Sau 7 năm ra mắt, Zoho One hiện bao gồm hơn 45 ứng dụng và chinh phục hơn 50 nghìn doanh nghiệp trên toàn cầu. Riêng tại Việt Nam, Zoho cũng ghi nhận mức tăng trưởng ấn tượng, lên đến 45%.
Bạn có đang quản lý cùng lúc nhiều ứng dụng kinh doanh? Bạn chuyển đổi qua lại liên tục giữa các ứng dụng? Thậm chí có những ứng dụng được tải xuống nhưng lâu dần, bạn quên mất sự tồn tại của chúng? Chưa kể đến những vấn đề như dữ liệu bị thất thoát, sai lệch do phải chuyển từ ứng dụng này qua ứng dụng khác? Zoho One, một bộ ứng dụng All in One, sinh ra là để giải quyết tất cả những vấn đề đó? Và tháo gỡ nhiều bài toán khác của doanh nghiệp.
Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu tất tần tật mọi thông tin về Zoho One.
1. Tổng quan về Zoho One
Trong thời đại công nghệ số, ngày càng có nhiều công cụ và phần mềm được cho ra đời. Điều này vô hình trung khiến cho việc tìm ứng dụng phù hợp với doanh nghiệp trở nên khó nhằn hơi. Đôi khi còn khiến bạn nản lòng. Tuy nhiên, đó chỉ là vấn đề của quá khứ, khi doanh nghiệp chưa biết đến bộ ứng dụng Zoho One.
1.1 Zoho One là gì?
Zoho One là trọn gói bộ phần mềm kinh doanh toàn diện dành cho doanh nghiệp, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý và tăng cường các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
Zoho liên tục làm mới các tính năng và bổ sung ứng dụng vào Zoho One. Đến nay, One đã có hơn 45 ứng dụng phục vụ cho mọi quy trình trong doanh nghiệp. Bao gồm từ ứng dụng kinh doanh, giao tiếp, cộng tác, marketing, quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), quản lý dự án, quản lý email, quản lý nhân sự, quản lý tài chính,…
Các ứng dụng này được tích hợp trong một gói duy nhất, với mức chi phí cạnh tranh.
1.2 Zoho One là sản phẩm của công ty nào?
“Cha đẻ” của Zoho One là Zoho Corporation, một công ty công nghệ đa quốc gia có trụ sở chính tại Chennai, Ấn Độ.
Được thành lập vào năm 1996 bởi Sridhar Vembu, công ty tập trung vào việc cung cấp các sản phẩm phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) trên nền tảng đám mây.
Cho đến nay, Zoho Corp hiện có hơn 55 sản phẩm khác nhau. Bao gồm từ các ứng dụng quản lý tài khoản khách hàng (CRM), quản lý dự án, hỗ trợ khách hàng, quản lý email, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự và hơn thế nữa.
Có thể nói Zoho One là một gói dịch vụ bao gồm “trọn gói” các ứng dụng điển hình nhất dành cho doanh nghiệp của Zoho Corp .
1.3 Zoho One ra đời khi nào?
Zoho One được ra mắt vào ngày 25 tháng 7 năm 2017. Đây là thời điểm Zoho Corporation giới thiệu gói sản phẩm toàn diện này để cung cấp một giải pháp đa dạng cho doanh nghiệp và khách hàng của họ. Kể từ đó, Zoho One đã trở thành một trong những sản phẩm nổi tiếng và phổ biến nhất của Zoho Corp.
Năm 2022, tức 5 năm sau khi bộ ứng dụng này có mặt trên thị trường, Zoho đã công bố một loạt các số liệu cực ấn tượng.
Theo đó, có đến 50.000 doanh nghiệp tại hơn 160 quốc gia trên thế giới đang vận hành trên nền tảng này. Riêng tại nước ta, Zoho ghi nhận mức tăng trưởng 45% so với 6 năm về trước. Tính riêng trong hai năm gần nhất, nền tảng này đã tăng trưởng 150% trên toàn cầu, trong đó 37,5% là những khách hàng mới đến từ nhóm doanh nghiệp vừa và lớn.
2. Các ứng dụng được tích hợp trong Zoho One
Không dừng lại ở sự đa dạng, các ứng dụng trong Zoho One còn được tích hợp tốt với nhau, cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất.
Trong đó, hãng chia các ứng dụng trong bộ giải pháp thành nhiều nhóm khác nhau. Bao gồm nhóm kinh doanh, nhóm tiếp thị, nhóm hỗ trợ khách hàng, bộ công cụ văn phòng, v.v. Xem chi tiết bên dưới.
2.1 Ứng dụng kinh doanh
Dưới đây là các ứng dụng phục vụ chính cho bộ phận kinh doanh trong doanh nghiệp.
Zoho CRM: Là hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) trên nền tảng đám mây. Các tính năng chính gồm quản lý thông tin khách hàng, theo dõi tương tác, quản lý bán hàng, thiết lập quy trình kinh doanh.
Zoho Books: Là phần mềm quản lý tài chính và kinh doanh. Các tính năng chính gồm tạo và quản lý hóa đơn, theo dõi thu chi, quản lý tài sản và tạo báo cáo tài chính.
Zoho Analytics: Là công cụ phân tích dữ liệu và tạo báo cáo. Các tính năng chính gồm tạo các báo cáo tùy chỉnh, biểu đồ và trực quan hóa dữ liệu để đưa ra quyết định dựa trên thông tin.
Zoho SalesIQ: Là ứng dụng giao tiếp trực tiếp với khách hàng trên website. Các tính năng chính gồm chat trực tiếp, theo dõi người dùng trên trang web và phân tích hành vi khách hàng.
Zoho Inventory: Là ứng dụng quản lý và theo dõi kho hàng. Các tính năng chính gồm kiểm soát việc nhập xuất hàng hóa, quản lý số lượng hàng tồn kho và tối ưu hóa quy trình vận chuyển.
Zoho Sign: Là một ứng dụng ký điện tử. Tính năng chính là cho phép tạo, gửi và quản lý các tài liệu được ký điện tử để tiết kiệm thời gian và giấy tờ.
2.2 Ứng dụng tiếp thị – quảng cáo
Dưới đây là các ứng dụng phục vụ chính cho bộ phận tiếp thị – quảng cáo trong doanh nghiệp.
Zoho Campaigns: Là một ứng dụng quản lý và thực hiện chiến dịch email marketing. Các tính năng chính gồm tạo, gửi, theo dõi chiến dịch email marketing, quản lý danh sách khách hàng, phân tích kết quả chiến dịch.
Zoho Social: Là ứng dụng quản lý tất cả các trang mạng xã hội điển hình. Các tính năng chính gồm lập lịch đăng bài, quản lý phản hồi từ khách hàng, theo dõi hiệu quả các bài đăng và chiến dịch quảng cáo.
Zoho Survey: Là công cụ tạo khảo sát trực tuyến. Tính năng chính là cho phép bạn tạo các câu hỏi và biểu mẫu để thu thập ý kiến từ khách hàng.
Zoho PageSense: Là ứng dụng tối ưu hóa trang web. Tính năng chính là theo dõi và phân tích hành vi người dùng trên trang web của doanh nghiệp.
Zoho Backstage: Là một ứng dụng quản lý sự kiện. Các tính năng chính gồm tạo trang web sự kiện, quản lý đăng ký quản lý tham dự và tương tác với khách hàng trong suốt quá trình sự kiện.
Zoho Commerce: Là ứng dụng tạo website thương mại điện tử, cho phép tạo website để theo dõi đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, xử lý thanh toán, quản lý vận chuyển và phân tích dữ liệu.
2.3 Ứng dụng giao tiếp và cộng tác
Dưới đây là các ứng dụng giúp tăng cường giao tiếp, trao đổi thông tin và cộng tác trong doanh nghiệp.
Zoho Mail: Là nền tảng email doanh nghiệp phổ biến. Các tính năng nổi bật gồm bảo mật email, hạn chế thư rác, thu hồi email, truy cập ngoại tuyến, dung lượng lưu trữ lớn, tích hợp với Zoho Calendar.
Zoho Cliq: Hay còn gọi là ứng dụng Zoho Chat. Là ứng dụng tin nhắn và giao tiếp nội bộ trong tổ chức. Các tính năng nổi bật gồm gửi tin nhắn, tạo nhóm, chia sẻ tệp và tương tác trực tiếp với đồng nghiệp.
Zoho Meeting (hoặc Zoho Webinar): Là ứng dụng họp trực tuyến. Tính năng chính là cho phép bạn tổ chức cuộc họp và tương tác trực tiếp với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác.
Zoho Connect: Là ứng dụng mạng xã hội nội bộ, giúp xây dựng một môi trường giao tiếp và chia sẻ thông tin trong tổ chức. Các tính năng nổi bật gồm các nhóm làm việc, chia sẻ bài viết, tạo bảng tin và tương tác với đồng nghiệp.
Zoho Desk: Là ứng dụng hỗ trợ khách hàng, giúp quản lý và giải quyết các yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng. Các tính năng nổi bật gồm tạo phiếu hỗ trợ, giao nhiệm vụ cho nhân viên, theo dõi tiến trình và tương tác với khách hàng.
Zoho Projects: Là ứng dụng quản lý dự án, cho phép bạn lập kế hoạch, theo dõi và quản lý quy trình công việc. Tính năng chính là tạo các công việc, giao nhiệm vụ cho thành viên, theo dõi tiến độ.
Giao diện của Zoho Projects trong Zoho One
2.4 Ứng dụng văn phòng
Dưới đây là các ứng dụng văn phòng, có nhiệm vụ gần tương tự như bộ Office quen thuộc.
Zoho Writer: Là ứng dụng soạn thảo văn bản trực tuyến. Các tính năng chính gồm soạn thảo, chỉnh sửa, chia sẻ và đồng chỉnh sửa.
Zoho Sheet: Là ứng dụng bảng tính trực tuyến. Tính năng chính là cho phép tạo, quản lý và tính toán trên bảng tính.
Zoho Show: Là ứng dụng tạo và trình chiếu bài thuyết trình trực tuyến. Tính năng chính là cho phép tạo, chỉnh sửa và trình chiếu bài thuyết trình chuyên nghiệp.
Zoho Notebook: Là một ứng dụng ghi chú và quản lý thông tin. Tính năng chính là cho phép tạo và tổ chức ghi chú, danh sách công việc, hình ảnh và tệp tin.
Zoho WorkDrive: Là nền tảng quản lý dữ liệu, tài liệu, hình ảnh… cho phép quản lý, lưu trữ và sắp xếp dữ liệu một cách an toàn.
2.5 Ứng dụng quản lý tài chính
Trong khâu quản lý doanh nghiệp, quản lý tài chính là bước quan trọng. Dưới đây là các ứng dụng hỗ trợ quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Zoho Books: Là phần mềm quản lý tài chính và kinh doanh. Các tính năng chính gồm tạo và quản lý hóa đơn, theo dõi thu chi, quản lý tài sản và tạo báo cáo tài chính.
Zoho Invoice: Là công cụ lập hóa đơn, gửi lời nhắc thanh toán, theo dõi chi phí, thường được sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Zoho Expense: Là ứng dụng báo cáo chi phí trực tuyến, ghi lại tất cả các chi phí kinh doanh của tổ chức và thiết lập thành bảng báo cáo cụ thể.
Zoho CheckOut: Là công cụ thiết lập các khoản thanh toán tùy chỉnh, gồm các chế độ thanh toán một lần hoặc thanh toán theo định kỳ.
Zoho Expense: Là ứng dụng quản lý chi phí, cho phép tạo và gửi yêu cầu đền bù, theo dõi chi phí, quản lý chính sách và tạo báo cáo chi phí.
Zoho Subscriptions: Là ứng dụng quản lý đăng ký và thanh toán định kỳ. Các tính năng chính gồm tạo và quản lý các gói dịch vụ, theo dõi việc thanh toán và quản lý hồ sơ khách hàng.
2.6 Ứng dụng quản lý nhân sự
Dưới đây là các ứng dụng hỗ trợ quản lý và tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp.
Zoho People: Là một ứng dụng quản lý nhân sự. Các tính năng nổi bật gồm quản lý thông tin nhân viên, quản lý thời gian làm việc, theo dõi chấm công, quản lý đánh giá hiệu suất, xử lý đơn nghỉ phép.
Zoho Recruit: Là một ứng dụng quản lý tuyển dụng từ đăng tuyển đến lựa chọn ứng viên. Các tính năng nổi bật gồm quản lý các vị trí tuyển dụng, thu thập thông tin ứng viên, lên lịch phỏng vấn, theo dõi tiến trình tuyển dụng và tạo báo cáo liên quan.
2.7 Ứng dụng hỗ trợ khách hàng
Dưới đây là các ứng dụng hỗ trợ khách hàng trong doanh nghiệp.
Zoho Desk: Là nền tảng quản lý dịch vụ khách hàng được thiết kế để giúp các doanh nghiệp xây dựng và quản lý trung tâm hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả. Tính năng chính là tạo và quản lý yêu cầu hỗ trợ qua các kênh như email, chat trực tuyến, mạng xã hội.
Zoho Assist: Là phần mềm điều khiển máy tính từ xa, cho phép truy cập và điều khiển máy tính từ xa từ bất kỳ đâu thông qua internet.
Zoho Lens: Là phần mềm dựa trên đám mây, với tính năng hỗ trợ từ xa theo thời gian thực bằng máy ảnh hoặc điện thoại thông minh.
2.8 Ứng dụng theo dõi quy trình kinh doanh
Dưới đây là các ứng dụng giúp thiết lập và theo dõi quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp.
Zoho Analytics: Là công cụ phân tích dữ liệu và tạo báo cáo. Các tính năng chính gồm tạo các báo cáo tùy chỉnh, biểu đồ và trực quan hóa dữ liệu để đưa ra quyết định dựa trên thông tin.
Zoho Creator: Là một nền tảng phát triển ứng dụng tùy chỉnh. Tính năng chính là cho phép doanh nghiệp tạo các ứng dụng kinh doanh tùy chỉnh mà không cần kiến thức lập trình.
Zoho Flow: Nền tảng tích hợp ứng dụng mà không cần chuyên môn về mã hóa. Thiết lập, thêm thao tác và xem toàn bộ workflow trên trình tạo.
2.9 Một số ứng dụng khác
Ngoài các ứng dụng chính kể, Zoho One còn bao gồm một số ứng dụng khác.
Zoho Contracts: Là phần mềm quản lý hợp đồng cho phòng pháp lý. Hỗ trợ các tính năng như soạn thảo hợp đồng, quản lý hợp đồng, phê duyệt, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng.
Zoho DataPrep: Là công cụ phân tích dữ liệu trực tuyến, cho phép người dùng trực quan, chuẩn hóa, làm sạch dữ liệu trước khi nhập vào các ứng dụng của Zoho.
Zoho Vault: Là trình quản lý mật khẩu và thông tin đăng nhập của doanh nghiệp. Nó cung cấp một nền tảng an toàn để lưu trữ, chia sẻ và quản lý mật khẩu của các tài khoản quan trọng.
Zoho Sprints: Là công cụ quản lý dự án trực tuyến theo phương pháp Agile, phục vụ cho các đội ngũ làm việc từ xa.
Zoho Learn: Là nền tảng quản lý kiến thức. Người dùng có thể sử dụng như một thư viện, ghi chép các kiến thức, lưu trữ các tài liệu tham khảo và chia sẻ cho nhau.
3. Những lợi thế chỉ có ở Zoho One
Xu hướng của nhiều doanh nghiệp hiện nay là chuyển đổi từ một những phần mềm rời rạc và chắp vá sang một giải pháp duy nhất. Zoho One chính là một giải pháp duy nhất, thay thế cho tất cả. Dưới đây là những lợi thế nổi bật.
3.1 Giải pháp tất cả trong một
Zoho One cung cấp một hệ sinh thái công cụ và ứng dụng toàn diện dành cho doanh nghiệp. Từ quản lý khách hàng, quản lý dự án, kế toán, marketing, quản lý nhân sự và nhiều hơn nữa. Được xem là một giải pháp doanh nghiệp.
Thay vì phải tích hợp và quản lý nhiều phần mềm riêng biệt, Zoho One giúp tạo ra một môi trường làm việc liền mạch, giúp tăng cường hiệu suất và tăng hiệu quả cho doanh nghiệp.
Mặt khác, việc chỉ sử dụng một hệ thống phần mềm duy nhất còn đảm bảo rằng dữ liệu không bị “phân mảnh”, luôn liền mạch và thống nhất.
3.2 Hiệu quả về chi phí
Zoho One đang được đánh giá là bộ ứng dụng có chi phí hợp lý nhất nhì trên thị trường. Mọi chi phí đều được công bố rõ ràng, không bao gồm chi phí ẩn.
Thay vì mua nhiều ứng dụng riêng lẻ, doanh nghiệp có thể đăng ký một nền tảng hợp nhất với mức phí hàng tháng hoặc hàng năm để tiết kiệm chi phí.
Chỉ với một lần đăng ký, doanh nghiệp đã có quyền truy cập vào toàn bộ ứng dụng tích hợp, loại bỏ chi phí phần mềm bổ sung hoặc tùy chỉnh tốn kém về sau.
3.3 Khả năng mở rộng và tùy chỉnh
Không có hai doanh nghiệp giống nhau. Và vì vậy, một hệ thống quá cứng nhắc rõ ràng sẽ có sự bất cập. Hiểu rõ điều đó, Zoho Corp thiết kế Zoho One một cách cực linh hoạt, cho phép mở rộng và tùy chỉnh dễ dàng.
Trong đó, bạn có thể thêm hoặc loại bỏ các ứng dụng theo yêu cầu. Đồng thời, có thể tùy chỉnh các ứng dụng để phù hợp với quy trình làm việc của doanh nghiệp.
Sự linh hoạt còn thể hiện trong mỗi ứng dụng. Chẳng hạn trong Zoho Books, dù vẫn có các mẫu hóa đơn tùy chỉnh nhưng bất kỳ khi nào, bạn cũng có thể tạo mới hoặc tùy chỉnh theo bộ nhận diện thương hiệu.
3.4 Tăng cường tự động hóa
Zoho One cung cấp các công cụ và tính năng tự động hóa để giảm thiểu công việc thủ công, giảm sự tham gia của con người và tăng cường hiệu quả.
Bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc, tiếp thị, bán hàng, quản lý dự án và quản lý khách hàng. Điều này giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tập trung vào công việc quan trọng hơn.
3.5 Tận dụng sức mạnh của AI
Với tất cả dữ liệu kinh doanh được tập trung, bạn có thể khai thác khả năng của trí tuệ nhân tạo để phân loại, phân tích dữ liệu, giúp bạn nhận ra các xu hướng, dự đoán và đưa ra quyết định dựa trên số hiệu.
Zoho liên tục cải tiến, bổ sung và thực hiện các thay đổi trên Zia, AI của riêng hãng.
4. Những bài toán của doanh nghiệp và cách Zoho One giải quyết
Zoho One được thiết kế để giải quyết nhiều bài toán của doanh nghiệp một cách toàn diện và đồng thời. Dưới đây là một số ví dụ về cách Zoho One có thể giải quyết nhiều bài toán khác nhau. Từ doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn, công ty khởi nghiệp cho đến các tổ chức phi lợi nhuận.
4.1 Bài toán số lượng và chi phí mua ứng dụng cho từng phòng ban
Doanh nghiệp thường sử dụng nhiều ứng dụng riêng lẻ cho từng phòng ban, dẫn đến:
- Chi phí cao cho việc mua và duy trì nhiều phần mềm
- Khó khăn trong việc quản lý các nhà cung cấp, hợp đồng và hóa đơn
- Thiếu khả năng tích hợp dữ liệu và quy trình làm việc giữa các phòng ban
Với Zoho One, doanh nghiệp có thể sở hữu một gói ứng dụng được tích hợp liền mạch với nhau, đáp ứng nhu cầu của mọi bộ phận và phòng ban. Thay vì phải mua từng ứng dụng riêng lẻ, bạn chỉ cần trả một mức phí một lần và duy nhất cho Zoho One.
Bên cạnh đó, việc sử dụng một ứng dụng All-in-One còn đảm bảo rằng dữ liệu được chia sẻ và đồng bộ hóa một cách tự động. Điều này giúp tạo ra một hệ thống thông tin đồng nhất và giảm thiểu sự phân tán thông tin giữa các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý.
4.2 Bài toán “phân mảnh” và thất thoát dữ liệu
Dữ liệu doanh nghiệp thường phân tán trên nhiều ứng dụng, gây khó khăn cho việc:
- Truy cập dữ liệu khi cần thiết
- Phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh
- Bảo mật dữ liệu và ngăn ngừa thất thoát
Zoho One được xây dựng để giải quyết tận gốc vấn đề đó. Hơn 45 ứng dụng được bao gồm tích hợp liền mạch với nhau, cho phép dữ liệu được chia sẻ và đồng bộ hóa theo thời gian thực.
Ví dụ, thông tin khách hàng từ ứng dụng CRM có thể được sử dụng trong Zoho Campaigns. Điều này giúp giảm tình trạng phân mảnh dữ liệu và thất thoát thông tin, đồng thời tránh lãng phí tài nguyên doanh nghiệp.
4.3 Bài toán giao tiếp và cộng tác hạn chế
Doanh nghiệp thường thiếu các công cụ giao tiếp và cộng tác hiệu quả giữa các phòng ban. Điều này khiến khoảng cách giữa các bộ phận ngày càng xa. Ảnh hưởng đến:
- Năng suất làm việc
- Hiệu quả phối hợp và hợp tác
- Khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng
- Văn hóa doanh nghiệp
Sử dụng Zoho One là một giải pháp hiệu quả để cải thiện giao tiếp và cộng tác giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Đặc biệt là bộ phận kinh doanh và tiếp thị.
Một ví dụ điển hình là Zoho Mail, một trong các ứng dụng trong gói Zoho One. Zoho Mail là một hệ thống email doanh nghiệp mạnh mẽ và bảo mật, cung cấp các công cụ giao tiếp hiệu quả cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Các thành viên có thể gửi và nhận email, chia sẻ lịch làm việc, quản lý nhiệm vụ và tạo cuộc họp trực tuyến dễ dàng từ đây.
5. Chi phí sử dụng Zoho One
Chi phí sử dụng Zoho One phụ thuộc vào 3 yếu tố. Gồm gói dịch vụ, số lượng người dùng và thời điểm mà doanh nghiệp đăng ký.
Hiện tại, Zoho One được cung cấp dưới dạng gói đăng ký theo tháng hoặc theo năm. Song song đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn gói cho tất cả người dùng. Hoặc gói chỉ dành cho các nhân sự cần thiết.
Dưới đây là bảng giá tại hãng (cập nhật tháng 3 năm 2024).
Tại thị trường Việt Nam, hãy liên hệ với đối tác của Zoho One là Mật Mã để nhận báo giá chính xác nhất.
6. So sánh Zoho One với các đối thủ
Có nhiều bộ ứng dụng từ các gã khổng lồ công nghệ trên thị trường. Tuy nhiên, gần như không có cái tên nào có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp ở mọi khía cạnh như Zoho One.
6.1 Zoho One và Microsoft 365
Zoho One và Microsoft 365 đều là những bộ ứng dụng đám mây cho doanh nghiệp. Khi so sánh, có nhiều yếu tố cần được xem xét.
Phạm vi ứng dụng, tính linh hoạt, khả năng tích hợp và quy mô doanh nghiệp là những yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định.
| Zoho One | Microsoft 365 | |
| Phạm vi ứng dụng | Hơn 45 ứng dụng đa lĩnh vực | Chủ yếu là các ứng dụng năng suất |
| Quy mô doanh nghiệp | Doanh nghiệp mọi quy mô | Doanh nghiệp mọi quy mô |
| Chi phí sử dụng | Chi phí cạnh tranh | Chi phí trung bình |
| Hỗ trợ tiếng Việt | Có | Có |
| Khả năng tích hợp | Có | Có |
| Giao diện người dùng | Trực quan, đơn giản | Phức tạp hơn |
| Bản dùng thử | Có | Có |
| Khả năng tùy chỉnh | Cao | Cao |
6.2 Zoho One và Google Workspace
Khi so sánh Zoho One và Google Workspace, tiêu chí quyết định là nhu cầu của doanh nghiệp. Bộ ứng dụng từ Zoho là lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức đang tìm một hệ sinh thái phần mềm toàn diện. Nó khả dụng cho mọi phòng ban và nhu cầu trong tổ chức.
Trong khi đó, Google Workspace thiên về một bộ ứng dụng năng suất. Nó chủ yếu đáp ứng nhu cầu văn phòng, tương tác và làm việc nhóm.
| Zoho One | Google Workspace | |
| Phạm vi ứng dụng | Hơn 45 ứng dụng đa lĩnh vực | Chủ yếu là các ứng dụng năng suất |
| Quy mô doanh nghiệp | Doanh nghiệp mọi quy mô | Doanh nghiệp mọi quy mô |
| Chi phí sử dụng | Chi phí cạnh tranh | Chi phí trung bình |
| Hỗ trợ tiếng Việt | Có | Có |
| Khả năng tích hợp | Tích hợp với ứng dụng Zoho và bên thứ ba | Tích hợp với ứng dụng Google và bên thứ ba |
| Giao diện người dùng | Trực quan, đơn giản | Phức tạp hơn |
| Khả năng tùy chỉnh | Có | Thấp |
| Bản dùng thử | Cao | Cao |
7. Hướng dẫn đăng ký tài khoản Zoho One
Tại thị trường Việt Nam, doanh nghiệp có thể liên hệ với Mật Mã thông qua hotline 02873 004 009 để đăng ký tài khoản Zoho One. Mật Mã hiện đang là đối tác công nghệ được ủy quyền của Zoho.
Lợi thế khi đăng ký qua đối tác là doanh nghiệp Việt sẽ được hỗ trợ đầy đủ hóa đơn chứng từ, nhận hỗ trợ kỹ thuật và triển khai bằng tiếng Việt, đồng thời được hưởng những ưu đãi sớm nhất.
Trường hợp đăng ký trực tiếp với Zoho, bạn có thể tham khảo các bước sau đây:
Bước 1. Truy cập trang web chính thức của Zoho One tại đây https://store.zoho.com/ResellerCustomerSignUp
Bước 2. Nhấp vào liên kết Sign Up Now hoặc Get Started trên trang chủ
Bước 3. Trên trang đăng ký, bạn sẽ thấy một biểu mẫu yêu cầu thông tin cá nhân. Điền các thông tin cần thiết như tên, địa chỉ email, số điện thoại và tên doanh nghiệp của bạn
Bước 4. Sau đó, nhấp vào nút Get Started
Bước 5. Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu chọn gói dịch vụ Zoho One phù hợp với nhu cầu của bạn
Bước 6. Thực hiện lần lượt các bước theo yêu cầu và tiến hành thanh toán để hoàn tất
8. Hướng dẫn thiết lập tài khoản Zoho One cơ bản
Sau khi đăng ký dịch vụ thành công, hãy thực hiện các bước bên dưới để thiết lập tài khoản.
8.1 Truy cập bảng quản trị
Sau khi hoàn tất đăng ký, bạn có thể khám phá Directory, bảng điều khiển quản trị của Zoho One. Để truy cập vào bảng điều khiển quản trị, hãy:
Bước 1. Đăng nhập vào Zoho One bằng tài khoản quản trị viên
Bước 2. Sau đó vào Directory (Thư mục) để vào bảng điều khiển quản trị
8.2 Thiết lập các thông tin doanh nghiệp
Sau khi truy cập vào trang quản trị, việc đầu tiên bạn cần làm là thiết lập các thông tin doanh nghiệp.
Nhiều hoạt động trong bảng điều khiển quản trị sẽ yêu cầu bạn thêm tên miền trước. Ví dụ, bạn sẽ không thể đồng bộ nhân viên từ AD hoặc tạo hộp thư cho họ mà không thêm tên miền trước. Vì vậy, hãy bắt đầu thiết lập tổ chức của bạn bằng cách thêm tên miền, xác minh nó và bật hosting email.
Tiếp theo, bạn có thể tạo chức danh và thêm địa điểm làm việc. Chức danh là tên công việc hoặc vai trò chính thức của nhân viên trong tổ chức của bạn. Địa điểm là các chi nhánh hoặc văn phòng của tổ chức. Việc tạo ra chúng có thể giúp việc tuyển dụng và quản lý người dùng dễ dàng hơn.
8.3 Thêm người dùng
Để thêm người dùng vào Zoho One, hãy:
Bước 1. Đăng nhập vào Zoho One bằng tài khoản quản trị viên, sau đó chọn Directory
Bước 2. Nhấp vào Users, chọn Add User
Bước 3. Bên dưới mục Basic information, nhập vào tên người dùng mới
Bước 4. Trong trường địa chỉ email
- Nếu bạn chưa thêm bất kỳ miền nào vào Zoho One, hãy nhập địa chỉ email bên ngoài mà email mời sẽ được gửi tới
- Nếu bạn đã thêm và xác minh miền trong Zoho One, hãy nhập địa chỉ email dành riêng cho miền (để thêm họ vào tổ chức của bạn với tư cách là người dùng được xác nhận ) hoặc địa chỉ email bên ngoài (để mời họ vào tổ chức của bạn)
Bước 5. Bên dưới mục Company information, nhập ID nhân viên của người dùng và chọn chức danh, phòng ban, người quản lý và địa điểm làm việc.
Bước 6. Trong Locale information, chọn ngôn ngữ, quốc gia và múi giờ. Nếu bạn đã chọn địa điểm làm việc ở bước trước, các trường này sẽ được điền tự động
Bước 7. Nhập vào các trường thông tin về ngày tháng năm sinh, giới tính, chỗ ngồi,… nếu cần
Bước 8. Nhấn Add để hoàn tất
9. Hướng dẫn sử dụng Zoho One app trên di động
Zoho One app rất dễ sử dụng, bảo mật và linh hoạt. Để sử dụng ứng dụng Zoho One trên thiết bị di động của bạn, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1. Tải và cài đặt ứng dụng Zoho One từ cửa hàng App Store cho iOS hoặc Google Play Store cho Android
Bước 2. Sau khi cài đặt, mở ứng dụng Zoho One
Bước 3. Đăng nhập vào tài khoản Zoho One
Bước 4. Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ được chuyển đến giao diện chính của ứng dụng Zoho One
Bước 5. Từ giao diện chính, bạn có thể truy cập vào các ứng dụng Zoho khác nhau bằng cách chọn từ danh sách ứng dụng có sẵn
Mỗi ứng dụng trong Zoho One có giao diện và chức năng riêng. Sử dụng các tính năng và chức năng được cung cấp trong từng ứng dụng để quản lý và thực hiện các nhiệm vụ trong tổ chức của bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng tìm kiếm trong ứng dụng Zoho One để nhanh chóng tìm kiếm các ứng dụng, tính năng hoặc thông tin cụ thể mà bạn cần.
10. Một số sự cố thường gặp khi sử dụng Zoho One
Dưới đây là một số sự cố thường gặp khi sử dụng và cách khắc phục. Hy vọng sẽ hữu ích với bạn.
10.1 Không đăng nhập được tài khoản
Chỉ cần đăng nhập một lần duy nhất vào one.zoho.com để truy cập vào tất cả các ứng dụng.
Trường hợp không thể đăng nhập, hãy chắc rằng đã nhập đúng tên đăng nhập và mật khẩu. Thử kiểm tra xem phím Caps Lock có bật hay không. Sau đó xem xét sử dụng chế độ trình duyệt riêng tư.
Nếu vẫn không đăng nhập thành không, hãy sử dụng tính năng khôi phục mật khẩu của Zoho để đặt lại mật khẩu mới.
10.2 Dữ liệu không được đồng bộ
Khi dữ liệu trong Zoho One không được đồng bộ, trước tiên hãy kiểm tra kết nối internet của bạn. Đảm bảo rằng bạn có kết nối internet ổn định và không có sự cố với mạng của bạn.
Sau đó, bạn sẽ cần kiểm tra cài đặt đồng bộ hóa. Hãy chắc rằng cài đặt đồng bộ hóa đã được cấu hình chính xác.
10.3 Không gửi được email
Khi không gửi nhận được email trong Zoho One, lý do chính là đã đạt đến giới hạn lưu trữ.
Để khắc phục, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Zoho One. Sau đó kiểm tra phần quản lý lưu trữ để xem dung lượng lưu trữ còn hay không. Nếu đây đúng là nguyên nhân, hãy xóa các email không cần thiết để giải phóng bớt bộ nhớ.
11. Những câu hỏi thường gặp về Zoho One
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi sử dụng bộ ứng dụng này.
11.1 Zoho One bao gồm những ứng dụng nào?
Zoho One bao gồm hơn 45 ứng dụng trực tuyến. Ví dụ như bán hàng, tiếp thị, quản lý kinh doanh, giao tiếp, hỗ trợ khách hàng,… Khả dụng trên phiên bản web và ứng dụng di động.
11.2 Zoho One không bao gồm những ứng dụng nào?
Zoho One không bao gồm tất cả các sản phẩm và dịch vụ mà chúng tôi cung cấp. Dưới đây là một danh sách một phần về những gì không được bao gồm trong Zoho One:
- Zoho Workerly, Zoho Catalyst, Zoho Classes, Zoho Voice, RouteIQ và Zoho ZeptoMail
- Các ứng dụng từ các thương hiệu ManageEngine, Site24x7, Qntrl và TrainerCentral
- Các tiện ích mở rộng trên Marketplace có tính phí
- Đăng ký tên miền
11.3 Zoho One có bao gồm các tiện ích mở rộng từ Zoho Marketplace không?
Không. Tuy nhiên, tiện ích mở rộng Marketplace có thể được sử dụng với các ứng dụng Zoho One.
11.4 Tôi có thể xuất dữ liệu của mình từ Zoho One không?
Có, bạn có thể xuất dữ liệu sang định dạng tiêu chuẩn từ mọi ứng dụng có trong Zoho One.
11.5 Zoho One có hỗ trợ tiếng Việt không?
Có. Zoho One có hỗ trợ tiếng Việt. Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ mặc định trong phần cài đặt.
Kết
So với triển khai truyền thống tại chỗ, một nền tảng toàn diện trong mô hình SaaS như Zoho One vạn năng hơn. Nó hứa hẹn giảm chi phí, thúc đẩy quyết định kinh doanh và quy trình tổ chức tốt hơn. Tất cả đều những yếu tố mà mọi doanh nghiệp đều chú trọng ngày nay.
Trên đây, Mật Mã đã tổng hợp toàn bộ mọi thông tin về Zoho One. Hy vọng rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần tư vấn thêm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi.
