Tự động hóa quy trình làm việc là điều đang ngày càng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Một sản phẩm nổi bật và dẫn đầu xu hướng này là Power Automate của Microsoft. Theo một khảo sát dựa trên 57 công ty trong số hàng triệu doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ này: Trong 3 năm, lợi tức đầu tư của họ tăng tới 199%, đồng thời tiết kiệm được 1,41 triệu USD tiền trả cho thời gian làm việc của nhân viên. Vậy Power Automate là gì mà mang lại lợi ích lớn như vậy?
1. Power Automate là gì?
Khi các nguồn dữ liệu ngày càng khổng lồ và khối lượng công việc ngày càng nhiều, thì vấn đề bảo mật trở nên khó khăn phức tạp, đồng thời con người cũng không thể quản lý tất cả theo cách thủ công. Lúc này, tự động hóa trở thành một hệ số nhân lực, được áp dụng vào quy trình làm việc. Và Power Automate của Microsoft chính là một nền tảng như thế.
Là một trong bốn dịch vụ thuộc nền tảng Power Platform, Power Automate tận dụng lợi thế đám mây để tạo quy trình làm việc tự động và thông minh, hợp lý hóa quy trình, rút gọn các thao tác lặp đi lặp lại tốn thời gian. Nhờ đó, người dùng có thể tập trung vào các công việc chuyên môn mang tính tư duy phản biện và tạo ra nhiều giá trị hơn.
Ngày nay, Power Automate được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, phổ biến nhất có thể kể đến các hoạt động:
- Dịch vụ khách hàng
- Lập kế hoạch tài chính, cân đối ngân sách, chi tiêu và chuẩn bị cho chu kỳ ngân sách tiếp theo
- Sắp xếp các quy trình nội bộ
- Tuân thủ, bảo mật quy trình và dữ liệu
- Hoạt động CNTT
2. Những lợi ích khi sử dụng Power Automate
Power Automate mang lại nhiều ưu điểm và lợi ích, góp phần thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ, tạo ra nhiều giá trị hơn.
2.1 Dễ dàng tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác
Power Automate có thể tích hợp tất cả vào một kết cấu dữ liệu duy nhất, trên mọi môi trường đám mây của một doanh nghiệp.
Cụ thể, nền tảng này sử dụng các bộ kết nối để đồng bộ hóa với các ứng dụng hoặc dịch vụ. Theo cách này, dữ liệu có thể được chia sẻ và truy cập ở nhiều nơi một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Hiện tại, có đến hơn 220 sản phẩm của Microsoft có thể kết nối với Automate, phổ biến nhất bao gồm MS Dynamics, SharePoint, Power BI, Word, Outlook, Teams, Planner, Asana, Mailchimp, Twitter, Adobe Sign, DocuSign, Google Drive, Eventbrite, FreshBooks và Trello.
Chưa dừng lại ở đó, nó còn đi kèm với 370 hành động có sẵn, giúp bạn xây dựng nhiều quy trình trên các ứng dụng khác nhau.
2.2 Tự động hóa nhanh chóng và an toàn
Với nền tảng mã thấp, người dùng có thể dễ dàng tạo quy trình làm việc riêng mà không cần tốn sức viết mã code, chỉ cần sử dụng các công cụ kéo và thả hết sức đơn giản.
2.3 Hỗ trợ sắp xếp quy trình làm việc hợp lý và thông minh
Power Automat có khả năng ghi nhớ và trực quan hóa các thao tác làm việc từ đầu đến cuối. Từ đó đề xuất các giải pháp để tạo quy trình làm việc hợp lý và tiết kiệm thời gian.
Hơn thế nữa, nhờ vào công nghệ AI Builder, nền tảng Automate của Microsoft còn giúp quy trình tự động hóa trở nên thông minh hơn. Có thể giúp xử lý nhanh các biểu mẫu, phê duyệt quy trình, phát hiện hình ảnh, phát hiện văn bản quan trọng (ví dụ: email khẩn cấp), tự tạo quy trình bằng các form dựng sẵn…
2.4 Tăng sự hài lòng của nhân viên và giảm thiểu sai sót
Tự động hóa quy trình sẽ tạo điều kiện để nhân viên tập trung vào những đầu việc quan trọng hơn, tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc. Lợi ích này có thể làm tăng mức độ hài lòng trong công việc.
Ngoài ra, Automate còn giảm thiểu các lỗi sai sót mà con người có nguy cơ mắc phải, đảm bảo các đầu việc được hoàn thành và đạt tiêu chuẩn cao nhất.
Với những lợi ích này, Power Automate chính là công cụ mạnh mẽ thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Giúp doanh nghiệp thống nhất quy trình, tránh chồng chéo thủ tục, tăng hiệu quả kinh doanh, đồng thời giảm các loại chi phí về vận hành, quản lý, đầu tư…
3. Các tính năng nổi bật của Power Automate
Power Automate cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích, hỗ trợ mọi nhiệm vụ từ thu thập dữ liệu, cho đến cập nhật, phân tích thông tin… Giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mọi mục tiêu kinh doanh như: tiếp cận thị trường, tăng trưởng thị trường, nâng cao chất lượng dịch vụ…
Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Power Automate.
3.1 Tạo quy trình làm việc trên đám mây
Có 3 loại quy trình làm việc mà người dùng có thể tạo:
- Automated Workflows: Tạo nhiều tác vụ tự động sau khi một sự kiện cụ thể diễn ra.
- Scheduled Workflows: Tạo quy trình làm việc theo lịch trình
- Button Workflows: Tự động thực hiện nhiều hành động chỉ bằng một lần nhấn nút.
3.2 Tự động hóa quy trình robot (RPA) cho máy tính để bàn
Chỉ cần sử dụng một loạt thao tác kéo/thả có sẵn trong Power Automate, hoặc ghi lại các hành động của người dùng để đặt làm quy trình tự động. Thực hiện được với cả quy trình đơn giản và phức tạp. Ví dụ:
- Sắp xếp tài liệu nhanh chóng
- Trích xuất chính xác dữ liệu từ các trang web và lưu trữ trong các tệp excel
>>Xem thêm: Microsoft 365 giải pháp làm việc không gian lưu trữ lớn giải pháp công nghệ đám mây hàng đầu hiện nay.
3.3 Kết nối với các ứng dụng khác để tối ưu hóa quy trình nội bộ
Sử dụng trình kết nối của Power Automate để thống nhất và tối ưu hóa quy tình làm việc trên nhiều ứng dụng: Microsoft Teams, SharePoint, Office 365 Outlook, Microsoft Forms
3.4 Trình kết nối Microsoft Dataverse
Tính năng này giúp lưu trữ và quản lý dữ liệu cho các ứng dụng kinh doanh, đồng thời tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft Power Platform (Power BI, Power Apps, Power Virtual Agents) và AI Builder.
3.5 Tạo quy trình phê duyệt
Từ quá trình xin phê duyệt đề xuất, cho đến ủy quyền cho nhân viên, quy trình này có thể được cài đặt tự động trên Power Automate. Một số loại hành động phổ biến được tạo gồm:
- Phê duyệt đơn xin nghỉ phép
- Phê duyệt các tài liệu cần ban hành
- Phê duyệt báo cáo chi phí.
3.6 Tạo quy trình kinh doanh
Power Automate hỗ trợ xây dựng một quy trình bán hàng thống nhất qua nhiều giai đoạn. Với tính năng này, người dùng có thể tạo nhiều bảng, mỗi bảng có thể chứa tối đa 10 quy trình kinh doanh được định sẵn cho nhiều tình huống khác nhau.
3.7 AI Builder
AI Builder bổ sung thêm trí tuệ nhân tạo thông minh vào các quy trình tự động, giúp dự đoán kết quả kinh doanh và cải thiện hiệu suất.
4. Chi phí sử dụng Power Automate là bao nhiêu?
Hiện tại, doanh nghiệp có thể sử dụng Power Automate miễn phí trong vòng 90 ngày, miễn là đã đăng ký tài khoản tại Microsoft. Sau khi hết thời gian dùng thử, nếu muốn tiếp tục sử dụng thì cần trả phí cho các gói dịch vụ của Automate.
Hiện tại, mức phí Power Automate được áp dụng theo hai gói như sau:
- Gói cho mỗi người dùng: $15 – $40/người/tháng. Trang bị tính năng tạo dựng và chạy các quy trình dựa trên nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Đối với gói cước này, một số tính năng của Power Automate sẽ bị giới hạn.
- Gói cho mỗi quy trình: $500/5 luồng quy trình/tháng: Hỗ trợ doanh nghiệp triển khai các quy trình cho các bộ phận/phòng ban hoặc toàn bộ doanh nghiệp, khai thác tính năng không giới hạn. Không cần phải cấp phép cho từng người dùng cuối.
Có thể nói Power Automate hoàn toàn mang tới một cuộc cách mạng cho doanh nghiệp. Nền tảng này đơn giản hóa những đầu việc thủ công và có thể gánh vác rất nhiều trách nhiệm của con người. Việc tận dụng công nghệ từ Power Automate sẽ giúp doanh nghiệp vận hành và kinh doanh thuận lợi, hiệu quả, không bị tụt lùi trong thời đại chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ.
