Khi quy mô công ty mở rộng và các đội kỹ thuật hoạt động nhiều địa bàn, công ty Kiểm Định Sông Hồng đã chọn giải pháp Google Workspace để nâng cao chất lượng quản lý và phối hợp nội bộ hiệu quả hơn.
1. Giới thiệu đôi nét về công ty Kiểm Định Sông Hồng
Công ty TNHH Kiểm Định Sông Hồng là đơn vị kiểm định thử tải an toàn thiết bị tại Việt Nam. Được thành lập năm 1996, công ty có hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cơ khí, chống ăn mòn, kiểm định và thử nghiệm an toàn cho thiết bị nâng hạ và áp lực. Công ty đã đem đến những giải pháp an toàn cùng dịch vụ chuyên nghiệp tới khách từ nhiều năm qua.
Ngành hàng: Kiểm tra và phân tích kỹ thuật
Khu vực hoạt động: Việt Nam
2. Thách thức công ty đang gặp phải
Trước khi ứng dụng Google Workspace, hoạt động vận hành của công ty gặp nhiều hạn chế:
Dữ liệu phân tán, khó tìm kiếm: Hồ sơ kiểm định, biên bản nghiệm thu và bản vẽ kỹ thuật được lưu rải rác trên nhiều máy tính cá nhân hoặc USB, dẫn đến việc tìm kiếm tốn thời gian và dễ thất lạc.
Khó khăn khi làm việc từ xa: Kỹ sư tại hiện trường không thể truy cập tài liệu ngay lập tức, buộc phải liên hệ văn phòng qua điện thoại hoặc email, gây chậm trễ tiến độ.
Họp và báo cáo thiếu đồng bộ: Các báo cáo được gửi qua nhiều kênh rời rạc (email, Zalo, phần mềm riêng), không đảm bảo tính thống nhất và bảo mật.
Nguy cơ rò rỉ dữ liệu: Không có cơ chế quản lý tập trung quyền truy cập, tiềm ẩn nguy cơ thất thoát thông tin kỹ thuật quan trọng.
Những vấn đề trên khiến hiệu suất công việc bị ảnh hưởng, đặc biệt là trong các dự án yêu cầu xử lý nhanh và chính xác tại hiện trường.
3. Đề xuất giải pháp
MM Technology đã tư vấn và triển khai Google Workspace – giải pháp phù hợp với nhu cầu vận hành linh hoạt, bảo mật cao và dễ dàng quản lý người dùng. Các ứng dụng đi kèm hầu như đã quá quen thuộc với nhân sự công ty, nay được “nâng cấp” tốt hơn và nhiều tính năng hơn:
- Google Drive: Lưu trữ toàn bộ hồ sơ, biên bản nghiệm thu và tài liệu kỹ thuật tập trung trên nền tảng đám mây, hỗ trợ tìm kiếm nhanh và truy cập mọi lúc, mọi nơi.
- Gmail: Hệ thống email tên miền riêng, nâng cao sự chuyên nghiệp khi liên hệ với khách hàng, đối tác.
- Google Meet: Hỗ trợ họp trực tuyến chất lượng cao, kết nối nhanh giữa văn phòng và hiện trường
- Google Docs, Sheets: Cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, giảm độ trễ trong xử lý thông tin.
- Quản trị người dùng: Bộ phận IT kiểm soát toàn bộ quyền truy cập, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu.
4. Cách MM Technology triển khai giải pháp
MM Technology tiếp cận dự án với phương pháp “Triển khai nhanh – Tối ưu sâu” nhằm đảm bảo Công ty Kiểm Định Sông Hồng vừa sớm đưa Google Workspace vào sử dụng, vừa khai thác hiệu quả tối đa:
- Khảo sát & phân tích nhu cầu: Làm việc trực tiếp để hiểu rõ quy trình kiểm định, luồng thông tin và các điểm “nghẽn” hiện tại.
- Thiết kế cấu trúc lưu trữ tập trung: Hỗ trợ xây dựng hệ thống thư mục trên Google Drive theo chuẩn ISO của ngành, gắn quyền truy cập chi tiết theo từng bộ phận và cấp bậc.
- Cấu hình Gmail & bảo mật: Thiết lập email tên miền riêng, áp dụng xác thực hai bước (2FA), chính sách chống giả mạo và lọc thư rác nâng cao.
- Hỗ trợ sau triển khai: Duy trì kênh hỗ trợ nhanh 24/7, định kỳ rà soát hiệu quả sử dụng để đề xuất tối ưu bổ sung.
Kết quả là hệ thống làm việc của Công ty được đồng bộ hóa hoàn toàn, giảm rủi ro mất dữ liệu, tăng khả năng cộng tác và giúp đội ngũ vận hành trơn tru ngay từ tuần đầu tiên sau triển khai.
5. Kết quả đạt được
Sau khi triển khai Google Workspace, Công ty Sông Hồng đã nâng cao đáng kể hiệu quả làm việc. Những hiệu quả có thể thấy được ngay:
- Tiết kiệm thời gian 40% khi tìm kiếm và truy cập tài liệu
- Họp kỹ thuật nhanh hơn 30%, dễ dàng thống nhất phương án xử lý ngay cả khi kỹ sư đang ở công trường.
- Giảm rủi ro mất dữ liệu nhờ lưu trữ tập trung và phân quyền chặt chẽ.
- Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp khi liên hệ với khách hàng và đối tác qua email tên miền riêng
6. Đánh giá từ phía khách hàng
“Google Workspace đã giúp chúng tôi kết nối đội ngũ tại hiện trường và văn phòng hiệu quả hơn. Việc quản lý tài liệu kiểm định trở nên rõ ràng, an toàn và tiết kiệm thời gian. MM Technology hỗ trợ rất nhanh chóng và tận tâm trong quá trình triển khai.” – Bà Lê Thị Hoa – Đại diện công ty chia sẻ.
Kết luận
Trường hợp triển khai Google Workspace cho công ty Kiểm Định Sông Hồng đã giải quyết bài toán phân tán dữ liệu và thiếu kết nối, và tạo nền tảng số hóa toàn bộ quy trình kiểm định.
Nhờ sự tư vấn và triển khai bài bản của MM Technology, doanh nghiệp có thể:
- Quản lý tài liệu tập trung, bảo mật
- Làm việc linh hoạt từ mọi thiết bị
- Nâng cao tốc độ xử lý công việc
- Đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối
Đây là minh chứng cho thấy, ứng dụng công cụ làm việc thông minh như Google Workspace là bước đi chiến lược để các doanh nghiệp kỹ thuật – kiểm định nâng cao hiệu quả vận hành và cạnh tranh bền vững trong thời đại số.
