Theo thống kê, mô hình làm việc từ xa đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Sự bùng nổ của công nghệ thông tin và internet đã phá vỡ những rào cản về không gian và thời gian, cho phép mọi người có thể làm việc ở bất cứ đâu miễn là có kết nối mạng.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của mô hình làm việc từ xa, hàng loạt phần mềm hỗ trợ đã được ra đời. Các phần mềm này giúp cho việc giao tiếp, cộng tác và quản lý công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Chúng tôi sẽ phân tích chi tiết hơn ngay trong bài viết này. Cùng tìm hiểu!
1. Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa là mô hình làm việc mà nhân viên không cần có mặt tại văn phòng công ty. Thay vào đó, họ có thể làm việc ở bất cứ địa điểm nào, chỉ cần có kết nối internet.
Đặc điểm chính của của làm việc từ xa là:
- Địa điểm và thời gian làm việc linh hoạt có thể làm việc ở mọi nơi
- Kết hợp sử dụng công nghệ phần mềm để tương tác và hoàn thành công việc
- Nhân viên cần có tính tự chủ và trách nhiệm cao
2. Tại sao xu hướng làm việc từ xa dần trở nên phổ biến?
Sự bùng phát của đại dịch COVID-19 được đánh dấu là một bước ngoặt khiến xu hướng làm việc từ xa trở nên phổ biến hơn bao giờ hết.
Đối với Việt Nam, mô hình làm việc từ xa đang dần triển khai, nhưng vẫn chưa phát triển mạnh mẽ như ở các nước tiên tiến trên thế giới.
Một số yếu tố tác động đến xu hướng làm việc từ xa đó là:
- Sự phát triển của công nghệ
Sự phát triển của internet tốc độ cao và ổn định đã tạo điều kiện cho việc kết nối và truyền tải thông tin dễ dàng hơn. Từ đó, giúp mọi người có thể kết nối và làm việc từ xa hiệu quả.
- Sự phát triển công nghệ điện toán đám mây
Các nền tảng điện toán đám mây cung cấp khả năng truy cập dữ liệu và ứng dụng ở mọi nơi mọi thiết bị. Hỗ trợ nhân viên có thể làm việc hiệu quả từ bất cứ đâu.
- Nhu cầu của nhân viên
Nhiều nhân viên mong muốn có sự linh hoạt trong thời gian và địa điểm làm việc. Vậy nên, mô hình làm việc từ xa giúp họ dễ dàng sắp xếp thời gian và công việc.
3. Phân tích ưu và nhược điểm của làm việc từ xa
Mô hình làm việc từ xa mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người lao động. Cụ thể như:
3.1 Ưu điểm
Đối với doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, đầu tư trang thiết bị…
- Mở rộng thị trường lao động, tuyển dụng nhân viên mọi nơi
- Thu hút nhân viên bởi sự linh hoạt thời gian và không gian
- Tăng cường sự sáng tạo và đổi mới
Đối với người lao động:
- Tiết kiệm chi phí di chuyển và ăn uống
- Sắp xếp và cân bằng được công việc và cuộc sống
- Linh hoạt trong thời gian và địa điểm làm việc
- Giảm căng thẳng và áp lực
3.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì xu hướng làm việc tại nhà vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định:
Đối với doanh nghiệp:
- Khó khăn trong việc quản lý, kiểm soát nếu không sử dụng phần mềm
- Rủi ro về bảo mật thông tin nhân viên sử dụng thiết bị và mạng internet không an toàn
- Khó khăn trong việc tuyển dụng và đào tạo
- Giảm sự kết nối giữa doanh nghiệp và nhân viên
Đối với người lao động:
- Môi trường làm việc dễ bị xao nhãng
- Thiếu sự tương tác với đồng nghiệp và môi trường xung quanh
- Đầu tư trang thiết bị làm việc
- Chi trả các chi phí phát sinh
- Khó khăn trong việc làm việc nhóm
4. Top công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả
Dưới đây, chúng tôi sẽ liệt kê các phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa dựa theo từng hoạt động như sau:
4.1 Họp trực tuyến
Họp trực tuyến là một hình thức họp nhóm được thực hiện thông qua mạng internet, thay vì phải gặp mặt trực tiếp tại một địa điểm cụ thể. Một số công cụ hỗ trợ cho việc họp trực tuyến như sau:
4.1.1 Microsoft Teams
Microsoft Teams là ứng dụng khá quen thuộc với người dùng, đặc biệt là trong lĩnh vực công việc và học tập. Ứng dụng này được tích hợp trong giải pháp Microsoft 365 và có phiên bản sử dụng độc lập.
Ưu điểm Microsoft Teams:
- Thời lượng cuộc họp lên đến 30 giờ (phiên bản có phí)
- Số lượng người tham dự lên đến 300 người (phiên bản có phí)
- Giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng
- Tích hợp tính năng giao tiếp và cộng tác hiệu quả
- Khả năng tùy chỉnh cao, phù hợp với nhu cầu cụ thể
- Tiêu chuẩn bảo mật và tuân thủ, nghiêm ngặt về dữ liệu
- Khả năng truy cập trên nhiều thiết bị
Nhược điểm Microsoft Teams:
- Hiệu suất phụ thuộc vào mạng internet
- Một số tính năng mở rộng bị hạn chế
- Phiên bản miễn phí giới hạn tính năng
4.1.2 Google Meet
Google Meet cũng là ứng dụng họp trực tuyến phổ biến hiện nay. Google Meet được tích hợp trong giải pháp Google Workspace và không có phiên bản sử dụng độc lập.
Ưu điểm Google Meet:
- Giao diện đơn giản và trực quan
- Số lượng người tham dự đông đảo lên đến 500 người (tùy phiên bản)
- Thời lượng tổ chức cuộc họp 24 giờ (tùy phiên bản)
- Truy cập dễ dàng trên trình duyệt
- Chất lượng âm thanh và video cao
- Hỗ trợ phụ đề tự động
- Áp dụng biện pháp bảo mật tiên tiến
- Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Google
Nhược điểm Google Meet:
- Thời lượng tổ chức cuộc họp có phần giới hạn so với Teams
- Yêu cầu kết nối internet ổn định
- Phiên bản miễn phí hạn chế các tính năng
4.1.3 Zoho Meeting
Zoho Meeting là ứng dụng khá mới mẻ với đa số người dùng. Ứng dụng này có các chức năng họp trực tuyến và được tích hợp trong giải pháp Zoho Workplace.
Ưu điểm Zoho Meeting:
- Tích hợp các tính năng họp trực tuyến
- Hoạt động mạnh mẽ ngay cả với băng thông thấp
- Ứng dụng lịch tích hợp và tính năng lập lịch RSVP
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ
- Tích hợp với các ứng dụng Zoho và ứng dụng bên thứ 3
- Các tính năng bảo mật mạnh mẽ
Nhược điểm Zoho Meeting:
- Giới hạn dung lượng lưu trữ
- Hạn chế số lượng người tham gia
- Giao diện khó điều hướng cho người mới sử dụng
4.1.4 Zoom
Zoom là một nền tảng hội nghị trực tuyến phổ biến cho phép người dùng tổ chức và tham gia các cuộc họp, hội thảo, lớp học trực tuyến từ mọi nơi, trên mọi thiết bị.
Ưu điểm Zoom:
- Gọi điện thoại video và âm thanh chất lượng cao
- Tính năng chia sẻ màn hình
- Tích hợp tính năng phụ đề tự động
- Tạo ra các phòng họp ảo riêng tư và an toàn
- Bảo mật mạnh mẽ
- Khả năng tương thích cao
Nhược điểm Zoom:
- Giao diện người dùng có thể hơi khó sử dụng cho người mới bắt đầu
- Vấn đề về quyền riêng tư
4.2 Trò chuyện, trao đổi ý kiến
Khi áp dụng mô hình làm việc từ xa, doanh nghiệp cần có ứng dụng hợp nhất để trao đổi ý kiến. Dưới đây sẽ là 3 ứng dụng đến từ Google, Microsoft và Zoho.
4.2.1 Google Chat
Google Chat là là một nền tảng giao tiếp và cộng tác miễn phí do Google phát triển. Nó cho phép người dùng nhắn tin tức thì, gọi điện thoại, chia sẻ tệp và cộng tác theo nhóm.
Ưu điểm:
- Giao diện trực quan dễ sử dụng
- Cộng tác nhóm hiệu quả
- Chia sẻ tệp dễ dàng
- Khả năng truy cập trên mọi thiết bị
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ
Nhược điểm:
- Khả năng ngoại tuyến còn hạn chế
- Chất lượng cuộc gọi và video phụ thuộc vào kết nối mạng
4.2.2 Zoho Cliq
Zoho Cliq là một nền tảng giao tiếp và cộng tác nhóm do Zoho Corporation phát triển. Nó cung cấp các tính năng để giao tiếp hiệu quả, chia sẻ tệp, quản lý dự án.
Ưu điểm của Zoho Cliq:
- Tạo nhóm trò chuyện, gọi điện hoặc chia sẻ màn hình
- Thiết lập các kênh làm việc nội bộ
- Tích hợp các ứng dụng Zoho hoặc bên thứ ba
- Thiết lập quy trình làm việc tự động hóa
- Giao diện đơn giản, trực quan dễ sử dụng
Nhược điểm của Zoho Cliq:
- Giao diện ứng dụng điện thoại còn hạn chế
- Giới hạn dung lượng lưu trữ
4.3 Quản lý dự án
Dưới đây là các ứng dụng hỗ trợ người dùng theo dõi nhiệm vụ, tiến độ dự án và cộng tác nhóm như sau:
4.3.1 Microsoft Project
Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft. Hỗ trợ người dùng quản lý dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách…
Ưu điểm:
- Tích hợp nhiều ứng dụng mạnh mẽ và linh hoạt
- Giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng
- Ứng dụng có sẵn trên Windows, Mac và iOS
- Tích hợp nhiều tính năng quản lý dự án
Nhược điểm:
- Chi phí cao cho mỗi tài khoản
- Không có phiên bản sử dụng miễn phí
- Giao diện phức tạp cho người dùng mới
- Yêu cầu cấu hình PC cao
4.3.2 Zoho Projects
Zoho Projects là phần mềm quản lý dự án trực tuyến được phát triển bởi Zoho Corporation. Nền tảng này tích hợp tính năng hỗ trợ cho việc lập kế hoạch, theo dõi và cộng tác trong suốt khoảng dự án.
Ưu điểm Zoho Projects:
- Chi phí phải chăng
- Tích hợp nhiều tính năng
- Giao diện người dùng trực quan
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt
- Truy cập linh hoạt trình duyệt web
Nhược điểm Zoho Projects:
- Tính năng tìm kiếm còn bị giới hạn
- Hạn chế tính năng báo cáo nâng cao
- Giới hạn dung lượng lưu trữ
4.3.3 Microsoft Planner
Microsoft Planner là một ứng dụng quản lý tác vụ và cộng tác nhóm được tích hợp trong Microsoft 365 Enterprise. Ứng dụng này tích hợp các tính năng tạo và quản lý các tác vụ…
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản và trực quan
- Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Microsoft 365
- Truy cập linh hoạt trên mọi thiết bị
- Tích hợp giao diện báo cáo dự án
Nhược điểm:
- Chi phí cao
- Chỉ tích hợp trên các phiên bản Enterprise
4.4 Lưu trữ dữ liệu trên đám mây
Việc lưu trữ dữ liệu trên đám mây hỗ trợ người dùng có thể truy cập dữ liệu ở mọi nơi. Từ đó, hỗ trợ bạn làm việc linh hoạt hơn.
4.4.1 Google Drive
Google Drive là ứng dụng hàng đầu khi nhắc đến phần mềm lưu trữ dữ liệu trên đám mây. Drive có phiên bản sử dụng miễn phí và phiên bản dành cho doanh nghiệp, tích hợp nhiều tính năng nâng cao hơn.
Ưu điểm:
- Phiên bản doanh nghiệp có dung lượng lên đến 5TB/ người dùng
- Giao diện quen thuộc, dễ sử dụng
- Khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi
- Tích hợp tính năng cộng tác mạnh mẽ
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ
Nhược điểm
- Khả năng truy cập tệp ngoại tuyến hạn chế với một số loại tệp
- Tốc độ tải tệp phụ thuộc vào kết nối mạng
4.4.2 OneDrive
OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây được cung cấp bởi Microsoft. Nó cho phép bạn lưu trữ, truy cập và đồng bộ tệp tin của mình trên nhiều thiết bị.
Ưu điểm OneDrive:
- Dung lượng lưu trữ đám mây lớn
- Biện pháp bảo mật dữ liệu tiên tiến
- Giao diện trực quan và dễ sử dụng
- Khả năng đồng bộ hóa tốt
- Tích hợp mạnh mẽ trên ứng dụng Microsoft 365 và ứng dụng bên thứ 3
Nhược điểm OneDrive:
- Không thể đặt tên tệp với ký tự đặc biệt
- Giới hạn kích thước đường dẫn tệp
4.4.3 WorkDrive
WorkDrive là ứng dụng lưu trữ dữ liệu trên đám mây của Zoho Corporation. Ứng dụng này hỗ trợ người dùng lưu trữ, truy cập, chia sẻ và quản lý tệp tin một cách an toàn và hiệu quả.
Ưu điểm:
- Tính năng cộng tác mạnh mẽ
- Hỗ trợ phiên bản sử dụng độc lập
- Tích hợp trong giải pháp Zoho Workplace
- WorkDrive hỗ trợ hơn 180 ngôn ngữ
- Chi phí phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp
- Hỗ trợ bộ nhớ dùng chung trong doanh nghiệp
Nhược điểm:
- Giao diện hơi khó sử dụng đối với người mới
- Dung lượng lưu trữ hạn chế hơn so với Google Drive và OneDrive
4.5 Email doanh nghiệp và ứng dụng văn phòng
Google Workspace, Microsoft 365 và Zoho Workplace là giải pháp email doanh nghiệp và bộ ứng dụng văn phòng được sử dụng nhiều nhất hiện nay.
4.5.1 Google Workspace
Google Workspace, trước đây gọi là G Suite, là bộ ứng dụng năng suất điện toán đám mây. Bao gồm nền tảng email doanh nghiệp Gmail và các ứng dụng văn phòng như Google Docs, Google Sheets, Google Slides…
Ưu điểm Google Workspace:
- Có phiên bản miễn phí và có phí
- Giao diện quen thuộc dễ sử dụng
- Mã hóa dữ liệu an toàn
- Quản lý quyền truy cập tuyệt đối
- Khả năng mở rộng mạnh mẽ
Nhược điểm Google Workspace:
- Không có phiên bản sử dụng trên PC
- Hạn chế quyền truy cập khi chia sẻ tệp bên ngoài tổ chức
4.5.2 Microsoft 365
Microsoft 365, trước đây gọi là Office 365, là bộ ứng dụng năng suất và dịch vụ dựa trên đám mây thuộc sở hữu của Microsoft. Bao gồm nền tảng Email doanh nghiệp Outlook và các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint.
Ưu điểm Microsoft 365:
- Giao diện trực quan và dễ sử dụng
- Bộ Office trên phiên bản PC và Online
- Khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi
- Sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến
Nhược điểm Microsoft 365:
- Chi phí cao
- Một số ứng dụng yêu cầu phần cứng mạnh để hoạt động trơn tru
4.5.3 Zoho Workplace
Zoho Workplace là một bộ ứng dụng năng suất và cộng tác điện toán đám mây được cung cấp bởi Zoho Corporation. Zoho Workplace tích hợp các ứng dụng như Zoho Mail nền tảng email doanh nghiệp, an toàn và bảo mật. Các ứng dụng văn phòng như Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show.
Ưu điểm Zoho Workplace:
- Tích hợp tính năng cộng tác mạnh mẽ
- Khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi
- Áp dụng biện pháp bảo mật tiên tiến
- Các tính năng luôn được cập nhật và cải tiến
Nhược điểm Zoho Workplace:
- Không có phiên bản cài máy PC
- Giao diện mới mẻ hơi khó sử dụng với người mới
4.6 Theo dõi KPI và quản lý nhân sự
Theo thống kê từ Forbes, 60% công ty sử dụng phần mềm giám sát để theo dõi nhân viên từ xa. Zoho People là ứng dụng được phát triển bởi Zoho Corporation, giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình nhân sự, bao gồm:
- Tuyển dụng
- Chấm công
- Quản lý nhân viên
- Phát triển nhân viên
- Quản lý tự động hóa
- Báo cáo và phân tích
Ưu điểm Zoho People:
- Tích hợp nhiều tính năng quản lý nhân sự
- Giảm chi phí bằng cách tự động hóa các quy trình
- Cung cấp quyền truy cập tự phục vụ
- Truy cập từ mọi thiết bị, mọi lúc mọi nơi
- Áp dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến
Nhược điểm Zoho People:
- Phụ thuộc vào kết nối internet
- Cần nhiều thời gian để triển khai và sử dụng linh hoạt
5. Cách đăng ký công cụ làm việc từ xa
Bạn có thể đăng ký sử dụng các phần mềm làm việc từ xa của Google, Microsoft và Zoho thông qua đối tác hoặc đăng ký trực tiếp với hãng.
5.1 Đăng ký thông qua đối tác
Mat Ma Technology là đại lý ủy quyền chính thức của Google, Microsoft và Zoho tại Việt Nam. Do đó, bạn có thể đăng ký sử dụng các công cụ làm việc từ xa thông qua chúng tôi.
- Mức chi phí ưu đãi
- Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng
- Hỗ trợ bằng tiếng Việt
- Hỗ trợ di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ
- …
Bạn có thể gọi trực tiếp đến hotline hoặc điền vào Form để được tư vấn thông tin chi tiết hơn.
5.2 Đăng ký trực tiếp với hãng
Bạn có thể đăng ký trực tiếp với hãng bằng cách truy cập vào website chính thức. Hiện tại, hãng không có hỗ trợ bằng tiếng Việt. Vì vậy người dùng cần liên hệ bằng tiếng Anh trong mọi hoạt động như: tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật.
6. Câu hỏi thường gặp
Dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp các câu hỏi liên quan đến phần mềm làm việc từ xa:
6.1 Làm thế nào để triển khai phần mềm làm việc từ xa?
Triển khai phần mềm làm việc từ xa có thể được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Lựa chọn phần mềm phù hợp
- Bước 2: Đăng ký thông qua đối tác hoặc hãng
- Bước 3: Cài đặt và tạo tài khoản người dùng
- Bước 4: Đào tạo nhân viên sử dụng
6.2 Phần mềm làm việc từ xa có an toàn không?
Phần mềm làm việc từ xa an toàn nếu bạn chọn phần mềm uy tín và sử dụng các biện pháp bảo mật phù hợp.
6.3 Làm thế nào để đảm bảo an toàn dữ liệu khi sử dụng phần mềm làm việc từ xa?
Để bảo mật an toàn, người dùng có thể sử dụng thêm các biện pháp như:
- Sao lưu dữ liệu thường xuyên
- Hạn chế chia sẻ dữ liệu nhạy cảm
- Sử dụng mật khẩu mạnh và riêng biệt
6.4 Làm thế nào để đo lường hiệu quả sử dụng phần mềm làm việc từ xa?
Bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project, Zoho Projects, Trello… để theo dõi và cập nhật chi tiết từng hoạt động.
6.5 Làm thế nào để lựa chọn phần mềm làm việc từ xa phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp?
Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: ngân sách, công nghệ, loại hình doanh nghiệp, số lượng nhân viên…
7. Kết luận
Trên đây là tất cả công cụ làm việc từ xa hiệu quả mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cân nhắc về mô hình làm việc từ xa hoặc mô hình làm việc kết hợp thì có thể tham khảo các công cụ này.
