Chuyển tới nội dung

Zoho Office Suite | Bộ công cụ văn phòng trực tuyến

Zoho Office Suite bộ ứng dụng công cụ văn phòng

Zoho Office Suite là bộ ứng dụng văn phòng trực tuyến được thiết kế và phát triển bởi Zoho Corporation, hỗ trợ bạn thực hiện hóa các ý tưởng thông qua các ứng dụng như Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show… Mỗi ứng dụng trong Zoho Office Suite sẽ có những chức năng riêng biệt để hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả và sáng tạo.

Cùng tìm hiểu chi tiết!

1. Giới thiệu về Zoho Office Suite

Zoho Office Suite được ra mắt vào năm 2005, là trọn bộ các ứng dụng, công cụ hỗ trợ cho việc thực hiện các tác vụ văn phòng. Các ứng dụng trong Zoho Office được sử dụng trên nền tảng trực tuyến, không phải là phiên bản cài đặt trong thiết bị máy tính.

Một số ứng dụng được tích hợp trong Zoho Office hỗ trợ người dùng hoạt động tối ưu và hiệu quả như:

  • Zoho Writer: Trình soạn thảo văn bản trực tuyến và các tính năng như: kiểm tra chính tả, định dạng hình ảnh và biểu mẫu…
  • Zoho Sheet: Ứng dụng thiết lập bảng tính trực tuyến, hỗ trợ bạn thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu, nhập liệu, tính toán, thiết lập biểu đồ và báo cáo…
  • Zoho Show: Công cụ trình chiếu trực tuyến với các yếu tố thiết kế, chọn chủ đề, thêm hiệu ứng, âm thanh và chia sẻ dữ liệu.
  • Ứng dụng khác: Zoho Notebook, hỗ trợ ghi chú, phân loại các dữ liệu dựa trên các danh mục khác nhau như âm thanh, hình ảnh…

Hơn thế nữa, Zoho Office Suite cũng được tích hợp và kết nối với các nền tảng như Google và Microsoft, hỗ trợ người dùng đăng nhập, lưu trữ và tải xuống dữ liệu bằng các định dạng khác nhau. Bên cạnh đó, Zoho Office Suite cũng tích hợp chính sách quản lý và bảo mật dữ liệu của người dùng cá nhân và doanh nghiệp.

Bạn có thể tham khảo các ứng dụng và tính năng tương đồng giữa Zoho Office với Google Office và Microsoft Office:

Tính năng Zoho Office Google Office Microsoft Office
Trình soạn thảo văn bản Zoho Writer Google Docs Microsoft Word
Ứng dụng thiết lập bảng tính Zoho Sheet Google Sheets Microsoft Excel
Công cụ thiết kế trình chiếu Zoho Show Google Slides Microsoft Powerpoint

2. Các tính năng nổi bật của Zoho Office Suite

Một số các tính năng nổi bật của Zoho Office Suite được tích hợp trong từng ứng dụng Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show như sau:

2.1 Zoho Writer – trình soạn thảo văn bản

Zoho Writer là trình soạn thảo văn bản trực tuyến cung cấp một số tính năng cơ bản như: kiểm tra chính tả, định dạng hình ảnh và thiết lập các biểu mẫu… Về giao diện, Zoho Writer được thiết kế một cách trực quan, đơn giản, đồng thời thanh công cụ tích hợp đầy đủ các tính năng để thiết lập, xử lý các văn bản. Người dùng có thể sử dụng Zoho Writer ở bất kỳ các thiết bị nào như: PC, laptop, smartphone hoặc Ipad… tất cả các dữ liệu sẽ đều được sao lưu hợp nhất.

Zoho Writer trình soạn thảo văn bản

Ngoài ra, Zoho Writer còn tích hợp đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao như:

  • Trợ lý Zia

Zia là trợ lý hỗ trợ trí tuệ nhân tạo của Zoho được phát triển để giúp người dùng cải thiện quá trình soạn thảo văn bản. Zia hiểu được ngữ cảnh của từng câu, sau đó sẽ đề xuất sử dụng ngữ pháp phù hợp với cách diễn đạt dễ đọc, dễ hiểu. Tuy nhiên, ‘trợ lý trí tuệ’ Zia sẽ chỉ hỗ trợ ngôn ngữ là tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha. Vì vậy, nếu bạn soạn thảo văn bản bằng 2 ngôn ngữ này thì việc sử dụng tính năng Zia sẽ tối ưu và đạt được hiệu quả tốt nhất.

  • Cộng tác và kết nối

Bạn có thể thiết lập các tính năng như xem xét và phê duyệt, đồng thời chia sẻ tài liệu thông qua email… hỗ trợ bạn và các nhóm cộng tác dễ dàng cùng nhau. Các tài khoản, thành viên được chia sẻ mới có quyền truy cập, chỉnh sửa các tài liệu.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng tính năng khóa nội dung, là bạn sẽ khóa hoặc ẩn các đoạn văn bản không muốn thay đổi và chỉnh sửa bởi một cộng tác viên cụ thể. Các nội dung bị ẩn sẽ được thể hiện bằng các dấu sao (***) và người bị ẩn sẽ không thể thấy các nội dung này.

  • Tích hợp WordPress

Một tính năng đặc biệt của Zoho Writer tích hợp trong WordPress là bạn có thể tạo, chỉnh sửa văn bản và xuất bản trực tiếp bài viết lên nền tảng WordPress ngay trong giao diện của Zoho Writer. Để sử dụng tính năng này, sau khi bài viết hoàn thành, bạn có thể chọn Automate >> Post to Blog >> WordPress.

  • Kết hợp các ứng dụng từ hệ sinh thái Zoho

Zoho Writer được kết hợp với nhiều ứng dụng và công cụ khác để mở rộng khả năng và gia tăng hiệu suất hoạt động như: tích hợp Zoho CRM, thiết lập chữ ký số thông qua các ứng dụng Zoho Sign, SignEasy, DocuSign và Adobe Sign…

>> Xem thêm: So sánh Zoho Writer và Google Docs về các tính năng nổi bật, chi phí

2.3 Zoho Sheet – Ứng dụng thiết lập bảng tính

Zoho Sheet là ứng dụng thiết lập bảng tính, tương tự như Google Sheets và Microsoft Excel. Zoho Sheet cung cấp cho người dùng các tính năng như tạo bảng tính mới, nhập liệu, định dạng dữ liệu, tính toán các công thức, tạo biểu đồ và phân tích dữ liệu.

Zoho Sheet ứng dụng thiết lập bảng tính

Ngoài ra, ứng dụng Zoho Sheet còn được tích hợp thêm nhiều các tính năng nổi bật như sau:

  • Tương thích với các định dạng bảng tính khác nhau như: .xlsx, .xls, .csv và .ods, người dùng hoàn toàn có thể chuyển hoặc tải dữ liệu với các định dạng tùy chọn khác nhau, phù hợp với nhu cầu xử lý công việc.
  • Hỗ trợ hơn 350 công thức và hàm được xác định trước.
  • Công cụ AI Zia tạo biểu đồ hoặc pivot table tùy chỉnh dựa trên dữ liệu. Đồng thời giúp bạn xác định những dữ liệu không nhất quán, trùng lặp hoặc giá trị khuyết thiếu. Đặc biệt, công cụ AI Zia sẽ hỗ trợ mạnh mẽ và hiệu suất khi bạn sử dụng các dữ liệu bằng tiếng Anh.
  • Cung cấp các tùy chọn định dạng như thang màu, biểu mẫu hay smart bar cũng như các tính năng định dạng có điều kiện, ngày tháng…
  • Cho phép truy cập và chỉnh sửa bảng tính trên bất kỳ trình duyệt máy tính nào hoặc các ứng dụng iOS và Android.
  • Zoho Sheet tích hợp với hàng nghìn ứng dụng phần mềm dựa trên đám mây khác từ Zoho CRM đến Zoho Forms để tận dụng tối đa sức mạnh của việc tự động hóa dữ liệu.
  • Người dùng có thể chia sẻ và cộng tác trên cùng một bảng tính trong thời gian thực. Khi sử dụng tính năng quản trị viên, bạn có thể thiết lập các quyền truy cập khác nhau vào bảng tính, giúp kiểm soát dữ liệu chặt chẽ hơn. Người dùng có thể thiết lập bảng tính được chia sẻ cụ thể với ai, các dữ liệu nào có thể được chỉnh sửa… Đối với các dữ liệu quan trọng và không cần chỉnh sửa, quản trị viên sẽ thiết lập tính năng khóa dữ liệu đối với một người dùng cụ thể…
  • Zoho Sheet sẽ tự động lưu các phiên bản bảng tính được chỉnh sửa, thiết lập. Người dùng không cần thực hiện các sao thao tác sao lưu liên tục.
  • Zoho Sheet còn tích hợp các công cụ quản lý dữ liệu và để bảo vệ thông tin cá nhân và doanh nghiệp của người dùng.

2.3 Zoho Show – công cụ sáng tạo thiết kế trình chiếu

Zoho Show là công cụ hỗ trợ thiết kế các bảng trình chiếu sống động, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, chia sẻ các bài trình chiếu. Zoho Show hỗ trợ đa dạng kho thư viện dựa trên các yếu tố như: mẫu thiết kế, giao diện trình bày, đa dạng các phông chữ… Một số tính năng cơ bản đến nâng cao mà Zoho Show hỗ trợ người dùng đó là:

  • Giao diện: Đơn giản, tương thích với nhiều ứng dụng, hỗ trợ người dùng làm việc dễ dàng và hiệu quả.
  • Trợ lý AI Zia: Đề xuất các mẫu bố cục phù hợp,hỗ trợ để tạo biểu đồ từ văn bản hoặc hình ảnh phù hợp…
  • Kho thư viện: Tích hợp hàng nghìn các template, mẫu thiết kế có sẵn… đáp ứng cho các hoạt động như thuyết trình và đề xuất kinh doanh, thiết lập các bài giảng dạy trực tuyến…
  • Cộng tác cùng nhau: Các thành viên được chia sẻ có thể cùng nhau thiết kế chỉnh sửa cũng như trao đổi, bình luận trong cùng một bảng thuyết trình.
  • Tương thích với PowerPoint: Zoho Show định dạng được các tệp như PPTX, PPT, ODP, PPSX, PPS và hỗ trợ người dùng làm việc chỉnh sửa theo các định dạng
  • Hỗ trợ xuất tệp ở nhiều định dạng: Zoho Show cho phép người dùng có thể xuất tệp ở nhiều định dạng như PPTX, PPSX, HTML, ODP, PDF…
  • Truy cập ở nhiều thiết bị: Bạn có thể truy cập và thiết kế bảng thuyết trình trên bất kỳ trình duyệt máy tính nào hoặc các tải ứng dụng từ hệ điều hành iOS và Android.
  • Chế độ ngoại tuyến: Tích hợp chế độ xem bản trình bày khi không có kết nối Internet, hỗ trợ cho việc thuyết trình diễn ra một cách hiệu quả.
  • Tích hợp Zoho Analytics: Bạn có thể truy cập tất cả biểu đồ và đồ thị được tạo bằng công cụ Analytics từ trong ứng dụng Show. Sau đó chèn các dữ liệu vào giao diện trang trình chiếu.

Zoho Show công cụ sáng tạo thiết kế trình chiếu

3. Chi phí Zoho Office Suite

Zoho Office Suite là bộ ứng dụng văn phòng được tích hợp trong các giải pháp Zoho Workplace và hiện tại MMGROUP đang cung cấp các giải pháp Zoho với chi phí như sau:

Zoho Workplace Standard có chi phí là 1.010.000 VND/user/năm

Các tính năng của Zoho Office Suite trong phiên bản Standard:

  • Bộ văn phòng đầy đủ tính năng với Zoho Writer (cho tài liệu), Zoho Sheet (cho bảng tính) và Zoho Show (cho bản trình bày)
  • Tệp nội dung Writer, Sheet, và Show không giới hạn
  • Hỗ trợ lên đến 50 cộng tác viên trong một tài liệu

Zoho Workplace Professional có chi phí là 2.020.000 VND/user/năm

Các tính năng của Zoho Office Suite trong phiên bản Professional

  • Bộ văn phòng đầy đủ tính năng với Zoho Writer (cho tài liệu), Zoho Sheet (cho bảng tính) và Zoho Show (cho bản trình bày)
  • Không giới hạn tập tin Writer, Sheet, và Show
  • Hỗ trợ lên đến 50 cộng tác viên trong một tài liệu

>> Tìm hiểu thêm: Zoho Workplace | Một hệ sinh thái đám mây đa năng

Tổng quan, Zoho Office Suite là bộ ứng dụng công cụ văn phòng được phát triển bởi Zoho Corporation. Các tính năng của Zoho Office được nhiều người dùng trải nghiệm và đánh giá khá tốt không không thua kém gì Google Office và Microsoft Office. Bởi vì, hầu như các giao diện đều được thiết kế trực quan, tương thích với các ứng dụng khác, hỗ trợ người dùng sử dụng dễ dàng hơn.

Ka Thy Nguyen

error: Đã vô hiệu chức năng này!