Từ giảng đường, doanh nghiệp cho đến cuộc sống cá nhân, làm việc nhóm luôn được xem là một kỹ năng thiết yếu.
Riêng đối với doanh nghiệp, nghiên cứu được thực hiện bởi Harvard Business Review gần đây thậm chí còn xác nhận có hơn 75% công việc trong các tổ chức đều được thực hiện thông qua các nhóm làm việc.
Vậy thì, kỹ năng làm việc nhóm là gì? Trong doanh nghiệp, kỹ năng làm việc nhóm đóng vai trò ra sao và làm cách nào để cải thiện?
Cùng tìm hiểu.
1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm là một tập hợp các kỹ năng cần thiết để hợp tác, giao tiếp và phối hợp hiệu quả với các thành viên trong một nhóm nhằm đạt được các mục tiêu chung.
Một số kỹ năng cần thiết để làm việc nhóm hiệu quả gồm khả năng lắng nghe, thể hiện ý kiến một cách rõ ràng và tôn trọng quan điểm của người khác. Bên cạnh đó, kỹ năng giải quyết xung đột, đưa ra quyết định dựa trên sự thảo luận và có trách nhiệm với công việc được giao cũng cực kỳ quan trọng.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm trong doanh nghiệp hiện đại
Các kỹ năng làm việc nhóm không chỉ giúp thành viên trong nhóm hoàn thành tốt công việc của mình mà còn mang lại nhiều lợi ích khác cho tổ chức. Theo McKinsey, doanh nghiệp có các nhóm làm việc “ăn ý” thường đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn từ 20% đến 50% so với những doanh nghiệp khác.
2.1 Rèn luyện sự kỷ luật
Trước hết, làm việc nhóm giúp rèn luyện tính kỷ luật cho từng cá nhân.
Bởi lẽ, mỗi thành viên bắt buộc phải tuân thủ các quy tắc và quy trình làm việc chung. Chúng có thể được thống nhất bởi nhóm làm việc và/hoặc dựa trên quy định của doanh nghiệp.
Đồng thời, không chỉ chịu trách nhiệm với nhiệm vụ cá nhân, họ còn phải hoàn thành nhiệm vụ chung của cả nhóm. Điều này giúp xây dựng ý thức trách nhiệm, tinh thần tự giác và tính kỷ luật cho cả tập thể.
2.2 Thúc đẩy sáng tạo và đổi mới
Hơn nữa, sự đa dạng về kinh nghiệm, chuyên môn, kỹ năng cũng như góc nhìn của các thành viên còn tạo điều kiện để thúc đẩy sáng tạo, đổi mới trong doanh nghiệp.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi của thị trường. Từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh.
Ví dụ, khi marketer, kỹ sư và sales cùng thảo luận, chắc chắn sẽ có những góc nhìn khác nhau.
2.3 Nâng cao hiệu suất công việc
Không chỉ vậy, kỹ năng làm việc nhóm còn giúp nâng cao hiệu suất công việc.
Bởi khi các thành viên phối hợp nhịp nhàng, kết quả công việc chắc chắn sẽ chất lượng hơn khi làm việc độc lập.
Song song đó, sự phân công rạch ròi kèm những sự hỗ trợ khi cần thiết còn giúp các thành viên trong nhóm giảm sai sót, tránh chồng chéo nhiệm vụ.
2.4 Tăng cường giao tiếp và cộng tác
Bên cạnh đó, làm việc nhóm còn tăng cường giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên.
Thông qua các cuộc thảo luận, tất cả có cơ hội hiểu về nhau và hiểu về công việc sâu sắc hơn. Từ đây, sự gắn kết và tin tưởng trong tập thể cũng dần được tăng cường. Thậm chí đây còn là cách để tạo động lực để cả tập thể cùng nỗ lực vì mục tiêu chung.
2.5 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực
Môi trường làm việc tích cực và năng động cũng chính là kết quả khi tập thể có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.
Bởi khi các thành viên trong nhóm phải thường xuyên tương tác, chia sẻ thông tin và hợp tác với nhau, cảm giác gắn kết và tin tưởng chắc chắn cũng được cải thiện. Từ đây, họ có thể học hỏi lẫn nhau, hỗ trợ và thậm chí là khích lệ nhau.
Đây cũng chính là một trong những yếu tố then chốt góp phần xây dựng nên văn hóa doanh nghiệp.
3. Những khó khăn khi làm việc nhóm trong doanh nghiệp và cách giải quyết
Trong thực tế, không phải lúc nào quá trình làm việc nhóm cũng diễn ra suôn sẻ. Nhiều khó khăn và thách thức thường nảy sinh, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung. Dưới đây là những khó khăn thường gặp và cách nhiều doanh nghiệp tháo gỡ chúng.
3.1 Đặt cái tôi quá cao
Một trong những vấn đề thường gặp là việc các thành viên đặt “cái tôi” quá cao. Thay vì hướng tới lợi ích chung của nhóm, họ lại quá chú trọng vào quan điểm lẫn lợi ích cá nhân.
Để giải quyết, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình lẫn văn hóa làm việc nhóm rõ ràng. Trong đó, mọi thành viên đều cần phải xác định rõ nhiệm vụ của mình và đặt lợi ích chung lên hàng đầu.
3.2 Thiếu giao tiếp và cộng tác
Tình trạng thiếu giao tiếp và cộng tác cũng là một trở ngại lớn trong hầu hết các doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập.
Việc không hoặc ít chia sẻ thông tin và ý kiến dễ dẫn đến xung đột trong nội bộ. Mặt khác, điều này cũng dễ khiến các thông tin và ý kiến quan trọng dễ bị bỏ qua.
Để giải quyết, doanh nghiệp cần khuyến khích văn hóa chia sẻ và tăng cường các kênh giao tiếp giữa. Đặc biệt, việc tận dụng sức mạnh của các công cụ hỗ trợ giao tiếp và cộng tác cũng cần triển khai càng sớm càng tốt.
3.3 Sự khác biệt về quan điểm
Khác biệt về quan điểm cũng là một thách thức không nhỏ. Mà thông thường, khác biệt về kinh nghiệm và cách tiếp cận công việc dễ dẫn đến mâu thuẫn, bất đồng nhất.
Để giải quyết, xây dựng quy trình ra quyết định và tôn trọng ý kiến tập thể là nên làm. Các hoạt động giúp tăng cường sự gắn như như Teambuilding hoặc Open Sharing cũng cần sớm triển khai.
3.4 Thiếu sự tin tưởng lẫn nhau
Vấn đề thiếu sự tin tưởng lẫn nhau cũng là một trở ngại đáng kể. Khi các thành viên không thể tin tưởng và thấu hiểu nhau, họ khó có thể cộng tác một cách hiệu quả. Điều này ảnh hưởng đến sự gắn kết và tinh thần làm việc của nhóm.
Để xây dựng sự tin tưởng, các doanh nghiệp nên tổ chức các hoạt động gắn kết nhóm, khuyến khích chia sẻ và lắng nghe. Hơn nữa, cũng không nên xem nhẹ việc công nhận và tôn vinh những đóng góp của các thành viên.
3.5 Phân chia công việc không rõ ràng
Việc phân chia công việc không rõ ràng cũng là một thách thức thật sự. Sự phân công và chia sẻ công việc không hợp lý có thể dẫn đến tình trạng công việc bị chồng chéo hoặc bị bỏ sót. Thậm chí kéo theo sau là sự sa sút tinh thần của cả tập thể.
Để giải quyết vấn, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống phân công công việc rõ ràng. Thậm chí là thực hiện định kỳ rà soát, điều chỉnh để đảm bảo công việc được chia sẻ một cách hợp lý.
3.6 Khó quản lý thời gian và tiến độ công việc
Cuối cùng, vấn đề quản lý thời gian và tiến độ công việc cũng không phải là điều dễ dàng. Việc đảm bảo mọi thành viên hoàn thành công việc trong thời hạn đề ra là một thách thức lớn.
Để giải quyết, doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình quản lý dự án rõ ràng. Tốt hơn hết là đưa các ứng dụng quản lý công việc vào bộ máy để dễ dàng phân công và theo dõi theo thời gian thực.
4. Các kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả trong doanh nghiệp
Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng cần có để làm việc nhóm hiệu quả trong doanh nghiệp.
4.1 Kỹ năng giao tiếp
Trước hết, giao tiếp là một kỹ năng nền tảng khi làm việc nhóm. Các thành viên cần biết cách trình bày ý tưởng, thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục.
Họ cũng cần phải biết cách lắng nghe tích cực, đặt câu hỏi để hiểu rõ quan điểm của mọi người. Khi giao tiếp tốt, các thành viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin, hợp tác và đưa ra các quyết định đúng đắn.
4.2 Kỹ năng thuyết phục
Bên cạnh đó, kỹ năng đàm phán, thuyết phục cũng đóng vai trò then chốt. Các thành viên cần biết cách đưa ra lập luận một cách logic để thuyết phục mọi người chấp nhận ý tưởng của mình.
Điều này không chỉ giúp đạt được sự đồng thuận trong nhóm mà còn tạo ra sự cam kết cho tập thể.
4.3 Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch cũng không kém phần quan trọng. Các thành viên cần xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ và lịch trình cụ thể. Quá trình này không chỉ dừng lại ở kế hoạch cá nhân mà còn cần chú trọng vào việc lập kế hoạch cho cả nhóm. Mà trong đó, kế hoạch ngắn hay dài hạn phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể.
Việc có kế hoạch rõ ràng sẽ giúp nhóm hoạt động một cách có hệ thống, có lộ trình cụ thể để đạt mục tiêu đề ra.
4.4 Kỹ năng tư duy phản biện
Tư duy phản biện cũng là một kỹ năng quan trọng. Các thành viên cần biết cách nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ, đề xuất các ý tưởng, giải pháp mới mẻ và sáng tạo.
Việc phát triển kỹ năng tư duy phản biện không chỉ tránh được suy nghĩ phiến diện mà còn giúp nhóm tìm ra các giải pháp tối ưu hơn cho công việc.
4.5 Kỹ năng tổ chức và lãnh đạo
Tổ chức và lãnh đạo tốt giúp tăng sự đoàn kết, phối hợp trong mọi hoạt động nhóm.
Người có kỹ năng tổ chức và lãnh đạo tốt cần phần công công việc rõ ràng cho thành viên. Họ cũng cần tạo động lực và tinh thần cho nhóm, khuyến khích hoàn thành nhiệm vụ.
Ngoài ra, người tổ chức tốt còn cần giám sát tiến độ và đưa ra điều chỉnh kịp thời.
4.6 Kỹ năng giải quyết xung đột
Cuối cùng, giải quyết xung đột cũng là kỹ năng cần thiết trong làm việc nhóm. Các thành viên cần tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của xung đột, lắng nghe ý kiến các bên liên quan và đề xuất các giải pháp cân bằng lợi ích của các bên.
Trong bất kỳ một tập thể nào, đây cũng là một kỹ năng không thể phớt lờ. Nó đóng vai trò đáng kể trong việc cải thiện tinh thần đoàn kết và hợp tác trong nhóm, tránh ảnh hưởng đến năng suất chung.
5. Gợi ý các công cụ giúp nâng cao hiệu suất làm việc nhóm
Sử dụng công cụ và phần mềm chính là giải pháp thiết thực để tối ưu hóa hiệu suất của các nhóm làm việc. Tham khảo chi tiết bên dưới.
5.1 Công cụ giao tiếp
Các công cụ giao tiếp cho phép thành viên trong nhóm trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin, tìm ra đáp án cho vấn đề một cách nhanh chóng.
Thông qua đó, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng cập nhật tiến độ công việc, giải quyết vấn đề kịp thời và tiếp nhận thông tin một cách đầy đủ.
Dưới đây là một số công cụ giao tiếp phổ biến trong doanh nghiệp:
- Email: Gmail, Outlook, Zoho Mail
- Ứng dụng nhắn tin: Google Chat, Slack, Zoho Cliq, Viber, Zalo
- Phần mềm họp trực tuyến: Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Zoho Meeting
5.2 Công cụ cộng tác
Các ứng dụng hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực cũng không kém phần quan trọng.
Hầu hết trong số chúng đều cho phép đồng chỉnh sửa, chi chú, trao đổi trực tiếp trên tài liệu theo thời gian thực. Thậm chí bạn còn có thể theo dõi chính xác ai đã thay đổi những gì và vào lúc nào trên tài liệu.
Dưới đây là một số công cụ giao tiếp phổ biến trong doanh nghiệp:
- Công cụ soạn thảo: Google Docs, Microsoft Word 365, Zoho Writer
- Công cụ xử lý bảng tính: Google Sheets, Microsoft Excel 365, Zoho Sheet
- Công cụ tạo bài thuyết trình: Google Slides, Microsoft PowerPoint 365, Zoho Show
- Công cụ họp trực tuyến: Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, Zoho Meeting
- Công cụ hỗ trợ ghi chú, phác thảo: Microsoft OneNote, Evernote, Google Keep, Notion
5.3 Công cụ quản lý dự án
Các phần mềm quản lý dự án giúp theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ, đặt deadline và quản lý tài liệu một cách hiệu quả.
Nhờ vậy, các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng nắm bắt tình hình công việc chung. Từ đó có phương án hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng hạn.
Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án trong doanh nghiệp:
- Microsoft Project
- Zoho Projects
- Trello
- Asana
5.4 Các nền tảng chia sẻ và lưu trữ tài liệu
Các dịch vụ lưu trữ đám mây giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và truy cập tập tin dự án mọi lúc mọi nơi.
Chính vì vậy, họ có thể làm việc nhóm hiệu quả hơn với kho tài liệu chung được chia sẻ, tránh nhầm lẫn và thất thoát dữ liệu.
Dưới đây là một số dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến trong doanh nghiệp:
- Microsoft OneDrive
- Google Drive
- Zoho WorkDrive
- Dropbox
6. Lưu ý khi chọn công cụ làm việc nhóm cho doanh nghiệp
Chọn đúng công cụ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu suất. Tuy nhiên, với sự đa dạng của các giải pháp, dưới đây là một số điểm cần lưu ý.
- Xác định rõ nhu cầu: Hiểu rõ tính năng và yêu cầu cần thiết cho từng nhóm làm việc.
- Đánh giá công cụ: So sánh, đánh giá các công cụ, xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu.
- Đảm bảo khả năng tích hợp: Chọn công cụ có thể tích hợp với các hệ thống khác sử dụng.
- Trải nghiệm trước: Thử nghiệm, kiểm tra tính năng, tính dễ sử dụng trước khi ra quyết định.
- Chọn nhà cung cấp uy tín: Đảm bảo chọn đúng nhà cung cấp uy tín được hãng ủy quyền.
7. Các công cụ làm việc nhóm do Mat Ma Technology cung cấp
Công cụ hỗ trợ làm việc nhóm là một phần trong hệ sinh thái ứng dụng doanh nghiệp mà Mat Ma Technology đang cung cấp.
Là đối tác của Microsoft, Google và Zoho, chúng tôi có đầy đủ công cụ hỗ trợ làm việc nhóm. Bao gồm từ công cụ giao tiếp, cộng tác cho đến quản lý dự án. Các dịch vụ lưu trữ đám mây cũng được chúng tôi cung cấp và hỗ trợ sử dụng hiệu quả.
Trong đó, “bộ ba” giải pháp gồm Google Workspace, Microsoft 365 và Zoho Workplace là những lựa chọn hàng đầu mà Mat Ma Technology khuyến nghị khách hàng nên xem xét.
Liên hệ Mat Ma Technology để được tư vấn chi tiết nhất!
8. Một số câu hỏi thường gặp về kỹ năng làm việc nhóm
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về kỹ năng làm việc nhóm.
8.1 Nên lựa chọn công cụ quản lý dự án nào?
Nên chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách. Tham khảo Microsoft Project hoặc Zoho Projects.
8.2 Hạn chế của công cụ quản lý dự án là gì?
Hạn chế chung của công cụ quản lý dự án là dữ liệu phụ thuộc vào công cụ. Tức là, không thể chuyển dữ liệu khi thay đổi công cụ quản lý dự án.
8.3 Kỹ năng làm việc nhóm nào quan trọng nhất?
Tùy theo tình huống cụ thể. Tuy nhiên, giao tiếp hiệu quả thường được xem là kỹ năng làm việc nhóm được ưu tiên nhất.
8.4 Làm sao để đánh giá hiệu quả làm việc nhóm?
Dựa vào tiến độ, mức độ hoàn thành và kết quả so với mục tiêu đề ra.
8.5 Làm sao để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm?
Cần tự rèn luyện, học hỏi, hợp tác và giao tiếp cởi mở.
8.6 Làm sao để xử lý xung đột trong nhóm làm việc?
Cần lắng nghe, khuyến khích giao tiếp và đặt mục tiêu chung lên hàng đầu.
8.7 Nhà tuyển dụng có chú trọng kỹ năng làm việc nhóm không?
Có. Theo LinkedIn, 80% nhà tuyển dụng đánh giá cao kỹ năng làm việc nhóm.
9. Kết
Trong bài viết, chúng tôi đã làm rõ kỹ năng làm việc nhóm là gì, tầm quan trọng, thách thức và cách cải thiện.
Nhìn chung, kỹ năng làm việc nhóm là yếu tố then chốt tạo nên thành công cho doanh nghiệp.
Để xây dựng và duy trì nhóm làm việc hiệu quả, các doanh nghiệp cần phát triển những kỹ năng cốt lõi như giao tiếp, phối hợp, giải quyết vấn đề, quản lý xung đột. Đồng thời, việc lựa chọn đúng công cụ hỗ trợ làm việc nhóm cũng cần được chú trọng.
Hy vọng rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích.
