Hơn 60% doanh nghiệp lớn trong danh sách Fortune 500 sử dụng Google Workspace cho các hoạt động hàng ngày. Hàng nghìn doanh nghiệp lớn khác cũng đang vận hành trên nền tảng này.
Vậy thì, điều gì tạo nên sức hấp dẫn lớn như thế? Trong kỷ nguyên số, các doanh nghiệp bất kể quy mô và ngành nghề đều phải đối mặt với những thách thức riêng. Với doanh nghiệp lớn, việc số hóa phải tháo gỡ được những vấn đề nhức nhối trong bộ máy. Điển hình nhất là hiệu suất công việc, rào cản trong giao tiếp, chi phí vận hành và kiểm soát số lượng lớn người dùng. Đó chính là lý do vì sao Google Workspace được lựa chọn.
1. Những bài toán chưa có lời giải của nhiều doanh nghiệp lớn
Tưởng chừng khó khăn chỉ là chuyện của những công ty khởi nghiệp, công ty mới thành lập hay công ty nhỏ. Nhưng trong thực tế, doanh nghiệp càng lớn càng phải đối diện với những thách thức lớn. Chúng đôi khi khiến doanh nghiệp phải đánh đổi bằng kết quả kinh doanh lẫn sự mất cân bằng về chi phí.
1.1 Sử dụng các ứng dụng riêng lẻ có chi phí cao
Doanh nghiệp càng lớn càng cần nhiều ứng dụng khác nhau để đáp ứng những quy trình và nhiệm vụ công việc. Tuy nhiên, việc mua và duy trì nhiều ứng dụng thường bị đánh giá là lợi bất cập hại.
Bởi lẽ, chi phí mua nhiều phần mềm là không thấp. Đôi khi, doanh nghiệp còn phải trả phí cho những tính năng trùng lặp, chồng chéo lên nhau giữa các ứng dụng.
Hơn hết, càng nhiều ứng dụng riêng lẻ, doanh nghiệp càng tốn thời gian để quản lý và gia hạn các gói đăng ký. Tình huống quên gia hạn dẫn đến gián đoạn công việc là không khó để bắt gặp.
1.2 Khả năng kiểm soát người dùng và thiết bị hạn chế
Với số lượng nhân sự lớn, phân tán trong nhiều bộ phận và vị trí khác nhau, việc kiểm soát quyền truy cập của người dùng là thách thức của nhiều doanh nghiệp. Ai có thể và không thể truy cập tài liệu nào? Ai chịu trách nhiệm về những thay đổi với tài liệu… luôn là vấn đề nan giải.
Song song với đó, các doanh nghiệp lớn cũng gặp phải những hạn chế khi tìm cách quản lý các thiết bị. Thiết bị cá nhân của nhân viên có được truy cập vào kho tài nguyên của doanh nghiệp hay không? Nếu được, thì nhân viên nào có quyền truy cập… Đó cũng là bài toán cần hướng giải quyết.
Hạn chế trong khâu kiểm soát người dùng và thiết bị dễ dẫn đến các vấn đề liên quan đến thất thoát, rò rỉ dữ liệu quan trọng.
1.3 Rủi ro cao về bảo mật
Các doanh nghiệp lớn thường là mục tiêu hấp dẫn cho các cuộc tấn công mạng. Mà điển hình nhất là việc lợi dụng lỗ hổng của phần mềm để phát tán mã độc hoặc truy cập trái phép.
Với một số hệ thống kém bảo mật, nhiều doanh nghiệp nỗ lực “gia cố” bằng cách gia tăng nhận thức của nhân viên. Ví dụ như đào tạo về việc nhận biết các cuộc tấn công hay bắt buộc sử dụng mật khẩu mạnh. Song, chỉ như vậy là chưa đủ.
Một khi dữ liệu bị rò rỉ hoặc thất thoát, những doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng “tại chỗ” phải chấp nhận mất dữ liệu, khó có thể khôi phục. Nếu thông tin bị rò rỉ là của khách hàng, uy tín của doanh nghiệp rõ ràng sẽ bị ảnh hưởng. Thậm chí phải đối mặt với những vấn đề liên quan đến pháp lý.
1.4 Dữ liệu không đồng bộ, khó quản lý
Có hai nguyên do chính khiến vấn đề đồng bộ dữ liệu trong các doanh nghiệp lớn trở nên cực kỳ phức tạp.
Thứ nhất, xuất phát từ việc sử dụng các ứng dụng riêng lẻ. Tức là, doanh nghiệp thường phải đồng bộ dữ liệu từ ứng dụng này qua ứng dụng khác, từ phòng ban nay đến phòng ban khác một cách thủ công. Mà cách thủ công phổ biến nhất là nhập liệu, dẫn đến những sai sót khó tránh khỏi.
Thứ hai, xuất phát từ việc doanh nghiệp có quá nhiều dữ liệu. Điều này dẫn đến hệ lụy là khó quản lý, tìm kiếm và sử dụng khi cần.
1.5 Cộng tác nội bộ hạn chế
Rất khó để tăng cường cộng tác trong một tổ chức có quy mô đông người nếu không có công cụ.
Việc cộng tác hạn chế và không thường xuyên ảnh hưởng đến tiến độ công việc, thậm chí là văn hóa doanh nghiệp.
1.6 Khó tích hợp, đồng bộ các ứng dụng
Không phải ứng dụng nào cũng có thể tích hợp với nhau. Và không phải việc tích hợp bao giờ cũng dễ dàng. Đó cũng là thách thức của nhiều doanh nghiệp lớn.
Khi các ứng dụng mà doanh nghiệp đang sở hữu không tương thích với nhau, dễ dẫn đến tình trạng không đồng bộ dữ liệu. Từ đó cũng ảnh hưởng đến sự phân tán thông tin và hiệu suất công việc.
2. Cách Google Workspace giải quyết những bài toán của doanh nghiệp lớn
Trước những bài toán nhức nhối của doanh nghiệp lớn, Google Workspace luôn có những cách để giải quyết gọn ghẽ nhất.
2.1 Trọn các ứng dụng với chi phí linh hoạt
Google Workspace cung cấp đầy đủ các ứng dụng cần thiết cho hoạt động văn phòng như Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Meet,… giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Về chi phí, Google Workspace là bộ ứng dụng đám mây có chi phí linh hoạt, đáng tin cậy và nói không với chi phí ẩn. Cụ thể, Các gói đăng ký được tính phí dựa trên số lượng người dùng. Bằng cách chỉ trả phí cho những người dùng thực sự sử dụng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí và duy trì sự linh hoạt trong việc mở rộng hoặc thu hẹp quy mô.
Ngoài ra, khi triển khai dịch vụ đám mây, các doanh nghiệp lớn còn tiết kiệm đáng kể các chi phí liên quan đến nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và chi phí bảo trì.
2.2 Phân quyền người dùng và kiểm soát thiết bị
Google Workspace thiết kế bảng quản trị riêng cho quản trị viên. Tại đây, quản trị viên có thể phân quyền, quản lý và kiểm quyền truy cập của người dùng trong tổ chức. Việc thiết lập càng chặt chẽ càng gia tăng bảo mật cho tổ chức. Cụ thể như:
- Về người dùng, quản trị viên có thể tạo, xóa và cập nhật tài khoản người dùng. Điều này đảm bảo chỉ người dùng của tổ chức mới có thể truy cập vào bộ ứng dụng.
- Về phân quyền, quản trị viên có thể thiết lập các quyền truy cập riêng từng người hoặc nhóm người dùng dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ trong tổ chức. Việc phân quyền truy cập chắc chắn rằng những người không được ủy quyền sẽ không thể truy cập hoặc chỉnh sửa dữ liệu.
- Về khả năng kiểm soát, quản trị viên có thể theo dõi và kiểm tra các hoạt động như đăng nhập, truy cập tệp tin và thay đổi dữ liệu. Điều này giúp phát hiện và ngăn chặn các hành vi trục lợi hoặc những mục đích tương tự.
Ngoài ra, quản trị viên còn có thể thiết lập các chính sách bảo mật. Chẳng hạn như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu, hạn chế truy cập từ các địa điểm không an toàn hoặc thiết bị không an toàn.
2.3 Nhiều biện pháp bảo mật nâng cao
Google Workspace được thiết kế dựa trên cấu trúc bảo mật Zero Trust hiện đại với nhiều lớp bảo vệ. Bao gồm mật vật lý trong trung tâm dữ liệu, các biện pháp kiểm soát quyền truy cập và giám sát liên tục.
Bên cạnh đó, Google cũng liên tục tung ra các bản cập nhật và bản vá bảo mật cho nền tảng. Điều này đảm bảo rằng hệ thống luôn được nâng cấp và bảo mật trước những mối đe dọa mới.
Từ bảng điều khiển của quản trị viên, doanh nghiệp còn có thể kích hoạt các biện pháp bảo mật nâng cao khác. Bao gồm xác minh 2 bước, quản lý thiết bị truy cập, giới hạn địa điểm truy cập, kiểm soát quyền truy cập của người dùng, v.v.
Ngoài ra, vì mọi dữ liệu từ Google Workspace đều được lưu trữ trên đám mây nên việc khôi phục dữ liệu cũng hoàn toàn khả thi.
2.4 Quản lý và đồng bộ dữ liệu tại một nơi
Google Workspace cung cấp các công cụ cho phép đồng bộ dữ liệu giữa các ứng dụng và người dùng khác nhau trong tổ chức. Nhờ vậy, doanh nghiệp lớn có thể lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu từ một nơi duy nhất.
Trong đó, Google Drive được ví như “trung tâm tài nguyên”. Nơi người dùng có thể lưu trữ, cộng tác và chia sẻ với người khác trong và ngoài tổ chức.
Mặt khác, Google Workspace còn bao gồm các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, giúp tiết kiệm thời gian. Các tính năng tìm kiếm cho phép lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Việc đồng bộ dữ liệu giữa các ứng dụng trong Google Workspace cũng được thực hiện tự động. Ví dụ, khi tạo một sự kiện trong Google Calendar, nó sẽ tự động xuất hiện trong Gmail và Google Tasks của bạn.
2.5 Tăng cường cộng tác theo thời gian thực
Google Workspace thúc đẩy cộng tác theo thời gian thực bằng nhiều cách.
Trong các ứng dụng như Google Docs, Google Sheets và Google Slides, Google cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc. Các thay đổi và cập nhật được áp dụng tức thì. Đồng thời, tất cả còn được đồng bộ hóa trực tiếp trên mọi thiết bị theo thời gian thực. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc, rút ngắn thời gian phản hồi và tạo sự phối hợp nhịp nhàng hơn.
Song song đó, Google Workspace còn được trang bị đầy đủ các ứng dụng hỗ trợ giao tiếp. Ví dụ như ứng dụng trò chuyện Google Chat và ứng dụng họp trực tuyến Google Meet.
2.6 Tích hợp và mở rộng linh hoạt
Google Workspace tương thích mạnh mẽ với hệ sinh thái Google. Đồng thời, nó còn tương thích với hơn 5000 ứng dụng từ bên thứ ba. Tùy theo nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp lớn có thể tích hợp Workspace với các ứng dụng sẵn có hoặc ứng dụng mới.
Doanh nghiệp có thể tìm thấy vô số tiện ích bổ sung (add-on) trong kho Marketplace. Ngoài ra, Google còn cung cấp các API và SDK cho phép doanh nghiệp tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh, tích hợp với các hệ thống hiện có để mở rộng khả năng của Google Workspace.
2.7 Làm việc hiệu quả hơn với AI
Gemini là trợ lý AI, được tích hợp vào Google Workspace dưới dạng add-on với cơ chế bảo mật và quyền riêng tư cấp doanh nghiệp.
AI này đang được ví như một trợ lý đồng hành. Nó giúp nâng cao năng suất làm việc, khai phóng khả năng sáng tạo và giúp tổ chức đi tiên phong trong việc thay đổi cách thức làm việc.
Gemini hỗ trợ người dùng viết, minh hoạ, sắp xếp công việc, kết nối hiệu quả trong các ứng dụng điển hình nhất từ Google.
3. Các gói Google Workspace dành cho doanh nghiệp lớn
Trên kinh nghiệm là đối tác cấp cao của Google, Mật Mã gợi ý doanh nghiệp lớn các gói Google Workspace dưới đây.
3.1 Google Workspace Business Plus
Google Workspace Business Plus sở hữu đầy đủ các tính năng của phiên bản Standard. Tuy nhiên, gói đăng ký này có thêm các tính năng nâng cao về bảo mật và lưu trữ. Doanh nghiệp lớn có quy mô dưới 300 người dùng hoàn toàn có thể xem xét.
- Phù hợp với doanh nghiệp có tối đa 300 người dùng
- Email doanh nghiệp an toàn và tùy chỉnh
- Đầy đủ các ứng dụng như Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites, Forms và AppSheet
- 5TB bộ nhớ gộp/người dùng
- Cuộc họp video với 500 người tham gia
- Hỗ trợ tiện ích bổ sung Gemini
- Các chế độ kiểm soát nâng cao về bảo mật và quản lý
3.2 Google Workspace Enterprise
Google Workspace Enterprise là các gói đăng ký dành cho doanh nghiệp có quy mô từ 300 người dùng.
- Phù hợp với doanh nghiệp có từ 300 người dùng
- Email doanh nghiệp an toàn và tùy chỉnh kèm tính năng eDiscovery
- Đầy đủ các ứng dụng như Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Docs, Sheets, Slides, Keep, Sites, Forms và AppSheet
- 5TB bộ nhớ gộp/người dùng và có thể yêu cầu thêm
- Cuộc họp video với 1000 người tham gia cùng các tính năng nâng cao
- Hỗ trợ tiện ích bổ sung Gemini
- Các chế độ kiểm soát nâng cao về bảo mật, quản lý, tuân thủ, bao gồm Vault và DLP
- Dịch vụ hỗ trợ nâng cao
4. Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về Google Workspace dành cho doanh nghiệp lớn.
4.1 Google Workspace cho doanh nghiệp lớn có hỗ trợ 24/7?
Có. Google hỗ trợ người dùng 24/7 bằng tiếng Anh, chủ yếu thông qua email và chat.
4.2 Doanh nghiệp lớn nên đăng ký Google Workspace ở đâu uy tín?
Tại Việt Nam, bạn nên đăng ký thông qua những đối tác được ủy quyền của Google – như Mật Mã.
4.3 Có thể có tối đa bao nhiêu người dùng trong Google Workspace?
Các gói Google Workspace Business có giới hạn là 300 người dùng. Tham khảo các gói Enterprise nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn hơn.
4.4 Tôi có thể đăng ký dùng thử Google Workspace cho doanh nghiệp lớn không?
Có. Khi đăng ký trực tiếp với Google, doanh nghiệp có 14 ngày dùng thử miễn phí. Khi đăng ký qua đối tác Google là Mật Mã, doanh nghiệp có 30 ngày dùng thử miễn phí.
4.5 Có chương trình giảm phí nào cho doanh nghiệp lớn mua nhiều User không?
Tham khảo ngay chương trình giảm phí độc quyền từ Mật Mã – Premier Partner của Google Cloud.
Kết
Hơn 9 triệu người dùng trả phí trên toàn cầu là minh chứng rõ ràng nhất cho sức hấp dẫn của Google Workspace. Đó cũng là bằng chứng thể hiện sự tín nhiệm nhiều doanh nghiệp dành cho nền tảng này.
Trong suốt nhiều năm hoạt động với cương vị là đối tác của Google, Mật Mã đã triển khai thành công hàng nghìn gói đăng ký Workspace dành cho doanh nghiệp mọi quy mô – từ nhỏ đến lớn.
Liên hệ với chúng tôi để nhận thêm thông tin chi tiết nhất!
