19+ Cách Sử Dụng Gmail Trên Máy Tính Đơn Giản

sử dụng gmail

Gmail là công cụ trao đổi, giao tiếp trong công việc hiệu quả. Khi bạn có một tài khoản Gmail là bạn có tất cả các công cụ của Google như: lưu trữ, tài liệu, chat….Thật thuận tiện đúng không nào?

Như vậy việc sử dụng Gmail như thế nào cho hiệu quả trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nhé.

1. Cách sử dụng Gmail trên máy tính

Cách soạn email đầu tiên

Bước 1:  Nhấp vào biểu tượng Soạn thư sau khi đăng nhập địa chỉ Gmail của bạn.

Soạn email

Soạn email

Sau khi nhấp vào soạn email sẽ xuất hiện các mục để các bạn nhập thôn tin như:

To: Địa chỉ email bạn gởi nội dung thư đến.

Subject: Tiêu đề thư bạn gởi.

Dưới phần Subject các bạn nhập nội dung.

Sau khi nhập nội dung các bạn có thể nhấp nút gởi để gởi email đi.

>>Xem ngay: So sánh email và Gmail chi tiết new 2020.

Định dạng văn bản trong email

Sau khi soạn nội dung cho email các bạn có thể định dạng để văn bản đẹp hơn chuyên nghiệp.

Nếu chúng không hiển thị, nhấp chọn biểu tượng Formatting options (nó giống như chữ A in hoa gạch dưới) cạnh nút Send.

Soạn email 2

Soạn email 2

Ý nghĩa các định dạng từ trái sang phải là:

  • Font
  • Kích thước 
  • Đậm
  • Nghiêng
  • Gạch dưới
  • Màu font chữ
  • Canh chỉnh font chữ
  • Danh sách số
  • Danh sách bulleted 
  • Thụt lề ít
  • Thụt lề nhiều
  • Trích dẫn
  • Gỡ bỏ định dạng

Cũng giống như Work để định dạng cho văn bản các bạn tô đen văn bản và nhấp vào biểu tượng mà bạn muốn định dạng văn bản.Nhấp vào Gửi ở cuối trang.

>>Xem thêm: Cách xóa tài khoản Gmail vĩnh viễn và những lưu ý.

Gmail cho phép các bạn gởi các nội dung khác ngoài text như: Work, Excel, PDF, hình ảnh, âm thanh, Video…

Đính kèm file

Đính kèm file

Sau khi bạn nhấp vào biểu tượng hình kẹp giấy một cửa sổ xuất hiện. Cho phép bạn chọn tập tin mà bạn muốn đính kèm vào email.

Chú ý: Tập tin định kèm của bạn không vượt quá 25M. Ngoài ra các bạn không thể đính kèm tập tin với phần mở rộng .exe vì có thể tập tin này chưa Virut gây hại cho máy tính của bạn.

Để gởi file dung lượng lớn các bạn có thể tải tập tin lên Drive rồi gởi đường liên kết trong email của bạn cho người nhận.

>>Xem ngay: cách tạo chữ ký thôn tin cá nhân cuối email.

Các bạn có thể chèn một liên kết hoặc một URL vào email của bạn. Đặt con trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn chèn liên kết và nhấp chọn Insert link (nó giống như một dây xích) trong trình đơn Formatting Options. Hộp Edit link xuất hiện:

Chèn liên kết

Chèn liên kết

Liên kết có thể là một địa chỉ trang web hoặc một địa chỉ email:

  • Để chọn một địa chỉ web, nhấp chọn vòng tròn cạnh Web address và gõ URL.
  • Để chọn một địa chỉ email, nhấp chọn vòng tròn cạnh Email address và gõ địa chỉ email.

Nếu bạn muốn, bạn có thể kiểm tra địa chỉ URL bằng cách nhấp chọn Test this link.

Nhấp vào Ok nếu chèn xong địa chỉ.

Làm cho nội dung của các bạn thêm sinh động các bạn có thể chèn những biểu tượng vui nhộn. Nhấp chọn biểu tượng Insert emoji (nó giống như hình mặt cười) từ trình đơn Formatting options. Hộp tùy chọn Emoji hiển thị.

Chèn biểu tượng

Chèn biểu tượng

>>Xem thêm: Cách cấp quyên cho tài khoản Google Drive đơn giản trong 5 phút.

Các bạn có thể gởi hình ảnh vào trong nội dung thư của mình. Để hiển thị hộp Upload Photos, nhấp chọn biểu tượng Insert Photo (nó giống như một camera) trên trình đơn Formatting options.

Chèn hình ảnh

Chèn hình ảnh

Sẽ có 3 tùy chọn cho các bạn:

  1. Tải lên các hình ảnh bằng cách kéo và thả từ máy tính của bạn đây là cách thông dụn nhất chọn những hình ảnh mà mình lưu trê máy tính và gởi cho bạn bè.
  2. Chọn hình ảnh thông qua Windows explorer
  3. Sử dụng một  URL của ảnh (địa chỉ trang web)

Sau khi chọn hình ảnh. Nhấp vào nút Insert ở góc dưới bên trái của hộp Upload Photos.

>>Xem thêm: Cách đăng ký G suite for Education miễn phí đơn giản.

Để kiểm tra chính tả nội dung thư mà bạn đã chọn. Nhấp vào mũi tên góc bên phải của hộp New Message. Trình đơn phụ More options hiển thị. Chọn Check spelling:

Kiểm tra lỗi chính tả

Kiểm tra lỗi chính tả

Sau khi kiểm tra những lỗi chính tả sẻ tô màu vàng các bạn có thể sửa lại.

Các bạn tham khảo thêm: Tính năng và chi phí email doanh nghiệp trên nền điện toán đám mây an toàn tuyệt đối. Email doanh nghiệp giúp bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng giả sử bạn đang phát triển trong lĩnh vực gia sư  email bạn giao tiếp với khách hàng là hotro@giasu.com sẽ chuyên nghiệp hơn.

Khi bạn nhận một bức thư từ thầy cô và bạn muốn sử dụng chính email đó để gởi đến bạn bè.

Mở thư bạn muốn chuyển tiếp. Nhấp vào mũi tên ở góc bên phải của thư.

Chuyển tiếp thư

Chuyển tiếp thư

Một menu sẽ thả xuống.Nhấp chọn Forward. Gõ địa chỉ thư của người bạn muốn chuyển tiếp tin nhắn đến trong trường To. Gõ thêm bất kỳ thông tin mà bạn muốn bao gồm nội dung thư.

Lưu ý rằng Gmail thêm một tiêu đề tin nhắn ban đầu bao gồm địa chỉ email của người gửi đầu tiên cũng như ngày và thời gian gửi.

Khi nhận một thư từ người bạn của mình các bạn có thể trả lời trực tiếp trên thư của mình. Mở thư cần trả lời. Nhấp vào ô trả lời để trả lời thư.

Trả lời thư

Trả lời thư

Nhập bất kỳ thông tin bổ sung mà bạn muốn bao gồm nội dung thư. Nhấp vào nút Send, góc dưới bên trái.

Lưu ý: Xem cẩn thận những người nhận bản gốc của thư. Trừ khi bạn xóa bằng tay những người nhận mà bạn không muốn trả lời, họ sẽ gửi tất cả các phản hồi của bạn.

>>Xem thêm: Google Team Drive bộ nhớ dùng chung cho doanh nghiệp của bạn.

2. Mẹo sử dụng gmail chuyên nghiệp hơn

Đặt tên email

Địa chỉ email như đại điện cho chính bản thân chúng ta trong môi trường internet. Để chuyên nghiệp và tin tưởng phải đặt một địa chỉ email thất dể nhớ ngắn gọn. Địa chỉ email quyết định người đọc có mở email hay không

Không nên đặt những tên có dạng sau:

  • couthaugiang@gmail.com
  • huylangtu@outlook.com

Một số địa chỉ email thường đặt như: info.linhnguyen@gmail.com, hoặc linhnguyen@mmgroup.vn…

Email là dành cho công việc và học tập nên đặt tên cẩn thận.

Tiêu đề email

Tiêu đề nói lên chủ để tóm tắt nội dung của thư. Nhưng có một số người dùng đặt tiêu đề không rõ ràng và đôi khi bỏ trống. Nhìn vào những email loại này thư dễ dàng bị bỏ vào thùng rác.

Tiêu đề phải ngắn gọn sút tích làm nổi bật mối quan tâm của người nhận. Các bạn nên tránh các tiêu đề chung chung như sau:

  • Chào bạn, có khỏe không?
  • Gửi anh thư này
  • Hãy đọc để biết thêm điều tôi muốn nói

Các tiêu đề tập trung vào công việc như:

  • Kế hoạch phát triển website trong 3 tháng tời
  • Kế hoạch du lịch công ty tháng 1 năm tới.

Hãy chú ý khi nhé!

>>Xem thêm: Google Drive File Stream là gì? Tính năng và cách sử dụng.

Chắc chắn đúng địa chỉ người nhận

Dù là email hay bất kỳ công việc gì cũng không nên coppy và paste. Một lần làm việc mình đã gởi mail coppy mà không để ý đến người nhận.

Thật là tai hại. Sẽ như thế nào khi nội dung thư rất quan trọng gởi đến cấp trên cần duyệt ngay tức khắc để triển khai.

Nếu gởi nhầm cho xếp bạn, họ sẽ nghĩ là bạn cẩu thả không nghiêm túc. Điều quan trọng là nội dung không đến đúng người nhận.

Dành 5 phút đọc kiểm tra kỹ email trước khi gởi đi

Sự chuyên nghiệp chỉnh chu thể hiện trong từng chi tiết. Việc kiểm tra và đọc lại email không mất quá nhiều thời gian nhưng sẽ giúp bạn rất nhiều thứ như:

  • Sửa lỗi chính tả
  • Tùy chỉnh những đoạn email dài dòng, khó hiểu
  • Kiểm tra file, tên người nhận có đúng không

Chuẩn font trong tất cả email

Một bức thư  có nhiều kiểu chữ khác nhau nội dung thì lòe loẹt nhiều màu chữ và cở chữ khác nhau sẽ làm người đọc rất khó chụi.

Hãy làm mọi thứ thật đơn giản. Với các font như: Arial, Times New Roman, Calibri cùng kích cỡ chữ từ 10 đến 12 và màu đen là cách an toàn và tối ưu nhất.

Điều đơn giản nhất là điều hoàn thiện nhất

Nhập địa chỉ email người nhận cuối cùng

Trước khi soạn một email tốt nhất bạn nên xóa địa chỉ email người nhận. Chủ yếu viết phần nội dung và những tập tin đính kèm hình ảnh. Sau khi hoàn thiện hãy nhập địa chỉ email người nhận.

Bạn sẽ được gì ư?

Chắc chắn một đều là nội dung email luôn đến chính xác người nhận một cách tuyệt đối.

>>Xem thêm: CC và BCC Cách sử dụng hiệu quả trong công việc.

Hãy bắt đầu bằng một lời chào chuyên nghiệp

Một số người dùng sử dụng ngôn ngữ nói như : hi u, tao nek, chào người anh em, hello thím,… những từ ngữ này thích hợp đối với những người thân.

Nhưng email là dành cho công việc và học tập, giao tiếp trao đổi với khách hàng, hãy bắt đầu bằng một lời chào lịch sự như: Kính gởi ông/bà, Xin chào, Xin chân thành cảm ơn, Chúc ông/bà một ngày tốt lành,… luôn được ưu tiên sử dụng.

Và cuối cùng là Trân trọng hoặc cảm ơn ai đó đã đọc thư.

Những tiểu tiết nhỏ nhặt sẽ giúp các bạn có thêm điểm trong mắt mọi người

Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt

Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như cả hai người (gửi và nhận) đều hiểu. Các bạn đừng tiếc vài giây mà gây những hiểu lầm không đáng có.

Viết tắc làm cho người đọc khó hiêu hoặc dể gây hiểu nhầm. Đặc biệt đối với những thư quan trọn không nên viết tắc.

Tính năng gởi cho tất cả mọi người – Reply All

Khi bạn gởi mail hàng loạt đến tất cả mọi người. Tính năng này rất hay nếu nội dung gởi đúng tất cả mọi người. Nhưng chỉ cần có 1 hoặc 2 người nội dung không phù hợp.

Không ai muốn đọc mail mà khôn liên quan đến mình.

Bạn biết gì về CC và BCC

Phân biết CC và BCC trong email

Trong email, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt.

CC: những người nhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi

BCC: những người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi

Tôi nên chọn cách nào?

Nếu gửi thư điện tử cho nhiều người, nên chọn gửi BCC. Những người nhận trong cùng danh sách email đồng gửi sẽ không biết được nhau.

Điều đó đảm bảo quyền riêng tư của mỗi người. Đó là cách tốt nhất để không bị lộ email khi chưa có sự đồng ý của người khác.

Sử dụng một trình duyệt an toàn

Lời khuyên của chúng tôi? Sử dụng một dịch vụ như (Gmail , Zoho Mail, Outlook…) và mở trong một trình duyệt an toàn, hiện đại (Chrome , Firefox , Safari…)

Đây là những nhà cung cấp dịch vụ email điện toán đám mây hàng đầu trên thế giới và những trình duyệt được hàng ngàn kỹ thuật viên kiểm duyệt. Nên độ an toàn và bảo mật hầu như tuyệt đối.

Đối với doanh nghiệp thì dữ liệu vô cùng quan trọng có thể sống còn với công ty.

Sử dụng các dịch vụ mail uy tín đảm bảo rằng nội dung của các thư đã được quét bằng hệ thống an ninh của nhà cung cấp, trong khi sử dụng một trình duyệt an toàn đảm bảo rằng nội dung nguy hiểm không thể được tải về máy tính của bạn.

Chúc các bạn thành công!

1 bình luận trong “19+ Cách Sử Dụng Gmail Trên Máy Tính Đơn Giản”

  1. Pingback: Hướng dẫn mở kiểm soát Google Drive nhanh chóng - Welcome - Agroclima

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *