Trong kỷ nguyên bùng nổ công nghệ và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc “chinh phục” quản lý nhân sự không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Nó đòi hỏi sự am hiểu, kỹ năng và chiến lược đúng đắn kết hợp với công nghệ.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết những yếu tố cần có cho việc quản lý nhân sự. Cùng tìm hiểu chi tiết!
1. Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự (HRM) là hoạt động tuyển dụng, triển khai và quản lý nhân viên của một tổ chức. Mục tiêu chính của quản lý nhân sự là xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng cao, có năng lực và nhiệt huyết, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.
Quản lý nhân sự bao gồm nhiều khía cạnh như tuyển dụng, đánh giá, quản lý nhân viên… Từ đó, xây dựng môi trường làm việc tích cực và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lao động.
2. Tại sao nói quản lý nhân sự là yếu tố sống còn của doanh nghiệp?
Những yếu tố dưới đây sẽ trả lời cho câu hỏi vì sao việc quản lý nhân sự được xem là quan trọng trong doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
2.1 Nhân sự là tài sản quan trọng
Con người là nguồn lực chính để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Mỗi nhân viên sẽ đảm nhận những vai trò khác nhau, đóng góp vào sự thành công và phát triển chung của doanh nghiệp.
Ngoài ra, nhân sự cũng là người giao tiếp và tương tác trực tiếp với khách hàng, ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.
2.2 Giúp tăng năng suất và hiệu suất lao động
Năng suất lao động cũng là yếu tố then chốt quyết định đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vì khi nhân viên làm việc hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí. Đồng thời tăng lợi nhuận và nâng cao khả năng cạnh tranh.
2.3 Hỗ trợ cho việc phát triển và đổi mới
Mỗi một nhân viên được coi là “tài sản sống” của tổ chức. Họ đem lại giá trị qua từng kỹ năng, kinh nghiệm và sự đóng góp vào công việc. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn.
2.4 Tạo dựng văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp có thể được tạo dựng hoặc duy trì thông qua các hoạt động như: truyền thông nội bộ, xây dựng quy tắc ứng xử, tổ chức các hoạt động gắn kết,…
Một văn hóa doanh nghiệp tốt sẽ thu hút nhiều nhân viên, tăng cường sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức.
3. Nhiệm vụ của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp là gì?
Trong lý thuyết tổ chức. một nhân viên quản lý nhân sự, sẽ có các nhiệm vụ quan trọng như sau:
- Thu hút và tuyển dụng nhân viên
Bạn cần phải xác định được nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Từ đó, triển khai kế hoạch tuyển dụng, tuyển chọn các ứng viên phù hợp.
- Đào tạo và phát triển nhân viên
Nghiên cứu, xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và nhân viên.
- Quản lý hiệu suất lao động
Thiết lập bảng KPI, theo dõi hiệu suất lao động của mỗi nhân viên. Sau đó, phát triển kế hoạch khen thưởng và kỷ luật nhân viên phù hợp với kết quả đánh giá.
- Quản lý lương thưởng và phúc lợi
Bạn cần xây dựng lộ trình và kế hoạch khen thưởng sao cho phù hợp với kinh nghiệm và sự cống hiến của từng nhân viên.
- Quản lý hồ sơ nhân sự
Người quản lý nhân sự cũng cần phải tập hợp và quản lý chặt chẽ các hồ sơ của nhân viên. Ví dụ như: thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảo hiểm và các tài liệu khác liên quan đến quá trình làm việc của nhân viên.
- Tuân thủ pháp luật lao động
Người quản lý nhân sự cũng cần phải tuân thủ các quy định và pháp luật lao động hiện hành. Họ cập nhật và áp dụng các quy định mới, đảm bảo rằng nhân viên và tổ chức tuân thủ các quy định về lao động như giờ làm việc, trả lương, an toàn lao động và các quyền lợi khác.
4. Các loại mô hình quản lý nhân sự hiệu quả
Hiện nay, có nhiều mô hình để áp dụng cho việc lập kế hoạch quản lý nhân sự. Dưới đây sẽ là 5 mô hình quản lý nhân sự phổ biến nhất.
4.1 Mô hình quản lý nhân sự Maslow
Mô hình quản lý nhân sự Maslow còn được gọi là Tháp nhu cầu Maslow. Một lý thuyết được phát triển bởi nhà tâm lý học ứng dụng. Mô hình này mô tả các nhu cầu cơ bản của con người theo thứ tự từ thấp đến cao, bao gồm:
Cấp độ 1: Nhu cầu thiết yếu
Trong quản lý nguồn nhân lực, nhu cầu thiết yếu của người lao động là có việc làm để duy trì cuộc sống và sinh hoạt hằng ngày. Bởi thế, quản lý nhân sự cần triển khai các chính sách lương, thưởng xứng đáng với năng lực.
Cấp độ 2: Nhu cầu an toàn
Ở cấp độ này, người lao động hay nhân công mong muốn được đáp ứng nhu cầu về sức khỏe, nơi làm việc lành mạnh. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng không gian, tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn lao động, đạo đức kinh doanh.
Cấp 3: Nhu cầu tâm lý xã hội
Với nhu cầu này, người quản lý nhân sự cần tạo điều kiện để xây dựng quan hệ nhân viên qua việc kết nối, teambuilding.
Cấp 4: Nhu cầu được tôn trọng
Ở cấp độ này, nhân viên mong muốn được tôn trọng và công nhận qua việc thăng tiến. Bởi thế, các tổ chức doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình thăng tiến, chính sách đánh giá và khen thưởng.
Cấp 5: Nhu cầu tự thể hiện
Cuối cùng, ở cấp 5 đây là một yếu tố quan trọng trong việc giữ chân nhân viên. Tổ chức doanh nghiệp nên tạo cơ hội để nhân viên phát triển tính sáng tạo, thể hiện bản thân.
4.2 Mô hình GROW
Mô hình GROW là một công cụ hiệu quả, được viết tắt từ 4 chữ cái tiếng Anh:
- G – Goal (Mục tiêu)
- R – Reality (Thực trạng)
- O – Options (Giải pháp)
- W – Will (Ý chí)
Bạn có thể ứng dụng mô hình GROW trong sự quản lý dựa trên các yếu tố như:
- Đánh giá hiệu quả công việc: Sử dụng mô hình GROW để giúp nhân viên xác định mục tiêu công việc. Sau đó, đánh giá hiệu quả hiện tại và đề xuất các giải pháp cải thiện.
- Phát triển kỹ năng: Sử dụng mô hình GROW để giúp nhân viên xác định kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu, lập kế hoạch học tập và phát triển kỹ năng.
- Giải quyết vấn đề: Sử dụng mô hình GROW để giúp nhân viên xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, tìm kiếm giải pháp và xây dựng kế hoạch.
- Lập kế hoạch nghề nghiệp: Sử dụng mô hình GROW để giúp nhân viên xác định mục tiêu nghề nghiệp. Từ đó, đánh giá khả năng hiện tại và lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp.
4.3 Mô hình Harvard
Theo mô hình Harvard, người lao động sẽ chịu tác động của 3 yếu tố chính:
Chế độ làm việc: Các quy tắc, quy định và điều kiện làm việc trong tổ chức. Điều này bao gồm thời gian làm việc, sự phân công công việc, quyền lợi và trách nhiệm của người lao động.
Dòng luân chuyển nhân lực: Dòng luân chuyển nhân lực liên quan đến cách mà người lao động có thể tiến thân trong tổ chức. Một dòng luân chuyển nhân lực tốt có thể tạo ra sự phát triển cá nhân và động lực trong công việc.
Mức lương thưởng: Mức lương thưởng có thể ảnh hưởng đến động cơ làm việc, sự cam kết và sự hài lòng của người lao động.
Nếu các tổ chức công nghiệp xây dựng hệ thống quản lý nhân sự thông qua mô hình Harvard cần phải tối ưu hóa cả ba yếu tố này để đạt được hiệu quả.
4.4 Mô hình William Ouchi
Mô hình William Ouchi hay còn gọi là Mô hình Z. Đây là một phương pháp quản trị nhân sự kết hợp giữa văn hóa doanh nghiệp kiểu Nhật Bản với các nguyên tắc quản lý hiện đại. Mô hình này có các yếu tố quan trọng cần nhấn mạnh như sau:
- Cấp trên cần có thời gian để tiếp nhận lắng nghe ý kiến nhân viên, thiết
- Người quản lý cần có kỹ năng điều hành, tạo động lực cho nhân viên.
- Các chế độ phúc lợi phải được đảm bảo, duy trì mang lại tính hiệu quả.
- Người quản lý cần đánh giá nhân viên một cách toàn diện theo từng tình huống.
4.5 Mô hình quản lý nhân sự theo chiều ngang
Mô hình quản lý theo chiều ngang hay còn gọi là mô hình quản lý theo chức năng. Mô hình này được sử dụng khá phổ biến ở doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trong mô hình này, bộ phận nhân sự được phân chia thành các phòng ban và quản lý độc lập. Người đứng đầu từng bộ phận, phòng ban sẽ có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo cấp trên.
5. Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, để xây dựng được một quy trình quản lý hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước sau:
Bước 1: Tuyển dụng và tuyển chọn
Xác định nhu cầu nhân sự của từng vị trí và lập kế hoạch tuyển chọn ứng viên. Sau đó, tạo quy trình phỏng vấn, đánh giá ứng viên dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm.
Bước 2: Đào tạo và phát triển
Tổ chức các khóa học, đào tạo để phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Sau đó, bạn cần theo dõi tiến độ và hiệu quả của quá trình đào tạo. Từ đó đưa ra các đánh giá kết quả để điều chỉnh và cải thiện.
Bước 3: Đánh giá hiệu suất
Bước tiếp theo, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể và tiêu chí đánh giá hiệu suất cho từng nhân viên dựa trên công việc và vai trò của họ. Bạn cũng có thể sử dụng kết quả đánh giá để nhận ra những mặt mạnh và hạn chế của nhân viên và đề xuất các biện pháp cải thiện.
Bước 4: Xây dựng môi trường làm việc tích cực
Doanh nghiệp cần tạo môi trường làm việc mở, thoái mái, khuyến khích nhân viên làm việc tích cực. Tổ chức các buổi trò chuyện giữa lãnh đạo và nhân viên, tạo môi trường làm việc tin tưởng lẫn nhau.
6. Người quản lý nhân sự cần có những kỹ năng gì?
Để trở thành một người quản lý nhân sự (HR) hiệu quả, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe, hiểu và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng.
- Kỹ năng , khả năng lãnh đạo hướng dẫn nhân viên thực hiện theo mục tiêu chung.
- Kỹ năng quản lý thời gian, xếp thời gian hợp lý để ưu tiên các công việc quan trọng.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề, đưa ra các giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề.
- Kỹ năng ra quyết định, phân tích thông tin một cách khách quan để đưa ra quyết định sáng suốt.
7. Một số phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp
Dưới đây sẽ là các phần mềm hỗ trợ cho nhân sự trong việc quản lý:
7.1 Zoho People
Zoho People là một phần mềm quản lý nhân sự dựa trên đám mây cung cấp nhiều tính năng toàn diện để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả mọi khía cạnh của hệ thống quản lý nguồn nhân lực. Các tính năng cốt lõi như:
- Quản lý hồ sơ nhân viên
- Thiết lập bảng chấm công, ghi nhận thời gian làm việc
- Theo dõi thời gian nghỉ phép
- Thiết lập sơ đồ doanh nghiệp
- Quản lý tài liệu
- Hỗ trợ phân tích dữ liệu chuyên sâu
- Thiết lập đa ngôn ngữ
Đánh giá nhanh phần mềm Zoho People:
- Tính năng: 5/5 sao
- Dễ sử dụng: 4.5/5 sao
- Khả năng tùy chỉnh: 4/5 sao
- Giá cả: 4.5/5 sao
- Hỗ trợ khách hàng: 5/5 sao
7.2 Deel
Phần mềm Deel cung cấp nhiều tính năng giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng, thanh toán, tuân thủ quy định và quản lý nhân viên cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.
- Quản lý hồ sơ nhân viên và tài liệu quan trọng
- Theo dõi hiệu suất công việc của nhân viên
- Cung cấp các công cụ cộng tác và quản lý dự án
- Hỗ trợ quản lý hiệu suất và phát triển nhân viên
- Quản lý quy trình ứng tuyển và đánh giá ứng viên
- Gửi lời mời làm việc và ký hợp đồng điện tử
Đánh giá: 4 /5 sao
7.3 Paycor
Paycor là phần mềm HR toàn diện với các tính năng cốt lõi như:
- Quản lý thông tin nhân viên
- Quản lý tuyển dụng
- Quản lý bảng lương
- Quản lý thời gian
- Trò chuyện nội bộ
- Khảo sát nhân viên
Đánh giá: 4.1 /5 sao
7.4 Paychex Flex
Paychex Flex phần mềm được thiết kế dựa trên đám mây. Bạn có thể sử dụng các tính năng cốt lõi cho việc quản lý hành chính nhân sự:
- Quản lý nhân sự, tiền lương và phúc lợi
- Giới thiệu nhân viên
- Hỗ trợ tuyển dụng
- Đánh giá hiệu suất
- Theo dõi chấm công
- Tự động hóa quy trình
Đánh giá: 4.2 /5 sao
8. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về chủ đề quản lý nhân sự
Dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp các câu hỏi thường gặp về chủ đề quản lý nhân sự như sau:
8.1 Cơ cấu nhân sự là gì?
Cơ cấu nhân sự là cách thức sắp xếp và phân chia các bộ phận, phòng ban, vị trí công việc và nhân viên trong một doanh nghiệp.
8.2 Dự báo nhân sự là gì?
Dự báo nhân sự là quá trình dự đoán nhu cầu nhân sự của công ty theo thời gian. Từ đó giúp bạn có thể duy trì hoặc lập kế hoạch triển khai sao cho phù hợp.
8.3 Vì sao phân tích SWOT lại quan trọng trong quản lý nhân sự?
Việc phân tích SWOT hỗ trợ cho bạn có thể khám phá các yếu tố bên trong và bên ngoài tâm lý công nghiệp và tổ chức. Từ đó, bạn có thể thiết lập chiến lược dài hạn sao cho hiệu quả.
8.4 Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự?
Có. Khi bạn sử dụng các phần mềm, bạn sẽ có đầy đủ các công cụ hỗ trợ. Giúp bạn có thể thống nhất các thông tin quan trọng và lưu giữ an toàn.
8.5 Nên áp dụng mô hình quản lý nhân sự nào?
Để xác định được mô hình quản lý phù hợp bạn cần xem xét và đánh giá trên nhiều khía cạnh kinh tế kinh doanh như:
- Cấu trúc hành vi tổ chức
- Chiến lược kinh doanh, kinh tế
- Mục tiêu ưu tiên
- Tính linh hoạt của công việc
- Tài nguyên và công nghệ
- …
Kết luận
Nhìn chung, quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp. Một đội ngũ nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài. Đồng thời nó còn giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp.
Hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ hữu ích đến bạn.
