Cuộc họp trực tuyến hay còn được gọi là họp qua mạng, là một hình thức giao tiếp và họp mặt thông qua internet. Trong đó những người tham gia có thể giao tiếp với nhau từ xa thông qua video, âm thanh và các công cụ truyền thông điện tử khác.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các yếu tố làm cho cuộc họp trực tuyến trở thành một xu hướng làm việc thời nay.
1. Tổng hợp nền tảng hỗ trợ họp trực tuyến hiện nay
Hiện nay, có nhiều nền tảng hỗ trợ cuộc họp trực tuyến được sử dụng rộng rãi. Dưới đây là một số nền tảng phổ biến:
Microsoft Teams: Teams là một nền tảng hợp tác và họp trực tuyến của Microsoft. Ứng dụng này cung cấp các tính năng họp video, trò chuyện nhóm, chia sẻ tệp và tích hợp công cụ văn phòng… Đây cũng là nền tảng được sử dụng rất phổ biến.
Google Meet: Meet là dịch vụ họp trực tuyến của Google. Với các tính năng như tổ chức họp online thông qua video và âm thanh.
Zoho Meeting: Nền tảng họp trực tuyến được thiết kế bởi Zoho Corporation. Ứng dụng này tích hợp đầy đủ các tính năng hỗ trợ người dùng tổ chức cuộc họp, hội nghị trực tuyến…
Zoom: Zoom là một công cụ họp trực tuyến mạnh mẽ và phổ biến, cho phép bạn tổ chức cuộc họp online và kết nối với nhiều người.
2. Lý do tại sao cuộc họp trực tuyến trở thành một xu hướng làm việc thời nay?
Có 6 yếu tố khiến cho cuộc họp trực tuyến đang trở thành “trend” xu hướng làm việc thời nay như sau:
2.1 Tiết kiệm thời gian và chi phí
Cuộc họp trực tuyến cho phép mọi thành viên trong tổ chức có thể tham gia từ xa, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Ngoài ra, cuộc họp trực tuyến cũng hỗ trợ cộng tác trong thời gian thực. Đồng thời hỗ trợ tăng năng suất, hiệu quả làm việc
Theo một số các thống kê từ doanh nghiệp, việc triển khai cuộc họp trực tuyến có thể giúp tiết kiệm chi phí hơn so với tổ chức cuộc họp truyền thống. Đối với các nhân viên làm việc ở các vị trí địa lý khác nhau không cần tới văn phòng cũng có thể tham dự.
2.2 Thuận tiện cho nhân viên làm việc từ xa
Cuộc họp trực tuyến được xem là thuận tiện cho nhân viên làm việc từ xa bởi vì họ có thể tham gia cuộc họp từ bất kỳ địa điểm nào, chỉ cần có kết nối internet. Đối với các doanh nghiệp có các nhân viên làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau thì việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến sẽ rất hiệu quả. Thông qua việc họp từ xa, họ vẫn có thể kết nối được với doanh nghiệp.
2.3 Tăng cường sự hợp tác
Các thành viên có thể làm việc kết nối và tham gia cuộc họp từ bất kỳ địa điểm nào trên thế giới. Các công cụ họp trực tuyến cũng tích hợp nhiều các tính năng hỗ trợ tăng cường sự hợp tác như:
- Chia sẻ màn hình: Đa số mọi người đều sử dụng tính năng trong việc họp trực tuyến. Việc chia sẻ màn hình, tài liệu giúp cho mọi người có thể dễ dàng theo dõi, trình bày ý kiến…
- Tương tác trực tiếp: Hầu hết các nền tảng tổ chức cuộc họp trực tuyến đều tích hợp các tính năng tương tác trực tiếp thông qua video và âm thanh. Có thể nói, việc thấy nhau và nghe nhau trực tiếp thông qua màn hình giúp xây dựng sự gắn kết và tạo ra môi trường giao tiếp chặt chẽ hơn.
- Ghi chú và ghi lại cuộc họp: Trong các nền tảng cuộc họp trực tuyến, thường sẽ có tính năng ghi lại cuộc họp. Tính năng này hỗ trợ lưu trữ và xem lại cuộc họp sau này, giúp bạn dễ dàng theo dõi được các ý kiến và thông tin quan trọng.
2.4 Tận dụng công nghệ
Trong các giải pháp email doanh nghiệp thì công cụ tổ chức cuộc họp trực tuyến đều đã được tích hợp sẵn. Cụ thể như Google Workspace có Google Meet, Microsoft 365 Business có Microsoft Teams, Zoho Workplace là Zoho Meeting.
Nếu bạn và doanh nghiệp đã và đang sử dụng giải pháp email doanh nghiệp của Google, Microsoft và Zoho thì bạn hoàn toàn có thể tận dụng các ứng dụng này khi cần thiết.
2.5 Tăng tính linh hoạt
Việc thiết lập cũng có thể được tổ chức một cách nhanh chóng và dễ dàng thông qua các phần mềm họp trực tuyến như Microsoft Teams, Google Meet, Zoho Meeting…
Hơn thế nữa, bạn có thể sử dụng phần mềm này để gặp gỡ các đối tác từ xa để trao đổi công việc thuận tiện hơn. Để có thể tăng tính linh hoạt, các doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp trực tiếp tại văn phòng kết hợp với họp từ xa để cho các thành viên ở các nơi khác cùng tham dự.
2.6 Thích ứng với thời đại công nghệ
Hiện nay, việc tổ chức các cuộc họp từ xa đang là một phương thức làm việc hiện đại. Không chỉ hỗ trợ cho các tổ chức, doanh nghiệp trong việc điều hành và phát triển mà còn giúp các doanh nghiệp gặp gỡ đối tác, khách hàng một cách tiện lợi và nhanh chóng hơn.
Có thể nói, việc thích ứng với thời đại công nghệ sẽ giúp các tổ chức doanh nghiệp nắm bắt được nhiều cơ hội và phát triển nhanh chóng hơn.
>> Xem thêm: Microsoft Teams Essentials từ A đến Z: Tính năng, chi phí và nơi mua uy tín
Kết:
Trên đây là tất cả những yếu tố khiến cho cuộc họp trực tuyến trở thành xu hướng làm việc trong thời đại công nghệ số.
Bạn có thể liên hệ với chúng tôi nếu bạn đang cần tư vấn một giải pháp họp trực tuyến cho tổ chức, doanh nghiệp.
