Nhận yêu cầu tư vấn từ công ty Tritagon, Mat Ma Technology đã nhanh chóng bắt tay vào xác định những khó khăn mà họ gặp phải khi vận hành trên hệ thống cũ. Mà trong đó, phần lớn hạn chế đều bắt nguồn từ nền tảng email và cách lưu trữ dữ liệu cục bộ không còn an toàn. Cùng tìm hiểu case study của doanh nghiệp Tritagon.
1. Đôi nét về công ty Tritagon
Được thành lập từ năm 2002, công ty TNHH Tam diện (Tritagon) chuyên thiết kế, cung cấp, lắp đặt thiết bị điện cho các nhà máy điện tại Việt Nam. Các dự án trọng điểm đã hoàn thành gồm EVEN, EVENCO1, EVENCO2, EVENCO3, TKV Power, PVN, v.v.
- Lĩnh vực hoạt động: Cung cấp vật tư & thiết bị
- Thị trường: Việt Nam
- Website: tritagon.com
2. Thách thức của công ty Tritagon
Thời điểm liên hệ Mat Ma Technology, công ty Tritagon đang chủ yếu lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng. Khi công ty phát triển, họ nhận thấy cần phải chuyển dịch lên một hệ thống mới, an toàn và linh hoạt hơn.
Hơn hết, là một trong những công ty top đầu trong ngành thiết bị điện, ban lãnh đạo của Tritagon nhận định rằng việc hiện đại hóa cơ sở hạ tầng CNTT lẫn hệ thống liên lạc chỉ là chuyện sớm muộn. Họ cần triển khai càng sớm càng tốt.
Với lưu trữ dữ liệu cục bộ, những thách thức họ phải đương đầu gồm:
- Chi phí cao
- Không thân thiện với môi trường
- Khó quản lý và kiểm soát tình trạng sử dụng dữ liệu
- Dễ mất dữ liệu và bị truy cập trái phép do thiếu bảo mật
- Không đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cộng tác trong quá trình làm việc
- Việc sao lưu phức tạp, cần thực hiện thủ công, thậm chí không thể khôi phục
Với hệ thống email miễn phí, những thách thức họ thường gặp gồm:
- Hạn chế về bảo mật, rủi ro rò rỉ thông tin nhạy cảm
- Dung lượng lưu trữ hạn chế, không thể gửi và nhận email mới
- Thiếu các tính năng nâng cao như lưu trữ, tìm kiếm và quản lý email
- Nhân viên phải liên tục xóa email để giải phóng bộ nhớ, dẫn đến mất thông tin quan trọng
- Địa chỉ email với tên miền cá nhân (tennguoidung@gmail.com) không phản ánh được sự chuyên nghiệp
Sau khi tìm hiểu thị trường, họ quyết định liên hệ Mat Ma Technology để tìm giải pháp.
3. Đề xuất giải pháp tháo gỡ thách thức
Căn cứ tình hình hiện tại, yêu cầu và nền tảng công nghệ của công ty Tritagon, Mat Ma Technology đề xuất giải pháp Google Workspace.
Về khả năng lưu trữ, Google Workspace có:
- Không gian lưu trữ lớn, dễ dàng mở rộng khi có nhu cầu
- Sao lưu tự động lên đám mây, có thể khôi phục dễ dàng
- Bao gồm đầy đủ các tính năng quản lý và bảo mật nâng cao
- Dễ dàng chia sẻ trong và ngoài tổ chức, cộng tác mọi lúc theo thời gian thực
- Dễ dàng kiểm soát quyền truy cập dữ liệu và người dùng từ tài khoản quản trị
- Tích hợp mạnh mẽ với Gmail và các ứng dụng khác trong Google Workspace
- Tính phí dựa trên số lượng người dùng, dễ dàng mua thêm khi gia tăng nhân sự
Về nền tảng email, Google Workspace có:
- Hộp thư đến dung lượng lớn, lên đến 30GB/người dùng
- Tính năng tạo nhóm email cho từng phòng ban, từng bộ phận
- Công cụ quản trị cho phép kiểm soát người dùng, quyền truy cập
- Tích hợp mạnh mẽ với Google Calendar, Google Chat và Google Meet
- Email chuyên nghiệp với tên miền riêng của doanh nghiệp (@tritagon.com)
- Luôn an toàn với tính năng mã hóa, chặn thư rác và nhiều biện pháp bảo mật hàng đầu
Ngoài ra, giải pháp còn tích hợp sẵn bộ ứng dụng biểu trưng của Google. Bao gồm Google Docs, Google Sheets, Google Slides. Đồng thời, các ứng dụng hỗ trợ giao tiếp và hợp tác khác cũng được bao gồm. Ví dụ như Google Meet, Google Calendar, Google Chat.
4. Cách Mat Ma Technology triển khai giải pháp
Khi nhận form yêu cầu tư vấn của phía công ty Tritagon, nhóm tư vấn viên của Mat Ma Technology đã xem xét yêu cầu, sau đó liên hệ lại để xác nhận một số thông tin chi tiết. Chủ yếu liên quan đến nhu cầu và nền tảng công nghệ hiện có.
Sau quá trình trao đổi, Mat Ma Technology đề xuất giải pháp Google Workspace. Ở giai đoạn này, phía khách hàng đề nghị đánh giá chi tiết về mức độ đáp ứng của giải pháp với yêu cầu mà họ đề ra.
Khi phía công ty Tritagon thống nhất ý kiến, Mat Ma Technology đã trình bày kế hoạch triển khai chi tiết và tiến hành ký kết hợp đồng. Nhờ có sự phối hợp chặt chẽ của phía Tritagon, đội ngũ kỹ thuật viên đã nhanh chóng thiết lập, cấu hình Google Workspace và dịch chuyển dữ liệu của họ lên hệ thống mới một cách suôn sẻ.
Trong thời gian đầu, Mat Ma Technology cũng luôn theo sát để kịp thời hỗ trợ, giúp khách hàng nhanh chóng làm quen và sử dụng thành thạo các công cụ mới.
5. Kết quả đạt được
Các tính năng bảo mật mạnh mẽ của Google Workspace, cùng với sự hỗ trợ của chuyên gia Mat Ma Technology, đã giúp Tritagon đạt được các mục tiêu về bảo mật thông tin và tuân thủ các quy định của ngành. Hiện nay, dữ liệu của công ty được bảo vệ an toàn với các công cụ mã hóa, quản lý truy cập và sao lưu đám mây.
Thông qua quá trình chuyển đổi, công ty Tritagon đã thể hiện cam kết bảo vệ dữ liệu của mình, của khách hàng cũng như các bên liên quan. Điều này góp phần tăng cường sự uy tín, nâng cao vị thế cạnh tranh của họ.
Hơn nữa, Google Workspace còn thúc đẩy sự hợp tác và trực tiếp góp phần cải thiện hiệu quả công việc trong nội bộ.
6. Nhận xét từ đại diện công ty Tritagon
“Với công nghệ cốt lõi và khả năng của Google Workspace, chúng tôi rất có niềm tin vào sự vận hành suôn sẻ và hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Về Mat Ma Technology, tôi đánh giá đây là một đội ngũ rất chuyên nghiệp” – ông Phạm Đức long – Chuyên gia CNTT tại công ty Tritagon chia sẻ.
Kết
Trên đây là case study sử dụng giải pháp Google Workspace của công ty Tritagon. Case study của công ty Tritagon cũng là một ví dụ điển hình về cách công nghệ có thể hỗ trợ doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh một cách bền vững.
Thông qua lần chuyển đổi số này, công ty Tritagon không chỉ nâng cao khả năng bảo mật và quản lý dữ liệu. Mà hơn hết, họ còn trang bị cho mình đầy đủ công cụ nhằm tăng cường năng lực số, với mục tiêu sẵn sàng đón đầu những thách thức mới trong tương lai.
