Google Workspace cung cấp tính năng xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheets và Google Docs. Nó cũng cho biết ai là người đã chỉnh sửa và chỉnh sửa những nội dung nào. Tuy nhiên không phải ai cũng biết được tính năng hữu ích này.
Xem hướng dẫn từ clip nhé:
1. Cách xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheet
Bước 1: Đăng nhập vào Google Sheet nhấn vào mục Tệp trên thanh công cụ >> Chọn Lịch sử phiên bản >> chọn Xem lịch sử phiên bản.
Để mở nhanh giao diện lịch sử chỉnh sửa, hãy bấm tổ hợp phím Ctrl + Alt + Shift + H.
Bước 2: Sau khi bạn nhấp vào xem lịch sử phiên bản, bạn sẽ thấy danh sách lịch sử các lần chỉnh sửa nội dung trên Google Sheets.
Bước 3: Các bạn có thể xem lại các phiên bản chỉnh sửa. Từ phiên bản chỉnh sửa sẽ ghi chú rõ thời gian sửa, người sửa. Chọn phiên bản mà bạn muốn xem và bạn có thể khôi phục lại phiên bản nếu muốn phục hồi.
Bước 4: Nhấp vào nút 3 chấm sẽ thấy các tùy chọn đặt tên cho phiên bản và tạo bản sao. Bản sao có thể đặt các tên khác và lưu thành file khác trên Google Sheets.
Bước 5: Google Sheets cũng cung cấp tùy chọn chỉ hiển thị các lần chỉnh sửa được đặt tên mà thôi.
>> Xem thêm: NotebookLM là gì? Cách Google dùng AI để thay đổi cách làm việc
2. Xem lịch sử chỉnh sửa Trang tính trên điện thoại
Để xem lại lịch sử chỉnh sửa trên Google Sheets trên điện thoại di động, bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Sheets và tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Mở ứng dụng Google Sheet trên điện thoại.
Bước 2: Mở bảng tính mà bạn muốn xem lại lịch sử chỉnh sửa.
Bước 3: Mở Menu ở góc dưới cùng bên phải của màn hình, bạn sẽ thấy biểu tượng ba dấu gạch. Nhấn vào đó để mở menu.
Bước 4: Sau khi mở lịch sử bạn sẽ thấy danh sách các sự kiện chỉnh sửa gần đây trên bảng tính. Các sự kiện này có thể bao gồm thay đổi dữ liệu, thêm hàng/cột, và các hoạt động khác.
Bước 5: Chọn phiên bản mà bạn muốn phục hồi trong danh sách.
3. Cách xem người chỉnh sửa trong Google Sheet
Để xác định người nào đã thực hiện các thay đổi, bạn có thể sử dụng tính năng “Lịch sử chỉnh sửa”.
Dưới đây là cách thực hiện:
Mở Google Sheets: Mở tài liệu Google Sheets mà bạn muốn xem lịch sử chỉnh sửa.
Mở lịch sử chỉnh sửa: Trong thanh công cụ ở phía trên, chọn “File” và sau đó chọn “Lịch sử chỉnh sửa”.
Hiển thị lịch sử: Một bảng hiển thị lịch sử chỉnh sửa sẽ xuất hiện bên cạnh bảng tính của bạn. Bạn có thể thấy ai đã thực hiện thay đổi gần đây.
Xem chi tiết chỉnh sửa: Nhấn vào mỗi sự kiện trong lịch sử để xem chi tiết cụ thể về thay đổi. Bạn sẽ thấy thông tin về người chỉnh sửa, thời gian, và những thay đổi cụ thể đã được thực hiện.
Chọn thời gian cụ thể (tùy chọn): Nếu bạn muốn xem lịch sử chỉnh sửa tại một thời điểm cụ thể, bạn có thể chọn một thời điểm từ danh sách thời gian.
>> Xem thêm: Cách sử dụng Google Sheet đơn giản.
4. Cách xem lại lịch sử chỉnh sửa trong Google Docs
Bước 1: Đăng nhập vào Google Doc >> nhấn vào mục Tệp trên thanh công cụ. Chọn Lịch sử phiên bản >> chọn Xem lịch sử phiên bản.
Để mở nhanh giao diện lịch sử chỉnh sửa, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + Shift + H.
Bước 2: Sau khi bạn nhấp vào xem lịch sử phiên bản các bạn sẽ thấy danh sách lịch sử các lần chỉnh sửa nội dung trên Google Docs.
Bước 3: Các bạn có thể xem lại các phiên bản chỉnh sửa. Từ phiên bản chỉnh sửa sẽ ghi chú rõ thời gian sửa, người sửa. Chọn phiên bản mà bạn muốn xem và bạn có thể khôi phục lại phiên bản nếu muốn phục hồi.
>> Xem ngay: Cách gởi bài Powerpoint qua Gmail trên máy tính đơn giản.
Bước 4: Nhấp vào nút 3 chấm dọc sẽ thấy các tùy chọn đặt tên cho phiên bản và tạo bản sao. Bản sao có thể đặt các tên khác và lưu thành file khác trên Google Doc.
Bước 5: Google Doc cũng cung cấp tùy chọn chỉ hiển thị các lần chỉnh sửa được đặt tên mà thôi.
5. Giải đáp các thắc mắc của bạn (FAQ)
Đây là cách cơ bản nhất để xem ai đã sửa gì và vào lúc nào. Bạn vào menu Tệp (File) > Lịch sử phiên bản (Version history) > Xem lịch sử phiên bản (See version history). Hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H.
Chi tiết: Bạn sẽ thấy một bảng bên phải liệt kê các mốc thời gian. Khi bấm vào một mốc, các ô có thay đổi sẽ được đánh dấu màu tương ứng với người chỉnh sửa
Có, và đây là tính năng cực kỳ hữu ích để kiểm tra “thủ phạm” thay đổi số liệu mà không cần lục lại cả file.
Cách làm: Chuột phải vào ô cần kiểm tra > Chọn Xem lịch sử chỉnh sửa (Show edit history).
Lưu ý: Tính năng này chỉ hiển thị các thay đổi về giá trị (thêm, bớt, sửa nội dung), không hiển thị thay đổi về định dạng (tô màu, kẻ bảng).
Hoàn toàn được. Google Sheets cho phép bạn “quay ngược thời gian” về bất kỳ thời điểm nào trong quá khứ.
Cách làm: Trong giao diện Lịch sử phiên bản, chọn phiên bản bạn muốn > Nhấn nút Khôi phục phiên bản này (Restore this version) ở góc trên cùng bên trái.
Mẹo: Nếu bạn không muốn đè lên bản hiện tại, hãy chọn dấu ba chấm bên cạnh phiên bản đó và chọn Tạo bản sao (Make a copy).
Nếu bạn không thấy tính năng này, có thể do các nguyên nhân sau:
Quyền truy cập: Bạn chỉ có quyền Xem (Viewer) mà không có quyền Chỉnh sửa (Editor).
Tệp ngoại lai: Bạn đang mở một tệp định dạng .xlsx (Excel) trực tiếp mà chưa chuyển đổi sang định dạng Google Sheets.
Ngoài việc xem ai đã sửa, bạn có thể xem ai đã vào xem thông qua Bảng điều khiển hoạt động (Activity Dashboard).
Cách làm: Nhấn vào biểu tượng mũi tên hướng lên (zigzag) ở góc trên bên phải (cạnh nút Chia sẻ).
Lưu ý: Tính năng này thường khả dụng cho các tài khoản Google Workspace (công ty/trường học).
Kết
Hi vọng bài viết hướng dẫn chi tiết cách xem lịch sử chỉnh sửa Google Sheet và Docs có ích cho bạn. Chúc các bạn thành công!
>> Xem thêm: Cách đăng nhập Gmail trên điện thoại đơn giản trong 5 phút
