Google Drive bị đầy khiến người dùng gặp khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc hàng ngày.
Trong bài viết, MM Technology sẽ làm rõ nguyên nhân, cách kiểm tra dung lượng còn lại và cách xử lý. Đồng thời, những thắc mắc thường gặp nhất cũng sẽ được chúng tôi giải đáp cụ thể trong phần cuối của hướng dẫn này.
Cùng tìm hiểu.
1. Nguyên nhân khiến Google Drive bị đầy
Với tài khoản Google Drive cá nhân, người dùng có 15GB bộ nhớ miễn phí. Bộ nhớ này dùng chung cho Google Drive, Gmail và Google Photos.
Với tài khoản Google Drive tích hợp trong giải pháp Google Workspace phiên bản doanh nghiệp, mỗi người dùng có từ 30GB dung lượng bộ nhớ – tùy thuộc vào gói đăng ký.
Thông thường, có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc Google Drive bị đầy. Những “thủ phạm” thường gặp nhất bao gồm:
- Tệp tin dung lượng lớn: Video, ảnh chất lượng cao, file thiết kế, bản trình chiếu,…
- Sao lưu Google Photos: Ảnh và video được sao lưu với chất lượng gốc.
- Tệp đính kèm Gmail: Các file đính kèm kích thước lớn trong Gmail.
- Bản sao lưu ứng dụng: Dữ liệu tự động sao lưu từ các ứng dụng khác.
- Thùng rác chưa dọn: Tệp đã xóa vẫn còn trong thùng rác.
- Bản sao tệp được chia sẻ: Bản sao của các tệp mà người khác chia sẻ.
- Phiên bản cũ của tệp: Các lần chỉnh sửa được lưu lại, chiếm thêm không gian.
2. Cách kiểm tra dung lượng Google Drive
Để biết chính xác dung lượng Google Drive của bạn đã được dùng bao nhiêu và còn lại bao nhiêu, hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây.
2.1 Trên trình duyệt web
Để kiểm tra dung lượng lưu trữ của Google Drive trên trình duyệt web, hãy:
- Truy cập Google Drive
- Đăng nhập vào tài khoản của bạn
- Dung lượng sẽ hiển thị ở góc cuối cùng bên trái màn hình
Khi di chuột qua số liệu dung lượng, một cửa sổ pop-up sẽ hiển thị chi tiết hơn về cách dung lượng của bạn đang được sử dụng (Google Drive, Gmail, Google Photos).
2.2 Trên ứng dụng di động
Để kiểm tra dung lượng lưu trữ của Google Drive trên ứng dụng di động, hãy:
- Mở ứng dụng Google Drive trên điện thoại
- Nhấn vào biểu tượng ba dấu ở góc bên trái
- Chọn Bộ nhớ để xem dung lượng lưu trữ
Tại đây, bạn sẽ thấy tổng dung lượng đã sử dụng và chi tiết về cách dung lượng đang được phân bổ.
3. Cách xử lý khi Google Drive bị đầy
Khi Google Drive bị đầy, người dùng có hai lựa chọn. Gồm nâng cấp hoặc giải phóng bộ nhớ. Dưới đây là hướng dẫn từng bước.
3.1 Cách giải phóng bộ nhớ Google Drive bị đầy
Dưới đây là các giải phóng bộ nhớ Google Drive mà người dùng có thể tự thực hiện tại nhà. Bao gồm:
- Xóa email có tệp đính kèm lớn: Xóa các email có tệp đính kèm lớn không còn cần thiết.
- Tối ưu hóa hình ảnh và video: Sử dụng các công cụ nén để giảm kích thước hình ảnh và video trước khi tải lên.
- Thay đổi cài đặt sao lưu Google Photos: Chuyển sang chế độ sao lưu chất lượng gốc thành chất lượng thấp hơn.
- Xóa các bản sao lưu không cần thiết: Kiểm tra các thư mục sao lưu từ các ứng dụng khác và xóa những bản sao lưu cũ.
- Xóa tệp không còn cần thiết: Hãy xem lại danh sách các tệp tin lớn và mạnh dạn loại bỏ những tệp tin bạn không còn sử dụng.
- Dọn dẹp thùng rác: Truy cập Thùng rác (Trash) ở thanh bên trái và chọn Xóa vĩnh viễn (Empty trash) để giải phóng dung lượng.
3.2 Cách nâng cấp bộ nhớ Google Drive bị đầy
Dưới đây chúng tôi hướng dẫn cách nâng cấp bộ nhớ Google Drive chi tiết dành cho khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp.
3.2.1 Dành cho người dùng cá nhân
Để nâng cấp bộ nhớ Google Drive, người dùng cá nhân hãy:
- Đăng nhập vào tài khoản Google Drive, nhấn vào biểu tượng hồ sơ ở góc trên bên phải màn hình
- Sau đó chọn Manage your Google Account (Quản lý tài khoản)
- Nhấp vào Account storage (Bộ nhớ) > Chọn Manage storage (Quản lý bộ nhớ)
- Sau đó chọn Get More Storage (Mua thêm bộ nhớ)
- Trong các gói Google One hiển thị trên trang, chọn gói có dung lượng phù hợp
- Tiến hành thanh toán để hoàn tất
3.2.2 Dành cho người dùng doanh nghiệp
Để mua thêm dung lượng Google, người dùng doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương án.
Thứ nhất, nâng cấp lên gói Google Workspace cao hơn. Ví dụ, nâng cấp từ Google Workspace Business Starter với 30GB/người dùng lên gói Standard để có 2TB/người dùng.
Thứ hai, đăng ký mua gói bộ nhớ bổ sung Workspace Additional Storage. Mức giá được Google niêm yết cho mỗi 10TB là $300/tháng. Sau khi mua, quản trị viên phân phối dung lượng cụ thể cho từng người dùng trong tổ chức.
Liên hệ MM Technology – Đối tác cao cấp của Google tại Việt Nam để được hỗ trợ tốt nhất.
4. Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi dung lượng Google Drive bị đầy.
4.1 Làm sao xem được tệp nào chiếm nhiều dung lượng?
Hãy chọn bộ lọc và sắp xếp tệp theo thứ tự dung lượng.
4.2 Dung lượng miễn phí của Google Drive là bao nhiêu?
Google Drive cung cấp 15GB dung lượng miễn phí.
4.3 Vì sao xóa file rồi mà dung lượng không đổi?
Hãy xóa cả file trong thùng rác.
4.4 File người khác chia sẻ có tốn dung lượng của tôi không?
Không, trừ khi bạn tạo bản sao.
5. Tạm kết
Việc Google Drive bị đầy là một vấn đề phổ biến nhưng hoàn toàn có thể giải quyết.
Bằng cách kiểm tra dung lượng, xóa tệp không cần thiết và tối ưu hóa dữ liệu, bạn có thể dễ dàng giải phóng không gian lưu trữ.
Nếu bạn thường xuyên cần thêm dung lượng, hãy xem xét nâng cấp tài khoản của mình. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn quản lý và sử dụng Google Drive hiệu quả hơn!
