Trong quá trình làm việc chúng ta thường tạo các dự án quản lý chúng. Với Microsoft Project sử dụng và tạo dự án rất dễ dàng. Trong bài viết chúng ta cùng MM Group tạo một số dự án đơn giản để sử dụng nhé.
1. Microsoft Project là gì?
Microsoft Project là một ứng dụng được phát triển bởi Microsoft. Đây là ứng dụng được phát triển để hỗ trợ việc quản lý dự án, phát triển kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án.
Ngoài ra Microsoft Project còn giúp theo dõi tiến độ dự án, quản lý ngân sách và số lượng công việc, xác định các công việc cụ thể, sắp xếp thứ tự các công việc, ước tính nguồn lực cho hoạt động, ước tính thời lượng hoạt động.
2. Một số cài đặt cơ bản
2.1 Cài Đặt Auto Scheduling làm mặc định
Chọn File –> Options.
Chắc chắc chọn Auto Schedule cho các dự án mới:
Tính năng Auto Schedule sẽ tự động lên lịch công việc dựa vào ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc. Khi phát triển một dự án chúng ta phải tối ưu công việc trong dự án đó để đảm bảo tiến độ.
Cụ thể hơn, Project sẽ tự động xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc tối ưu cho mỗi nhiệm vụ đó là điều chúng ta muốn.
>>Xem thêm: Sử dụng email doanh nghiệp Google.
2.2 Cài đặt Cho phép tính toán ngay lập tức
Trong quá trình thực hiện Project số liệu có nhiều thay đổi chúng ta cần cập nhật lại để tránh sai sót chúng ta sẽ cài đặt để khi thay đổi dữ liệu đầu vào Project sẽ tự động cập nhật.
3. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project
Bạn đang muốn phát triển một doanh nghiệp. Và bạn đang lên kế hoạch kinh doanh bước tiếp theo chúng ta sẽ cùng nhau sử dụng Microsoft Project để thực hiện dự án nhé.
Bước 1: Bắt dầu tạo một dự án mới.
Chọn Blank Project. Một cửa số mới xuất hiện.
Chọn vào ô Project Summary Task. Đây giống như một nhiệm vụ “bao bọc” tổng thể chứa toàn bộ dự án của chúng ta.
Tiếp theo bạn sẽ thấy giao diện
Tiếp theo đặt tên cho dự án
Nâng cấp sử dụng tính năng nâng cao
Bước 2: Nhập thông tin dự án
Chọn thẻ Project để bắt đầu dự án > Nhấp vào Project Information: chỉnh sửa thông tin dự án.
Bạn có thể chọn ngày bắt đầu của dự án hoặc chọn ngày kết thúc của dự án theo đúng dự định. Chọn Schedule from Project End Date để bắt đầu kích hoạt dự án. Sau đó nhấn Ok dự án sẽ bắt đầu.
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.
3.1 Thêm danh sách các công việc cần làm
Đối với từng dự án sẽ có những công việc riêng, trong ví dụ này mình có một số việc cho dự án như:
- Lập kế hoạch phát triển doanh nghiệp
- Đăng ký giấy phép kinh doanh
- Tạo tài khoản ngân hàng
- Dự trù kinh phí
- Chọn địa điểm đặt văn phòng
- Tuyển dụng nhân viên…
Dựa vào danh sách nhiệm vụ mỗi công việc có thời gian và thứ tự thực hiện riêng. Và mỗi công việc đều phụ thuộc vào công việc trước đó.
Ví dụ : Bạn không thể tạo tài khoản ngân hàng doanh nghiệp nếu chưa đăng ký giấy phép kinh doanh. Và đơn giản là chúng ta không thể thuê nhân viên nếu chưa có địa điểm kinh doanh.
Ngay bây giờ hãy đưa các công việc lên Project nào.
Ở phần này chúng ta chỉ nhập công việc của dự án chưa xác định được công việc mất bao lâu nên.Do đó, cột Duration có một dấu chấm hỏi và ngày bắt đầu và ngày kết thúc chưa chính xác.
Bước tiếp theo bạn sẽ liên kết các nhiệm vụ và nhập thời gian thực hiện mỗi công việc.
>>Xem thêm: Google Workspace tính năng làm việc nhanh chóng.
3.2 Nhập thời gian cho mỗi công việc
Sau đó bạn sẽ dự trù thời gian để hoàn thành công việc. Duration là tổng khoảng thời gian cho đến khi hoàn thành một tác vụ. Effort (trong Project, được gọi là Work) là lượng thời gian làm việc thực tế.
Nhập thời lượng ước tính vào cột Duration.
Mẹo: bạn có thể sử dụng mũi tên lên/xuống để thay đổi các giá trị (ví dụ: “3d” để chỉ định 3 ngày hoặc “2w” trong thời lượng 2 tuần).
Các bạn không nên thay đổi ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc khi bạn nhập vào thời gian thực hiện công việc phần mềm sẽ tính được thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án.
3.3 Liên kết công việc lại với nhau
Trong mỗi dự án mỗi công việc được thực hiện theo một thứ tự riêng. Để thể hiện thứ tự này trên dự án chúng ta phải liên kết chúng lại thể hiện một mối quan hệ với nhau.
Các bước liên kết công việc lại với nhau:
Đầu tiên xác định công việc trước công việc cần liên kết => bằng cách xác định một cột “Predecessor”.
Hoặc bạn có thể thực hiện cách khác là sử dụng nút “liên kết” từ menu.
Cả 2 việc tạo kế hoạch kinh doanh và và đăng ký giấy phép kinh doanh. Nhưng chúng ta muốn tập trung vào kế hoạch kinh doanh của mình, hoàn thành nó và sau đó thực hiện nhiệm vụ tiếp theo. Vì vậy, việc xin giấy phép kinh doanh nên theo sau lập kế hoạch kinh doanh.
Sau khi liên kết công việc “Tạo kế hoạch kinh doanh” sẽ thực hiện trước “Đăng ký giấy phép kinh doanh” (nhìn vào các thanh tác vụ màu xanh lam).
Sau khi bạn tạo sự liên kết hai công việc sẽ có sự thay đổi biểu đồ Gantt ở phía bên phải không?
Bước tiếp theo ta sắp xếp các công việc theo đúng thứ tự. Để làm như vậy, bây giờ chúng ta thực hiện một cách khác để liên kết các nhiệm vụ phụ thuộc.
Microsoft Project
Sau khi chọn nhiều công việc Task, nhấn nút liên kết xem sự thay đổi ở biểu đồ Gantt view.
Sau khi nhấp vào liên kết xem sự thay đổi ở biểu đồ Gantt view.
3.4 Đánh dấu mốc thời gian quan trọng trong dự án
Trong quá trình thực hiện dự án sẽ có những điểm thời gian quan trọng phải hoàn thành công việc. Trong quá trình phát triển doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh rất quan trọng như vậy chúng ta phải thực hiện sớm hoặc tối thiểu là đúng thời gian dự định để không ảnh hưởng đến các công việc khác.
Để đánh dấu thời điểm mà chúng ta đã thiết lập hoàn toàn công việc kinh doanh của mình, tạo cho mình một cột mốc mới để đánh dấu công việc.
Bạn tạo một cột mốc quan trọng bằng cách thay đổi thời lượng của công việc thành 0 (0 ngày).
Các cột mốc được thể hiện dưới dạng một viên kim cương xám:
Quá trình đánh dấu mốc công việc có thể đối với bạn không quan trọng nhưng đối với mình mốc thời gian trong dự án rất quan trọng chúng quyết định sự thành công hay thất bại của dự án.
Đối với điều này, bạn cần nhập một tiền nhiệm cho nhiệm vụ cột mốc. Cột mốc mà chúng ta nhập vào cũng đánh dấu ngày kết thúc dự kiến của dự án.
Chúc các bạn thành công!
