14 Tuyệt Chiêu Viết Email Chăm Sóc Khách Hàng New 2021

Email chăm sóc khách hàng

Tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng là đều mà các doanh nghiệp hướng đến để triển khai chiến dịch email marketing của mình. Vậy sử dụng email marketing thể nào để chăm sóc tốt khách hàng tạo sự chú thích thú, thu hút và thể hiện được sự tận tâm của doanh nghiệp hướng đến khách hàng?

Chúng ta cùng xem một số mẫu email marketing chăm sóc khách hàng để tiến hành triển khai cho doanh nghiệp của mình nhé.

1. Viết email chăm sóc khách hàng

1. Trả lời nhanh chóng

Trong quá trình làm việc hay trong cuộc sống không ai thích chờ đợi cả và nhất là khách hàng các doanh nghiệp phải lam cho họ cảm thấy tuyệt vời nhất. Trong thời buổi công nghệ hiện nay, email được sủ dụng rộng rãi trong giao tiếp với khách hàng. Khi phản hồi một email nhanh chóng sẽ khiến khách hàng cảm thấy vui vẻ hơn, trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Thời gian trung bình để trả lời email ít nhất là từ một đến nửa ngày làm việc. Nhưng các bạn nên cố gắng trả lời sớm nhất có thể.

2. Sử dụng ngôn từ lịch sự, dễ hiểu

Khi giao tiếp với khách hàng tránh sử dụng các từ ngữ phức tạp khó hiểu. Thay vào đó sử đụng các từ ngữ đơn giản dể hiểu, quan tâm lịch sự giải quyết các vấn đề của khách hàng. Có một số công ty doanh nghiệp thường xuyên phàn nàn khách hàng khó chiều sử dụng các từ ngữ khó nghe, có thể là chưởi khách  làm khách hàng trở nên khó chụi. Thường là 80% khách hàng mới từ khách hàng cũ của bạn nên hãy chăm sóc họ bằng ngôn từ nhé.

3. Sử dụng dòng tiêu đề chứa thông tin:

Khi gởi email đến với khách hàng cần sử dụng tiêu đề ngắn gọn tập trung vào nội dung gửi đến khách hàng. Trong quá trình làm việc đôi khi đọc tiêu đề có thể giúp khách hàng có thể đọc tiếp email đó hay không. Tiêu đề ngắn gọn giúp người dùng tiết kiệm thời gian sử lý công việc hiệu quả hơn.

Tiêu đề email

Tiêu đề email

4. Sử dụng tên cho lời chào hỏi thân mật

Email giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng mang khách hàng đến với gần doanh nghiệp. Không nên sử dụng các từ chung chung như: “Quý khách hàng”, “Khách hàng” hoặc “Bạn” để chào hỏi ở đầu email những từ ngữ này rất xa lạ. Thay vào đó hãy sử dụng tên chính xác của khách hàng đề

Thay vào đó, nếu bạn biết chính xác tên của khách hàng đó hãy gọi thẳng tên họ trong mail. Ví dụ như: “Chào anh XXX”.

5. Gửi lời cảm ơn chân thành đến với khách hàng

Khi có khách hàng phàn nàn về sản phẩm dịch vụ hãy lắng nghe sự góp ý của họ và cải tiến sản phẩm. Đừng tranh cãi với khách hàng vì họ luôn đúng. Thay vào đó hãy đặt mình vào vị trí khách hàng hảy gửi lời cám ơn chân thành đến với khách hàng vì những ý kiến của họ sẽ làm sản phẩm và dịch vụ doanh nghệp của bạn hoàn thiện hơn.

6. Đồng cảm với khách hàng

Trong quá trình giao tiếp hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng đề cảm thông những vấn đề của họ. Đóng vai trò lào doanh nghiệp hãy giải đáp tất cả các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm. Điều này giúp bạn dễ dàng kết nối với khách hàng, đưa ra giải pháp mà họ mong muốn và cải thiện hình ảnh thương hiệu của công ty bạn.

7. Nội dung email

Trong nội dung của email nên sử dụng các câu ngắn chia thành các đoạn để có bố cục rõ ràng ngoài ra có thể in đậm từ quan trọng để người đọc dễ dàng xác định được từ khóa. Những đều nhỏ nhặt này thể hiện sự tinh tế chuyên nghiệp của bạn.

Không nên viết toàn bộ nội dung bằng chữ in hoa sẽ làm cho người đọc cảm thấy khó chụi. Đồng thời cỡ chữ và màu sắc phải thống nhất tạo một nội dung có bố cục chặt chẽ.

9. Thiết lập thời gian cụ thể

Trong quá trình trao đổi công việc hãy cho khách hàng biết thời gian bạn có thể giải quyết xong công việc. Đừng bao giờ để khách hàng đợi trong vô vọng.

12. Cung cấp tên người liên hệ

Có một chữ ký và ảnh đại diện cuối email. Chữ ký bao gồm họ tên số điện thoại, chức vụ. Để khách hàng liên hệ khi cần thiết. Khi bạn có một chữ ký chuyên nghiệp sẽ giúp khách hàng có thiện cảm hơn với bạn.

Chữ ký email đẹp

Chữ ký email đẹp

13. Gọi trực tiếp để nhắc khách hàng check mail

Hiện nay có rất email email spam quảng cáo. Người dùng rất khó chụi đối với email này. Từ đó họ thường xuyên có thói quen không check mail. Đối với những email quan trong như báo giá hay hợp đồng lao động nhân viên tư vấn sau khi gởi mail có thể gọi điện thoại cho khách hàng để check email. Nội dung sẽ tiếp cận đến khách hàng dễ dàng hơn.

14. Kiểm tra ngữ pháp và lỗi chính tả

Email giao tiếp với khách hàng không chỉ đại diện cho cá nhân bạn mà còn đại diện cho cả doanh nghiệp. Không khách hàng nào muốn làm việc với khách hàng cẩu thả không chuyên nghiệp. Khi nhận được email đầy lỗi chính tả sẽ khiến cho người dùng rất khó chụi. Đối với khách hàng kho tính thì thôi coi như bạn mât đi một khách hàng. Bạn đâu muốn vuột mất 1 khách hàng nào chỉ vì 1 lỗi chính tả ngớ ngẩn đâu chứ?

2. Mẫu email chăm sóc khách hàng

Thân chào [Tên Khách hàng],

Chào mừng quý khách đăng ký thành công dịch vụ email doanh nghiệp với 3.000 User được vận hành bởi MM Group

Đây chính là gói email doanh nghiệp Google Workspace Standard với tính năng lưu trữ giao tiếp doanh nghiệp vượt trội.

Với Google Workspace Standard dành cho doanh nghiệp:

  • Email theo tên miền doanh nghiệp.
  • Cuộc họp video có 150 người tham gia + tính năng ghi âm
  • 2 TB bộ nhớ trên đám mây cho mỗi người dùng
  • Các tùy chọn kiểm soát bảo mật và quản lý
  • Dịch vụ hỗ trợ thông thường (nâng cấp có trả phí lên gói Hỗ trợ nâng cao.

Để hiểu thêm về MM Group và những tính năng đặc biệt dành cho doanh nghiệp, mời các bạn truy cập bộ tài liệu Hướng dẫn sử dụng của chúng tôi tại đây,

Chúng tôi rất vui lòng được giải đáp mọi thắc mắc của bạn về sản phẩm tại fanpage MM Group.

Trân trọng cảm ơn!

Chúc các bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *