Google Workspace Admin là gì? Và cách phân biệt các quyền quản trị của các Admin

Google Workspace Admin

Google Workspace có thể xem như một không gian quản lý doanh nghiệp ảo. Nó cũng phân quyền sử dụng và quản lý theo cấp độ khác nhau. Đương nhiên, bạn sẽ cần một nhóm quản trị để kiểm soát các nhiệm vụ này.

Khi đăng ký Google Workspace, doanh nghiệp sẽ được cấp quyền Quản trị viên cấp cao Super Admin và Quản trị viên Admin. Bạn cần phân biệt các vai trò này để quản lý tổ chức chặt chẽ hơn.

Đó là lý do tại Google Workspace của bạn sẽ do một nhóm (các) Super Admin và Admin. Cùng tìm hiểu.

1. Google Workspace Super Admin là gì?

Quản trị viên cấp cao được xem là người dùng có vai trò quản trị cao nhất cho toàn bộ dịch vụ Google Workspace. Bạn có thể coi đó là “người lãnh đạo” của toàn bộ các quản trị viên còn lại.

Google Workspace Super Admin có quyền truy cập vào mọi cài đặt của Google Workspace Admin Console. Họ có thể quản lý toàn bộ khía cạnh dịch vụ của tổ chức.

Google Workspace Admin console cũng có những ĐẶC QUYỀN sau:

  • Tạo hoặc chỉ định vai trò quản trị viên
  • Đặt lại mật khẩu quản trị viên
  • Thiết lập các thanh toán
  • Thực hiện quản lý giấy phép
  • Khôi phục người dùng đã xóa
  • Sửa đổi cài đặt của quản trị viên
  • Bật hoặc tắt chia sẻ địa chỉ liên hệ

Super Admin đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức. Super Admin không chỉ quản lý các Admin còn lại, họ còn thực hiện và kiểm soát các dữ liệu nhạy cảm, thiết lập bảo mật, bảo vệ dịch vụ Google Workspace của tổ chức.

Google Workspace Admin console đóng vai trò rất quan trọng, nhất là trong vấn đề bảo vệ dữ liệu và tạo các chính sách bảo mật của công ty. Chính vì vậy, quyền hạn này thường được trao cho người quản lý, người lãnh đạo hoặc người đứng đầu bộ phận IT của bạn.

2. Một tổ chức cần bao nhiêu Google Workspace Super Admin?

Cần ít nhất một. Nhưng chúng tôi khuyên bạn nên có hai. Nếu một trong hai người bận hoặc nghỉ phép thì vẫn còn một người hỗ trợ tổ chức.

Ngoài ra, như đã nói, vai trò này còn liên quan nhiều tính bảo mật của doanh nghiệp, tổ chức không nên có quá hai tài khoản Super Admin. Bạn có thể chỉ định quyền Super Amin thường được giao cho các quản lý cấp cao của một tổ chức hoặc người đứng đầu CNTT.

3. Google Workspace Admin là gì?

Google Workspace Admin cũng là người dùng nhưng có quyền truy cập vào Google Workspace Admin Console và Admin API: các công cụ được sử dụng để thực hiện các hoạt động quản trị doanh nghiệp.

Mức độ truy cập và quyền hạn sẽ phụ thuộc vào từng loại vai trò của Admin.

>>Xem thêm: Cách sử dụng email doanh nghiệp chi tiết.

4. Các vai trò khác của Google Workspace Admin

Ngoài Super Admin, Google Workspace còn phân quyền thêm các vai trò Admin khác. Trong đó, Quản trị viên nhóm Group admin và Quản trị viên quản lý người dùng User Management Admin là hai vai trò quản trị quan trọng nhất.

Đây là lý do:

4.1 Group Admin

Google Groups giúp tăng cường khả năng giao tiếp và cộng tác trong tổ chức. Groups được sử dụng để tạo danh sách gửi email, cộng tác hộp thư đến và để kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu và các dịch vụ Google của người dùng.

 Admin của Google Groups cũng có thể vào Google Workspace Admin Console để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến nhóm như: thêm hoặc xóa Google Groups, quản lý thành viên và truy cập cài đặt nhóm.

Tại sao Group admin quan trọng? Admin cần thêm đúng người vào trong mỗi nhóm cụ thể và áp dụng các đặc thù phù hợp để các nhóm được an toàn vào dữ liệu được bảo mật.

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.

4.2 User Management Admin

User Management Admin là quản trị viên có quyền kiểm soát tất cả hành động đối với người dùng mà không phải admin như: cài đặt mật khẩu, quản lý tài khoản người dùng,…

Lưu ý, User Management Admin không thể xóa quản trị viên toàn cầu, tạo vai trò quản trị viên khác hoặc đặt lại mật khẩu cho quản trị viên khác. Chỉ Google Workspace Super Admin mới có thể làm điều đó.

User Management Admin thường được giao cho người quản lý bộ phận nhân sự của doanh nghiệp.

Ngoài các admin này, Google Workspace còn có các vai trò admin khác như  Services Admin, Mobile Admin… tùy vào nhu cầu của tổ chức.

Bài viết giới thiệu cơ bản về vai trò và nhiệm vụ của các loại Admin Google Workspace. Ở các bài viết sau, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết các tính năng vô cùng thú vị mà chỉ Admin mới có thể có. Mời bạn đón đọc từ chuyên mục Quản trị viên.

 

Được thành lập từ năm 2015, mmgroup.vn – Công ty TNHH Công Nghệ Mật Mã cung cấp các dịch vụ đám mây giúp doanh nghiệp Việt Nam hệ thống hóa quy trình quản lý và làm việc, tối ưu chi phí và tăng doanh thu khi kinh doanh trên môi trường số.

“Công nghệ nếu không được dùng cho đúng người đúng việc, nó sẽ trở thành chi phí thay vì giải pháp hiệu quả. Việc hiểu được điều này cho phép chúng tôi triển khai các giải pháp đám mây mang lại lợi nhuận thực sự cho khách hàng của mình.” – Ông Nguyễn Xuân Hiển – CEO của mmgroup.vn chia sẻ.

Là đối tác của Google, Microsoft và Zoho, mmgroup.vn hiện đang phục vụ hơn 60.000 người dùng đang làm việc khắp nơi trên thế giới ở mọi cấp độ doanh nghiệp và đa dạng lĩnh vực.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *