Trong khi thực hiện các chiến dịch Marketing, nhiều email được gửi đến khách hàng lại bị rơi vào danh mục spam. Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả của chiến dịch và uy tín của doanh nghiệp. Vậy spam email là gì? Làm sao để gửi Email Marketing không vào danh mục spam?
Cùng tìm hiểu!
1. Spam email là gì? Đạo luật CAN-SPAM là gì?
Spam email, hay còn gọi là thư rác, là những email được gửi đi một cách tự động và ồ ạt đến số lượng lớn người dùng. Nội dung của spam email thường là các quảng cáo trực tuyến, thông tin giả mạo, lừa đảo hoặc thậm chí là mã độc hại.
Đạo luật CAN-SPAM năm 2003 là một đạo luật của Hoa Kỳ, thiết lập các tiêu chuẩn cho việc gửi Email Marketing. Mục đích chính của đạo luật này là bảo vệ người nhận khỏi các email rác và cung cấp cho họ quyền kiểm soát hộp thư đến.
Một số điểm nổi bật trong đạo luật CAN-SPAM là:
- Người gửi Email Marketing phải xác định rõ ràng danh tính và thông tin liên hệ
- Email Marketing phải có đường liên kết rõ ràng và có nút hủy đăng ký
- Email Marketing không được có tiêu đề hoặc nội dung sai lệch gây hiểu lầm
- Email Marketing phải được gửi với tần suất vừa phải, không gửi quá thường xuyên
Có thể thấy, hầu hết các spam email đều vi phạm các quy tắc của Đạo luật CAN-SPAM.
2. Các loại email spam thường gặp
Dưới đây, chúng tôi sẽ liệt kê một số loại email spam phổ biến nhất, thường được gửi đến hộp thư người dùng.
2.1 Email spam quảng cáo
Đây là loại email spam phổ biến nhất, thường được gửi đến để quảng cáo sản phẩm, dịch vụ… Nội dung email là những lời chào mời hấp dẫn, khuyến mãi giảm giá hoặc giới thiệu sản phẩm mới. Mục đích của loại email này là thu hút người nhận click vào liên kết hoặc truy cập trang web.
Dấu hiệu nhận biết email quảng cáo:
- Tiêu đề email thường gây tò mò hoặc sáo rỗng, ví dụ như “Bạn sẽ không tin điều này!”, “Miễn phí hoàn toàn!”, “Cơ hội duy nhất!”
- Nội dung email thường dài dòng, nhiều hình ảnh
- Có thể chứa liên kết không an toàn hoặc có chứa mã độc
2.2 Email lừa đảo
Loại email này nhằm mục đích lừa đảo, yêu cầu người nhận cung cấp thông tin cá nhân, tài khoản ngân hàng hoặc mật khẩu. Kẻ lừa đảo thường giả mạo thành các tổ chức uy tín như ngân hàng, công ty viễn thông…
Dấu hiệu nhận biết những email lừa đảo:
- Email yêu cầu bạn cung cấp thông tin cá nhân nhạy cảm như mật khẩu, số tài khoản ngân hàng, mã OTP,…
- Địa chỉ email và tên người gửi giả mạo thành các tổ chức uy tín
- Có thể chứa trang web giả mạo trang web của tổ chức uy tín
2.3 Email virus/ phần mềm độc hại
Loại email này thường chứa tệp đính kèm bị nhiễm virus hoặc phần mềm độc hại. Khi người nhận mở tệp đính kèm, virus hoặc phần mềm độc hại sẽ được cài đặt vào máy tính. Từ đó, có thể gây ra nhiều thiệt hại như đánh cắp dữ liệu, phá hoại hệ thống…
Dấu hiệu nhận biết:
- Tệp đính kèm có đuôi mở rộng lạ hoặc không phù hợp với nội dung email
- Email có nội dung hối thúc, tạo áp lực để bạn mở tệp đính kèm
- Địa chỉ email và tên người gửi không rõ ràng hoặc không tồn tại
2.4 Email spam khác
Ngoài ra, còn có nhiều loại email spam khác như: email giả mạo xổ số, email trúng thưởng, email yêu cầu bạn quyên góp từ thiện,…
Các loại email này thường sử dụng những lời hứa hẹn hấp dẫn hoặc đánh vào lòng tin của người nhận để lừa đảo họ.
3. Lý do vì sao email bạn gửi bị vào thư mục spam?
Có nhiều lý do khiến email của bạn bị đánh dấu là spam. Dưới đây sẽ là một số nguyên nhân phổ biến nhất.
3.1 Người nhận đánh dấu email là thư rác
Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến email bị chuyển vào thư mục spam. Khi người nhận đánh dấu email của bạn là spam là họ không muốn nhận email từ bạn. Điều này có thể xảy ra do nhiều lý do như:
- Nội dung email không phù hợp với người nhận
- Email của bạn có chứa các liên kết hoặc tệp đính kèm đáng ngờ
- Địa chỉ email và tên người gửi không rõ ràng
3.2 Chưa thiết lập xác thực email
Xác thực email là quá trình xác minh, thu thập địa chỉ email hợp lệ. Đây là quá trình quan trọng và cần được thực hiện thường xuyên trong chiến dịch Email Marketing.
Nếu bạn chưa thiết lập xác thực email, nhà cung cấp dịch vụ email của bạn có thể đánh dấu email của bạn là spam. Bởi vì, họ không thể xác minh rằng đây là email hợp pháp.
Có thể thấy, xác thực email giúp người nhận dễ dàng phân biệt được email thật và email giả. Từ đó, tránh được các email spam, lừa đảo qua mạng và các mối đe dọa trên không gian mạng máy tính.
3.3 Nội dung email không phù hợp
Nội dung email của bạn có thể bị đánh giá là spam nếu nó chứa các yếu tố như sau:
- Nội dung không phù hợp với người nhận
- Chứa nhiều lỗi chính tả hoặc ngữ pháp
- Nội dung gây hiểu lầm hoặc lừa đảo
- Có quá nhiều hình ảnh và video
- Sử dụng quá nhiều chữ hoa, dấu chấm than hoặc dấu hỏi
- Có đính kèm tệp tin độc hại hoặc chứa liên kết dẫn đến trang web độc hại
- Lỗi định dạng, email có chữ quá nhỏ hoặc bố cục lộn xộn
3.4 Tần suất gửi email quá nhiều
Tần suất gửi email ‘dày đặc’ cũng là yếu tố quan trọng khiến spam email. Bởi vì, việc này ảnh hưởng khá nhiều đến người dùng.
Nếu bạn gửi quá nhiều email trong khoảng thời gian ngắn, người nhận sẽ cảm thấy khó chịu. Khi đó, họ có thể đánh dấu email của bạn là spam để tránh nhận thêm email từ bạn.
Ngoài ra, việc gửi quá nhiều email còn ảnh hưởng đến khả năng phân phối. Có nghĩa là, ISP (Internet Service Provider) dịch vụ mạng sẽ chặn việc phân phối email đến người nhận, ngay cả khi họ không đánh dấu email của bạn là spam.
4. Cách soạn Email Marketing hạn chế vào spam
Để đảm bảo Email Marketing của bạn không bị đánh dấu là spam và tiếp cận được với người nhận. Bạn có thể để ý một vài các yếu tố như sau:
4.1 Thiết kế email đẹp mắt
Trước hết, email cần có giao diện đẹp mắt và bố cục rõ ràng. Đồng thời, bạn có thể tối ưu phù hợp với thiết bị di động. Bởi vì, tột email được thiết kế đẹp mắt có khả năng thu hút sự chú ý của người nhận. Từ đó dẫn đến tỷ lệ mở email cao hơn, giảm thiểu nguy cơ bị đánh dấu là spam.
Một số mẹo khi thiết kế email:
- Sử dụng bố cục rõ ràng
- Chọn màu sắc và phông chữ dễ nhìn
- Sử dụng hình ảnh và video chất lượng cao
4.2 Nội dung hữu ích và thu hút
Sau phần thiết kế, nội dung vẫn là yếu tố quan trọng hơn hết. Bạn cần truyền đạt các nội dung một cách ngắn gọn, súc tích để thu hút sự chú ý của người nhận.
Một vài mẹo để tạo nội dung hữu ích đó là:
- Đặt tiêu đề ngắn gọn
- Cung cấp thông tin hữu ích, giá trị và liên quan đến người dùng
- Không sử dụng quá nhiều hình ảnh không liên quan
- Đặt CTA rõ ràng, ngắn gọn và nổi bật
4.3 Giới hạn tần suất gửi email
Giới hạn tần suất gửi email là yếu tố quan trọng không kém khi bạn lên kế hoạch thực hiện chiến dịch. Bởi vì, nếu bạn gửi quá nhiều email khiến người nhận cảm thấy phiền toái và có thể đánh dấu email của bạn là spam.
Dưới đây là một số các nguyên tắc về tần suất gửi email mà bạn có thể tham khảo:
- Bắt đầu từ từ và tăng dần:
Khi bắt đầu chiến dịch Email Marketing, bạn nên bắt đầu từ từ và tăng dần tần suất gửi email khi bạn đã hiểu rõ hơn về hành vi của người nhận.
- Cung cấp cho người nhận tùy chọn điều chỉnh tần suất nhận email:
Bạn có thể tham khảo ý kiến người nhận về tần suất nhận email, v dụ như: hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
- Theo dõi hiệu quả và điều chỉnh tần suất:
Bạn cũng cần theo dõi hiệu quả chiến dịch Email Marketing. Sau đó điều chỉnh tần suất gửi email phù hợp để đạt hiệu quả tốt nhất.
4.4 Cung cấp tùy chọn hủy đăng ký
Việc cung cấp tùy chọn hủy đăng ký là cách mà bạn tuân thủ theo luật máy tính nói chung và Đạo luật CAN-SPAM nói riêng. Ngoài ra, đây còn tính năng mà bạn tôn trọng quyền riêng tư của người dùng.
Hơn thế nữa, khi người nhận hủy đăng ký, danh sách email của bạn sẽ chỉ còn những người thực sự quan tâm đến nội dung. Một danh sách email chất lượng giúp bạn tăng tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp chuột và tỷ lệ chuyển đổi.
5. Các yếu tố quan trọng cần biết thực hiện chiến dịch Email Marketing
Để xây dựng một chiến dịch Email Marketing thành công, cần lưu ý đến nhiều yếu tố quan trọng, bao gồm:
5.1 Xác định mục tiêu
Bạn cần xác định mục tiêu cho chiến dịch ngay từ ban đầu. Cụ thể như, mục tiêu của chiến dịch là gì? Tăng nhận thức thương hiệu, thúc đẩy doanh số bán hàng, thu hút khách hàng tiềm năng, hay nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng hiện tại?
Việc xác định mục tiêu cụ thể và đo lường được sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả chiến dịch và điều chỉnh chiến lược phù hợp.
5.2 Xây dựng danh sách email chất lượng
Danh sách email là yếu tố then chốt quyết định thành công của chiến dịch. Bạn chỉ nên gửi email đến những người đã đồng ý nhận Email Marketing.
Ngoài ra, bạn có thể phân khúc danh sách email theo sở thích, hành vi và đặc điểm nhân khẩu học để cá nhân hóa nội dung email.
5.3 Tạo thông điệp phù hợp
Tạo thông điệp phù hợp là yếu tố vô cùng quan trọng khi thực hiện chiến dịch email marketing. Một thông điệp hiệu quả sẽ thu hút sự chú ý của người nhận và thúc đẩy họ hành động.
Để tạo thông điệp phù hợp, bạn cần:
- Hiểu rõ đối tượng mục tiêu
- Xác định mục tiêu của chiến dịch
- Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, phù hợp
- Cá nhân hóa nội dung
- Sử dụng lời kêu gọi hành động (CTA) mạnh mẽ
5.4 Lựa chọn thời điểm gửi email
Bạn cần nghiên cứu xem thời điểm nào người nhận có khả năng mở email cao nhất. Tránh gửi email vào những thời điểm bận rộn hoặc vào cuối tuần.
Sau khi đã gửi, bạn có thể theo dõi hiệu quả của các thời điểm gửi email khác nhau và điều chỉnh cho phù hợp.
Theo dõi và đo lường hiệu quả chiến dịch
Bạn có thể theo dõi và đo lường hiệu quả dựa trên các yếu tố như tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ chuyển đổi và các chỉ số quan trọng khác.
Ngoài ra, bạn có thể điều chỉnh chiến dịch dựa trên dữ liệu thu thập được để tối ưu hóa hiệu quả. Đồng thời, có phương án chỉnh sửa nhanh chóng.
6. Giới thiệu giải pháp Email Marketing toàn diện
Zoho Campaigns là một giải pháp Email Marketing mà Mat Ma Technology đang cung cấp cho khách hàng. Zoho Campaigns hỗ trợ giảm thiểu tỷ lệ spam bằng nhiều cách như:
- Xác thực tên miền và địa chỉ email
- Cấu hình SPF và DKIM
- Theo dõi tỷ lệ khiếu nại spam
- Tự động kiểm tra email để tránh các yếu tố spam
Dưới đây là các tính năng được tích hợp trong Zoho Campaigns. Cụ thể như:
- Tạo chiến dịch
- Giao diện kéo thả trực quan
- Áp dụng hàng trăm template email có sẵn
- Trình chỉnh sửa HTML mạnh mẽ
- Quản lý danh sách liên hệ
- Phân khúc danh sách khách hàng
- Quản lý dữ liệu liên hệ
- Nhập và xuất dữ liệu
- Gửi email
- Lên lịch gửi email
- Thiết lập thời gian gửi email tự động
- Theo dõi tỷ lệ mở, nhấp chuột, chuyển đổi
- Phân tích
- Báo cáo chi tiết
- Phân tích A/B testing
- Theo dõi ROI
7. Các câu hỏi thường gặp về spam email
Dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp các câu hỏi thường gặp liên quan đến chủ đề spam email:
7.1 Tôi có thể xem được người dùng đã hủy đăng ký nhận email không?
Có. Nếu bạn sử dụng Zoho Campaigns để gửi chiến dịch Email Marketing, bạn sẽ xem được người dùng nào đã hủy đăng ký nhận email.
7.2 Có luật nào về việc gửi Email Marketing không?
Có. Có một số luật quy định về việc gửi Email Marketing, bao gồm Luật giao dịch điện tử 2005 tại Việt Nam. Luật này quy định các yêu cầu đối với việc thu thập email, nội dung email và tần suất gửi email.
7.3 Tôi có thể gửi lại Email cho người dùng đã hủy đăng ký không?
Không. Khi người dùng đã hủy đăng ký, bạn sẽ không thể gửi email đến họ.
7.4 Xác thực tên miền có quan trọng không?
Có. Việc xác thực tên miền cũng là cách giúp cho việc gửi Email Marketing thành công, không rơi vào danh mục spam.
7.5 Tỷ lệ đánh dấu là spam là gì?
Đây là tỷ lệ phần trăm người nhận đánh dấu email của bạn là spam trong hộp thư của họ. Tỷ lệ đánh dấu là spam cao có thể ảnh hưởng đến khả năng phân phối email của bạn trong tương lai.
- Mức tỷ lệ đánh dấu là spam chấp nhận được: Dưới 0,5%
- Mức tỷ lệ đánh dấu là spam cần lưu ý: 0,5% – 1%
- Mức tỷ lệ đánh dấu là spam cao: Trên 1%
Kết luận
Trên đây là các thông tin liên quan đến spam email là gì? Vì sao gửi Email Marketing lại bị spam? Hy vọng rằng với các thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn thực hiện chiến dịch Email Marketing một cách hiệu quả hơn.
Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng về các vấn đề liên quan đến spam email. Đồng thời, thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp, để đảm bảo rằng email được gửi đến đúng người nhận và đạt được hiệu quả mong muốn.
