Thấu cảm với sự trăn trở của nhiều chủ doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ và startup, không tìm được giải pháp giúp quản lý tổ chức hiệu quả với chi phí tốt nhất, Zoho Mail ra đời để hoàn thành sứ mệnh này.
Zoho Mail đang chứng minh được tính hiệu quả bởi hàng triệu doanh nghiệp toàn cầu đang sử dụng. Chúng tôi cũng đang sử dụng. Còn bạn thì sao?
Tìm hiểu chi tiết Zoho Mail qua phân tích dưới đây:
1. Zoho Mail là gì?
Zoho Mail là một dịch vụ email lưu trữ dành cho doanh nghiệp, sử dụng tên miền của riêng bạn (ví dụ: name@yourbusiness.com).
Zoho Mail có một nền tảng cộng tác tích hợp, giúp doanh nghiệp giao tiếp liền mạch chỉ từ hộp thư đến. Đây là giải pháp tuyệt vời đáp ứng các nhu cầu giao tiếp từ đơn giản đến phức tạp.
Zoho Mail là một trong những dịch vụ tốt nhất hiện nay để đáp ứng các yêu cầu dịch vụ email an toàn, riêng tư và không có quảng cáo của bạn.
Bạn có thể nhận tối đa 5 tài khoản email doanh nghiệp miễn phí với 5GB cho mỗi người dùng và giới hạn tệp đính kèm 25MB với gói Zoho Mail miễn phí. Ngoài ra, bạn có thể mua thêm các tài khoản email chỉ với $ 1 cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Zoho là công ty phát triển trên nền tảng đám mây. Zoho Mail cũng là một cá thể trong hệ sinh thái đám mây của họ. Bạn sẽ nhận được nhiều lợi thế hơn nhờ Zoho Mail là cầu nối – đăng nhập một lần vào các ứng dụng liên kết.
2. Các tính năng chính của Zoho Mail
Một trong những điều chúng tôi thích nhất về Zoho Mail là nó cho phép bạn làm được nhiều việc hơn là chỉ kiểm tra email. Nền tảng này đi kèm với một loạt các công cụ giúp bạn làm việc dễ dàng hơn rất nhiều. Vậy, chúng là gì? Chúng tôi sẽ chia nhỏ nó ngay dưới đây:
2.1 Bộ công cụ email
Zoho Mail cung cấp một số tính năng hữu ích để bạn sử dụng email doanh nghiệp thuận tiện hơn, làm nhiều công việc trong một giao diện. Chẳng hạn như Zoho Tasks, Zoho Contacts, Zoho Notes, Zoho Canlendar,…
Mặc dù đây không phải là điều gì mới nhưng chúng cực kỳ dễ sử dụng và chắc chắn giúp bạn làm việc tập trung và có hiệu quả trong 8 tiếng làm việc.
2.2 Stream
Đây là tính năng khá thú vị và mới mẻ của Zoho Mail.
Công cụ Stream mới giúp bạn giao tiếp hiệu quả với team của mình vì nó sẽ thay thế các chuỗi email vô tận bằng các bình luận, like… hoạt động tương tự mạng xã hội.
Zoho Mail thực hiện điều này với bốn tính năng sau:
- Cộng tác nhanh không cần chuỗi email dài. Bạn chỉ cần chia sẻ email bằng cách “@tên thành viên” để nhắc đến người có liên quan ngay dưới email. Bạn thậm chí có thể chia sẻ bản nháp của mình với đồng nghiệp để xin ý kiến của họ trước khi gửi.
- Tường riêng cho mỗi đội nhóm. Đây là không gian cá nhân để các thành viên trong nhóm có thể “tám”, nhắn tin, trò chuyện, bình luận, chia sẻ.
- Tích hợp email với các cuộc trò chuyện để theo dõi mọi thứ một cách dễ dàng.
- Có sẵn App riêng để giữ kết nối mọi lúc mọi nơi.
2.3 Bảng điều khiển mở rộng
Zoho Mail cho phép bạn quản lý và kiểm soát mọi thứ trong một Bảng điều khiển. Nó dành cho quản trị viên của doanh nghiệp, giúp bạn quản lý và cài đặt người dùng.
Đây là một trung tâm điều khiển mạnh mẽ cho tất cả các cài đặt, cấu hình và tùy chỉnh. Quản trị viên có thể sắp xếp email, quản lý người dùng, tạo và triển khai các chính sách để kiểm duyệt nội dung email doanh nghiệp,…
Cụ thể, nó đi kèm với:
- User management có tất cả các công cụ cần thiết để kiểm soát mọi tài khoản người dùng và thiết lập dữ liệu liên quan đến người dùng
- Group management cho phép bạn tạo địa chỉ email nhóm cho các kênh cụ thể với các chính sách và quyền liên quan
- Dashboard and domain details cho phép bạn kiểm soát tất cả các cài đặt cho miền của doanh nghiệp bạn
- Admin privileges cung cấp cho quản trị viên toàn quyền tất cả các tài khoản trong doanh nghiệp
- Spam policy giúp bạn lọc email rác ra khỏi danh sách email theo tùy chỉnh riêng của bạn.
2.4 Tùy chỉnh tên miền
Zoho Mail yêu cầu người dùng cần có tên miền riêng để đăng ký tùy chọn này.
Bất kể bạn là người đứng đầu một công ty đã thành lập hay bạn mới bắt đầu với công việc kinh doanh trực tuyến đầu tiên của mình, Zoho Mail sẽ giúp bạn dễ dàng thiết lập tên miền của mình.
Zoho cũng cho phép bạn đăng ký nhiều tên miền nếu doanh nghiệp bạn có nhiều công ty con chẳng hạn.
2.5 Các công cụ di chuyển email
Tính này di chuyển email giúp bạn an tâm chuyển đổi email giữa các nhà cung cấp khác nhau mà không sợ mất hoặc rò rỉ dữ liệu quan trọng.
Không nhiều nhà cung cấp cam kết sự đảm bảo, nhanh chóng và an toàn khi di chuyển dữ liệu như Zoho Mail.
Trên thực tế, Zoho cung cấp một công cụ di chuyển hữu ích bằng một cú nhấp chuột từ các nhà cung cấp email phổ biến nhất, chẳng hạn như Microsoft 365 và Google Workspace.
Tất cả những gì bạn cần làm là xác thực tài khoản email hiện tại của mình, sau đó Zoho Mail sẽ di chuyển mọi thứ, bao gồm danh bạ, email và lịch của bạn.
2.6 Công cụ tích hợp ứng dụng
Đây được xem là sức mạnh của đám mây. Zoho Mail cũng không ngoại lệ.
Zoho Mail giúp người dùng thoải mái sử dụng các ứng dụng yêu thích của mình ngay trong giao diện Zoho Mail. Dù là ứng dụng Google hay Microsoft, nhờ công cụ tích hợp.
Nếu bạn cần nhiều tính năng hơn, có thể nâng cấp lên gói Zoho Workplace. Nếu không, bạn vẫn có thể tích hợp các ứng dụng làm việc quen thuộc trước đây để dùng.
>> Zoho Workplace Là Gì? Vì Sao Đây Là Email Doanh Nghiệp Tiết Kiệm Chi Phí Nhất?
3. Trải nghiệm người dùng của Zoho Mail
Zoho Mail có tất cả các tính năng tạo nên một dịch vụ lưu trữ email sạch sẽ, nhạy bén và linh hoạt.
Để có trải nghiệm người dùng mượt mà, các bộ lọc chính xác giúp bạn tìm đúng email cần thiết trong một mớ hỗn độn. Hơn nữa, các email đến cũng có thể được phân loại tự động và gửi vào các thư mục ưu tiên để quản lý hộp thư đến một cách dễ dàng.
Ngoài ra, Zoho Mail còn có tính năng tìm kiếm nâng cao, giúp bạn tìm được email cần thiết dù chỉ nhớ 1 vài chi tiết nhỏ nếu không nhớ địa chỉ email.
Khi bạn đang nghỉ phép hoặc có cuộc họp dài, Zoho Mail có thể đặt ra phản hồi vắng mặt để thông báo khi có người gửi email đến. Nền tảng này cũng cho phép thêm chữ ký tùy chỉnh có chứa link và hình ảnh. Vì vậy nhóm và doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng chữ ký chuyên nghiệp và cụ thể cho từng trường hợp.
4. Các tính năng bảo mật của Zoho Mail
Các tính năng bảo mật là một trong những điều quan trọng bạn nên cân nhắc khi chọn nhà cung cấp dịch vụ email.
Hầu như các tài liệu quan trọng nhất của bạn sẽ được gửi qua email. Bạn cần đảm bảo rằng nội dung email của tổ chức sẽ được an toàn.
Dưới đây là những gì Zoho Mail có để đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của bạn không bị rò rỉ:
4.1 Mã hóa trong cả khi lưu trữ và truyền tải
Zoho Mail lưu trữ tất cả các email của bạn trên máy chủ của họ ở định dạng được mã hóa. Điều này được thực hiện bằng cách chia dữ liệu của bạn thành các đoạn và mã hóa chúng để giữ chúng an toàn. Đây là mã hóa end-to-end, có nghĩa là với Zoho Mail, thông tin liên lạc của bạn là riêng tư.
Secure Socket Layer (SSL) kết nối mã hóa email giữa máy chủ và hộp thư đến của bạn. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể yên tâm rằng email của bạn luôn an toàn trong hộp thư đến và bất cứ khi nào chúng di chuyển.
4.2 Xác thực hai yếu tố
Zoho Mail giúp việc thêm xác thực hai yếu tố (2FA) vào tài khoản của bạn trở nên đơn giản. Bạn có thể sử dụng tin nhắn, mã QR, TouchID hoặc ứng dụng OneAuth của Zoho để thêm lớp bảo mật bổ sung khi bạn đăng nhập vào tài khoản Zoho Mail của mình. Vì vậy, ngay cả trong trường hợp mật khẩu của bạn bị đánh cắp, email của bạn vẫn sẽ được an toàn.
4.3 OAuth 2.0
Trên hết, Zoho Mail hỗ trợ OAuth 2.0, một quy trình xác thực cho phép bạn truy cập Zoho Mail từ các ứng dụng của bên thứ ba khác mà không cần nhập mật khẩu của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc nhập mật khẩu của mình vào nhiều ứng dụng hơn bạn phải làm.
4.4 Báo cáo hoạt động bất thường
Nền tảng luôn đề phòng hoạt động bất thường trong tài khoản của bạn.
Bất cứ khi nào có thông tin đăng nhập từ một vị trí mới hoặc trên một thiết bị mới, bạn và quản trị viên của bạn sẽ được thông báo.
4.5 Chứng chỉ và tuân thủ
Như bạn mong đợi, Zoho Mail hoàn toàn tuân thủ GDPR. Mọi thông tin cá nhân bạn cung cấp khi đăng ký cũng như tất cả dữ liệu trong email của bạn đều được bảo vệ theo Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Châu Âu do Ủy ban Liên minh Châu Âu thực thi. Điều đó có nghĩa là dữ liệu cá nhân của bạn sẽ không bao giờ được bán cho bên thứ ba.
Bên cạnh đó, Zoho Mail tự hào khoe rằng họ thường xuyên trải qua các cuộc kiểm tra của bên thứ 3 nhằm đảm bảo chất lượng trong bảo mật email.
4.6 Bảo mật vật lý
Zoho Mail lưu trữ dữ liệu được mã hóa của nó trong các trung tâm an toàn được xây dựng để lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu nhạy cảm.
Các máy chủ dữ liệu này được đặt ở các địa điểm không được công khai ở Mỹ, Châu Âu, Trung Quốc và Ấn Độ. Zoho Mail cam kết giám sát suốt ngày đêm bằng xác thực sinh trắc học.
Vậy Zoho Mail có an toàn không? Câu trả lời là có.
Với một bộ sưu tập các tính năng bảo mật tuyệt vời, bạn có thể yên tâm rằng email của bạn được bảo mật và an toàn cả trong hộp thư đến và khi chúng đang được gửi đi.
5. Các gói và giá cả Zoho Mail
Zoho Mail được phân thành 4 gói theo tính năng với chi phí như sau:
5.1 Zoho Mail Free trọn đời
Đặc trưng:
- Tối đa 5 người dùng
- 5GB/người dùng
- 25MB giới hạn tệp đính kèm
- Truy cập web và các ứng dụng di động miễn phí
- Lưu trữ email cho một tên miền duy nhất
Zoho Mail Free là giải pháp tuyệt vời nếu bạn là một công ty khởi nghiệp với ít hơn 6 nhân viên và không muốn đầu tư nhiều hơn vào dịch vụ email hay các tính năng khác.
5.2 Zoho Mail Lite 5GB và 10GB
Zoho Mail không ngừng tăng cường tính năng cho Zoho Mail từng ngày. Ngay cả với Gói Mail Lite chỉ từ $1 mỗi tháng, bạn có thể nhận được nhiều hơn những gì bạn làm với tùy chọn miễn phí.
Những tính năng có trong Zoho Mail Lite:
- Lưu trữ email cho nhiều tên miền
- Dung lượng lưu trữ email: 5GB hoặc 10GB mỗi người dùng
- Bí danh tên miền
- Tính năng chia sẻ email và chia sẻ thư mục
- Streams – Công cụ cộng tác
- Định tuyến email
- Truy cập ngoại tuyến
- Thu hồi email
- eWidget và không gian nhà phát triển
- Calendar, Tasks, Notes và Bookmarks tích hợp
- Truy cập IMAP/POP trong ứng dụng email
- Giới hạn tệp đính kèm 30MB
- Giới hạn tệp đính kèm lớn 250MB
- Exchange Activesync
- Ứng dụng di động cho iOS và Android
Ngoài ra, nó cũng cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ lịch bao gồm:
- Lịch dùng chung
- Lịch nhóm
- Lên lịch cuộc hẹn
- Đồng bộ lịch
- Lịch trên điện thoại di động
Chi phí tại Việt Nam (cung cấp bởi MMGROUP – đối tác Zoho Corportation):
- Mail Lite 5GB: 360.000 VNĐ/người dùng/năm
- Mail Lite 10GB: 450.000 VNĐ/người dùng/năm
Các gói này rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
5.3 Zoho Mail Premium
Nếu bạn muốn tùy chỉnh các email của mình và gửi các tệp đính kèm lớn, bạn có thể nên xem xét nâng cấp lên Gói Mail Premium.
Zoho Premium bao gồm tất cả các tính năng của Mail Lite và:
- Dung lượng lưu trữ email: 50GB/người dùng
- Giới hạn tệp đính kèm 40MB
- Giới hạn tệp đính kèm lớn 1GB
- Lưu trữ và Khám phá điện tử
- Sao lưu và khôi phục email
- Dán nhãn trắng
- S-MIME
- Đặt trước tài nguyên (lịch)
Chi phí tại Việt Nam của Zoho Mail Premium là: 1.296.000 VND/người dùng/năm
5.4 Zoho Workplace
Zoho Mail Workplace có thể nói là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp ấn tượng nhất mà chúng tôi đã gặp, đặc biệt là về giá cả.
Workplace chứa một bộ giao tiếp hoàn chỉnh và các ứng dụng văn phòng trực tuyến với mức độ bảo mật và khả năng tùy chỉnh được chia thành các nhóm sau:
- Email doanh nghiệp an toàn
- Trình quản lý tệp trực tuyến
- Bộ xử lý văn bản trực tuyến
- Bảng tính Trực tuyến
- Phần mềm trình chiếu
- Giao tiếp trò chuyện tức thì
- Phần mềm họp trực tuyến
- Intranet và cộng tác
- Phần mềm đào tạo trực tuyến
Ngoài các tính năng bao gồm của Zoho Mail, Workplace còn tăng cường các tính năng cộng tác nâng cao cho tổ chức, khả năng bảo mật cấp cao. Xem bảng so sánh tính năng chi tiết TẠI ĐÂY.
Chi phí tại Việt Nam của Zoho Workplace:
- Zoho Workplace Standard: 960.000 VND/người dùng/năm
- Zoho Workplace Professional: 1.800.000 VND/người dùng/năm
6. Ưu và nhược điểm của việc sử dụng Zoho Mail
6.1 Ưu điểm:
- Bảo mật, riêng tư và không có quảng cáo, coi trọng quyền riêng tư của bạn
- Nhiều tùy chọn tích hợp giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
- Nhận lịch, ghi chú, công việc và danh bạ trong một cửa sổ
- Các gói giá cả linh hoạt và hợp túi tiền
- Trợ giúp 24/7 có sẵn cho tất cả các thắc mắc và vấn đề của bạn
6.2 Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí khá hạn chế
- Cần có thời gian để làm quen với nền tảng mới vì giao diện thiết kế khác biệt
- Mặc dù lý tưởng cho các doanh nghiệp, nhưng nó không phải là giải pháp tốt nhất cho mục đích sử dụng cá nhân
- Chưa phổ biến tại Việt Nam
7. Các lựa chọn thay thế cho Zoho Mail
Tất nhiên, Zoho Mail không phải là nhà cung cấp email an toàn duy nhất cho các doanh nghiệp hiện có. Làm thế nào để nó so sánh với các dịch vụ khác? Dưới đây là lựa chọn khác có thể bạn quan tâm:
7.1 Zoho Mail và email Microsoft 365
Xét về tính năng, cả hai giải pháp đều tương tự nhau. Xét về giá cả, Zoho Mail có chi phí tốt hơn nhiều so với Microsoft 365.
Bạn không nên bỏ qua Microsoft 365. Đây là một trong những nhà cung cấp email doanh nghiệp phổ biến nhất trên thế giới. Nền tảng này cung cấp một bộ công cụ tuyệt vời, bao gồm cả Outlook và Microsoft Teams.
Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm chỉ giải pháp email với mức giá chỉ bằng một nửa, Zoho Mail là người chiến thắng.
>> So Sánh Zoho Workplace & Microsoft 365: Giải Pháp Đám Mây Hiệu Quả Cho Mọi Doanh Nghiệp
7.2 Zoho Mail và Gmail Google Workspace
Nền tảng Gmail quen thuộc khi được nâng cấp lên đám mây lại càng làm tăng lợi thế, khiến nó trở thành ứng dụng có nhiều người dùng nhất hiện nay.
Danh tiếng xuất sắc của nó và một bộ ứng dụng, tính năng và công cụ phong phú khiến nó trở thành sự lựa chọn hiển nhiên.
Trên thực tế, Zoho Mail rẻ hơn và an toàn hơn Gmail với nhiều mức giá hợp lý. Tuy nhiên, mặc dù là một sản phẩm email mạnh mẽ cho bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng việc sử dụng Gmail như một phần của Google Workspace sẽ có mức phí khá cao.
>> Thị Trường Điện Toán Đám Mây Tại Việt Nam: Tân Binh Như Zoho Có Đủ Sức Cạnh Tranh Với Google?
8. Đánh giá khả năng hỗ trợ khách hàng của Zoho Mail
Nếu bạn đã đăng ký gói giá trả phí của Zoho Mail, bạn sẽ có quyền truy cập vào dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại 24/7 ở 11 quốc gia trên toàn thế giới. Và ngay cả những người sử dụng gói miễn phí vĩnh viễn có thể liên hệ Zoho trong 8 giờ/ngày, 5 ngày/tuần.
Nếu đăng ký qua đối tác như MM Group tại Việt Nam, bạn cũng nhận được khả năng hỗ trợ tương tự nhưng nhanh chóng và dễ dàng hơn (hỗ trợ Zoho sử dụng tiếng Anh).
Kết
Nhìn chung, Zoho Mail cung cấp dịch vụ email mạnh mẽ, an toàn và không có quảng cáo. Zoho Mail đáp ứng đúng và đủ các nhu cầu liên hệ kinh doanh của bạn. Nó giống như một “cửa sổ” để truy cập mọi thứ trong tổ chức của bạn.
Chúng tôi hy vọng rằng bài đánh giá Zoho Mail của chúng tôi có thể giúp bạn có thể một lựa chọn email doanh nghiệp để nghiên cứu.
Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn cụ thể hơn.
