HOTOSU phải đối mặt với quy trình kiểm duyệt nội bộ phức tạp và chậm chạp. Các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo giá, và kế hoạch triển khai thường phải trải qua nhiều vòng rà soát qua email và các kênh giao tiếp khác, dẫn đến tình trạng sai sót, trùng lặp phiên bản, và làm chậm tiến độ dự án.
Zoho Mail và Zoho Workplace giúp HOTOSU tập trung toàn bộ quá trình soạn thảo, góp ý và phê duyệt tài liệu trên một nền tảng duy nhất. Nhờ khả năng làm việc cộng tác theo thời gian thực, phân quyền rõ ràng và luồng phê duyệt minh bạch, đội ngũ có thể rút ngắn thời gian xử lý, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả phối hợp nội bộ.
1. Giới thiệu HOTOSU
HOTOSU (HOTOSU COMPANY LIMITED) hoạt động trong lĩnh vực thiết kế – tư vấn – sản xuất nội thất – quảng cáo POSM. HOTOSU với đội ngũ nhân sự kế thừa có kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực đang kinh doanh.
Dù đội ngũ không quá đông, nhưng mỗi dự án đều đòi hỏi nhiều bước kiểm duyệt nội bộ: từ proposal, báo giá, hợp đồng đến kế hoạch triển khai. Trước đây, nhóm mất khá nhiều thời gian để xử lý các vòng phản hồi qua email, chỉnh sửa chồng chéo khiến quá trình phê duyệt bị chậm trễ.
- Lĩnh vực hoạt động: thiết kế – tư vấn – sản xuất nội thất – quảng cáo POSM
- Quy mô doanh nghiệp: 100-120 nhân sự
- Loại hình doanh nghiệp: B2B
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Các tài liệu nội bộ thường phải trải qua 3 – 4 vòng rà soát giữa các phòng ban. Việc gửi file qua lại và nhận phản hồi qua nhiều kênh như email, Zalo khiến dễ xảy ra sai sót, trùng phiên bản, mất dấu chỉnh sửa. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ duyệt dự án và gây phiền toái cho cả nhóm và khách hàng.
Trần Vân Anh – Trưởng phòng hành chính nhân sự HOTOSU chia sẻ:
“Trước đây, chỉ riêng việc góp ý một proposal đã phải gửi qua lại nhiều file khác nhau. Mỗi người chỉnh sửa một bản, phản hồi rải rác qua email nên rất khó theo dõi phiên bản cuối cùng. Có lúc tài liệu đã sửa xong nhưng vẫn bị sót ý kiến của một bộ phận, dẫn đến phải làm lại hoặc giải thích với khách hàng.”
3. MM Technology đánh giá nhu cầu
MM Technology đã tiếp cận HOTOSU theo hướng đánh giá tổng thể quy trình làm việc hiện tại, thay vì chỉ đề xuất công cụ.
Đội ngũ MM Technology dành thời gian trao đổi với đại diện các phòng ban để hiểu rõ cách HOTOSU tạo, chỉnh sửa, gửi và phê duyệt tài liệu trong từng giai đoạn dự án.
Từ đó, MM Technology xác định rõ ba nhu cầu cốt lõi của HOTOSU:
- Làm việc tập trung trên một phiên bản tài liệu duy nhất
- Theo dõi rõ ràng ai chỉnh sửa, ai góp ý và ai chịu trách nhiệm phê duyệt
- Giảm phụ thuộc vào email rời rạc và các công cụ chat không chuyên cho quản lý tài liệu
MM Technology dựa trên các tiêu chí này để đưa ra giải pháp phù hợp cả về tính năng lẫn chi phí triển khai cho doanh nghiệp B2B như HOTOSU.
4. MM Technology đề xuất giải pháp
Sau khi lắng nghe nhu cầu cụ thể, đội ngũ MM Technology đã tư vấn HOTOSU sử dụng bộ ứng dụng Zoho Workplace bao gồm Zoho Sheets, Zoho Show, Zoho Writer và đặc biệt Zoho Mail – đã giúp việc trao đổi và bảo mật dữ liệu qua email hiệu quả hơn.
Workplace cho phép nhóm cùng chỉnh sửa trực tiếp trên một tài liệu, để lại bình luận, gợi ý và phản hồi trong thời gian thực. Tài liệu cũng có thể cài đặt quy trình phê duyệt theo vai trò, đảm bảo sự công bằng và rõ ràng về trách nhiệm. Nhờ đó, việc kiểm soát thành phẩm trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.
5. MM Technology triển khai giải pháp
MM Technology triển khai Zoho Workplace theo lộ trình rõ ràng để đảm bảo đội ngũ HOTOSU có thể áp dụng ngay vào công việc thực tế.
Quá trình triển khai bao gồm thiết lập hệ thống email Zoho Mail, hướng dẫn cấu trúc thư mục tài liệu dùng chung và hướng dẫn sử dụng Zoho Writer, Sheets, Show.
Bên cạnh việc cấu hình kỹ thuật, MM Technology cũng hỗ trợ hướng dẫn HOTOSU cách cộng tác, để lại bình luận, theo dõi lịch sử chỉnh sửa và thực hiện phê duyệt ngay trên cùng một tài liệu.
Nhờ quá trình hỗ trợ chặt chẽ, đội ngũ có thể nhanh chóng làm quen và đưa Zoho Workplace vào vận hành mà không làm gián đoạn công việc hiện tại.
6. Kết quả đạt được
HOTOSU hiện đã chuyển toàn bộ quy trình xử lý tài liệu sang Zoho Workplace. Các tài liệu hợp đồng và đề xuất được soạn, chỉnh sửa, nhận xét và duyệt ngay trong một file duy nhất. Thời gian phê duyệt tài liệu giảm đến 50%, trong khi nhóm không còn lo về việc mất phiên bản hoặc nhầm lẫn người phụ trách.
Không chỉ tiết kiệm thời gian, Zoho Workplace còn giúp nhóm giữ được chất lượng công việc ở mức cao.
7. Đánh giá từ phía khách hàng
“Từ khi dùng Zoho Workplace, tôi thấy việc rà soát và góp ý tài liệu nhanh gọn và mạch lạc hơn hẳn. Nhân viên ít bị sót việc hơn, cấp trên cũng duyệt dễ hơn mà không cần in ấn hay check từng file như trước.” – Chị Vân Anh chia sẻ thêm.
8. Kết luận
Case study của HOTOSU khẳng định tầm quan trọng của việc tối ưu hóa quy trình làm việc trước khi số hóa. Với sự tư vấn chuyên sâu từ MM Technology, Zoho Workplace đã trở thành “xương sống” trong giao tiếp và quản lý tài liệu tại HOTOSU.
Từ một quy trình thủ công và rời rạc, HOTOSU đã chuyển mình sang mô hình cộng tác tập trung, minh bạch và hiệu quả, thiết lập tiêu chuẩn mới trong quản lý nội bộ cho lĩnh vực thiết kế và sản xuất nội thất.
