Ngoài triển khai email theo tên miền doanh nghiệp, Mat Ma Technology còn hỗ trợ công ty APT Construction khai thác sức mạnh của các ứng dụng tích hợp trong Google Workspace. Trước đó, họ gặp nhiều bất cập khi dùng Gmail cá nhân để làm việc và có dự định chuyển sang email doanh nghiệp của chính Google. Cùng tìm hiểu case study của công ty APT Construction.
1. Đôi nét về công ty APT Construction
Công ty TNHH XD & TM An Phúc Thịnh viết tắt là APT Construction. Đây là công ty xây dựng luôn đảm bảo các tiêu chí chất lượng và an toàn lao động trong xây dựng. Họ sở hữu đội ngũ kỹ sư có nhiều năm kinh nghiệm, đi tiên phong trong việc áp dụng công nghệ mới trong lĩnh vực xây dựng vào thị trường Việt Nam.
- Lĩnh vực hoạt động: Xây dựng
- Thị trường: Việt Nam
- Quy mô: 60 – 100 nhân viên
- Website: www.aptci.com.vn
2. Thách thức của công ty APT Construction
Thời điểm liên hệ Mat Ma Technology, APT Construction cho phép nhân viên sử dụng tài khoản Gmail cá nhân để làm việc.
Trước hết, điều đó phần nào gây ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp. Đặc biệt là khi cần liên hệ qua email với đối tác, khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn không có quyền quản lý và kiểm soát các tài khoản Gmail cá nhân của nhân viên. Sự thiếu quyền quản lý gây cho doanh nghiệp nhiều bất lợi. Mà trong đó, nổi bật phải kể tới rủi ro liên quan đến bảo mật dữ liệu và rò rỉ thông tin.
Ngoài ra, tài khoản Gmail cá nhân có giới hạn dung lượng lưu trữ chỉ 15GB và không có sẵn những tính năng nâng cao. Do đó, doanh nghiệp thường đối mặt với hạn chế về khả năng lưu trữ, đồng bộ dữ liệu. Kéo theo sau là sự trì trệ, gián đoạn, giảm hiệu suất công việc.
Nhu cầu của APT Construction là muốn chuyển sang sử dụng email doanh nghiệp của chính Google.
3. Đề xuất giải pháp tháo gỡ thách thức
Dựa trên nhu cầu đã rõ ràng của khách hàng, Mat Ma Technology đề xuất sử dụng Google Workspace. Phiên bản được lựa chọn là Business Starter.
Gói dịch vụ này đáp ứng đầy đủ mong đợi của APT Construction. Bao gồm email doanh nghiệp chuyên nghiệp, định dạng tennguoidung@tendoanhnghiep.com. Email doanh nghiệp nổi bật với khả năng hoạt động ổn định, chống thư rác, nói không với quảng cáo, tính năng tìm kiếm mạnh mẽ, bộ nhớ gộp đến 30GB.
Đây cũng là cơ hội để khách hàng chuyển sang sử dụng hệ sinh thái ứng dụng từ Google. Bên cạnh Gmail, Google Workspace còn tích hợp sẵn các ứng dụng quan trọng khác. Điển hình như Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Chat, Google Meet, Google Calendar, v.v. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để xử lý các công việc hàng ngày, chia sẻ thông tin và tương tác trực tiếp trong một môi trường làm việc tập trung.
4. Cách Mat Ma Technology Technology triển khai giải pháp
Sau khi nhận yêu cầu tư vấn, Mat Ma Technology tiến hành khảo sát, đánh giá hiện trạng. Bước này nhằm đề xuất phiên bản Google Workspace đúng với nhu cầu của khách hàng. Chủ yếu dựa trên quy mô, số lượng người dùng, tính năng và các yêu cầu đặc biệt.
Dựa trên thông tin thu thập được, chúng tôi đề xuất khách hàng lựa chọn phiên bản Business Starter. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng xây dựng lộ trình triển khai cụ thể. Gồm có các giai đoạn chính, thời gian và ngân sách. Do phía khách hàng chưa tiếp cận nhiều với hệ sinh thái ứng dụng Google, nên chúng tôi đã thiết kế thêm một số bước hỗ trợ sử dụng cơ bản.
Với chi phí và các tính năng khớp với nhu cầu, APT Construction đã nhanh chóng chốt phương án. Kế đến, hai bên đã có những thỏa thuận, trao đổi chi tiết để đi đến ký kết hợp đồng.
Tiếp theo, chúng tôi đã thiết lập tài khoản cho từng người dùng. Đồng thời, kỹ thuật của chúng tôi cũng dịch chuyển dữ liệu cũ lên hệ thống mới theo yêu cầu. Ngoài ra, việc tích hợp Google Workspace với một số ứng dụng có sẵn khác của khách hàng cũng đã nhanh chóng được tiến hành.
Sau khi bàn giao hệ thống, chúng tôi cung cấp tài liệu hướng dẫn và kênh hỗ trợ trực tuyến. Đảm bảo rằng, khách hàng luôn tìm thấy câu trả lời cho vấn đề của mình một cách sớm nhất.
Ngoài ra, chúng tôi cũng theo dõi và tái đánh giá nhu cầu của họ sau một năm sử dụng dịch vụ.
5. Kết quả đạt được
Đây là năm thứ hai liên tiếp công ty APT Construction gia hạn Google Workspace với Mat Ma Technology.
Việc triển khai email theo tên miền doanh nghiệp đã giúp cộng điểm chuyên nghiệp cho công ty khi liên hệ với đối tác, khách hàng. Hơn nữa, nó còn thúc đẩy cộng tác và giao tiếp trong tổ chức.
Bên cạnh đó, hệ sinh thái ứng dụng được bao gồm trong Workspace còn mang đến cho công ty APT Construction nền tảng hợp nhất để làm việc. Bao gồm từ giao dịch email trong Gmail, sắp xếp lịch làm việc trong Calendar, tổ chức hội họp Meet, tạo nội dung trong cho đến cộng tác theo thời gian thực trong Drive.
Những kết quả nổi bật như sau:
- Nâng cấp hình ảnh doanh nghiệp
- Thắt chặt bảo mật và quyền riêng tư
- Tạm biệt sự gián đoạn liên lạc do đầy bộ nhớ email
- Nâng cao năng suất và hợp lý hóa quy trình làm việc
- Tăng cường cộng tác, chia sẻ ý kiến, giao tiếp trong nội bộ
- Cải thiện khả năng quản lý, giám sát tài nguyên doanh nghiệp
6. Nhận xét từ đại diện công ty APT Construction
“Ban đầu, chúng tôi chỉ quan tâm đến việc làm sao để có Gmail tên miền doanh nghiệp, có dung lượng lưu trữ lớn và có thể quản lý gắt gao hơn. Nhưng khi dùng Google Workspace và được sự hỗ trợ từ Mat Ma Technology, tôi nghĩ rằng bộ ứng dụng này được đo ni đóng giày cho chính chúng tôi”– Ông Mân Đức Lễ – Giám đốc của APT Construction chia sẻ.
Kết
Trên đây là case study dịch chuyển từ Gmail cá nhân lên Google Workspace của công ty APT Construction.
Câu chuyện của APT Construction cũng cho thấy rằng vẫn có nhiều công ty đang sử dụng Gmail cá nhân trong công việc, mặc dù đây không phải là giải pháp lý tưởng. Tuy nó tiện lợi ban đầu nhưng lâu dần sẽ khó quản lý, kém bảo mật và không hiệu quả.
Trong thực tiễn, một số doanh nghiệp chưa lường trước được hậu quả. Một số khác nhận thấy bất cập nhưng chưa biết khắc phục từ đâu. Đó là lý do chính mà chúng tôi muốn chia sẻ về case study của công ty APT Construction. Nếu chưa tìm thấy lời giải cho vấn đề của mình, liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ!
