Một trong những tính năng nổi bật của Google Meet là “Google Meet Record“, cho phép người dùng ghi lại các cuộc họp và chia sẻ chúng một cách dễ dàng.
Bài viết sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn tập về tính năng này. Bao gồm từ cách sử dụng, đối tượng nào có thể sử dụng cho đến những lưu ý cần thiết khi ghi hình.
1. Tính năng Google Meet record là gì?
Google Meet record cho phép người dùng ghi lại toàn bộ nội dung của một cuộc họp trực tuyến. Bao gồm:
- Video: Hình ảnh của những người tham gia đang bật camera.
- Âm thanh: Tất cả âm thanh từ micro của người tham gia.
- Nội dung chia sẻ màn hình: Bất kỳ cửa sổ, ứng dụng hoặc toàn bộ màn hình được trình bày trong cuộc họp.
- Tin nhắn trò chuyện: Nội dung chat trong cuộc họp cũng có thể được lưu lại dưới dạng tệp riêng biệt.
Lợi ích của việc sử dụng Google Meet record:
- Không bỏ lỡ thông tin: Xem lại các chi tiết quan trọng đã thảo luận.
- Chia sẻ dễ dàng: Gửi bản ghi cho những người không thể tham gia.
- Tài liệu đào tạo: Sử dụng làm tài liệu hướng dẫn, đào tạo nội bộ.
- Lưu trữ bằng chứng: Ghi lại các quyết định, thỏa thuận quan trọng.
- Tăng tính linh hoạt: Người tham gia có thể xem lại theo tốc độ của riêng họ.
2. Ai có thể sử dụng tính năng Google Meet record?
Không phải tất cả người dùng Google Meet đều có quyền truy cập tính năng Record. Việc này phụ thuộc vào loại tài khoản Google Workspace mà tổ chức hoặc cá nhân bạn đang sử dụng.
Đối tượng CÓ THỂ sử dụng tính năng Google Meet Record:
- Google Workspace Business Standard, Business Plus.
- Google Workspace Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus.
- Google Workspace Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Teaching and Learning Upgrade.
Đối tượng KHÔNG THỂ và/hoặc BỊ HẠN CHẾ sử dụng:
- Người dùng tài khoản Google cá nhân miễn phí (@gmail.com).
- Người tham gia từ bên ngoài tổ chức của người tổ chức: Ngay cả khi người tổ chức có quyền ghi, khách mời bên ngoài thường không thể tự mình bắt đầu ghi.
3. Hướng dẫn nhanh cách record trong Google Meet
Khi bạn đã xác định mình đủ điều kiện sử dụng tính năng này, việc ghi lại cuộc họp khá đơn giản.
Để bắt đầu record Google Meet, hãy:
- Bắt đầu hoặc tham gia cuộc họp Google Meet.
- Ở phía dưới cùng, nhấp vào biểu tượng Hoạt động (Activities) có hình tam giác, vuông, tròn.
- Trong menu hiện ra, chọn Ghi lại (Recording) hoặc Bắt đầu ghi (Start recording).
- Nhấp vào Bắt đầu (Start)
Để dừng record Google Meet, hãy:
- Quay lại menu Hoạt động (Activities), chọn Ghi lại (Recording).
- Chọn Dừng ghi (Stop recording).
4. Bản ghi màn hình Google Meet được lưu trữ ở đâu?
Sau khi bạn dừng ghi, bản ghi sẽ được tự động lưu vào Google Drive (thuộc thư mục Meet Recording) của người tổ chức cuộc họp.
Thời gian xử lý bản ghi có thể từ vài phút đến vài giờ, tùy thuộc vào độ dài và số lượng người tham gia cuộc họp.
Từ Google Drive, người tổ chức có thể chia sẻ tệp bản ghi giống như bất kỳ tệp Drive nào khác. Bao gồm các quyền là xem, nhận xét, chỉnh sửa.
5. Một số giải pháp ghi màn hình Google Meet thay thế
Nếu bạn không có quyền truy cập tính năng Google Meet Record tích hợp vì sử dụng tài khoản miễn phí, hoặc cần một số giải pháp ghi màn hình thay thế, tham khảo các tùy chọn dưới đây.
5.1 Công cụ ghi màn hình của hệ điều hành
Nếu tham gia Google Meet trên Mac và PC, hãy:
- Sử dụng Xbox Game Bar trên Windows: Nhấn tổ hợp phím Windows + G.
- Sử dụng công cụ Screenshot toolbar trên MacOS: Nhấn tổ hợp phím Shift + Command + 5.
5.2 Phần mềm ghi màn hình của bên thứ ba
Tham khảo một số phần mền ghi màn hình bên thứ ba như:
- OBS Studio: Miễn phí, mã nguồn mở, rất mạnh mẽ và tùy biến cao nhưng có thể hơi phức tạp cho người mới bắt đầu.
- Loom: Rất tiện lợi để ghi lại màn hình kèm webcam, dễ dàng chia sẻ. Có bản miễn phí với một số giới hạn và các gói trả phí.
- Camtasia: Phần mềm chuyên nghiệp, mạnh mẽ với nhiều công cụ chỉnh sửa video.
Lưu ý rằng hãy luôn thông báo và xin phép tất cả người tham gia trước khi bạn bắt đầu ghi lại cuộc họp bằng bất kỳ công cụ nào, để đảm bảo tính minh bạch và tôn trọng quyền riêng tư.
6. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về tính năng Google Meet record.
6.1 Bản ghi có lưu chat không?
Có, nội dung chat thường được lưu thành một tệp riêng kèm theo video ghi hình.
6.2 Bao lâu thì có bản ghi sau họp?
Thường từ vài phút đến vài giờ, tùy độ dài.
6.3 Ai sở hữu bản ghi Google Meet?
Người tổ chức cuộc họp. Bản ghi được lưu vào Google Drive của họ.
6.4 Tôi không thấy nút record Google Meet?
Do tài khoản của bạn không hỗ trợ, bạn không phải người tổ chức, hoặc quản trị viên Workspace đã tắt tính năng này.
6.5 Người dùng có biết khi cuộc họp được ghi không?
Có. Google Meet sẽ thông báo cho tất cả người tham gia khi quá trình ghi bắt đầu.
7. Tạm kết
Tính năng Google Meet Record là một công cụ tuyệt vời giúp bạn ghi lại những cuộc họp quan trọng và quản lý thông tin hiệu quả hơn.
Với hướng dẫn và thông tin chi tiết trên, hy vọng bạn sẽ tận dụng tốt tính năng này để nâng cao hiệu quả làm việc của mình.
