Google Workapce mang đến cho doanh nghiệp bộ công cụ làm việc hiệu quả giúp các bạn tiết kiệm thời gian chi phí nhân lực và còn mang đến cho các bạn nhiều lợi ích khác.
Trong bài viết chúng ta cùng tìm hiểu tính năng và lợi ích của Google Workspace nhé.
Nội Dung Chính
1. Tổng quan Google Worksapce
Google Worksapce là một tập hợp các côn cụ làm việc trực tuyến bao gồm Gmail, Meet, Chat, Lịch, Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày,…email tên miền theo doanh nghiệp để các bạn sử dụng.
Google Workapce mang đến cho doanh nghiệp một bộ sản phẩm công cụ làm việc cho doanh nghiệp giúp bạn hoàn thành công việc chỉ trong một ứng dụng. Tất cả cá ứng dụng của Google Worksapce đều được thừa hưởng từ G Suite đổi tên nhằm phù hợp hơn với nhu cầu khách hàng.
Trên thế giới hiện có hơn 6 triệu người sử dụng chủ yêu là các doanh nghiệp và các cơ sở giáo dục. Ứng dụng giúp các doanh nghiệp giảm chi phí lưu trữ tài liệu, đảm bảo dữ liệu được lưu trữ an toàn và bảo mật trên nền tảng đám mây của Google.
Ngoài ra Google Workapce còn cung cấp bản Education hoàn toàn miễn phí dành cho các tổ chức giao dục phi lợi nhuận nhằm tăng cường hiệu quả dạy và học cho giáo viên và học sinh.
2. Một số tính năng cơ bản Google Workspace
2.1 Google Hangouts
Google Hangout là ứng dụng giúp nội bộ doanh nghiệp có thể tạo các cuộc họp trực tuyến qua video, tương tác và chia sẻ từ những cuộc họp.
Chat của Hangout giúp cuộc hội thoại của bạn thêm sinh động bằng những biểu tượng hình ảnh và cảm xúc, các cuộc gọi video miễn phí.
Người dùng có thể sử dụng Hangouts để kết nối với bạn bè thông qua máy tính hay trên các thiết bị chạy hệ điều hành Android và IOS.
Google Hangout
2.2 Google Drive
Bộ nhớ lưu trữ đám mây, tất cả các thông tin quan trọng được lưu trữ trên đám mây của Google an toàn tuyệt đối với dung lượng lớn. Đều này rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp giảm rủi ro mất mát dữ liệu.
Google Driver dễ dàng chia sẻ file dung lượng lớn, có thể sử dụng thuận tiện bất kì đâu. Ngoài ra Drive có thể đồng bộ hoá tập tin trên mọi thiết bị.
Tính năng Drive này của Google rất giống với tính năng OneDrive của Outlook.
>>Xem thêm: Tính năng và chi phí Microsoft 365 chi tiết.
2.3 Google Docs, Sheet, Slides, Forms
Tất cả dữ liệu của Google Docs, Sheet, Slides, Forms được lưu trữ tự động trên google Drive. Nhờ bộ công cụ này, bạn có thể nhanh chóng tạo ra các văn bản, bảng tính, các mẫu thuyết trình…
Bạn và các thành viên còn có thể dễ dàng chia sẻ, biên tập, bình luận. Hiện nay còn cải tiến thêm nhiều tính năng như lịch sử thay đổi không giới hạn, khả năng truy cập không cần Internet,…
2.4 Google Site
Google Site nơi để lưu trữ truy cập những thôn tin hữu ích nội bộ doanh nghiệp dễ dàng hơn. Với Site bản chỉnh sửa mới của tệp được thực hiện tự động.
Định dạng hỗ trợ bao gồm: doc, xls, csv, ppt, txt, pdf,…
Người dùng có thể hiển thị Google Documents, Spreadsheets, presentation, Youtube video, picasa slideshow và các tiện ích khác mà không cần đến kỹ năng lập trình.
Đơn giản dễ sử dụng nên bất cứ ai cũng có thể chủ động thêm hoặc chỉnh sửa.
Tất cả đều được Google cho phép người dùng thoải mái sáng tạo mà không cần lo lắng về dung lượng ổ cứng hay chi phí quản lý điều hành.
Tính năng này rất giống Sharepoint trong Outlook.
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.
2.5 Google Keep
Google Keep là dịch vụ ghi chú được phát triển bởi Google.
Ra mắt vào ngày 20 tháng 3 năm 2013, Google Keep có sẵn trên web và có các ứng dụng di động cho hệ điều hành di động Android và iOS.
Keep cung cấp nhiều công cụ để ghi chú, bao gồm văn bản, danh sách, hình ảnh và âm thanh.
2.6 Google Vault
Đây là một ứng dụng quan trọng đối với người dùng G Suite phiên bản Business và Enterprise.
Google Vault cho phép bạn tìm kiếm, trích xuất dữ liệu để tạo ra eDiscovery (Electronic Discovery – khám phá thông tin ở định dạng điện tử).
2.7 Google Calendar
Google Calendar là ứng dụng quản lí thời gian theo dõi các hoạt động làm việc, cuộc hẹn, sự kiện, sinh nhật bạn bè,… Ứng dụng giúp bạn tạo các sự kiện mong muốn theo ngày, mỗi giờ khác nhau bằng cách thêm tên sự kiện, thêm thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, người, vị trí hoặc những tùy chọn khác.
Khi sử dụng Goolge Lịch bạ có thể quản lý và xem lại các công việc của mình, các sự kiện bạn tạo chi tiết và đầy đủ trong lịch. Những ngày có sự kiện sẽ được ứng dụng hiển thị nổi bật lên theo các khung giờ bạn đã cài đặt.
Các công việc trên lịch bạn có thể đồng bộ các công việc trên Google Workspace, bạn có thể cập nhật được những lịch trình, sự kiện được diễn ra sắp tới ở Google Worksapce và hiển thị.
Google lịch
3. Một số tính năng nâng cao
3.1 Đồng ý hoặc từ chối thư đi hoặc thư đến
Đây là tính năng không thể gói email nào cũng có. Là admin bạn có thể đồng ý hoặc từ chối gửi đi một email nào đó được gán với nhân viên. Là một nhân viện mới nội dung đến với khách hàng phải tuân thủ chính sách bảo mật hoặc nội quy trước khi gửi tới khách hàng. Là người quản lý hay admin cần phải kiểm duyệt một thời gian đến khi hoàn chỉnh. Đây là một trong những tính năng độc đáo của Google Workspace.
3.2 Tạo hộp thư nhóm
Tính năng này rất đơn giản bạn chỉ cần tạo một hộp thư đại diện để trao đổi với khách hàng. Ví dụ bạn tạo một hộp thư support@mmgroup.vn…. Và gán vài thành viên vào trong hộp thư. Khi một email đến hộp thư này tất cả các thanh viên có thể nhận được nội dung trong thư đó. Từ đó các người dùng có thể chia sẻ công việc với nhau để giải quyết vấn đề.
3.3 Ngăn chặn chia sẻ dữ liệu ra ngoài
Là một doanh nghiệp những thông tin bảo mật dữ liệu là quan trọng. Google Worksapce được thiết kế để bảo mật dữ liệu, bạn có thể kiểm soát các cách thức chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài của người dùng. Có thể cho phép ai được phép chia sẻ ra ngoài và ai không được phép.
4. Bảng giá Google Worksapce
Bảng giá Google Workspace
Chúc các bạn thành công!
