Mat Ma Technology đã hỗ trợ công ty Sportslink khai thác tối đa sức mạnh của Google Workspace. Giải pháp được đánh giá là đã giúp họ tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư vào công nghệ. Trước đó, mỗi phòng ban trong công ty sử dụng một phần mềm khác nhau. Điều này không chỉ gây tốn chi phí, thiếu đồng bộ mà còn tiềm ẩn rủi ro về bảo mật. Cùng tìm hiểu case study của công ty Sportslink.
1. Đôi nét về công ty Sportslink
Sportslink chuyên cung cấp dụng cụ cho các môn thể thao như yoga, thể hình, bơi lội, bóng đá,… Ngoài ra còn có các thiết bị hỗ trợ tập luyện như thảm tập yoga, ghế tập tạ, kính bơi, giày chạy bộ, quần áo thể thao và các dòng phụ kiện thể thao khác.
- Lĩnh vực hoạt động: Bán lẻ đồ thể thao
- Quy mô: Từ 25 – 99 nhân viên
- Thị trường: Việt Nam
- Website: sportslink.com.vn
2. Thách thức của công ty Sportslink
Là công ty chuyên bán lẻ dụng cụ và thiết bị thể thao, Sportslink phải xử lý hàng trăm đơn hàng mỗi ngày. Điều đó đòi hỏi ba bộ phận chính trong công ty gồm kinh doanh, marketing và kế toán phải trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu, cộng tác thường xuyên.
Thời điểm liên hệ với Mat Ma Technology, mỗi phòng ban của họ sử dụng một phần mềm khác nhau do chưa thống nhất nền tảng công nghệ. Điều này dẫn đến dữ liệu bị “phân mảnh”, vừa thiếu đồng bộ vừa kém chính xác. Chưa kể, dữ liệu không đồng bộ còn ảnh hưởng đến tốc độ xử lý yêu cầu lẫn trải nghiệm của khách hàng.
Đối với người quản lý, mà ở đây là chủ doanh nghiệp, vấn đề thậm chí còn gay go hơn. Bởi lẽ, họ gần như không thể quản lý và kiểm soát toàn bộ dữ liệu trong tổ chức.
Và hơn hết, chi phí sử dụng hàng loạt các phần mềm riêng lẻ cũng không nhỏ. Đồng thời, họ còn tốn các chi phí khác liên quan đến đào tạo sử dụng cho nhân viên mới.
Nhận thấy sức ảnh hưởng của xu hướng chuyển đổi số trong các doanh nghiệp SMB, đại diện của Sportslink đã liên hệ với Mat Ma Technology để tìm giải pháp.
3. Đề xuất giải pháp tháo gỡ thách thức
Sau quá trình đánh giá, Mat Ma Technology đề xuất công ty Sportslink triển khai giải pháp Google Workspace Business Starter.
Google Workspace tập trung dữ liệu tại một nơi:
- Google Drive cho phép chia sẻ, quản lý và cập nhật dữ liệu một cách đồng bộ
- Dữ liệu lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây, có thể truy cập từ mọi thiết bị
- Quản trị viên có thể kiểm soát và phân quyền truy cập dữ liệu trong trang Admin Console
Google Workspace giúp tăng cường cộng tác:
- Dễ dàng đặt lịch họp, nhận nhắc lịch, đồng bộ lịch trong Google Calendar
- Google Chat và Meet tạo điều kiện cho các bộ phận trao đổi thông tin nhanh chóng
- Tính năng tạo nhóm email cho từng phòng ban giúp thống nhất thông tin và đơn giản hóa thao tác
- Các nhân sự trong và ngoài phòng ban có thể đồng chỉnh sửa, để lại nhận xét hoặc đánh giá trên tài liệu
Google Workspace cải thiện trải nghiệm khách hàng:
- Email theo tên miền doanh nghiệp giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn với khách hàng
- Nhân viên có thể truy cập nhanh chóng vào thông tin, lịch sử giao dịch và yêu cầu của khách hàng
- Các tính năng như lịch, email, gọi video có thể được kết hợp để tăng cường tương tác với khách hàng
Google Workspace giúp giảm chi phí vận hành:
- Không cần chi phí bảo trì, nâng cấp như khi lưu trữ cục bộ
- Mô hình định giá theo người dùng, chỉ trả phí cho những người dùng thực sự cần thiết
- Tích hợp đầy đủ các ứng dụng đám mây, không cần đầu tư vào hạ tầng CNTT riêng biệt
4. Cách Mat Ma Technology triển khai giải pháp
Sau khi nghiên cứu thị trường, công ty Sportslink đã liên hệ Mat Ma Technology để tìm giải pháp. Nhận được yêu cầu, chúng tôi tiến hành lấy thông tin, chủ yếu xác định kỳ vọng của khách hàng đối với giải pháp mới.
Đánh giá kỹ yêu cầu, chúng tôi đề xuất giải pháp Google Workspace – phiên bản Business Starter. Kèm theo đó, chúng tôi cũng làm rõ tính năng, dự toán chi phí và kế hoạch triển khai cụ thể.
Cũng trong giai đoạn này, phía công ty khách hàng đề nghị chúng tôi làm rõ ưu – nhược điểm của phiên bản Starter so với bản liền kề là Standard. Qua quá trình xem xét, đại diện Sportslink xác nhận họ muốn triển khai phiên bản Starter.
Sau khi thống nhất, hai bên đã tiến hành ký kết hợp đồng và triển khai dịch vụ. Song song với đó, chúng tôi cũng thực hiện một số thiết lập bổ sung ban đầu và dịch chuyển dữ liệu theo yêu cầu.
Khi hệ thống đi vào hoạt động, chúng tôi cũng đã luôn theo sát để hỗ trợ kịp thời.
5. Kết quả đạt được
Từ thời điểm vận hành trên Google Workspace, công ty Sportslink không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp mà còn cải thiện khả năng quản lý nguồn lực và năng suất làm việc. Đồng thời, họ còn tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư vào phần mềm và công cụ.
Ngoài khắc phục những thách thức, Google Workspace còn cung cấp một loạt các tính năng bảo mật tiên tiến. Tất cả nhằm giúp bảo vệ an toàn thông tin và dữ liệu của công ty một cách hiệu quả.
6. Nhận xét từ đại diện công ty Sportslink
“Ban đầu, chúng tôi chủ yếu muốn tìm cách để đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban. Tuy nhiên, khi sử dụng Google Workspace, chúng tôi rất ngạc nhiên trước hiệu quả của nó. Gói dịch vụ mà Mat Ma Technology tư vấn thật sự phù hợp với nhu cầu của công ty chúng tôi” – Ông Marko Nguyễn – Giám đốc Sportslink chia sẻ.
Kết
Trên đây là case study sử dụng Google Workspace của công ty Sportslink. Với kinh nghiệm hơn 10 năm là đối tác đám mây của Google, chúng tôi tin rằng không chỉ Sportslink, nhiều doanh nghiệp SMB khác cũng đang gặp những vấn đề như thế hoặc hơn thế nữa.
Tương tự case study của công ty Sportslink, các doanh nghiệp SMB cũng có thể xem xét Google Workspace để khắc phục những vấn đề liên quan đến quản lý dữ liệu, hiệu suất công việc, bảo mật và chi phí công nghệ.
