Quản lý tài chính đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Theo đó, việc tìm phương thức và phần mềm quản lý tài chính nào phù hợp cũng quan trọng không kém.
Các phần mềm này đều phải đảm bảo các tính năng nhất định, hướng doanh nghiệp đến việc quản lý tài chính chặt chẽ và thông minh hơn.
Vậy những tính năng này là gì? Có các phần mềm quản lý tài chính nào cho doanh nghiệp ở thời điểm này?
Cùng tìm hiểu.
1. Phần mềm quản lý tài chính là gì?
Phần mềm quản lý tài chính (Financial Management Software – FMS) là một loại phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình tài chính bao gồm kế toán, thu chi, ngân sách, đầu tư,…
Các tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp sẽ gồm:
- Kế toán: Ghi sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính, quản lý thuế,…
- Quản lý bán hàng: Theo dõi đơn hàng, khách hàng, hàng hóa,…
- Quản lý mua hàng: Theo dõi nhà cung cấp, đơn mua hàng, hàng hóa,…
- Quản lý kho hàng: Theo dõi số lượng hàng hóa, nhập kho, xuất kho,…
- Quản lý ngân sách: Lập kế hoạch ngân sách, theo dõi chi tiêu,..
- Quản lý dự án: Theo dõi tiến độ dự án, chi phí dự án,…
- Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo và phân tích tài chính chi tiết.
- Tuân thủ quy định: Hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định về kế toán, thuế và luật lao động.
2. Lợi ích của phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
So với cách quản lý thủ công, doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý tài chính sẽ có những lợi thế sau:
2.1 Tối ưu hóa dòng tiền
- Theo dõi dòng tiền: Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết dòng tiền, có thể xác định được ngay các khoản chi vượt mức hoặc các khoản chi không cần thiết, từ đó cân đối ngân sách.
- Quản lý công nợ: phần mềm giúp quản lý công nợ hiệu quả, giảm thiểu rủi ro mất vốn và cải thiện dòng tiền.
- Lập kế hoạch tài chính: Hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính hiệu quả, đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn vốn để hoạt động và phát triển.
2.2 Nâng cao hiệu quả hoạt động
- Tự động hóa: Phần mềm có thể tự động hóa nhiều nhiệm vụ tốn thời gian như ghi sổ sách, lập báo cáo, theo dõi hóa đơn,… Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
- Cải thiện độ chính xác: Phần mềm giúp giảm thiểu sai sót do con người gây ra. Đảm bảo dữ liệu tài chính chính xác và đáng tin cậy.
- Truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi: Phần mềm cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi dữ liệu tài chính từ mọi nơi, mọi lúc, nắm được tình hình doanh nghiệp nhanh chóng dù đang ở đâu.
2.3 Nâng cao hiệu quả ra quyết định
- Cung cấp báo cáo chi tiết: Phần mềm cung cấp các báo cáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu.
- Phân tích xu hướng: Phần mềm giúp bạn phân tích xu hướng tài chính, dự đoán các rủi ro tiềm ẩn và nắm bắt cơ hội mới.
- Hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh: Phần mềm giúp bạn lập kế hoạch chiến lược hiệu quả, đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.
2.4 Tuân thủ quy định pháp luật
- Tự động hóa các quy trình tuân thủ: Phần mềm có thể tự động hóa nhiều quy trình tuân thủ, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật.
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Phần mềm giúp bạn lưu trữ hồ sơ đầy đủ và an toàn, đảm bảo bạn có thể truy cập dữ liệu khi cần thiết.
- Cập nhật các thay đổi pháp luật: Phần mềm giúp bạn cập nhật các thay đổi pháp luật mới nhất, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ quy định.
2.5 Nâng cao khả năng cạnh tranh
- Giảm chi phí: Phần mềm giúp bạn giảm chi phí hoạt động, giúp bạn tăng lợi nhuận và khả năng cạnh tranh.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Phần mềm giúp bạn cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về khách hàng và giao dịch của họ.
- Mở rộng quy mô kinh doanh: Phần mềm hỗ trợ mở rộng quy mô kinh doanh dễ dàng hơn bằng cách cung cấp cho bạn các công cụ để quản lý hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Ngoài ra, phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp còn mang lại nhiều lợi ích khác như:
- Tăng cường bảo mật dữ liệu: Phần mềm giúp bạn bảo mật dữ liệu tài chính của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa an ninh mạng.
- Cải thiện khả năng cộng tác: Phần mềm giúp bạn cải thiện khả năng cộng tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
- Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp: Việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
3. Các bước chọn phần mềm quản lý tài chính phù hợp với doanh nghiệp
Không giống một số công cụ khác, phần mềm quản lý tài chính cần được nghiên cứu và chọn kỹ lưỡng, vì nó ảnh hưởng đến việc quản lý tiền bạc và khả năng tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Bạn có thể tham khảo các bước cơ bản sau:
Bước 1. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
- Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp của bạn có quy mô nhỏ, vừa hay lớn?
- Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực nào?
- Chức năng cần thiết: Bạn cần phần mềm có những chức năng gì? (ví dụ: kế toán, quản lý thu chi, quản lý bán hàng, quản lý kho hàng, v.v.)
- Ngân sách: Bạn có bao nhiêu ngân sách để đầu tư cho phần mềm?
Bước 2. Nghiên cứu các phần mềm trên thị trường
- Tham khảo các phần mềm quản lý tài chính đang được sử dụng nhiều hiện nay.
- Đọc các bài đánh giá và so sánh các phần mềm khác nhau.
Bước 3. Thử nghiệm các phần mềm
Hầu như các phần mềm đều cho phép dùng thử trong khoảng thời gian nhất định. Bạn hãy cho các thành viên liên quan sử dụng thử, đánh giá và xác định phần mềm nào phù hợp với tình hình hiện tại nhất.
Có thể sử dụng các tiêu chi sau để đánh giá:
- Tính năng: Phần mềm có đầy đủ các chức năng mà bạn cần hay không?
- Dễ sử dụng: Giao diện phần mềm có dễ sử dụng hay không?
- Khả năng tùy chỉnh: Phần mềm có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn hay không?
- Hỗ trợ khách hàng: Có tài liệu hướng dẫn trực quan không, đội hỗ trợ như thế nào?
- Giá cả: Giá cả của phần mềm có phù hợp với ngân sách của bạn hay không?
Bước 4. Lựa chọn phần mềm phù hợp
Sau khi đã đánh giá các yếu tố trên, bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý tài chính phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý một số điều sau:
- Đọc kỹ hợp đồng trước khi mua phần mềm
- Đảm bảo rằng doanh nghiệp bạn có đủ nguồn nhân lực để triển khai và sử dụng phần mềm
- Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm
- Cập nhật phần mềm thường xuyên
4. Top 8+ phần mềm quản lý tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp
Mat Ma Technology đã chọn ra 10 phần mềm quản lý tài chính được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng nhất hiện nay.
Lưu ý, thứ tự các phần mềm được sắp xếp ngẫu nhiên. Mời bạn tham khảo.
4.1 SAP Business One
SAP Business One có tên gọi khác là SAP B1, nó bào gồm các chức năng cốt lõi như: Quản lý tài chính, bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, mua hàng, sản xuất, quản lý hàng tồn kho…
Một số thống kê liên quan:
- Hơn 70.000 khách hàng trên toàn thế giới
- Có mặt tại hơn 170 quốc gia
- Phù hợp cho nhóm doanh nghiệp vừa và lớn
Các tính năng cốt lõi:
- Kế toán và tài chính
- Quản lý bán hàng và khách hàng
- Quản lý mua hàng và nhà cung cấp
- Quản lý kho hàng
- Quản lý dự án
- Báo cáo và phân tích
Ưu điểm:
- Hệ thống toàn diện, tích hợp nhiều chức năng quản lý từ bán hàng, mua hàng, kho hàng đến kế toán, tài chính
- Khả năng tùy chỉnh cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhiều ngành nghề và quy mô doanh nghiệp
- Hệ thống bảo mật tiên tiến, đảm bảo an toàn cho dữ liệu tài chính
Nhược điểm:
- Chi phí triển khai và bảo trì cao
- Giao diện phức tạp, cần thời gian để làm quen
- Yêu cầu cấu hình phần cứng cao
4.2 Oracle NetSuite
Oracle NetSuite là phần mềm quản lý tài chính, hoạt động, mối quan hệ khách hàng nâng cao và một số tính năng khác. Oracle NetSuite cũng được xếp vào phần mềm ERP toàn diện hàng đầu hiện nay.
Một số thống kê liên quan:
- Hơn 20.000 khách hàng trên toàn thế giới
- Có mặt tại hơn 160 quốc gia
- Phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn
Tính năng cốt lõi:
- Kế toán và tài chính
- Quản lý bán hàng và khách hàng
- Quản lý mua hàng và nhà cung cấp
- Quản lý kho hàng
- Quản lý chuỗi cung ứng
- CRM
- ERP
Ưu điểm:
- Hệ thống đám mây mạnh mẽ, có thể truy cập từ mọi nơi, mọi lúc
- Khả năng mở rộng cao, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp
- Cung cấp nhiều tính năng cao cấp như tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu lớn, thương mại điện tử
Nhược điểm:
- Chi phí cao, đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ
- Cần có kiến thức chuyên môn để sử dụng hiệu quả
- Giao diện có thể khó sử dụng với người mới bắt đầu
4.3 Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 là phần mềm tập hợp các ứng dụng kinh doanh giúp điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình. Các ứng dụng này hợp nhất các tính năng của CRM và ERP, giúp quản lý các chức năng kinh doanh cụ thể trong tổ chức.
Một số thống kê liên quan:
- Hơn 6 triệu khách hàng trên toàn thế giới
- Có mặt tại hơn 180 quốc gia
- Phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp nhờ khả năng tùy chỉnh
Các tính năng cốt lõi:
- Kế toán và tài chính
- Quản lý bán hàng và khách hàng
- Quản lý mua hàng và nhà cung cấp
- Quản lý kho hàng
- Quản lý dự án
- Báo cáo và phân tích
Ưu điểm:
- Tích hợp với các ứng dụng Microsoft khác như Microsoft 365 và Power BI
- Dễ sử dụng, giao diện thân thiện
- Chi phí hợp lý cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
Nhược điểm:
- Ít tính năng cao cấp so với các phần mềm khác
- Khả năng mở rộng hạn chế
4.4 Phần mềm quản lý tài chính Zoho Books
Zoho Books là phần mềm quản lý tài chính, quản lý bán hàng và phân tích kinh doanh thông minh. Zoho Books liên kết bộ phận bán hàng và kế toán liền mạch. Từ đó, người quản lý có thể dễ dàng nằm được báo cáo về hiệu quả kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận, thu chi hàng tháng hiệu quả.
Các thống kê liên quan:
- Hơn 5 triệu khách hàng trên toàn thế giới
- Có mặt tại hơn 180 quốc gia
- Phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp
Các tính năng cốt lõi:
- Kế toán và tài chính
- Quản lý bán hàng và khách hàng
- Quản lý mua hàng và nhà cung cấp
- Quản lý kho hàng
- Báo cáo và phân tích
- Thanh toán trực tuyến
Ưu điểm:
- Giá cả cạnh tranh
- Dễ sử dụng, giao diện trực quan
- Cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tự động hóa hóa đơn, thanh toán trực tuyến, quản lý thu chi
Nhược điểm:
- Ít tính năng cao cấp so với các phần mềm khác
- Không có tính năng quản lý dự án
Hiện Mat Ma Technology đang cung cấp giải pháp quản lý tài chính Zoho Books cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn nhé.
4.5 Spendee
Spendee nổi bật với giao diện thân thiện, thiết kế bắt mắt, thu hút người dùng vào sử dụng để quản lý tài chính của mình mỗi ngày. Spendee hỗ trợ người dùng đặt ra kế hoạch, ngân sách chi tiêu hợp lý cho từng hạng mục.
Các thống kê liên quan:
- Hơn 1 triệu người dùng trên toàn thế giới
- Phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ
Tính năng cốt lõi:
- Theo dõi thu chi
- Quản lý ngân sách
- Chia sẻ chi tiêu
- Thanh toán hóa đơn
Ưu điểm:
- Miễn phí cho sử dụng cá nhân và nhóm nhỏ
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
- Phù hợp cho việc quản lý chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp nhỏ
Nhược điểm:
- Ít tính năng so với các phần mềm khác
- Hỗ trợ khách hàng hạn chế.
- Không có tính năng báo cáo và phân tích chi tiết
4.6 Phần mềm quản lý tài chính MISA AMIS
MISA AMIS là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất đang rất được ưa chuộng tại Việt Nam. Dù được sử dụng nhiều như một phần mềm kế toán, nhưng MISA AMIS cung cấp khá đầy đủ các công cụ cho kinh doanh, CRM, quản lý nhân viên,… cho tổ chức.
Các thống kê liên quan:
- Hơn 150.000 khách hàng trên toàn quốc
- Phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam
Tính năng cốt lõi:
- Kế toán và tài chính
- Quản lý bán hàng và khách hàng
- Quản lý mua hàng và nhà cung cấp
- Quản lý kho hàng
- Quản lý thuế
- Báo cáo và phân tích
Ưu điểm:
- Phần mềm quản lý tài chính do doanh nghiệp Việt Nam phát triển, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Việt
- Giá cả cạnh tranh
- Hỗ trợ khách hàng tốt
Nhược điểm:
- Giao diện chưa được đẹp mắt và thân thiện so với các phần mềm khác
- Khả năng tùy biến hạn chế
- Ít tính năng cao cấp
4.7 Fast Accounting
Fast Accounting đang định danh là phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ dựa trên điện toán đám mây.
Các thống kê liên quan:
- Hơn 50.000 khách hàng trên toàn quốc
- Phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Tính năng cốt lõi:
- Kế toán và tài chính
- Quản lý bán hàng và khách hàng
- Quản lý mua hàng và nhà cung cấp
- Quản lý kho hàng
- Báo cáo và phân tích
- Thanh toán trực tuyến
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng, giao diện trực quan
- Cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tự động hóa hóa đơn, thanh toán trực tuyến, quản lý thu chi
- Giá cả hợp lý
Nhược điểm:
- Hỗ trợ khách hàng qua điện thoại và email
- Không có tính năng quản lý dự án
- Không có tính năng báo cáo và phân tích chi tiết
4.8 Các phần mềm khác
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các phần mềm quản lý tài chính khác như:
- 1Office
- KiotViet
- Sapo
- Bizweb
5. So sánh 4 phần mềm quản lý tài chính hàng đầu
Bạn có thể tham khảo bảng so sánh 4 phần mềm phổ biến dưới đây:
| Tính năng | Zoho Books | SAP Business One | Oracle NetSuite | Microsoft Dynamics 365 |
| Giá tham khảo (cập nhật tháng 6/2024) | Bắt đầu từ từ $10/tháng | Bắt đầu từ $575/tháng | Bắt đầu từ $995/tháng | Bắt đầu từ $70/tháng |
| Tính năng | Kế toán, bán hàng, mua hàng, kho hàng, báo cáo | Kế toán, bán hàng, mua hàng, kho hàng, chuỗi cung ứng, CRM, ERP | Kế toán, bán hàng, mua hàng, kho hàng, chuỗi cung ứng, CRM, ERP | Kế toán, bán hàng, mua hàng, kho hàng, báo cáo, CRM |
| Tính năng nổi bật | Tự động hóa hóa đơn, thanh toán trực tuyến, quản lý thu chi | Hệ thống toàn diện, tích hợp nhiều chức năng | Khả năng mở rộng cao, nhiều tính năng cao cấp | Tích hợp với Microsoft Office 365 và Power BI |
| Khả năng tùy chỉnh | Cao | Cao | Cao | Trung bình |
| Dễ sử dụng | Dễ | Khó | Khó | Trung bình |
| Quy mô doanh nghiệp | Vừa và nhỏ | Vừa và lớn | Vừa và lớn | Vừa và nhỏ |
6. Một số câu hỏi liên quan phần mềm quản lý tài chính
Trả lời nhanh một số thắc mắc của bạn khi tìm kiếm phần mềm quản lý kế toán, tài chính cho doanh nghiệp:
6.1 Có thể sử dụng phần mềm quản lý tài chính trên nhiều thiết bị không?
Đa số các phần mềm hiện nay hỗ trợ sử dụng trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại di động, và máy tính bảng, đồng bộ hóa dữ liệu qua đám mây.
6.2 Phần mềm quản lý tài chính có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?
Có, nhiều phần mềm quản lý tài chính được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp nhỏ với các tính năng như quản lý hóa đơn, kiểm soát chi phí, và theo dõi dòng tiền.
6.3 Tôi có thể tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu doanh nghiệp không?
Đa số các phần mềm quản lý tài chính cho phép tùy chỉnh báo cáo, danh mục chi tiêu, và các cài đặt khác để phù hợp với nhu cầu cá nhân hoặc doanh nghiệp.
6.4 Làm sao để bảo vệ thông tin tài chính khi sử dụng phần mềm?
Đảm bảo sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố, và thường xuyên cập nhật phần mềm để bảo vệ thông tin tài chính của bạn.
6.5 Có thể tích hợp phần mềm quản lý tài chính với các công cụ khác không?
Nhiều phần mềm cho phép tích hợp với các công cụ khác như Excel, Google Sheets, hoặc phần mềm kế toán để thuận tiện trong việc quản lý tài chính.
7. Kết luận
Nhìn chung, doanh nghiệp nào cũng nên đầu tư vào hệ thống phần mềm quản lý tài chính để nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa dòng tiền, đưa ra quyết định sáng suốt và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Danh sách 10 phần mềm quản lý tài chính mà MAT MA TECHNOLOGY chia sẻ trên đây hi vọng có thể giúp bạn rút ngắn thời gian lựa chọn phần mềm.
Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn thêm nhé!
