ứng dụng khác.
Google Drive đóng vai trò then chốt trong việc:
- Lưu trữ an toàn mọi dữ liệu, nhất là dữ liệu doanh nghiệp.
- Truy cập mọi lúc mọi nơi, tạo điều kiện làm việc hiệu quả.
- Chia sẻ và cộng tác dễ dàng, bất kể là trong hay ngoài tổ chức.
- Dung lượng lưu trữ miễn phí lớn, có thể nâng cấp theo nhu cầu.
- Hoạt động trơn tru với nhiều ứng dụng, nhất là hệ sinh thái Google Workspace.
2. Các tính năng hữu ích của Google Drive
Google Drive sở hữu một loạt các tính năng mạnh mẽ, được thiết kế để nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là một số tính năng nổi bật:
- Lưu trữ, đồng bộ hóa: Tải lên và đồng bộ hóa mọi loại tệp tin từ máy tính và thiết bị di động lên đám mây. Thay đổi trên một thiết bị sẽ tự động cập nhật trên tất cả các thiết bị khác.
- Chia sẻ, quản lý truy cập: Dễ dàng chia sẻ tệp hoặc thư mục qua liên kết hoặc email. Bạn có thể tùy chỉnh quyền truy cập (chỉ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa).
- Cộng tác trực tuyến: Tích hợp với Google Docs, Sheets và Slides cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu, theo dõi thay đổi và để lại nhận xét.
- Tìm kiếm thông minh: Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ giúp nhanh chóng tìm thấy tệp tin bằng từ khóa, tên tệp hoặc nội dung bên trong tài liệu.
- Xem trước tệp: Xem trước nhiều loại tệp (PDF, hình ảnh, video, tài liệu Office) trực tiếp trong trình duyệt mà không cần tải xuống.
- Lịch sử phiên bản: Tự động lưu các phiên bản trước của tệp, giúp khôi phục thay đổi hoặc quay lại phiên bản cũ dễ dàng.
- Truy cập ngoại tuyến: Đánh dấu tệp quan trọng để làm việc khi không có Internet. Các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa khi kết nối lại.
3. Cách sử dụng Google Drive dành cho người mới
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước sử dụng Google Drive cơ bản dành cho người mới bắt đầu.
3.1 Đăng ký tài khoản
- Truy cập trang account.google.com.
- Chọn đăng ký tài khoản mới.
- Nhập lần lượt các trường thông tin bắt buộc.
- Nhấp Next liên tục và nhập mã xác minh được gửi qua số điện thoại hoặc email để hoàn tất đăng ký.
3.2 Truy cập Google Drive
- Mở trình duyệt web (Chrome, Firefox, Safari, Edge,…).
- Truy cập trang drive.google.com.
- Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.
3.3 Tải tệp và thư mục
- Để tải tệp, nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái, sau đó chọn Tải tệp lên. Tìm và chọn tệp cần tải lên từ máy tính, nhấn Mở để hoàn tất.
- Để tải lên thư mục, nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái, sau đó chọn Tải tệp thư mục.Tìm và chọn thư mục cần tải lên từ máy tính, nhấn Mở để hoàn tất.
3.4 Tạo thư mục mới
- Nhấp vào nút Mới, sau đó chọn Thư mục.
- Nhập tên cho thư mục mới và nhấp vào Tạo.
3.5 Di chuyển tệp
Nhấp và kéo tệp từ khu vực nội dung chính vào thư mục bạn muốn di chuyển đến ở menu bên trái hoặc trong khu vực nội dung chính. Hoặc bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào tệp. Chọn Di chuyển đến và chọn vị trí mới.
3.6 Tìm kiếm tệp
Sử dụng thanh tìm kiếm ở phía trên để tìm kiếm tệp theo tên, từ khóa trong nội dung hoặc loại tệp. Bạn có thể sử dụng các bộ lọc tìm kiếm nâng cao (nhấp vào biểu tượng bộ lọc bên cạnh thanh tìm kiếm) để thu hẹp kết quả tìm kiếm theo loại tệp, ngày sửa đổi, người sở hữu, v.v.
Nếu sử dụng phiên bản Google Workspace phiên bản doanh nghiệp có Gemini tích hợp trong Drive, hãy yêu cầu Gemini tìm cho bạn.
3.7 Tạo tài liệu mới
- Tạo tài liệu mới: Nhấp vào nút Mới và chọn loại tài liệu bạn muốn tạo (Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites). Tài liệu mới sẽ được lưu trữ tự động trong Google Drive.
- Mở và chỉnh sửa tệp: Nhấp đúp vào tệp để mở nó bằng ứng dụng Google tương ứng (ví dụ: tệp .docx sẽ mở bằng Google Docs). Các thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu tự động.
- Cộng tác trên tài liệu: Khi làm việc trên các tài liệu Google, bạn có thể chia sẻ chúng với người khác và cùng nhau chỉnh sửa theo thời gian thực. Bạn có thể xem ai đang chỉnh sửa phần nào của tài liệu và giao tiếp thông qua tính năng trò chuyện tích hợp.
3.8 Quản lý thùng rác
Các tệp và thư mục bạn đã xóa sẽ được chuyển vào Thùng rác. Bạn có thể xem lại các tệp trong thùng rác, khôi phục chúng khi nhấp vào lệnh Khôi phục. Hoặc xóa vĩnh viễn tệp khỏi thùng rác.
Google Drive cá nhân chỉ cho phép khôi phục tệp đã xóa trong vòng 30 ngày. Nếu sử dụng Google Workspace bản doanh nghiệp, bạn có thể khôi phục tệp đã xóa sau 30 ngày từ trang Admin Console.
3.9 Bật tính năng ngoại tuyến
- Truy cập trên trình duyệt Chrome.
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn Cài đặt.
- Chọn Tạo các tệp có thể truy cập ngoại tuyến.
4. Các loại tài liệu có thể tải lên Google Drive
Một trong những ưu điểm lớn của Google Drive là khả năng hỗ trợ tải lên và lưu trữ hầu hết mọi loại tệp tin phổ biến. Dưới đây là một số ví dụ:
- Văn bản: .doc, .docx, .odt, .pdf, .txt, .rtf
- Bảng tính: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv
- Bài thuyết trình: .ppt, .pptx, .odp, .keynote
- Hình ảnh: .jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp, .tiff, .heic
- Video: .mp4, .avi, .mov, .wmv, .flv, .mkv
- Âm thanh: .mp3, .wav, .ogg, .aac
- Lưu trữ: .zip, .rar, .tar.gz
- Các định dạng khác: .psd, .ai, .sketch, .cad, v.v. (có thể xem trước nhưng không chỉnh sửa trực tuyến)
5. Cách nâng cấp dung lượng Google Drive
Khi đạt giới hạn bộ nhớ, bạn sẽ không thể tạo hoặc tải thêm tệp lên Google Drive. Nâng cấp tài khoản là cách hiệu quả nhất để duy trì tính vẹn toàn dữ liệu, đặc biệt cho người dùng doanh nghiệp.
5.1 Dành cho cá nhân
- Đăng nhập vào tài khoản Google Drive
- Nhấp vào Buy more storage ở góc trái màn hình, chọn gói bộ nhớ phù hợp
- Nhấn Agree trong cửa sổ Điều khoản và dịch vụ
- Chọn phương thức thanh toán và tiến hành thanh toán để hoàn tất
5.2 Dành cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể nâng cấp lên gói Google Workspace liền kề để tăng dung lượng. Ví dụ nâng cấp từ Google Workspace Business Starter lên Google Workspace Business Standard.
Liên hệ với Google Premier Partner – MM Technology để được hỗ trợ tốt nhất. Tham khảo chương trình ưu đãi giảm phí đang diễn ra.
Hoặc doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phương án đăng ký gói dung lượng bổ sung – Workspace Additional Storage. Liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ nâng cấp tại Việt Nam.
6. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về cách sử dụng Google Drive.
6.1 Tôi có thể lưu trữ những loại tệp nào trên Google Drive?
Hầu hết mọi loại tệp. Bao gồm văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và nhiều định dạng khác.
6.2 Dung lượng miễn phí của Google Drive là bao nhiêu?
15 GB, được chia sẻ với Gmail và Google Photos.
6.3 Làm sao để chia sẻ tệp hoặc thư mục?
Nhấp chuột phải vào tệp/thư mục, chọn Chia sẻ và nhập địa chỉ email hoặc tạo liên kết chia sẻ.
6.4 Tôi có thể chỉnh sửa tài liệu trực tuyến không?
Có. Bạn có thể tạo và chỉnh sửa trực tuyến các loại tài liệu như văn bản (Google Docs), bảng tính (Google Sheets) và bài thuyết trình (Google Slides).
6.5 Làm thế nào để xem lại các phiên bản cũ của tệp?
Hãy chuột phải vào tệp, chọn Quản lý phiên bản.
6.6 Tôi có thể truy cập Google Drive khi không có mạng?
Có. Bạn có thể bật tính năng Truy cập ngoại tuyến cho tệp.
6.7 Google Drive có ứng dụng di động không?
Có. Google Drive có ứng dụng cho cả Android và iOS.
7. Tạm kết
Trong bài viết, chúng tôi đã chia sẻ cách sử dụng Google Drive toàn tập dành cho người mới. Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về cách sử dụng Google Drive, giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của dịch vụ này.
Google Drive không chỉ là một công cụ lưu trữ mà còn là một nền tảng mạnh mẽ cho việc quản lý và chia sẻ tài liệu. Với những tính năng hữu ích và giao diện thân thiện, Google Drive giúp bạn tối ưu hóa công việc cá nhân và cộng tác nhóm.
