Chi phí vận hành là gì? Phương pháp kiểm soát chi phí vận hành

Theo thống kê, hơn 60% doanh nghiệp thất bại do không kiểm soát được chi phí vận hành. Con số này cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý chi phí hiệu quả đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Để quản lý chi phí vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược và áp dụng một cách đồng bộ.

Cùng tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết này!

1. Chi phí vận hành là gì?

Chi phí vận hành, hay còn gọi là chi phí hoạt động, là những khoản chi phí liên quan đến hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp.

Nói một cách dễ hiểu hơn, chi phí vận hành là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả để “giữ cho bánh xe quay”. Ví dụ như tiền lương cho nhân viên, tiền thuê nhà, tiền điện nước…

2. Các loại chi phí vận hành

Chi phí vận hành thường được phân thành hai nhóm chính là chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Chi phí cố định: Là những khoản chi phí không thay đổi theo sản lượng đầu ra. Ví dụ như tiền thuê nhà, khấu hao tài sản cố định, lương cán bộ quản lý,…

Chi phí biến đổi: Là những khoản chi phí thay đổi theo sản lượng đầu ra. Ví dụ như nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, tiền điện nước sử dụng cho sản xuất,..

3. Tầm quan trọng của quản lý chi phí vận hành

Quản lý chi phí vận hành đóng vai trò then chốt cho sự thành công và phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Cụ thể là:

3.1 Nâng cao lợi nhuận

Việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực, từ đó gia tăng lợi nhuận.

Hơn thế, việc nâng cao lợi nhuận giúp doanh nghiệp có thêm nguồn vốn để tái đầu tư, mở rộng hoạt động kinh doanh.

3.2 Tăng cường sự cạnh tranh

Khi doanh nghiệp có chiến lược quản lý chi phí vận hành, có thể hạ giá thành sản phẩm/dịch vụ. Từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Việc này giúp doanh thu tăng, thị phần mở rộng và thu hút thêm khách hàng.

3.3 Cải thiện hiệu quả hoạt động

Doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả hoạt động bằng cách loại bỏ các khoản chi phí lãng phí. Doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực một cách hợp lý để tập trung vào những hoạt động tạo ra giá trị cao.

3.4 Tăng cường tính linh hoạt

Khi có nền tảng tài chính vững mạnh nhờ việc kiểm soát tốt, doanh nghiệp sẽ có khả năng thích ứng tốt hơn. Doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh để ứng phó với các biến động của thị trường hoặc khủng hoảng kinh tế.

3.5 Nâng cao uy tín của doanh nghiệp

Việc quản lý chi phí hiệu quả thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được nhà đầu tư, đối tác và khách hàng tiềm năng.

4. Cách tính chi phí vận hành doanh nghiệp

Để tính chi phí vận hành doanh nghiệp, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định các khoản chi phí vận hành

Liệt kê tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Bước 2: Thu thập dữ liệu chi phí

Dữ liệu này có thể được thu thập từ các hóa đơn, chứng từ, phần mềm kế toán…

Bước 3: Tính toán chi phí vận hành

Có thể áp dụng công thức sau:

Chi phí vận hành  = Doanh thu – Thu nhập hoạt động – Giá vốn hàng bán

• Doanh thu: Tổng số tiền thu được từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Thu nhập hoạt động: Các khoản thu nhập khác của doanh nghiệp không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi. Ví dụ như thu nhập từ lãi đầu tư, thu nhập từ cho thuê tài sản cố định, v.v.
• Giá vốn hàng bán: Tổng chi phí trực tiếp liên quan đến việc sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm/dịch vụ, bao gồm: nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp…

5. Các phương pháp để tiết kiệm chi phí vận hành

Tiết kiệm chi phí là tập hợp các biện pháp nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, hạn chế lãng phí, từ đó giảm thiểu chi phí vận hành doanh nghiệp.

Dưới đây sẽ là 3 chiến lược mà doanh nghiệp có thể tham khảo để tiết kiệm chi phí vận hành.

5.1 Cắt giảm chi phí không cần thiết

Cắt giảm chi phí là một phương pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả, tập trung vào việc loại bỏ trực tiếp những khoản chi phí không mang lại giá trị hoặc lợi ích cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần rà soát lại tất cả các khoản chi phí đang có, bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi. Sau khi xác định được các khoản chi phí không cần thiết, doanh nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể để cắt giảm.

Một số yếu tố có thể cân nhắc để cắt giảm chi phí là:

• Ngừng cung cấp một số sản phẩm lỗi thời
• Loại bỏ các chi phí không cần thiết
• Giảm chi phí đóng gói
• Đàm phán với nhà cung cấp để có được giá cả tốt hơn
• Giảm số lượng nhân viên

5.2 Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực

Phương pháp này tập trung vào việc tối ưu hóa sử dụng các nguồn lực hiện tại để cải thiện hiệu suất. Thay vì chỉ đơn giản là cắt giảm chi phí, doanh nghiệp sẽ tìm cách tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực hiện tại để đạt được kết quả tốt hơn với chi phí thấp hơn.

Một số ví dụ về cách tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực:

• Áp dụng phần mềm tự động hóa, hỗ trợ nhân viên làm việc nhanh chóng hơn
• Cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ các bước không cần thiết
• Cho phép nhân viên làm việc linh hoạt ở mọi nơi
• Khuyến khích nhân viên học hỏi và phát triển thêm nhiều kỹ năng mới
• Hoạt động mạnh mẽ ở các khu vực có doanh thu cao
• …

5.3 Đầu tư vào các lĩnh vực có giá trị

Tiết kiệm chi phí để đầu tư nghe có vẻ đối lập. Tuy nhiên, việc rót vốn vào những hoạt động có tiềm năng sẽ mang lại lợi nhuận cao trong tương lai. Chẳng hạn như, khi sử dụng công cụ AI, nhân viên sẽ làm việc nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian.

Ví dụ về việc đầu tư vào các lĩnh vực có giá trị:

• Đầu tư sử dụng các phần mềm cộng tác trên đám mây
• Đầu tư vào các công nghệ mới như các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI).
• Đầu tư vào bất động sản ở những vị trí đắc địa
• Đầu tư vào R&D để phát triển sản phẩm/dịch vụ mới
• Mở rộng thị trường sang các khu vực địa lý mới
• Đầu tư vào các hoạt động Marketing và quảng cáo

6. Các chiến lược kinh doanh giúp kiểm soát chi phí vận hành

Để đảm bảo hoạt động hiệu quả và lợi nhuận bền vững, doanh nghiệp cần áp dụng các chiến lược quản lý chi phí vận hành hiệu quả. Dưới đây là một số chiến lược quan trọng:

6.1 Sử dụng công nghệ để tự động hóa

Doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp phần mềm và công nghệ tự động hóa, thay cho các quy trình thủ công lặp đi lặp lại. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nhân công và chi phí.

Doanh nghiệp có thể ứng dụng các giải pháp đám mây để lưu trữ dữ liệu, truy cập ứng dụng và cộng tác trực tuyến. Việc giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư hạ tầng và nâng cao khả năng linh hoạt.

Hiện nay, xu hướng sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) cũng được triển khai ở nhiều doanh nghiệp. Bởi vì, hệ thống ERP giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, phân phối đến bán hàng. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể.

6.2 Theo dõi và đo lường hiệu quả hoạt động

Hiệu quả hoạt động là một thước đo cho thấy mức độ hiệu quả mà một doanh nghiệp sử dụng nguồn lực của mình để tạo ra doanh thu. Nó thể hiện mối quan hệ giữa chi phí đầu vào (như tiền lương, nguyên vật liệu, chi phí khấu hao…) và đầu ra (doanh thu).

Công thức tính toán hiệu quả hoạt động là:

Hiệu quả hoạt động = Chi phí vận hành / Tổng doanh thu

Tỷ lệ hiệu quả hoạt động thấp hơn cho thấy doanh nghiệp đang sử dụng nguồn lực hiệu quả. Ngược lại, tỷ lệ cao hơn cho thấy doanh nghiệp có thể đang lãng phí nguồn lực.

Bằng cách đo lường, doanh nghiệp xác định được mình có đang đi đúng hướng hay không. Từ đó, cân nhắc và điều chỉnh hoạt động sao cho hợp lý.

6.3 Đa dạng hóa nguồn doanh thu

Đa dạng hóa doanh thu là một chiến lược kinh doanh quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro. Thay vì phụ thuộc vào một dịch vụ hoặc thị trường duy nhất, doanh nghiệp áp dụng chiến lược đa dạng hóa:

• Mở rộng thị trường kinh doanh
• Sản xuất thêm các sản phẩm đi kèm
  …

Khi doanh thu phụ thuộc vào nhiều nguồn, doanh nghiệp sẽ ít bị ảnh hưởng bởi những biến động.

6.4 Theo dõi nguồn ngân sách

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, việc quản lý ngân sách đóng vai trò vô cùng quan trọng. Ngân sách chính là kế hoạch chi tiêu chi tiết cho tất cả các khoản thu nhập và chi phí của doanh nghiệp.

Ngân sách cần phải theo dõi từ tất cả các thu nhập và chi phí như chi phí phần mềm… Doanh nghiệp cần theo dõi liên tục để xem các chi phí nào đang bị trội và cắt giảm khi cần thiết.

7. Câu hỏi thường gặp về chi phí vận hành

Giải đáp một số các câu hỏi liên quan như sau:

7.1 Chi phí hoạt động tăng có phải là dấu hiệu xấu?

Có thể. Bởi vì, việc tăng bất kỳ loại chi phí hoạt động nào đều làm giảm lợi nhuận.

7.2 Sự khác biệt giữa chi phí vận hành và chi phí chung là gì?

Chi phí vận hành là chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Chi phí chung là chi phí liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp.

Có thể nói, chi phí vận hành là một phần của chi phí chung.

7.3 Tiền lương có phải là chi phí vận hành không?

Có. Tiền lương được phân loại là chi phí cố định trong chi phí vận hành.

7.4 Chi phí vận hành là cố định hay thay đổi?

Chi phí vận hành có thể bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi.

7.5 Chi phí vận hành có bao gồm trong giá vốn hàng bán không?

Không. Chi phí vận hành và giá vốn hàng bán được trình bày riêng trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Kết luận

Kiểm soát chi phí vận hành là một quá trình liên tục đòi hỏi sự nỗ lực và kiên trì của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp hiệu quả, phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh.

Từ đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh và gia tăng lợi nhuận.