14 Tuyệt Chiêu Viết Email Chăm Sóc Khách Hàng New 2024

1. Trả lời nhanh chóng

Trong quá trình làm việc hay trong cuộc sống không ai thích chờ đợi cả và nhất là khách hàng các doanh nghiệp phải lam cho họ cảm thấy tuyệt vời nhất. Trong thời buổi công nghệ hiện nay, email được sủ dụng rộng rãi trong giao tiếp với khách hàng. Khi phản hồi một email nhanh chóng sẽ khiến khách hàng cảm thấy vui vẻ hơn, trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Thời gian trung bình để trả lời email ít nhất là từ một đến nửa ngày làm việc. Nhưng các bạn nên cố gắng trả lời sớm nhất có thể.

2. Sử dụng ngôn từ lịch sự, dễ hiểu

Khi giao tiếp với khách hàng tránh sử dụng các từ ngữ phức tạp khó hiểu. Thay vào đó sử đụng các từ ngữ đơn giản dể hiểu, quan tâm lịch sự giải quyết các vấn đề của khách hàng. Có một số công ty doanh nghiệp thường xuyên phàn nàn khách hàng khó chiều sử dụng các từ ngữ khó nghe, có thể là chưởi khách  làm khách hàng trở nên khó chụi. Thường là 80% khách hàng mới từ khách hàng cũ của bạn nên hãy chăm sóc họ bằng ngôn từ nhé.

3. Sử dụng dòng tiêu đề chứa thông tin:

Khi gởi email đến với khách hàng cần sử dụng tiêu đề ngắn gọn tập trung vào nội dung gửi đến khách hàng. Trong quá trình làm việc đôi khi đọc tiêu đề có thể giúp khách hàng có thể đọc tiếp email đó hay không. Tiêu đề ngắn gọn giúp người dùng tiết kiệm thời gian sử lý công việc hiệu quả hơn.

4. Sử dụng tên cho lời chào hỏi thân mật

Email giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng mang khách hàng đến với gần doanh nghiệp. Không nên sử dụng các từ chung chung như: “Quý khách hàng”, “Khách hàng” hoặc “Bạn” để chào hỏi ở đầu email những từ ngữ này rất xa lạ. Thay vào đó hãy sử dụng tên chính xác của khách hàng đề

Thay vào đó, nếu bạn biết chính xác tên của khách hàng đó hãy gọi thẳng tên họ trong mail. Ví dụ như: “Chào anh XXX”.

5. Gửi lời cảm ơn chân thành đến với khách hàng

Khi có khách hàng phàn nàn về sản phẩm dịch vụ hãy lắng nghe sự góp ý của họ và cải tiến sản phẩm. Đừng tranh cãi với khách hàng vì họ luôn đúng. Thay vào đó hãy đặt mình vào vị trí khách hàng hảy gửi lời cám ơn chân thành đến với khách hàng vì những ý kiến của họ sẽ làm sản phẩm và dịch vụ doanh nghệp của bạn hoàn thiện hơn.

6. Đồng cảm với khách hàng

Trong quá trình giao tiếp hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng đề cảm thông những vấn đề của họ. Đóng vai trò lào doanh nghiệp hãy giải đáp tất cả các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm. Điều này giúp bạn dễ dàng kết nối với khách hàng, đưa ra giải pháp mà họ mong muốn và cải thiện hình ảnh thương hiệu của công ty bạn.

7. Nội dung email

Trong nội dung của email nên sử dụng các câu ngắn chia thành các đoạn để có bố cục rõ ràng ngoài ra có thể in đậm từ quan trọng để người đọc dễ dàng xác định được từ khóa. Những đều nhỏ nhặt này thể hiện sự tinh tế chuyên nghiệp của bạn.

Không nên viết toàn bộ nội dung bằng chữ in hoa sẽ làm cho người đọc cảm thấy khó chụi. Đồng thời cỡ chữ và màu sắc phải thống nhất tạo một nội dung có bố cục chặt chẽ.

9. Thiết lập thời gian cụ thể

Trong quá trình trao đổi công việc hãy cho khách hàng biết thời gian bạn có thể giải quyết xong công việc. Đừng bao giờ để khách hàng đợi trong vô vọng.