Để bắt đầu triển khai hệ thống CRM cho doanh nghiệp của mình chúng ta cần biết những chức năng mà một hệ thống CRM cần có. Như vậy một hệ thống CRM tốt cần có những tính năng gì?
Nội Dung Chính
1. Chức năng giao dịch
Khi sử dụng hệ thống CRM bạn sẽ tích hợp các ứng dụng email doanh nghiệp như: Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Workplace. Các ứng dụng này cho phép bạn giao tiếp với khách hàng dễ dàng.
Ứng dụng CRM giúp bạn quản lý nội dung tương tác với khách hàng ngay trên ứng dụng mà không phải thoát ra.
2. Chức năng phân tích
Khi nhận dữ liệu từ khách hàng CRM sẽ lưu trữ dữ liệu thông minh đưa ra các biết đồ thống kê để người dùng dễ quản lý. Ngoài ra nhờ trí tuệ nhân tạo AI hệ thống CRM cho phép công ty tạo lập phân tích thông tin để quản lý và theo dõi những việc cần làm, chẳng hạn công việc diễn ra với khách hàng nào, trong bao lâu, thuộc dự án hay đề tài nào, do ai chịu trách nhiệm…
Nhờ tính năng phân tích này giúp đội Sale có thể nhận biết tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng từ đó có chiến lược chăm sóc thích hợp.
3. Chức năng lập kế hoạch
Trong quá trình chăm sóc khách hàng sẽ có rất nhiều kế hoạch ngày, kế hoạch tuần, kế hoạch tháng, kế hoạch nhóm. Phần miềm sẽ kết hợp với lịch đưa ra những thông báo phù hợp.
Chức năng CRM
4. Chức năng khai báo và quản lý
Dữ liệu của các bạn ở khắp mọi nơi như facebook, Zalo, Google Ads với hệ thống CRM giúp bạn khai báo và quản lý các mối quan hệ với khách hàng, đồng bộ hóa tất cả các dữ liệu về một nơi để nắm được đó là đối tượng nào trên cơ sở những thông tin hồ sơ đơn giản về họ.
CRM sẽ lọc ra khách hàng thường xuyên liên lạc với công ty, tự động gợi ý những cuộc hẹn làm việc với khách hàng nào, khách hàng là đối tác liên quan tới kế hoạch nào cần ưu tiên…
>>Xem thêm: Zoho CRM là gì? Tính năng và chi phí tiết.
5. Chức năng quản lý liên lạc
Tất cả các cuộc gọi tương tác trao đổi với khách hàng đều được CRM lưu lại. Dựa vào hành vi khách hàng tương tác CRM sẽ lập kế hoạch liên lạc với khách hàng thời gian nào, gọi cho ai và gọi trong bao lâu và bạn đã thực hiện chưa…
Khi một khách hàng liên lạc đến dịch vụ của bạn hệ thống sẽ nhận dạng ai đang gọi đến cho bạn, giúp tăng trải nghiệm khách hàng.
7. Chức năng quản lý cập nhật dữ liệu
Với CRM các bạn có thể cập nhật dữ liệu từ bất kỳ dạng văn bản nào giảm thời gian nhập liệu. Người sử dụng có thể chia sẻ tài liệu dùng chung dễ dàng làm việc nhóm hiệu quả hơn. Các bạn có thể làm việc mọi lúc mọi nơi đơn giản khi truy cập vào tài nguyên của CRM, đồng thời có thể gửi vào đó những tài nguyên dùng chung công ty.
Ngoài ra các bạn có thể gửi tài liệu mới cho đồng nghiệp bất chấp khoảng cách địa lý… Có thể nói, CRM đã loại bỏ hoàn toàn việc gửi văn bản đính kèm qua thư điện tử đến với mọi người một cách rời rạc như trước đây.
8. Chức năng hỗ trợ các dự án
Hệ thống CRM cho phép doanh nghiệp của bạn lọc ra những dự án quan trọng và công ty của bạn cần lập kế hoạch triển khai. Những dự án quan trọng sẽ được ưu tiên hiển thị hàng đầu. Những thông tin chính về dự án bạn có thể quản lý danh sách các thành viên tham gia dự án, họ thuộc các công ty nào, tiến trình công việc diễn ra như thế nào, thời điểm các cuộc hẹn ra sao, các hợp đồng nào cần ký kết…. Bạn cũng có thể phân chia dự án thành các dự án nhỏ hơn và lên lịch trình thực hiện chúng.
Chức năng CRM
9. Chức năng lập hợp đồng
Các bạn có thể lập biểu mẫu hợp đồng chi tiết thiết lập các trường sản phẩm đơn giá hay đơn giản sử dụng các mẫu hợp đồng có sẵn kèm theo đơn giản. Gửi báo giá khách hàng qua email trên chính giao diện CRM.
>>Xem thêm: Phần miềm CRM là gì? Những phần miềm CRM hàng đầu.
10. Chức năng quản trị
Cách phân quyền mạnh mẽ giúp các nhà quản trị công ty xác lập vai trò và vị trí của những nhân viên bán hàng, nhân viên quan hệ khách hàng, qua đó quản lý và phát huy hết vai trò của họ. Hy vọng với những thông tin trên bạn sẽ có cái nhìn tổng quát về các chức năng cần phải có của một hệ thống CRM.
Chúc các bạn thành công!
