Theo xu hướng khai thác lợi thế từ đám mây, ông lớn Microsoft cũng góp mặt vào cuộc chơi dành cho giới văn phòng bằng bộ ứng dụng Microsoft 365.
Và tất nhiên, trước tầm nhìn vĩ mô đã được hoạch định sẵn, Microsoft 365 nghiễm nhiên trở thành ứng dụng được phổ biến nhất toàn cầu hiện nay!
Microsoft 365 hiện đã có hơn 1.2 tỷ người dùng trên 140 quốc gia.
Khám phá chi tiết về tính năng và giá cả của Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp qua chia sẻ từ MMGROUP – đối tác ủy quyền của Microsoft tại Việt Nam.
Nội Dung Chính
1. Giới thiệu Microsoft 365
Theo định nghĩa của hãng, Microsoft 365 là “bộ ứng dụng đám mây năng suất được thiết kế để giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn với các ứng dụng Office đột phá, dịch vụ đám mây thông minh và bảo mật đẳng cấp thế giới.”
Microsoft 365 – Dịch vụ email doanh nghiệp và bộ công cụ làm việc hoàn hảo
Microsoft 365 là một trong top 3 dịch vụ email doanh nghiệp đám mây đình đám hiện nay, bên cạnh Zoho Workplace và Google Workspace. Microsoft 365 cung cấp hàng loạt các ứng dụng và công cụ – được tích hợp trong một nền tảng duy nhất – đáp ứng nhu cầu sử dụng từ cơ bản đến nâng cao cho hàng triệu doanh nghiệp.
Sau nhiều lần đổi tên và một lần thay đổi giá duy nhất, Microsoft 365 được xem là đã ổn định hệ thống và hoàn thiện tính năng. Giờ đây, hàng tỷ người dùng có thể sử dụng Microsoft 365 cùng lúc.
2. Các tính năng của Microsoft 365
Microsoft 365 là sự phát triển dựa trên Microsoft Office. Không chỉ có các ứng dụng làm việc quen thuộc như Word, Excel và PowerPoint, Microsoft 365 còn là tập hợp các ứng dụng năng suất tốt nhất trong phân khúc với các dịch vụ đám mây mạnh mẽ, quản lý thiết bị và bảo mật nâng cao được kết nối chặt chẽ.
Microsoft 365 tích hợp đủ ứng dụng cần thiết cho một doanh nghiệp
MMGROUP sẽ nhóm các tính năng Microsoft thành 4 nhóm chính dưới đây để bạn dễ hình dung:
2.1 Nhóm 1: Bộ email doanh nghiệp
Microsoft Outlook và Microsoft Exchange là 2 nền tảng email nổi tiếng của hãng – nay cũng được tích hợp trong Microsoft 365:
2.1.1 Microsoft Exchange Online
Exchange Online được chạy trên hệ thống Exchange Server nổi tiếng của Microsoft.
Email doanh nghiệp Exchange Online cung cấp cho người dùng Microsoft 365 trong tổ chức một hộp thư có dung lượng tối đa là 50GB.
Người dùng truy cập email thông qua trình duyệt web hoặc sử dụng ứng dụng Outlook trên Windows, trên máy Mac hoặc trên thiết bị di động.
Phần mềm độc hại và lọc thư rác được tích hợp sẵn, cũng như các tính năng cơ bản như hộp thư dùng chung và các tính năng nâng cao như eDiscovery (tùy phiên bản).
>> Exchange Online cũng được phân phối như một giải pháp độc lập, xem chi tiết: Chi phí các gói Exchange Online
2.1.2 Microsoft Outlook
Kết nối email, các sự kiện trong lịch tích hợp trong Outlook ngay cả khi offline với chế độ xem thống nhất, trực quan và luôn bảo mật tốt nhất.
Nền tảng duyệt mail Outllook có sẵn cho mọi thiết bị di động (tùy vào gói Microsoft 365 đăng ký), máy Mac, hệ điều hành Window và Outlook web. Outlook giúp bạn quản lý mọi tác vụ về email, lịch làm việc, sự kiện… dễ dàng hơn.
Ngoài ra, bạn có thể duyệt mail Gmail, Yahoo, Zoho Mail ngay từ ứng dụng Outlook quen thuộc của bạn.
2.2 Nhóm 2: Bộ công cụ cộng tác
Microsoft Teams và SharePoint là 2 công cụ cộng tác nhóm nổi tiếng của Microsoft, đặc biệt trong giai đoạn dịch bệnh phức tạp, Microsoft Teams và SharePoint tăng vọt số người đăng ký sử dụng.
Microsoft SharePoint như một bách khoa toàn thư thu nhỏ trong tổ chức – nơi mọi người cùng chia sẻ và tìm kiếm thông tin nội bộ dễ dàng.
Giao diện SharePoint ngày càng hiện đại hơn, cho phép các nhóm chia sẻ tệp và đồng bộ thông tin trong File Explorer bằng cách sử dụng cùng một ứng dụng khách trên máy tính để bàn như trong OneDrive for Business.
Cả SharePoint và Exchange Online đều bao gồm các kiểm soát quản trị để hạn chế người dùng chia sẻ thông tin bí mật ra bên ngoài tổ chức.
2.2.2 Microsoft Teams
Đây là nền tảng cộng tác này thay thế dịch vụ Skype for Business.
Microsoft Teams cung cấp liên lạc hợp nhất, tổ chức hội nghị truyền hình HD và nhắn tin tức thì cho mọi người trong một tổ chức, cùng với kiến trúc dựa trên nhóm và kênh bao gồm nhiều tính năng tương tự như các lựa chọn thay thế như Slack.
Các phiên bản miễn phí của Teams cho phép các doanh nghiệp nhỏ sử dụng dịch vụ mà không phải trả bất kỳ khoản phí giấy phép. Việc sử dụng Microsoft Teams đã mở rộng đáng kể kể từ đầu năm 2020, khi việc ngừng hoạt động liên quan đến đại dịch khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các tình huống làm việc từ xa.
Các nhà phát triển đằng sau Teams đã cung cấp các tính năng mới hàng tháng cho máy tính để bàn, thiết bị di động và các ứng dụng dựa trên web.
>> So Sánh Microsoft Teams Miễn Phí Và Có Phí
2.3 Nhóm 3: Bộ công cụ văn phòng
Bộ Office quen thuộc của bạn nay đã được nâng cấp lên đám mây và kết hợp với lưu trữ trên OneDrive đến 1TB – nâng tầm cách làm việc ngay từ bây giờ nhờ Microsoft 365.
2.3.1 OneDrive For Business
Mỗi người đăng ký Microsoft 365 Business nhận được 1 TB bộ nhớ OneDrive for Business cá nhân, với các ứng dụng dùng chung đồng bộ có sẵn cho mọi nền tảng máy tính để bàn và thiết bị di động. Tính năng tệp theo yêu cầu cho phép người dùng xem và quản lý bộ nhớ dựa trên đám mây bằng cách sử dụng File Explorer.
Ngoài ra, Quản trị viên của gói Enterprise có thể nâng cấp người dùng lên bộ nhớ không giới hạn nếu TB không đủ.
>> Bảng tóm tắt so sánh OneDrive so với OneDrive for Business
2.3.2 Microsoft Office
Bộ Office trong gói Microsoft 365 đã được tích hợp thêm nhiều chức năng thông minh, giúp bạn tiết kiệm thời gian với năng suất cao hơn.
Bộ Office tích hợp sẵn trong Microsoft 365 dùng trên web và app cho di động. Word, Excel hay PowerPoint giờ đây đều được lưu trữ trên đám mây với độ linh hoạt, liên tục và sử dụng mọi lúc mọi nơi dễ dàng.
Các phần mềm thông minh được tích hợp như Trình nghiên cứu và Trình soạn thảo trong Word, Designer trong PowerPoint và các Dịch vụ Thông tin chuyên sâu sẽ giúp bạn sáng tạo như một chuyên gia.
2.4 Nhóm 4: Bộ giải pháp bảo mật
Email doanh nghiệp của Microsoft luôn tập trung vào bảo vệ mọi tài nguyên quan trọng nhất của doanh nghiệp. Dữ liệu, thông tin khách hàng, thông tin doanh nghiệp và chất xám nhân lực là ưu tiên hàng đầu trong các thiết lập bảo mật của Microsoft.
2.4.1 Threat Protection
Threat Protection của Microsoft là giải pháp giúp bảo mật email, dữ liệu, thiết bị phần cứng và danh tính doanh nghiệp trước nguy cơ đe dọa và khủng bộ mạng ngày càng tăng trên internet.
2.4.2 Một số giải pháp khác
- Microsoft Secure Score cập nhật tình trạng bảo mật và đưa ra các phương án để bạn tránh khỏi các mối đe dọa.
- Microsoft Cloud App Security luôn kiểm soát việc di chuyển dữ liệu và phân tích nâng cao để xác định và chống lại các mối đe dọa trên các dịch vụ đám mây của bạn.
- Azure Active Directory để quản lý danh tính người dùng, để đồng bộ hóa mật khẩu hoặc thiết lập đăng nhập một lần (trong các gói cao cấp)
- Windows Hello for Business thay thế mật khẩu bằng xác thực đa yếu tố mạnh mẽ trên Windows 10. Đăng nhập bằng khuôn mặt, quét mống mắt, vân tay hoặc mã PIN.
- Microsoft Cloud App Security giúp phát hiện hành vi đăng nhập đáng ngờ và áp dụng các chính sách để giới hạn hoặc chặn quyền truy cập.
3. Chi phí Microsoft 365 cập nhất mới nhất
Microsoft 365 cũng có 3 tùy chọn và 1 gói dành riêng cho App phù hợp với các nhu cầu khác nhau. (Microsoft 365 có gói cho cá nhân và gia đình).
- Microsoft 365 Business Basic: 1.010.000 VND/người/năm; bao gồm lưu trữ đám mây, OneDrive, các phiên bản web và di động của Word, Excel và PowerPoint
- Microsoft 365 Business Standard: 3.366.000 VND/người/năm; ứng dụng Office trên nhiều thiết bị và email doanh nghiệp, lưu trữ trên đám mây cũng như cuộc họp và trò chuyện trực tuyến.
- Microsoft 365 Business Premium: 7.406.000 VND/người/năm; mọi thứ có trong gói Business Standard cộng với quản lý thiết bị và cấp độ bảo mật dữ liệu cấp cao.
- Microsoft 365 Apps for Business: 2.777.000 VND/người/năm; ứng dụng Office trên nhiều thiết bị và tính năng lưu trữ trên đám mây. Không tích hợp email doanh nghiệp và Microsoft Teams.
(Giá cập nhật mới nhất vào ngày 14/3/2023).
Khi các gói 365 tăng dần theo các cấp, sẽ có thêm các công cụ kinh doanh và bảo mật bổ sung.
Ví dụ: quản lý cuộc hẹn Microsoft Bookings có sẵn trong các phiên bản Standard và Premium của Microsoft 365. Và chỉ có bản Premium mới cấp cho bạn quyền truy cập vào trình quản lý thiết bị di động Intune và Azure Information Protection.
4. So sánh tính năng và chi phí Microsoft 365 | Google Workspace | Zoho Workplace
Đây là top 3 dịch vụ email doanh nghiệp trên thế giới. Với 10 năm kinh nghiệm làm đối tác ủy quyền cả 3 dịch vụ trên, MMGROUP nhận thấy mỗi dịch vụ sẽ có ưu điểm và nhược điểm riêng, chúng tôi xin đối chiếu một số tính năng chung như sau:
| Tính năng | Microsoft 365 | Google Workspace | Zoho Workplace |
| Chi phí gói thấp nhất (VND/user/năm) | 1.010.000 | 2.020.000
1.010.000 (giá giảm) |
1.010.000 |
| Email tên miền | + | + | + |
| Chia sẻ email | + | – | + |
| Gửi lai email | + | – | + |
| Chia sẻ thư mục | + | + | + |
| Lịch | + | + | + |
| Ghi chú nhóm | + | – | + |
| Nhiệm vụ nhóm | + | – | + |
| Group Notes | + | – | + |
| Group Tasks | + | – | + |
| Lưu trữ trực tuyến | + | + | + |
| Bộ ứng dụng trực tuyến | + | + | + |
| Phiên bản cho PC | + | + | + |
| Ứng dụng di động | + | + | + |
| Trình xử lý văn bản | Microsoft Word | Google Docs | Zoho Writer |
| Bảng tính | Microsoft Excel | Google Sheet | Zoho Sheet |
| Bảng trình bày | Microsoft PowerPoint | Google Slide | Zoho Show |
| Gọi thoại và video | Microsoft Teams | Google Meet | Zoho Cliq |
| Mạng nội bộ nhóm | Microsoft SharePoint | Google Site | Zoho Connect |
| Giới hạn tệp đính kèm | 150MB | 25MB | 1GB |
Xem toàn bộ tính năng và chi phí của 3 hãng: https://mmgroup.vn/so-sanh-google-workspace-microsoft-365-zoho-workplace/
Kết
Microsoft 365 đã chứng thực sự hiệu quả trong suốt một thập kỷ qua. Microsoft 365 đã và đang trở thành lựa chọn của hàng tỷ người dùng toàn cầu.
Hi vọng các thông tin này sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về Microsoft 365 và sự phù hợp của nó với doanh nghiệp của bạn.
Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn cụ thể hơn.
