MM Technology đã tư vấn triển khai Google Workspace cho Vietnam Lash – doanh nghiệp sản xuất và phân phối mi giả có tốc độ tăng trưởng rất nhanh – nhằm giải quyết các vấn đề về quản lý dữ liệu, lưu trữ phân tán và kiểm soát truy cập nội bộ.
1. Giới thiệu Vietnam Lash
Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Vietnam Lash có nhiều năm kinh nghiệm. Công ty kinh doanh trong lĩnh vực mi giả. Họ đang khẳng định vị thế nhà cung cấp hàng đầu tại Việt Nam. Đồng thời, họ cũng nhanh chóng tạo dựng được chỗ đứng trên thị trường nối mi toàn cầu.
Vietnam Lash đã mang lại nhiều giá trị cho khách hàng. Công ty đang tiến gần đến mục tiêu trở thành nhà máy sản xuất mi hàng đầu thế giới.
- Ngành hàng: Lông mi giả, lông mi nhân tạo, keo dán và chất dính
- Khu vực hoạt động: Vietnam và Quốc tế (Úc, Mỹ, Châu Âu)
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Vietnam Lash từng gặp nhiều vấn đề về dữ liệu. Nhân viên thường lưu trữ tài liệu trên nhiều nền tảng rời rạc như máy tính cá nhân, email, USB. Thậm chí là các công cụ miễn phí thiếu bảo mật.
Việc chia sẻ tài liệu giữa các bộ phận rất chồng chéo. Các bộ phận như vận hành, kế toán, thiết kế và kho hàng đều gặp khó khăn. Rất khó truy xuất phiên bản tài liệu mới nhất. Điều này đặc biệt rủi ro khi nhân sự nghỉ việc. Hoặc khi thiết bị làm việc gặp sự cố.
Doanh nghiệp cần một hệ thống tốt hơn. Hệ thống phải giúp phân quyền rõ ràng. Nó cũng cần bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Đồng thời, hệ thống phải đảm bảo hoạt động liền mạch. Dù nhân viên làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau.
3. MM Technology đề xuất giải pháp
Vietnam Lash đã chọn sử dụng gói Google Workspace Business Starter. Giải pháp này được MM Technology hỗ trợ triển khai. Các tính năng dưới đây đã giải quyết ngay các vấn đề của công ty.
Google Drive: Công ty dễ dàng thiết lập hệ thống thư mục, tổ chức theo từng phòng ban và chức năng. Quyền truy cập cũng được phân theo vai trò. Ví dụ: chỉ xem, chỉnh sửa hoặc tải về. Điều này đảm bảo mỗi bộ phận chỉ truy cập được dữ liệu cần thiết.
Shared Drive: Giải pháp này được áp dụng cho các nhóm vận hành. Nó giúp lưu trữ các tài liệu dùng chung. Dữ liệu không còn phụ thuộc vào tài khoản cá nhân. Điều này đặc biệt hữu ích khi có nhân sự nghỉ việc.
Google Admin Console: Bộ phận IT có thể theo dõi hoạt động của tài khoản. Họ có thể thu hồi quyền truy cập khi cần. MM Technology cũng hướng dẫn họ đặt chính sách bảo mật chặt chẽ. Kèm theo xác minh 2 bước. IT cũng có thể giám sát thiết bị đăng nhập từ xa.
4. Cách MM Technology triển khai giải pháp
MM Technology đã tiến hành một quy trình triển khai chuyên nghiệp.
Đầu tiên, chún tôi thực hiện khảo sát và đánh giá. Đội ngũ MM Technology làm việc với đại diện của VIETNAM LASH. Mục tiêu là hiểu rõ quy trình làm việc và nhu cầu cụ thể.
Tiếp theo là lập kế hoạch di chuyển dữ liệu. Toàn bộ tài liệu cũ được chuyển lên Google Workspace. Quá trình này được thực hiện cẩn thận.
Sau đó, MM Technology hỗ trợ, hướng dẫn và đào tạo sử dụng. Chúng tôi hướng dẫn nhân viên cách sử dụng hiệu quả các công cụ. Từ cơ bản đến nâng cao. Đảm bảo mọi người đều làm chủ được nền tảng mới.
Cuối cùng là hỗ trợ kỹ thuật 24/7. MM Technology luôn đồng hành cùng Vietnam Lash, giải đáp mọi thắc mắc và xử lý sự cố.
5. Kết quả đạt được
Sau khi sử dụng Google Workspace, Vietnam Lash đã đạt được nhiều kết quả tích cực. Công ty xây dựng thành công một hệ thống lưu trữ tập trung. Mọi dữ liệu đều được kiểm soát. Tình trạng thất lạc dữ liệu khi nhân sự thay đổi đã được loại bỏ hoàn toàn.
Ban điều hành cũng làm việc hiệu quả hơn. Họ dễ dàng truy xuất và đánh giá thông tin. Có thể thực hiện điều này từ bất kỳ thiết bị nào. Thời gian tìm kiếm và quản lý file giữa các nhóm cũng giảm đáng kể.
6. Khách hàng đánh giá
“Điều tôi hài lòng nhất là dữ liệu công ty không còn phụ thuộc vào từng cá nhân. Google Drive giúp mọi thứ rõ ràng, ai truy cập gì đều được kiểm soát chặt, vừa bảo mật vừa tiện theo dõi.” – Ngô Thị Thuỷ – Giám đốc của Vietnam Lash chia sẻ.
7. Kết luận
Google Workspace đã mang lại hiệu quả rõ rệt. Giải pháp này giúp Vietnam Lash giải quyết triệt để các thách thức nội bộ. Công ty đã có một hệ thống quản lý dữ liệu an toàn. Nâng cao được hiệu suất làm việc. Điều này giúp Vietnam Lash tiếp tục phát triển bền vững. Đồng thời, họ cũng duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.
