Ready Trip là một công ty du lịch đang phát triển nhanh. Song song đó, công ty cũng đối mặt với thách thức về quản lý và bảo mật thông tin do sử dụng email miễn phí phân tán và thiếu hệ thống phối hợp nội bộ.
Sau khi tìm kiếm giải pháp hiệu quả về chi phí và an toàn, Ready Trip đã hợp tác với MM Technology để chuyển đổi sang Zoho Workplace với Zoho Mail là trọng tâm, giúp chuẩn hóa giao tiếp, tăng cường bảo mật và nâng cao hiệu suất chăm sóc khách hàng.
1. Giới thiệu Ready Trip
Công ty TNHH Thương Mại & Du Lịch Ready Trip là đơn vị chuyên cung cấp các tour du lịch chất lượng cao trên toàn quốc, đặc biệt tập trung vào khu vực miền Bắc Việt Nam. Với sứ mệnh mang đến những hành trình khám phá đáng nhớ, Ready Trip không ngừng đổi mới dịch vụ, xây dựng các chương trình tour đa dạng, phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng.
Trong vòng 2 năm gần đây, số lượng giao dịch công ty tăng gấp đôi, dẫn đến khối lượng trao đổi thông tin qua email và các kênh liên lạc nội bộ cũng tăng đột biến. Doanh nghiệp nhận thấy hệ thống giao tiếp cũ thiếu bảo mật và khó kiểm soát, khiến nguy cơ thất thoát dữ liệu và sai sót trong xử lý thông tin trở thành mối lo thường trực.
- Lĩnh vực hoạt động: Du lịch
- Quy mô doanh nghiệp: 10 – 20 nhân viên
- Loại hình doanh nghiệp: B2C & B2B
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Giám đốc công ty đang tìm kiếm một giải pháp email hiệu quả về mặt chi phí cho công ty đang phát triển nhanh chóng của mình. Hành trình tìm đơn vị cung cấp không hề dễ dàng vì sự đa dạng giải pháp có sẵn trên thị trường.
Ngoài ra, Ready Trip từng sử dụng nhiều tài khoản email miễn phí cho nhân viên, phân tán trên các dịch vụ khác nhau. Điều này không chỉ gây khó khăn khi quản lý thông tin khách hàng mà còn làm giảm độ tin cậy khi giao tiếp với đối tác. Đặc biệt, đội ngũ chăm sóc khách hàng thường xuyên gặp tình trạng bỏ sót email hoặc phản hồi chậm do không có hệ thống phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận.
Chị Phương – Trợ lý Giám đốc bán hàng chia sẻ:
“Khi quy mô tăng lên, vấn đề lớn nhất của chúng tôi là bảo mật dữ liệu và tính chuyên nghiệp trong giao tiếp. Việc sử dụng email cá nhân miễn phí làm chúng tôi luôn bất an về nguy cơ rò rỉ thông tin khách hàng.”
3. MM Technology đánh giá nhu cầu
Để khắc phục các vấn đề cấp bách, MM Technology đã thực hiện đánh giá chuyên sâu và xác định:
Nhu cầu cốt lõi: Một hệ thống giao tiếp tập trung, bảo mật cao, và có khả năng mở rộng với chi phí tối ưu.
Đề xuất giải pháp: MM Technology tư vấn chuyển đổi sang Zoho Mail thuộc bộ ứng dụng Zoho Workplace, để sử dụng email tên miền riêng với khả năng bảo mật cao.
Lý do lựa chọn: Giải pháp của Zoho đáp ứng đầy đủ yêu cầu về tính chuyên nghiệp (email tên miền riêng), bảo mật cấp doanh nghiệp, cộng tác tức thời, và cung cấp hiệu suất chi phí tốt nhất so với các giải pháp khác trên thị trường.
4. Giải pháp được đề xuất
Sau quá trình tư vấn từ MM Technology, công ty đã chuyển toàn bộ hệ thống giao tiếp sang Zoho Mail thuộc bộ ứng dụng Zoho Workplace.
Với Zoho Mail có tên miền riêng, các nhóm có thể thiết lập hộp thư nhóm (group mailbox) để luân chuyển và xử lý phản hồi khách hàng không bị gián đoạn. Đồng thời, Zoho Cliq giúp liên kết tức thì giữa các bộ phận như vận hành, chăm sóc khách hàng và hướng dẫn viên, đảm bảo mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng.
5. Cách MM Technology triển khai giải pháp
Quá trình triển khai giải pháp Zoho Mail Workplace được thực hiện một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng dưới sự hỗ trợ kỹ thuật của MM Technology.
Tốc độ triển khai: Toàn bộ hệ thống được kích hoạt và cấu hình chỉ trong vòng 1 ngày làm việc, bao gồm việc thiết lập tên miền, tạo tài khoản người dùng và cài đặt các quy tắc bảo mật cơ bản.
Đảm bảo liên tục: MM Technology đã áp dụng các phương pháp chuyển đổi tiên tiến, đảm bảo không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh hay giao tiếp với khách hàng của Ready Trip. Nhân viên vẫn có thể tiếp tục làm việc bình thường trong suốt quá trình chuyển đổi.
Di chuyển dữ liệu an toàn: Toàn bộ dữ liệu email lịch sử từ các tài khoản miễn phí và cũ đã được di chuyển (migration) sang Zoho Mail một cách hoàn chỉnh và an toàn.
6. Kết quả đạt được
Việc áp dụng Zoho Mail có tên miền riêng giúp công ty củng cố sự chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng và đối tác. Giao tiếp trở nên mạch lạc hơn, việc theo dõi lịch sử phản hồi và phối hợp xử lý trong nhóm được cải thiện rõ rệt. Doanh nghiệp hiện không còn lo ngại thất lạc thông tin và có thể mở rộng quy mô nhân sự mà không làm gián đoạn quy trình làm việc.
7. Đánh giá từ phía khách hàng
“Từ khi dùng Zoho Workplace, đội chăm sóc khách hàng của chúng tôi phối hợp mượt mà hơn. Email có hệ thống, chia nhóm rõ ràng, ai phụ trách việc gì cũng dễ truy xuất. Không còn cảnh tìm email cả buổi như trước nữa. Điều quan trọng nhất là chúng tôi cảm thấy yên tâm tuyệt đối về bảo mật và đã có một bộ mặt chuyên nghiệp khi giao tiếp với đối tác.” – Chị Phương chia sẻ thêm.
8. Kết luận
Việc chuyển đổi sang Zoho Workplace đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong quá trình chuyên nghiệp hóa vận hành của Ready Trip. Với sự tư vấn và triển khai thần tốc từ MM Technology, doanh nghiệp không chỉ giải quyết triệt để bài toán bảo mật dữ liệu mà còn kiến tạo một môi trường cộng tác liền mạch, hiệu quả.
Đây chính là nền tảng công nghệ vững chắc giúp Ready Trip an tâm mở rộng quy mô và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường du lịch.
