Lựa chọn được phần mềm quản lý dự án thích hợp sẽ tạo tiền đề giúp doanh nghiệp vận hành công việc trôi chảy hơn. Nhiệm vụ của phần mềm là giúp cho doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, nắm bắt tổng thể toàn bộ dự án đang diễn ra. Hiện nay, thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý và đâu là lựa chọn tốt nhất?
1. Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án được tạo ra dựa trên các chương trình được thiết lập sẵn, có nhiệm vụ chính là quản lý toàn bộ hoạt động trong công việc của nhân viên, các phòng ban, dự án. Chính vì thế, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được toàn bộ hoạt động đang diễn ra, từ bước lập kế hoạch, dự trù kinh phí, sắp xếp nguồn nhân lực, giám sát tiến độ công việc, đánh giá kết quả cuối cùng.
2. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý dự án
Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án sẽ mang đến vô số lợi ích cho doanh nghiệp. Điều này không chỉ thể hiện ở mặt kinh tế mà còn tạo nên tính làm việc độc lập, tự giác của các nhân viên, giúp việc quản lý quy trình vận hành đơn giản hơn, cụ thể như sau:
Tìm hiểu các lợi ích chính khi sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án
- Kiểm soát được tiến độ công việc/dự án thông qua hệ thống phần mềm quản lý tiến độ dự án, hạn chế được tình trạng lẫn lộn thông tin tiếp nhận.
- Tạo nên môi trường làm việc nghiêm túc, tự giác thông qua tính năng tự lên kế hoạch, hoạch định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc,… được tích hợp sẵn trong phần mềm.
- Tạo nên môi trường làm việc có sự tương tác qua lại giữa các thành viên, các bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp mọi người nắm bắt được thông tin cụ thể trong công việc mà còn tránh được tình trạng bỏ sót thông tin.
- Tiết kiệm nhân sự quản lý công việc, chi phí chi trả.
- Dễ dàng đăng tải các tài liệu, thông tin lên hệ thống lưu trữ của phần mềm mà không cần phải thông qua ứng dụng khác.
- Các phần mềm quản lý tiến độ dự án còn có khả năng lưu trữ thông tin khách hàng giúp cho doanh nghiệp tương tác với khách hàng dễ dàng hơn.
- Hỗ trợ chức năng theo dõi, làm việc từ xa; dễ dàng cập nhật các thông tin trong mọi cuộc họp cho dù bạn đang ở đâu.
- Doanh nghiệp có thể điều chỉnh các thay đổi trên hệ thống chỉnh ngay lập tức.
- Phần mềm được tích hợp tính năng phân cấp, phân quyền vậy nên nhân viên sẽ nắm rõ được nhiệm vụ của mình trong các dự án. Từ đó, có thể hoàn thành công việc đúng thời gian yêu cầu.
- Thông báo các thông tin về doanh nghiệp nhanh chóng giúp mọi người cập nhật được thông tin tức thì.
3. Làm thế nào để lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp?
Để có thể dễ dàng lựa chọn phần mềm quản lý tiến độ dự án phù hợp, hạn chế được các vấn đề phát sinh ngoài mong muốn thì bạn cần tham khảo các chia sẻ dưới đây.
- Tìm hiểu tính năng phần mềm có cung cấp đầy đủ các công cụ, tiện ích cần thiết cho công việc của doanh nghiệp hay không.
- Mức chi phí chi trả hợp lý.
- Phần mềm quản lý thân thiện, dễ sử dụng.
- Hỗ trợ từ đơn vị cung cấp phần mềm.
- Tính khả thi khi triển khai trong doanh nghiệp.
- Phần mềm phải thỏa mãn tính phổ biến, được sử dụng rộng rãi.
4. Top 5 phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao
Dưới đây là danh sách các phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi có nhu cầu quản lý dự án.
Phần mềm quản lý tiến độ dự án Microsoft Project
Phần mềm quản lý tiến độ dự án Microsoft Project được sử dụng rộng rãi
Với nhiều doanh nghiệp, quản lý dự án thông qua phần mềm Microsoft Project là điều không còn xa lạ. Dưới đây là một số điểm cộng của Microsoft Project mà bạn không nên bỏ qua.
- Quản lý toàn bộ dự án đang diễn ra chi tiết, đầy đủ nhất.
- Quản lý dự án ở bất kỳ địa điểm nào, hỗ trợ giao việc nhanh chóng miễn thiết bị có kết nối Internet.
- Giao diện được thiết kế dưới dạng bảng, danh sách, lưới,… giúp khách hàng tiếp nhận thông tin trực quan.
- Microsoft Project cung cấp 2 loại giải pháp đó là Cloud-based (điện toán đám mây) và On-premise (lưu trữ tại chỗ).
- Hỗ trợ các chức năng quản lý tiến độ dự án, đánh giá chung dự án,…
Phần mềm quản lý tiến độ dự án Project Manager
Project Manager là phần mềm quản lý tiến độ dự án theo thời gian thực, thuận tiện trong khi đo lường và theo dõi lịch trình & deadline thực hiện. Hiện phần mềm này đang được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn.
- Lên kế hoạch dự án chi tiết.
- Quản lý dự án theo dạng bảng hoặc biểu đồ Gantt.
- Sắp xếp thời gian, lên lịch trình các công việc cần được hoàn thiện.
- Quản lý công việc và giao nhiệm vụ cho các thành viên.
- Báo cáo chung khi kết thúc một dự án.
Phần mềm quản lý dự án bằng Trello
Trello là phần mềm quản lý tiến độ dự án được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu. Thuộc phần mềm miễn phí cho người sử dụng, nhưng phiên bản này sẽ bị giới hạn một số tính năng cụ thể so với phiên bản trả phí bản quyền. Điểm nổi bật của phần mềm này đó là phân chia, giao nhận việc cho các thành viên rất khoa học, giao diện quản lý theo dạng bản Kanban. Bạn có thể tìm hiểu các điểm cộng của phần mềm này trước khi quyết định sử dụng như sau.
Phần mềm Trello được tích hợp trên nhiều nền tảng khác nhau
- Dễ dàng thêm, bớt thành viên vào dự án.
- Cho phép người dùng nhận xét, đính kèm các tài liệu liên quan đến dự án.
- Đầy đủ phiên bản trên nền tảng mobile, laptop, PC, tablet.
- Tag người sử dụng, tag tên công việc để thuận tiện trong khi theo dõi, quản lý công việc.
Phần mềm quản lý dự án AMIS Công Việc
Phần mềm quản lý AMIS Công Việc thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. AMIS Công Việc có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, quản lý công việc đang diễn ra tại doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng tăng hiệu suất công việc, tiết kiệm chi phí tối đa. Một số ưu điểm của phần mềm này như sau:
- Thao tác lập kế hoạch tổng quan cho từng dự án dễ dàng với đầy đủ các thông tin về lộ trình phát triển, vai trò của các thành viên tham gia, mục tiêu dự án, thời gian bắt đầu – kết thúc,…
- Tạo dự án mới nhanh chóng, phân quyền cho các thành viên tham gia rõ ràng.
- Hỗ trợ doanh nghiệp giám sát, theo dõi tiến độ thực hiện của dự án ở mọi lúc mọi nơi.
- Quản lý thời gian, chia lượng công việc chi tiết trong dự án rõ ràng.
- Đánh giá dự án có cam kết hoàn thành đúng tiến độ, trong mức ngân sách dự kiến hay không.
- Lưu hồ sơ các thành viên tham gia dự án giúp đánh giá khen thưởng/phê bình chuẩn xác.
Phần mềm quản lý dự án Jira Software
Phần mềm Jira Software có khả năng thiết lập kế hoạch, theo dõi tiến độ thực hiện công việc dựa trên phương pháp tập trung vào hiệu quả (hay còn gọi là phương pháp quản lý Agile).
Jira Software thường được sử dụng trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ. Nhiệm vụ chính của phần mềm đó là lên kế hoạch, theo dõi tiến trình phát hành & phát triển sản phẩm, báo cáo lỗi phần mềm hoặc thông báo nâng cấp.
- Hệ thống báo cáo được phân thành các mục con giúp thành viên nắm bắt được tiến độ, khối lượng công việc, những đầu việc gần đến hạn để chủ động thực hiện.
- Phần quyền các thành viên tham gia vô cùng chi tiết.
- Khả năng tích hợp với bên thứ 3 với cổng API
- Thiết lập quy trình làm việc dưới dạng workflow tạo nên quy trình làm việc thống nhất, không bị nhập nhằng giữa các bộ phận liên quan.
Phần mềm quản lý dự án là công cụ vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp trong khi triển khai các dự án/công việc. Hy vọng bài viết trên đây đã phần nào giúp bạn thấy được tầm quan trọng của phần mềm quản lý tiến độ dự án cũng như giúp doanh nghiệp lựa chọn được một phần mềm phù hợp.
