Qua rồi cái thời ngồi gõ từng chữ, hay ngồi viết từng dòng nhiệm vụ, lịch hẹn… vào sổ tay. Các phần mềm làm việc hàng đầu hiện nay có thể thay bạn làm tất cả việc đó. Việc của bạn chỉ là nhập một lượng dữ liệu tối thiểu.
Tuy vậy, mỗi cách làm việc lại “đính kèm” một vấn đề khác nhau. Thay vì ngồi chọn sổ tay có… bìa đẹp nhất thì nay, bạn phải đi tìm phần mềm nào phục vụ công việc hiệu quả nhất mà lại dễ sử dụng.
Để giúp bạn chọn lựa thuận lợi hơn chút, 5 giải pháp dưới đây được cho là phần mềm làm việc nhóm hiệu quả nhất hiện nay, hầu như ai cũng biết.
Tham khảo ngay nhé!
1. 5 Phần mềm làm việc nhóm hiệu quả được tải về dùng nhiều nhất
5 công cụ đã nhẵn mặt với giới văn phòng. Tìm hiểu cách mà chúng giúp bạn làm việc và công tác nhóm hiệu quả.
1.1 Microsoft Teams
Microsoft Teams nổi bật lên hẳn như một người chiến thắng.
Không chỉ bởi là “con cưng” của Microsoft, Microsoft Teams thật sự đem lại các tính năng cộng tác ấn tượng cho nhóm của bạn. Microsoft Teams có sẵn mọi đồ chơi và tính năng để bạn và cộng sự kết nối liền mạch cả ngày lẫn đêm!
Với Teams, bạn có thể chat nhóm hoặc chat 1:1, tạo kênh và group riêng cho từng dự án, gọi video 1:1 hoặc tổ chức meeting với 300 người tham dự.
Bạn cũng có thể mời người bên ngoài tổ chức truy cập Teams và xem files.
Microsoft Teams có sẵn hàng trăm công cụ tích hợp và cũng dễ dàng để tích hợp thêm.
Với các gói có phí, bạn có thể lưu trữ video để dùng cho việc đào tạo, hướng dẫn về sau. Dung lượng lưu trữ đến 1TB.
Ưu điểm:
- Xác thực nhiều yếu tố cho bảo mật
- Dịch tin nhắn bên trong cho người dùng không biết tiếng Anh
- Có 24 trợ lý ảo với nhiều chức năng
- Commands Slash làm việc như phím tắt với các nhiệm vụ khác nhau
- Dùng được trên nhiều thiết bị – Windows, Mac, Linux, Android, và iOS
Nhược điểm:
- Các tính năng cao cấp nhất chỉ khi bạn sử dụng Microsoft 365
- Teams miễn phí giới hạn thời gian họp 60 phút, quá ít
- Sử dụng bản có phí với Microsoft Teams Essentials hoặc các phiên bản Microsoft 365
>> Xem thêm:
1.2 Google Drive
Là một phần quan trọng của Google Workspace, Google Drive là dịch vụ quản lý lưu trữ dựa trên nền tảng đám mây.
Ứng dụng này cũng cho phép thành viên nhóm lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ và cộng tác trong thời gian thực với Google Docs, Sheets, và Slides.
Google Drive cho phép làm việc ngoại tuyến. Các dữ liệu của bạn tự động lưu lại khi bạn online.
Bạn không cần lo về việc mất dữ liệu hoặc tạo file back up nữa. Dữ liệu luôn an toàn trên Google Drive. Chắc chắn đây sẽ là phần mềm làm việc nhóm tốt nhất trên môi trường online.
Ưu điểm:
- Tương thích với hơn 100 loại files
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Files vẫn nằm trong drive nhóm nếu thành viên rời khỏi
- Dữ liệu được bảo vệ bởi nhiều công cụ cao cấp như Phòng ngừa mất dữ liệu (DLP) và Google Vault
- Tính năng tìm Ưu tiên cho phép bạn tìm files nhanh hơn bằng cách sử dụng machine learning.
- Bộ nhớ Drive dùng chung cho các đội nhóm
Nhược điểm:
- Bản miễn phí ít tính năng, bộ nhớ thấp
- Không thể mua bổ sung dung lượng cho Drive mà phải nâng cấp phiên bản Google Workspace
>> Xem thêm: So sánh Microsoft Teams và Google Chat: Đâu là sự lựa chọn thích hợp nhất dành cho bạn?
1.3 Trello
Trello là một phần mềm quản lý dự án khá phổ biến trong cộng đồng dân văn phòng. Giao diện thân thiện, sử dụng online dễ dàng, kéo và thả để sắp xếp tác vụ là tính năng mà Trello “ghi điểm” với người dùng.
Trello phù hợp với các nhóm và tổ chức thường xuyên thực hiện các dự án. Trello giúp việc sắp xếp, chia sẻ, phân loại của dự án dù phức tạp đến mấy cũng trở đơn giản hơn. Điều này giúp giảm áp lực và căng thẳng cho người dùng.
Ưu điểm:
- Đa dạng template có sẵn cho bảng
- Giao diện dễ sử dụng
- Apps cho điện thoại có sẵn cho iOS và Android
- Có Butler và workflow tự động xây dựng và quản lý dự án thay bạn
- Sử dụng xác thực 2 yếu tố cho cả gói miễn phí
- Tương thích với hơn 100 ứng dụng
Nhược điểm:
- Gói miễn phí hạn chế khác nhiều tính năng
- Bắt đầu với phiên bản có phí từ $9.99/người/tháng
1.4 Monday
Ấn tượng đầu tiên của Monday chính là giao diện tuyệt đẹp, hiện đại, kích thích làm việc.
Tính năng kéo thả cũng giúp bạn dễ dàng xây dựng workflow của dự án.
Monday cũng tương thích và có thể tích hợp với nhiều ứng dụng làm việc khác như Gmail, Slack, Google Calendar,…
Monday dùng mã hóa TLS và AES cho các giải pháp bảo mật, và bạn luôn có thể kích hoạt xác thực 2 yếu tố.
Ưu điểm:
- Cung cấp các tính năng quản lý tài nguyên và ngân sách
- Sử dụng được trên nhiều thiết bị
- Có các tài liệu đào tạo trực quan, video hướng dẫn dễ hiểu
- 14 ngày dùng thử, và bảo hành hoàn tiền trong vòng 30 ngày
Nhược điểm:
- Chỉ hỗ trợ các dự án lớn và/hoặc các doanh nghiệp lớn
- Không có phiên bản miễn phí
- Độ phức tạp cao
- Không dễ để theo dõi các thành viên trong nhóm
1.5 Slack
Slack là một trong những ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả nhất cho doanh nghiệp hoặc nhóm.
Bạn có thể nhắn tin nhanh chóng và tạo các kênh riêng tư hoặc công khai cho nhóm hoặc dự án cụ thể.
Slack cung cấp khá nhiều giá trị cho hoạt động nhóm vì nhiều tính năng như chia sẻ nhiều định dạng, chỉnh sửa tin nhắn, chèn link, gọi video, gọi thoại, và chia sẻ màn hình.
Slack cũng tương thích với các công cụ cộng tác khác. Bạn có thể tích hợp vào không gian làm việc của Slack để sử dụng mọi công cụ ở một nơi duy nhất.
Ưu điểm:
- Đa dạng tính năng và tùy chọn, đáp ứng hầu như mọi yêu cầu cộng tác nhóm của bạn
- Sử dụng được trên nhiều thiết bị như máy tình, web và điện thoại di động
- Có thể tích hợp với Gmail, Google Calendar, Microsoft 365, Trello, và 2000+ ứng dụng cái khác
- Tin nhắn có thể đánh dấu hoặc ghim để dễ dàng tìm kiếm
- Tự động hóa thói quen và giao tiếp thông qua trình xây dựng Workflow.
- Bảo mật thông tin và dữ liệu bằng xác thực 2 yếu tố và đăng nhập một lần dựa trên SAML (SSO)
Nhược điểm:
- Giao diện có chút phức tạp, cần thời gian để cài đặt và làm quen
- Cần bảo mật và lưu trữ cao hơn phải sử dụng bản có phí, khoảng 6.79$ và 12.76$/người/tháng
>> Xem thêm: Cuộc họp trực tuyến là gì và tại sao nó lại là “trend” xu hướng làm việc thời nay?
2. Phân loại phần mềm làm việc nhóm tốt nhất theo công dụng
Một số phần mềm và công cụ khác bạn có thể tham khảo:
2.1 Phần mềm giao tiếp và kết nối
- Freshconnect
- Mailbird
- Iovox
- TextMagic
- Flock
- Yammer
- Crew
- Miro
- Acquire
- Chanty
2.2 Công cụ soạn thảo tài liệu
- Office Online
- Google Docs
- DocuShare
- Etherpad
- ClickHelp
- DocuWare
- Process Street
- Docusaurus
- Atlassian Confluence
- Zoho Writer
- ProProfs Documentation Software
- Bit.ai
2.3 Công cụ quản lý dự án
- Toggl Plan
- Wrike
- Nimble
- Basecamp
- Zoho Projects
- GanttPRO
- Mavenlink
- SwiftKanban
- LiquidPlanner
- WorkflowMax
- ProofHub
- Podio
2.4 Công cụ thiết kế phần mềm
- Usersnap
- Filestage
- CodePen
- JIRA
- Brandfolder
- GitHub
- Gitlab
- Bitbucket
- Fogbugz
- CrowdSourcer.io
2.5 Phần mềm thiết kế
- Xtensio
- Cage
- Fluid UI
- Bannersnack
- Concept Inbox
- Mockplus
- Red Pen
- Zeplin
- Logo Maker
- GoVisually
- Prevue
Kết
Không thể phủ nhận, công nghệ đã giúp chính chúng ta và đồng đội của mình làm việc dễ dàng hơn rất rất nhiều. Cộng tác, chia sẻ và giao tiếp dù ở bất cứ đâu, miễn là có thiết bị và có kết nối internet.
Hi vọng bài chia sẻ giúp bạn “nhặt” ra được phần mềm làm việc nhóm hiệu quả và phù hợp nhất với chính mình.
