Sử dụng email trao đổi trong công việc không thể thiếu trong thời đại công nghệ hiện nay. Đối với các doanh nghiệp, việc liên lạc với khách hàng quan email thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty bạn.
Nếu bạn có một công địa chỉ email chuyên nghiệp vậy bạn đã biết các quy tắc sử dụng email sao cho hợp lý và đúng cách chưa. Hãy cùng tham khảo một số nguyên tắc sau đây nhé:
1. Khi sử dụng email doanh nghiệp chính là đại diện cho công ty. Không sử dụng email doanh để chọc phá trêu đùa người khác. Quản trị viên có thể kiểm soát hộp thư đi hộp thư đến nên tuân thủ những quy tắc mà công ty đề ra.
2. Sử dụng một email với nội dung ngắn gọn cung cấp thông tin cần thiết. Tập trung vào chủ đề cần truyền đạt, tránh lòng vòng không tuân theo một chủ đề nhất định. Trình bày rõ ràng bố cung đẹp in đậm những nội dung chính giúp người đọc trong thời gian ngắn nhất biết được chủ đề email.
3. Tiêu đề ngắn gọn nêu rõ nội dung email, tốt nhất tiêu đề nên viết hoa chữ cái đầu dòng. Thông thường, người quản lý lảnh đạo thường mất nhiều thời gian để quản lý công việc nên khi sử dụng một email với tiêu đề roàng sẽ trả lời các email nhanh hơn và công việc nhờ vậy cũng tiến hành nhanh hơn.
4. Hãy chọn một font chữ nhẹ nhàng mặt định sẽ thật khó chụi khi người dùng nhận được một nội dung nhiều định dạng, nhiều màu…
Thay vào đó hãy làm mọi thứ thật đơn giản nhưng tinh tế. Với các font như: Arial, Times New Roman, Calibri cùng kích cỡ chữ từ 10 đến 12 và màu đen là cách hiệu quả và tối ưu nhất.
5. Trong nội dung của email nên sử dụng các câu ngắn chia thành các đoạn để có bố cục rõ ràng ngoài ra có thể in đậm từ quan trọng để người đọc dễ dàng xác định được từ khóa. Những đều nhỏ nhặt này thể hiện sự tinh tế chuyên nghiệp của bạn.
6. Khi sử dụng email để trao đổi và sử lý trong công việc chính là đại diện cho công ty đại diện cho doanh nghiệp. Sẽ không ổn nếu bạn gởi lộn báo cáo cho khách hàng của mình. Người đọc email sẽ cảm thấy bạn là người cẩu thả. Một trong những thói quen tạo nên lỗi này là copy rồi dán. Như vậy các bạn nên hạn chế. Để khắc phục lỗi này các bạn nên cẩn thận kiểm tra địa chỉ nội dung trước khi gởi email.
7. Không nên viết toàn bộ nội dung bằng chữ in hoa sẽ làm cho người đọc cảm thấy khó chụi. Đồng thời cỡ chữ và màu sắc phải thống nhất tạo một nội dung có bố cục chặt chẽ.
8. Chú ý trong tiêu đề và nội dung bài viết không được viết tắt. Khi viết tắt sẽ gây khó hiểu và hiểu nhầm cho người đọc.
Hãy bắt đầu bằng lời chào và kết thúc bằng trân trong. Đây là lỗi đầu tiên mình mắc phải khi bắt đầu lầm v
9. Trả lời email nay lập tức khi có thể, ít nhất trong vòng 24h. Khi phản hồi email nhanh thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch thiệp, tôn trọng người khác.
10. Trong mỗi email nên tạo chữ ký cá nhân bao gồm tên, chức danh, địa chỉ và phone ở cuối bức mail. Nhìn vào email người nhận có thể dễ dàng nhận dạng bạn là ai làm ở bộ phận nào và có thể liên lạc khi cần. Đều này tạo nên sự thiện cảm một số khách hàng làm việc lần đầu tiên với công ty bạn.
11. Đối với email doanh nghiệp an toàn bảo mật chống thư rác rất cao nhưng các bạn tạo một số tài khoản có thể nhận thư từ các trang web đó. Sau khi đăng ký xong các bạn có thể hủy nhận tin từ các website đó. Đều này sẽ giúp hộp thư của bạn trở nên gọn gàng hơn và tiết kiệm dung lượng hơn.
12. Một mẹo nhỏ hãy chuyển thiếp thư đến với các đồng nghiệp hoặc xếp có liên quan. Việc bạn c/c email sẽ giúp những người có liên quan theo dõi công việc chung, kiểm tra lẫn nhau một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, sếp cũng có thể dõi theo tiến độ công việc của cả hệ thống.
13. . Mỗi email gửi đi chính là đại diện cho doanh nghiệp là bộ mặt của doanh nghiệp. Các bạn phải chú ý lỗi chính tả và bố cục hình thức của email để tránh những lỗi không đáng có. Khi nhận một email có quá nhiều lỗi chính tả và bố cục không rõ ràng thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người nhận.
14. Để báo giá hay gửi tài liệu cho khách hàng hãy bố cục file đinh kèm rõ ràng có bố cục khoa học. Ngoài ra cần kiểm tra kỹ file trước khi gửi, không gửi file chửa hoàn thành cho khác hàng, điều này sẽ làm họ thấy bạn là người không cẩn thận. Với các file được đặt tên tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ Việt không có dấu.
Các bạn hãy nhớ khi sử dụng emai doanh nghiệp bạn không còn là chính bạn nửa là đại diện cho một tập thể một công ty. Những lời khuyên đơn giản trên sẽ giúp bạn sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả.
Chúc các bạn thành công!
Sự khác nhau giữa email doanh nghiệp từ đám mây và hosting – chi phí chỉ là thứ yếu
